Proceso de archivado de archivos de la empresa

Proceso de archivo de los archivos de la empresa

Diversos archivos son elementos indispensables en las oficinas administrativas y las actividades comerciales de la empresa. Para cooperar con el trabajo de gestión de archivos de la empresa y garantizar la integridad y confidencialidad de los archivos de la División de Ingeniería de Infraestructura, agilizar los procedimientos de trabajo, aclarar las responsabilidades laborales y evitar la pérdida de datos, es necesario formular este sistema. A continuación se muestra el sistema y el proceso de administración de archivos que he compilado para usted, espero que pueda ayudarlo.

Proceso de archivo de archivos de la empresa, parte 1

El artículo 1 tiene como objetivo fortalecer el trabajo de los archivos corporativos y promover el trabajo de los archivos para cumplir las diversas tareas de la empresa de acuerdo con la Ley de Archivos de la República Popular. de China y el Estado " (en lo sucesivo, la "Ley de Archivos") y las leyes y reglamentos pertinentes, se formulan estos reglamentos.

Artículo 2: Los archivos empresariales mencionados en este reglamento se refieren a diversas formas de documentos y materiales formados en las actividades de producción, operación y gestión de empresas que tienen valor de preservación para el país, la sociedad y las empresas.

Artículo 3 Las empresas deben cumplir con la "Ley de Archivos", administrar sus propios archivos de acuerdo con la ley, aclarar los departamentos o el personal que administra los archivos, mejorar el conocimiento de los archivos por parte de los empleados y garantizar que los archivos sean completo, preciso y seguro.

Artículo 4: El trabajo de archivos de la empresa estará sujeto a la supervisión y orientación del departamento administrativo de archivos.

Las empresas gestionadas centralmente deben presentar sus propios sistemas y métodos de gestión de archivos a la Administración de Archivos del Estado para su archivo.

Artículo 5 El departamento responsable del trabajo de archivos en una empresa deberá realizar las siguientes funciones de conformidad con la ley:

(1) Implementar la "Ley de Archivos" y otras leyes pertinentes, regulaciones y políticas, y formular los documentos de la empresa Archivado de materiales y almacenamiento de archivos, utilización, identificación, destrucción, transferencia y otras reglas y regulaciones relevantes

(2) Coordinar la planificación y ser responsable de la colección; , ordenación, almacenamiento, identificación, estadística y provisión de los archivos de la empresa

(3) Orientar la formación, acumulación, ordenación y archivo de documentos y materiales para cada departamento de la empresa

<; p> (4) Supervisar y orientar la organización de la empresa (incluidas las instituciones extranjeras) Trabajo de archivo.

Artículo 6 El personal de archivos de la empresa debe ser leal a sus deberes, cumplir con las disciplinas y leyes y tener los conocimientos profesionales y capacidades comerciales de archivos correspondientes.

Artículo 7: Cada departamento de la empresa es responsable de la recopilación y organización de los documentos y materiales archivados, y los envía periódicamente al departamento de archivos de la empresa para su gestión centralizada. Nadie podrá negarse a archivar.

Artículo 8 Los documentos y materiales archivados deberán ser completos, exactos y sistemáticos. Los materiales de escritura y soporte de documentos deben ser duraderos. Los documentos y materiales están organizados de acuerdo con las especificaciones. Los documentos electrónicos archivados deberán archivarse y guardarse junto con los correspondientes documentos en papel.

Artículo 9: Las empresas, de conformidad con las normas pertinentes, determinarán el período de conservación de los archivos y determinarán el nivel de confidencialidad de los archivos.

Artículo 10: Las empresas deberán tomar medidas efectivas para conservar de forma segura los archivos y fortalecer eficazmente la gestión de los archivos de propiedad intelectual y los archivos que involucren secretos comerciales.

Artículo 11 La empresa tasará los expedientes vencidos. Los archivos que efectivamente no tengan valor de conservación se registrarán y venderán de acuerdo con las normas pertinentes después de ser aprobados por el representante legal de la empresa.

Artículo 12: Las empresas deberían hacer un buen trabajo en materia de estadísticas de archivos. Las grandes y medianas empresas estatales deben completar los informes pertinentes de acuerdo con los requisitos del departamento de administración de archivos.

Las empresas deben registrar concienzudamente los archivos que sean valiosos para el país y la sociedad.

Artículo 13 La modernización de los archivos empresariales debe desarrollarse simultáneamente con la construcción de la informatización empresarial, y el nivel de gestión de archivos debe mejorarse continuamente.

