¿A qué cuestiones se debe prestar atención en la planificación de reuniones?
Dependiendo del nivel y las circunstancias específicas de la reunión, primero debe seleccionar el tema de la reunión y luego organizar la agenda de la reunión según los diferentes modos de reunión. 31 Conference Network le recuerda que debe prestar atención a los siguientes puntos al planificar una reunión.
1. Recepción de conferencias
Busque una empresa de conferencias con amplia experiencia y profesionalismo en recepción de conferencias. Pueden proporcionar varios tipos de consultas de servicios de conferencias según el propósito de su conferencia, la fecha y la sala. , estándares de comidas, número de personas, lugar de salida, presupuesto financiero y otros elementos especiales requieren que creemos un plan de conferencia que le pertenezca y le brindemos la información relevante sobre el lugar anfitrión de la conferencia que necesita saber.
2. Diseño del lugar de la reunión
Encuentre un diseño del lugar adecuado según el número de personas y el propósito de la reunión. Puede elegir varios diseños de mesa, como interior, exterior, tipo escritorio, tipo banquete, tipo teatro, tipo mesa larga, forma de U, forma circular, forma de retorno, forma ovalada, etc. También puede pedirle a la empresa de conferencias que diseñe una forma de mesa especial de acuerdo con el efecto que necesita, y agregar pancartas, pinturas publicitarias, vitrinas de productos, flores y manteles de terciopelo al lugar de la conferencia, y luego ponerle agua mineral y pastillas para hazlo más especial. Tu lugar lucirá más distinguido.
3. Equipo para conferencias
El equipo para conferencias generales incluye: podio, podio, micrófono inalámbrico (con cable), pizarra, lápiz y papel, pantalla, proyector de diapositivas, proyector multimedia, tableros de fondo, letreros, mostradores de registro, etc. Las reuniones de alto nivel proporcionarán escenarios profesionales, sistemas de amplificación de sonido, sistemas de interpretación simultánea, sistemas de iluminación para espectáculos, equipos audiovisuales, paredes de TV, etc., previa solicitud.
4. Diseño y producción de productos publicitarios
Organizar exhibiciones de productos para conferencias de diseño, imprimir invitaciones e insignias con temas de conferencias o presentaciones de productos.
5. Resumen después de la reunión
Para que la reunión tenga un efecto más satisfactorio, es necesario dedicar tiempo a organizar la información de la reunión, contar listas y direcciones de clientes, clasificar y archivar comentarios de los clientes y resumir los comentarios de la reunión, organizar devoluciones de los clientes, etc.