Proyecto de Graduación-Título del Proyecto: Soluciones de Red para Pequeñas y Medianas Empresas
Soluciones de red para pequeñas y medianas empresas
Palabras clave: Soluciones de red para pequeñas y medianas empresas
Por lo general, las empresas con menos de 500 personas son colectivamente llamadas pequeñas y medianas empresas (PYME). El equipo, los fondos y la gestión son varios problemas para el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas. Es común que las pequeñas y medianas empresas carezcan de fondos. Cómo lograr el funcionamiento más eficiente de las empresas y del personal con una inversión de capital limitada es una cuestión importante para las pequeñas y medianas empresas. En el proceso de gestión, las pequeñas y medianas empresas necesitan mejores soluciones a problemas como el intercambio de recursos de las pequeñas oficinas, el acceso de los usuarios, la retroalimentación de la información y la gestión logística. Por lo tanto, en la sociedad de la información actual se debe considerar el establecimiento de un canal de transmisión de información con gran confiabilidad, gestión sólida y baja inversión.
Algunas empresas creen que la informatización significa comprar computadoras e impresoras, crear pequeñas bases de datos y capacitar o agregar algunos empleados de tiempo completo para usarlas. El efecto de aplicación real de esto no es diferente del modelo anterior. Registro y gestión completamente manual. La diferencia esencial es simplemente el cambio de documentos en papel a documentos electrónicos. Muchas empresas están preocupadas por los documentos electrónicos y mantienen documentos en papel como respaldo. En lugar de aumentar la eficiencia del trabajo, utilizan más mano de obra, haciendo de la informatización empresarial una mera fachada. El efecto del aumento de la inversión no es significativo y los líderes empresariales empiezan a creer que la informatización no sólo es insignificante sino que además la inversión es ineficaz.
Sin embargo, en la transformación desde la economía planificada tradicional, muchas pequeñas y medianas empresas obviamente no se han dado cuenta de que la red, precisamente la red dentro de la empresa, es el factor clave que las lleva a mejorar su competitividad central. Porque hoy todo demuestra "cruelmente" que la construcción de redes de las pequeñas y medianas empresas estará directamente relacionada con la supervivencia futura de la empresa. Primero echemos un vistazo al proceso de desarrollo de la red. El desarrollo de Internet ha pasado por el proceso del correo electrónico, la consulta de publicidad en línea, la red corporativa y las transacciones en línea (EDI) hasta el comercio electrónico y el mundo electrónico actual. ¿Y en qué posición se encuentran ahora las empresas nacionales? ¿Cuántas empresas han establecido sistemas de correo electrónico? ¿Cuántos anuncios se colocan en línea? Por no hablar de las transacciones online, el comercio electrónico, etc. Las aplicaciones de Internet no se refieren sólo a transacciones en línea, publicidad en línea o incluso citas, compras, etc. Deberíamos comprender plenamente el papel de Internet en el desarrollo empresarial y en la promoción de la productividad. En términos de aplicación tecnológica e innovación, las tecnologías de todos los países del mundo tienen sus propias ventajas. Si pueden combinar sus logros, promoverán en gran medida el progreso humano. Un ejemplo típico es que el avión Boeing 777 fue diseñado conjuntamente en línea por técnicos de varios países de todo el mundo. Otro ejemplo es el último experimento físico llevado a cabo en el transbordador espacial estadounidense, que fue diseñado conjuntamente por personal técnico de China, Estados Unidos, Rusia y otros países, en el que la red jugó un papel muy importante.