Artículo 14 El departamento de archivos de la empresa debe proporcionar y utilizar archivos activamente, esforzarse por desarrollar recursos de información de archivos y proporcionar a las empresas servicios oportunos y eficaces.

Artículo 15 Las empresas deben proporcionar archivos verdaderos y precisos para que los departamentos gubernamentales y judiciales pertinentes realicen funciones oficiales de conformidad con la ley.

Artículo 16 Cuando una empresa proporcione, utilice o publique archivos, no perjudicará los intereses del Estado, la sociedad y otras organizaciones, ni infringirá los derechos e intereses legítimos de otros.

Artículo 17 Si cambian los activos y derechos de propiedad de las empresas estatales, los archivos deben eliminarse de acuerdo con las "Medidas para la enajenación de archivos sobre cambios en los activos y derechos de propiedad de las empresas estatales". Empresas".

Cuando una empresa de propiedad estatal quiebra, el equipo de liquidación de quiebras debe disponer adecuadamente de los archivos de la empresa en quiebra; cuando una empresa de propiedad estatal se divide, el trabajo de eliminación de archivos será manejado por la empresa dividida; empresa a través de la negociación.

Artículo 18 La empresa elogiará y recompensará a quienes hayan realizado contribuciones destacadas al trabajo de archivo de la empresa.

Artículo 19 Las empresas deberán establecer un sistema de responsabilidad sobre el trabajo archivístico. Quienes no archiven conforme a las normas causarán la pérdida de documentos y materiales, o quienes los alteren, repongan, falsifiquen, roben, oculten. o destruir archivos sin autorización. Los responsables directos de la pérdida o daño de los archivos serán tratados de conformidad con la ley.

Artículo 20 Corresponde a la Administración de Archivos del Estado la interpretación de este reglamento. Proceso de archivo de archivos de la empresa, parte 2

De acuerdo con la situación real de la empresa, escriba los requisitos estandarizados correspondientes de acuerdo con los diferentes contenidos del sistema y esfuércese por hacer que todo el trabajo de oficina siga las reglas y leyes para garantizar los asuntos de oficina de la empresa. Realizar eficazmente. Este artículo es un artículo sobre las reglas y regulaciones de los empleados de oficina. ¡Veámoslas a continuación!

Capítulo 1 Principios generales

1. Con el fin de fortalecer la gestión de la oficina, aclarar las responsabilidades de gestión interna de la empresa y hacer que el trabajo de limpieza sea más estandarizado, institucionalizado y normalizado, este documento está especialmente formulado. basado en la situación real.

2. Este sistema se aplica a todos los miembros de la empresa y deberá cumplir estrictamente toda la normativa.

3. De acuerdo con la situación real de la empresa, escriba los requisitos estandarizados correspondientes de acuerdo con los diferentes contenidos del sistema y esfuércese por hacer que todo el trabajo de oficina siga las reglas y leyes para garantizar que los asuntos de oficina de la empresa se lleven a cabo. eficazmente.

4. El personal de la oficina debe aclarar diversas responsabilidades laborales, simplificar el proceso de manejo y lograr los objetivos laborales de los planes semanales y resúmenes mensuales.

Capítulo 2 Alcance de Responsabilidades

1. Los gerentes de oficina están dirigidos directamente por el director administrativo y de personal, y presiden todo el trabajo de la oficina bajo el liderazgo del supervisor inmediato.

2. Responsable de la redacción y compilación de las normas y reglamentos pertinentes de la oficina, la recopilación y compilación de documentos generales, la recopilación y compilación de materiales e información, y otros trabajos de redacción.

3. Responsable de la gestión documental de la empresa, gestión de biblioteca, gestión de material de oficina, gestión de conferencias, gestión de limpieza y saneamiento, etc., para garantizar que todos los asuntos se lleven a cabo de forma ordenada.

4. Coordinar las relaciones administrativas entre los distintos departamentos y prestar los servicios correspondientes al trabajo de cada departamento.

5. Responsable del mantenimiento y mejora de las relaciones públicas internas y externas de la empresa, y realizar un buen trabajo en la recepción de huéspedes y las diversas promociones culturales de la empresa.

6. Recopile comentarios de varios departamentos e información externa, cargue y emita varias instrucciones, clasifíquelas de manera oportuna y sirva como un buen asesor para el liderazgo.

7. Asistir a otros departamentos para completar otras tareas asignadas por los superiores, tales como: imprimir tarjetas de visita, enviar y recibir faxes, etc.

