En el departamento de compras de nuestra empresa, el comprador responsable de los materiales de embalaje ha cambiado. ¿Cómo escribir una carta para notificar al proveedor? ¿Cómo escribir el contenido y formato de la carta? Necesito un ejemplo.
Las cartas circulares son una de las cartas oficiales más utilizadas en nuestra vida diaria. Las cartas son documentos oficiales utilizados por agencias que no están afiliadas entre sí para consultarse, hacer y responder preguntas o solicitar la aprobación de las autoridades competentes pertinentes. Primero, debemos comprender el formato de la carta de notificación.
1. Formato de carta
Esta carta consta de tres partes: membrete, cuerpo y firma. El formato, contenido y requisitos de redacción de cada parte son los siguientes:
(1) Encabezado.
Incluye principalmente dos elementos: título y mecanismo principal de envío.
1.
2. Principalmente órganos de transporte.
(2)Texto.
Su estructura generalmente consta de un inicio, un cuerpo principal, un final y una conclusión.
1. Empecemos. Explique principalmente el motivo del envío de la carta. Generalmente se requiere indicar el propósito, fundamento, razones, etc. de la carta, y luego usar palabras de transición como "ahora explicaré los asuntos relevantes de la siguiente manera" o "ahora responderé a los asuntos relevantes de la siguiente manera". para pasar a lo siguiente. En la parte motivada de la respuesta, generalmente se cita primero el título y el número del documento de la comunicación, y luego se explica el fundamento y los motivos del documento.
2. Este es el contenido central de la carta, que es principalmente una carta explicativa. El contenido de la carta era muy simple, una carta con una cosa en mente y debía escribirse directamente a Chen Qi. Ya sea que hable sobre el trabajo, haga preguntas o solicite la aprobación de las autoridades pertinentes, utilice un lenguaje conciso y apropiado para describir claramente los problemas y opiniones que deben comunicarse a la otra parte. Si se trata de una respuesta, también debes prestar atención a la pertinencia y claridad de la respuesta.
3. Se acabó.
Utilice un lenguaje cortés para expresar su esperanza a la otra parte. O pedirle a la otra parte que ayude a resolver un problema, o pedirle a la otra parte que responda de manera oportuna, o pedirle a la otra parte que brinde opiniones o solicitar la aprobación de la autoridad competente.
4.
Generalmente, debe optar por utilizar una frase de cierre diferente según el tema de la consulta, notificación, carta o respuesta. Como por ejemplo "Te escribo", "Por favor, responde inmediatamente", "Te escribo", "Te escribo". Algunas cartas no tienen por qué terminar. Si se trata de una nota, utilice "desde aquí" y "saludo" como si fuera una carta normal.
(3) Firma.
Generalmente incluye firma y tiempo de redacción. Se indicará el nombre de la agencia y unidad firmante, y se señalará el año, mes y día de la escritura y se colocará el sello oficial;
2. Cuestiones a las que se debe prestar atención al escribir cartas
Al escribir cartas, primero debemos prestar atención a la concisión y claridad de la escritura y captar la propiedad del lenguaje. En segundo lugar, también está la cuestión de la puntualidad en las cartas, especialmente la respuesta debe ser rápida y oportuna.
Ejemplo: Carta de cambio de personal de compras de Hongda Co., Ltd.
A Xingyue Co., Ltd.:
Hola, Gerente Zhang, gracias ¡Muchas gracias por su apoyo a largo plazo y el amor nos ha permitido establecer una buena plataforma de cooperación! Desde 2021, noviembre de 65438+6, la persona a cargo de compras de nuestra empresa se cambió a Li Si, el número de teléfono es 3865556, el número de teléfono móvil es 1365684 XXX, el número de fax es XXX y el número de correo electrónico es XXX. Si tiene alguna pregunta, comuníquese conmigo a tiempo. Si alguien quiere contactarme nuevamente en el futuro. Todavía espero que el Sr. Zhang pueda recibir una respuesta, ¡gracias!
Hongda Co., Ltd. 16 de noviembre de 2021