Proceso de licitación y adquisiciones
Los cinco procesos de licitación y adquisición son los siguientes:
El primero es la licitación. Licitación y adquisiciones significa que el comprador propone las condiciones para el proyecto de licitación a posibles proveedores o contratistas en función de las necesidades de adquisiciones determinadas y emite una invitación a licitar. La licitación se refiere a los postores que realizan actividades de licitación separadas.
En la actualidad, los principales pasos por los que pasan las agencias de adquisiciones son: determinar la agencia de adquisiciones y las necesidades de adquisiciones, preparar los documentos de licitación, determinar la oferta mínima, emitir anuncios de adquisiciones o invitaciones a licitar, precalificar ofertas y notificar a los licitadores para que participen en la licitación y venderles los documentos de licitación, organizar reuniones previas a la licitación, etc. Estas son las principales tareas de la agencia de adquisiciones.
2. Una vez emitida la oferta, el postor deberá completarla de acuerdo con los requisitos del aviso de licitación y presentarla a la agencia de adquisiciones. El trabajo realizado por el postor en esta etapa incluye principalmente: solicitud de calificaciones de licitación, compra de ofertas, inspecciones in situ, solicitud de garantías de licitación, cálculo de ofertas, preparación y presentación de ofertas, etc.
3. La tasa de apertura de ofertas es un acto en el que el organismo de contratación emite un aviso formal de la tasa de apertura de ofertas al postor en el momento y lugar especificados de antemano. El trabajo de licitación lo organiza e implementa la agencia de adquisiciones, pero los postores deben confiar la participación a un agente. En esta etapa, el personal de adquisiciones abrirá los sobres de cada documento de oferta uno por uno de acuerdo con los requisitos pertinentes. Después de la apertura de las ofertas, el organizador de la apertura de las ofertas también debe preparar el acta de la reunión de apertura de las ofertas.
4. Realizar evaluaciones de ofertas. La evaluación es una actividad en la que la agencia de adquisiciones evalúa y califica todas las ofertas de acuerdo con los requisitos de los documentos de licitación. La revisión es un acto independiente del comprador y es organizada e implementada por la agencia de compras.
Las principales tareas que el comprador debe completar en esta etapa son: revisar si los documentos de licitación cumplen con los requisitos de los documentos de licitación y las regulaciones relacionadas; organizar al personal para comparar y revisar todos los documentos de licitación de acuerdo con un determinado método; seleccionar los documentos de la oferta durante la etapa de evaluación preliminar. Algunos problemas existentes en varias ofertas requieren que los licitadores aclaren finalmente las ofertas y preparen un informe de evaluación de las ofertas, etc.
5. La licitación de inspección y decisión de líquidos es la adjudicación de un contrato, donde la agencia de adquisiciones toma una decisión sobre el postor ganador. La licitación es un acto independiente de la agencia de adquisiciones, pero debe ser determinada por unanimidad por la agencia usuaria u otras agencias. En la actualidad, las tareas que los organismos de adquisiciones deben completar incluyen: determinar el postor ganador, notificar al postor ganador que su oferta ha sido aceptada, emitir una carta de intención para adjudicar el contrato al postor ganador, notificar todas las ofertas no exitosas y devolver el documento de licitación, etc.
Adjudicación del contrato. También se le suele llamar contrato de "firma" porque en realidad es el acto de adjudicar un contrato por parte del licitador al postor ganador y firmado por ambas partes. En esta etapa, ambas partes suelen confirmar el contenido de los documentos de licitación y firmar un contrato formal basado en los documentos de licitación. Para garantizar el cumplimiento del contrato, una vez firmado el contrato, el proveedor o contratista ganador también debe proporcionar algún tipo de garantía o depósito al comprador o propietario.