Capítulo 3 Estándares laborales

1. Los estándares laborales de oficina incluyen estándares de apariencia, estándares de etiqueta, estándares de habla y estándares de comportamiento. Las regulaciones relevantes se implementan de acuerdo con el código y los detalles del empleado.

2. Los responsables de oficina desempeñarán su trabajo con estricto apego a los requisitos y especificaciones de este sistema.

Capítulo 4 Gestión de asuntos de oficina

1. Sistema de gestión de documentos

Los documentos son una parte importante de los documentos. Los documentos son recopilados por cada departamento de acuerdo con su propio alcance. de responsabilidades. Un documento ejecutivo emitido con un título específico. En este sistema, los documentos se refieren específicamente a documentos emitidos interna y externamente por la empresa; los documentos se refieren específicamente a información de circulación general interna; Los archivos se forman a partir de documentos y los archivos son la continuación de los documentos. Los documentos, documentos y archivos ahora se clasifican colectivamente como gestión de documentos y se toman las siguientes disposiciones para el sistema de gestión de documentos.

(1) Sistema de gestión documental

Los primeros puntos de gestión

1 Con el fin de institucionalizar, estandarizar y cientificar el trabajo de gestión documental y mejorar la eficiencia de la misma. velocidad de gestión de documentos y calidad de los documentos, y aprovechar al máximo el papel rector de los documentos en diversas tareas.

2. El alcance de la gestión de documentos incluye: documentos emitidos por superiores, diversos documentos del sistema de la empresa, documentos de fax externos, documentos de orientación de políticas, diversos documentos contractuales, etc.

3. Los documentos institucionales deben redactarse según el formato unificado de los documentos de la empresa, con encabezados y pies de página unificados, indicando el nombre completo de la empresa y la naturaleza del documento, fecha, departamento emisor; , el contenido y otras informaciones deberán constar en el texto principal. La redacción está estandarizada y la expresión es inequívoca;

4. Numere todos los documentos según sus atributos y categorías, archívelos periódicamente según los números y realice los registros escritos correspondientes como referencia.

Artículo 2 Especificaciones del Sistema

1. El personal de la oficina es responsable de la redacción, envío y recepción, impresión, archivo, préstamo y destrucción de documentos.

2. El derecho de la empresa a presentar y emitir documentos oficiales se concentra principalmente en el departamento administrativo y de recursos humanos, y cada departamento no puede enviar documentos oficiales hacia arriba o hacia abajo por su cuenta.

3. Los documentos públicos internos de la empresa son redactados y revisados ​​por el departamento administrativo y de recursos humanos, y firmados por el director general, los documentos que deben ser emitidos por cada departamento al público o externamente son redactados por cada departamento, y el departamento administrativo y de recursos humanos es responsable de revisarlo y revisarlo. Después de que sea correcto, la oficina administrativa lo imprimirá y lo enviará al departamento de redacción para su revisión. Solo cuando la revisión sea correcta. ¿Puede ser impreso oficialmente, sellado y firmado por el director general?

4. Todos los documentos, faxes, etc. enviados a la empresa deberán ser firmados por la oficina y registrados en consecuencia.

5. Los documentos confidenciales son conservados por el jefe del Departamento Administrativo y de Recursos Humanos. El personal de la Oficina clasifica y gestiona los documentos generales, organiza y prepara informes relevantes de forma periódica y los presenta al jefe del departamento.

6. Cada departamento puede tomar prestados documentos generales por necesidades de trabajo, debiendo seguirse estrictamente los procedimientos de préstamo. Los documentos con nivel de confidencialidad deben ser aprobados por el supervisor administrativo y de recursos humanos, y sólo pueden ser prestados. previa aprobación del director general.

7. El personal administrativo de la oficina deberá registrar el estado del préstamo de los documentos, mantener registros del préstamo y devolverlos dentro de un plazo.

8. Organice en categorías según tiempo, contenido, departamento, nombre, etc., recopile archivos adjuntos, documentos de aprobación, borradores finales y otra información por completo, y archívelos para su registro. Hay una pequeña dinastía Qing en medio año y una dinastía Qing al final del año.

9. Destruir los documentos según el tiempo de archivo y necesidad de archivo deben ser reportados al supervisor administrativo y de recursos humanos para su firma y aprobación, y procesados ​​de acuerdo con el sistema de gestión documental.

Artículo 3 Diseño del proceso de gestión de documentos

1. Proceso de gestión de documentos internos: borrador de documentos → revisar número → aprobar y emitir → imprimir documentos → emitir documentos → archivar archivos

2. Proceso de gestión de archivos externos: recopilación externa → clasificación de archivos → archivado de archivos → limpieza → archivado de archivos → destrucción de archivos

3. Proceso de préstamo: envíe una solicitud, siga los procedimientos → aprobar → pedir prestado → Eliminación → Archivado de archivos → Destrucción de archivos Proceso de archivo de archivos de la empresa, parte 3

Para fortalecer la gestión de archivos, estandarizar los procedimientos y métodos de recopilación y archivo de los archivos de la empresa y garantizar la integridad, precisión y sistematicidad de los archivos de la empresa. . Proporcionar evidencia de que satisface las necesidades de la empresa y garantiza el funcionamiento eficaz del sistema de gestión. Incluyendo: diversos textos, cuadros, libros de cuentas, comprobantes, informes, discos de computadora, archivos de audio que están formados directamente por los departamentos y empleados pasados ​​​​y presentes de la empresa en todos los niveles en el negocio, operación, gestión corporativa, publicidad y otras actividades que son valiosas. a la empresa. Registros históricos en diferentes formatos como imágenes, películas, objetos honoríficos, certificados, etc.

1. Gestión diaria de archivos e información:

1. Los contratos electrónicos u otros documentos electrónicos que deban conservarse deben almacenarse de inmediato en el disco duro de la computadora designado en la sala de archivos. o se deben crear CD especiales. El número se guarda.

2. Los documentos y materiales del contrato deben registrarse con información detallada y se debe compilar un "Catálogo de registros de gestión de documentos (contratos)" para facilitar su recuperación y utilización.

3. Los documentos y contratos deben estar ordenados científicamente, almacenados en archivadores en orden numérico, etiquetados y colocados ordenadamente en archivadores/archivadores.

2. Alcance del archivo de archivos

1. Documentos oficiales emitidos por la empresa, como documentos oficiales como solicitudes de instrucciones e informes al gobierno

<; p> 2. La empresa Documentos oficiales recibidos, tales como reglamentos, reglamentos, órdenes, decisiones, resoluciones, instrucciones, planos, documentos de aprobación, certificados y otros documentos relacionados con la empresa emitidos por departamentos gubernamentales

3; . La empresa y Documentos y documentos de derechos de otras unidades, fotografías, grabaciones de audio y video, etc.

4. Instrucciones e instrucciones de los líderes de la empresa, etc.; Materiales importantes de la reunión, incluido el contenido de la reunión Avisos, resoluciones, resúmenes, discursos de los líderes, discursos típicos, resúmenes de reuniones, actas de reuniones, etc.

6. Informes, resúmenes, diarios de trabajo, memorandos de trabajo; , etc. que reflejan las principales actividades funcionales de la empresa;

7. Los diversos planes de trabajo, evaluaciones/resúmenes de planes, informes, declaraciones estadísticas y resúmenes de los contratos. acuerdos y otros documentos firmados por la empresa y las unidades e individuos relevantes y materiales de proceso

9. , documentos y materiales sobre el trabajo, salarios y beneficios de los empleados de la empresa y otros archivos de personal;

9.p>

10. Diversos anuncios y materiales promocionales publicados por la empresa. >

11. La historia de la empresa, eventos importantes y recortes de periódicos, fotografías, grabaciones de audio y video que reflejen las actividades importantes de la empresa.

12. Información de archivo obtenida o formada durante actividades comerciales oficiales (como estudios); , inspección, investigación, participación en reuniones, etc.);

13. Información de archivo financiera

14. Archivos físicos diversos

15. y materiales con valor de utilización y conservación.

Por ejemplo:

1) Departamento de ingeniería: documentos preliminares, documentos de construcción, documentos de finalización, planos construidos y materiales audiovisuales (es decir, información interna de la industria, información de finalización, equipos). instrucciones, etc.); Entre ellos, el departamento de ingeniería es responsable de recopilar los documentos preliminares y la unidad de construcción es responsable de preparar los planos construidos, como documentos externos, documentos externos y documentos traídos por el personal relevante de viajes de negocios; , etc.;

2) Departamento de Atención al Cliente: Registros de revisión de contratos, contratos de alquiler de viviendas, acuerdos, materiales publicitarios, información de clientes, materiales de investigación de mercado, documentos salientes, documentos externos, etc.; planes de manejo, registros de retroalimentación de implementación, encuestas de satisfacción del cliente y registros de análisis, etc.

3) Departamento y oficina de gestión: cartas de contacto, planes de actividades, documentos de salida, documentos externos, etc.

3. Requisitos de archivo de materiales de archivo

1. Los documentos y materiales archivados deben ser completos, auténticos y precisos, como solicitudes de instrucciones y aprobaciones, copias, borradores oficiales y archivos adjuntos. , etc. deben estar completos.

2. La información general debe archivarse en una copia original. Los documentos importantes y los archivos de alto uso se pueden archivar en dos copias originales según sea necesario. El departamento de manipulación conservará copias o fotocopias según las necesidades reales. Si es necesario para el procesamiento comercial, el departamento de manejo debe conservar el manuscrito original y conservarlo adecuadamente después de la aprobación del gerente general, y se debe archivar una fotocopia en la oficina.

3. La grabación de audio y video debe registrar en detalle la causa, la hora, la ubicación, los personajes principales, el fondo y el camarógrafo. Los datos de audio y video archivados deben ser la versión original y pueden archivarse en. circunstancias especiales que sean claras y completas.

4. Los subarchivos deben archivarse y guardarse con la información y los documentos en papel correspondientes, y se debe realizar una copia de seguridad de la información del dispositivo de almacenamiento de archivos electrónicos.

5. Los diversos archivos físicos (premios, trofeos, pancartas, medallas, certificados, placas, obsequios, etc.) deben archivarse en su formato original y mantenerse intactos.

4. Tiempo de archivado de los materiales de archivo

1. Archivado inmediato Los siguientes documentos (incluidos materiales electrónicos, de audio y vídeo, etc.) deben archivarse inmediatamente después de su circulación, procesamiento o adquisición. :

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1) Documentos confidenciales especificados por la empresa

2) Documentos importantes, como aprobaciones gubernamentales, documentos de aprobación, certificados, etc.; >

3) Originales de contratos, convenios, etc. y datos de procesos;

4) Documentos y materiales sobre nombramiento y remoción de cuadros de la empresa y documentos y materiales sobre recompensas, castigos y evaluaciones de los empleados;

5) Otros materiales que se consideren necesarios deben archivarse inmediatamente.

2. Archivo regular

1) El departamento debe organizar y archivar los archivos del mes antes del final de cada mes, preparar una lista de archivos y enviarla a la oficina <; /p>

2) El departamento debe organizar y archivar los archivos del mes antes del final de cada mes

2) El departamento debe organizar y archivar los archivos del mes antes del final de; cada mes;

2) El departamento debe archivarlos a finales de marzo de cada año. Archivar los documentos y la información del año anterior de antemano y entregarlos a la oficina de la empresa

3. Archivado de archivos electrónicos de audio y vídeo

1) Los archivos electrónicos de audio y vídeo importantes deben procesarse en tiempo real y devolverse según sea necesario.

2) En general, el archivado de archivos electrónicos de audio y vídeo debe completarse con regularidad y, por lo general, los datos deben cargarse cada tres meses.

3) Todos los conjuntos de datos de archivos electrónicos archivados del año anterior deben entregarse a la oficina antes de finales de marzo de cada año. Después de la verificación, la oficina los grabará en CD y cargará los datos en el. la nube de la empresa para su custodia.

5. Almacenamiento de archivos

1. Número de archivo

1) Los archivos deben recibir un nombre unificado según categoría, y sus nombres deben ser concisos y concisos representar íntegramente el contenido de los archivos. La naturaleza es un principio, debe tener un alcance determinado y no puede ser general o vago.

2) Una vez determinados los nombres de todos los niveles de clasificación de archivos, los nombres de todos los niveles de clasificación y sus números representativos deben organizarse en un orden determinado de acuerdo con el "Reglamento sobre numeración de clasificaciones de archivos" para referencia fácil.

3) Se deben reservar una serie de espacios en el número de clasificación de archivos para prepararse para futuras adiciones cuando la organización se expanda o el negocio aumente.

4) La oficina organizará e implementará revisiones de las clasificaciones de archivos y adiciones y revisiones de numeración según los requisitos del trabajo y del departamento. Ningún departamento o individuo podrá modificarlo a voluntad.

5) Cree un "Directorio de archivos" y guárdelo en el cuadro del expediente del caso para facilitar su consulta.

VI.Responsabilidades del personal de gestión de archivos

1. Realizar un buen trabajo en la recogida, ordenación, clasificación y archivo de documentos y materiales de acuerdo con la normativa pertinente.

2. Archivar documentos y materiales a tiempo de acuerdo con el alcance y los requisitos de presentación.

3. El personal debe cumplir las leyes y regulaciones, ser leal a sus deberes y esforzarse por mantener la integridad y seguridad de los archivos de la empresa.

4. El plazo máximo para el préstamo de archivos es de dos semanas; para los archivos prestados, el personal de gestión de archivos debe recordarles periódicamente que deben devolverlos si encuentran que están dañados, perdidos o vencidos. informe escrito y reportarlo al gerente general.

5. Debe mantenerse estrictamente confidencial y el contenido de los materiales de archivo no debe filtrarse. Si se encuentra alguna pérdida, se debe informar a tiempo para asumir la responsabilidad.

6. No está permitido abrir el expediente y extraer o cambiar arbitrariamente los documentos del expediente o cortar y pegar las palabras. No está permitido extraer o copiar arbitrariamente el contenido del expediente. Si es necesario, debe ser aprobado por el líder antes de extraerlo o copiarlo.

7. Los archivos deben ser cuidados y mantenidos limpios. No se permite escribir, subrayar o marcar en los materiales del archivo.

8. No se permite el préstamo y debe estar dedicado a una persona dedicada.

9. Devolver los artículos a tiempo después de su uso. Si necesita extender el tiempo de préstamo, debe notificar al personal de gestión de archivos para realizar los procedimientos de renovación por separado.

10. El personal debe cumplir las leyes y regulaciones, ser leal a sus deberes y esforzarse por mantener la integridad y seguridad de los archivos de la empresa.

7. Requisitos de confidencialidad de archivos

1. Los administradores de archivos y el personal que toma prestados archivos deben establecer un alto sentido de responsabilidad, fortalecer la conciencia de confidencialidad y ambas partes deben trabajar juntas para garantizar la confidencialidad.

2. Los archivos se dividen en dos categorías: archivos generales y archivos confidenciales.

3. Los archivos confidenciales sólo se pueden ver en la sala de archivos y no se permite sacarlos fuera de la oficina. Al copiar archivos confidenciales, se debe obtener la aprobación del director del proyecto o de un líder por encima del nivel de vicepresidente.

4. Los archivos confidenciales sólo pueden ser utilizados por el declarante. El uso de otro personal debe ser aprobado por el director del departamento o el vicepresidente o superior.

5. Para los visitantes extranjeros, la recepcionista será responsable de responder preguntas y manejar los materiales requeridos.

6. Si el administrador del fichero pierde o proporciona secretos filtrados sin autorización, estará sujeto a sanciones disciplinarias acordes a la gravedad del caso hasta que se investigue su responsabilidad penal conforme a la ley.

8. Sistema de préstamo y préstamo de archivos

1. Los archivos son secretos de la empresa y no pueden tomarse prestados ni transmitirse sin permiso. El personal de unidades externas no puede pedir prestado sin la aprobación de los líderes de la empresa.

2. El préstamo de materiales de archivo debe ser aprobado por el responsable del departamento de almacenamiento de archivos. Los expedientes deben leerse en un lugar designado en la oficina y no pueden sacarse. Si es necesario prestar archivos, deberá ser aprobado por el responsable del departamento de almacenamiento de archivos.

3. Para tomar prestado archivos, deberá completar los trámites de registro y firma.

4. El plazo de préstamo de materiales de archivo no excederá de una semana y podrá renovarse si fuera necesario. Los documentos vencidos serán devueltos por el archivero. Si se requieren préstamos a largo plazo, deben ser aprobados por el director general adjunto a cargo.

5. Al prestar archivos, se debe colocar una tarjeta de reemplazo en la ubicación del archivo prestado, indicando el número de volumen, el tiempo de préstamo, la unidad de préstamo o el prestatario, para facilitar su referencia y recordatorio.

6. Quienes tomen prestado materiales de archivo deberán conservar adecuadamente los archivos y materiales. No podrán prestarlos ni copiarlos a voluntad, ni abrir o dañar los documentos. Al devolver los archivos, deberán asegurarse. que los archivos estén intactos e intactos, de lo contrario, la parte interesada será responsable.

7. Cuando los materiales de archivo prestados se pierdan accidentalmente durante el almacenamiento, deben ser rastreados de manera oportuna y reportados al departamento competente para su rápido procesamiento.

8. No se permite el préstamo de archivos importantes y archivos confidenciales. Si deben ser prestados, deben ser aprobados por el director general adjunto a cargo. el director general. ;