Fomentar la mejora del nivel de gestión mediante el uso de Internet. Acortar el ciclo de desarrollo de productos y promover la actualización de productos. El ciclo de vida de la tecnología y la tecnología en la sociedad moderna es cada vez más corto, ya sea por el estilo de los automóviles o la actualización de las computadoras, el tiempo es demasiado corto para que las personas se adapten. Sólo comunicándonos con el mundo exterior a través de Internet, experimentando la información del mercado e integrando el propio comportamiento en el comportamiento del mercado global no podremos quedarnos atrás de los demás. En el proceso de integración económica global, cualquier empresa debe vivir en competencia en el mercado internacional desde el día de su nacimiento. Sin redes informáticas, es difícil imaginar cómo sobrevivirán las empresas en el futuro. Como importante herramienta de producción en la era de la economía del conocimiento, Internet ha brindado enormes oportunidades de desarrollo a los países desarrollados, pero también ha ampliado de manera invisible la brecha entre los ricos y los pobres en el mundo. Algunos países atrasados del tercer mundo tienen sólo un puñado de computadoras con acceso a Internet debido a las bajas tasas de penetración de las computadoras y al atraso económico. Según los últimos datos de la Sociedad Internacional de Internet, casi el 70% de las computadoras conectadas a Internet se encuentran en el tercer mundo. Estados Unidos, mientras que en el mundo tantos países además de Estados Unidos solo representan el 30%, lo que hace que la gran mayoría de los países del mundo, especialmente la mayoría de los países del tercer mundo, se enfrenten a una de las armas mágicas más importantes del mundo. era del conocimiento: la falta de información afectará inevitablemente su velocidad de desarrollo. Desde este punto de vista, Internet ha ampliado la brecha entre ricos y pobres en los países desarrollados y en desarrollo.
En la actualidad, en el proceso de informatización de las empresas nacionales, ha surgido una fuerte "brecha entre ricos y pobres".
Por un lado, los grandes usuarios en industrias como las finanzas y las telecomunicaciones no han escatimado esfuerzos en la inversión y aplicación de redes. Independientemente de la construcción de plataformas de red o el desarrollo de sistemas de aplicaciones con grandes inversiones, el nivel es cercano al de los extranjeros avanzados. Ocupan información y riqueza al mismo tiempo. Por otro lado, muchas pequeñas y medianas empresas en China se han convertido en "desiertos de información" debido a su falta de comprensión del papel de las aplicaciones de red. Muchas empresas ni siquiera saben qué es Internet y están perdiendo gradualmente su tecnología. Plataforma sobre la que se desarrollará la empresa en el futuro. Al perder información, también se pierde riqueza.
Algunas empresas también creen que la construcción de redes es necesaria, por lo que han construido sus propias plataformas de red, y algunas incluso han invertido mucho en la construcción de las plataformas troncales gigabit más avanzadas de la actualidad. Sin embargo, en términos de aplicaciones de red, no lo hacen. Sin invertir mucho esfuerzo, se ha convertido en una situación en la que hay una autopista de información de alta velocidad dentro de la empresa pero no hay automóviles circulando por la carretera. La red se limita a aplicaciones simples como compartir archivos. En esencia, la plataforma de red es sólo el "camino" de la informatización, mientras que las aplicaciones de red son los "automóviles" en el "camino". Sólo hay caminos pero no automóviles, y el sistema de red de alta velocidad construido se convierte en una decoración.
La informatización y la creación de redes son tendencias importantes en el desarrollo. La construcción de plataformas de red es importante, pero más importante es la aplicación de la red. La aplicación de red es un concepto muy amplio que puede cubrir casi todos los campos de aplicación. Para el diseño de productos, la red puede lograr una colaboración de diseño organizada. En la producción manufacturera, la red puede lograr una producción automatizada comandada por datos de diseño electrónicos. En la circulación de materiales, la red puede lograr un intercambio de información y recursos a alta velocidad... Sin embargo, industrias como las finanzas, el correo y las telecomunicaciones ya no pueden sobrevivir sin la red. Para las pequeñas y medianas empresas, no es realista implementar una gama tan completa de aplicaciones de red a la vez y la inversión es demasiado grande. Creemos que implementar primero la automatización de oficinas, mejorar la eficiencia de las operaciones empresariales y comunicarse rápidamente entre varios departamentos es el primer y más importante paso para reformar los métodos de gestión empresarial y establecer un mecanismo operativo eficiente. A través de la automatización de oficinas, primero enderezamos el flujo de trabajo empresarial y mejoramos la eficiencia de la gestión, lo que puede exponer los cuellos de botella de las operaciones laborales que están encubiertos por los complicados asuntos de oficina diarios, permitiendo a los líderes empresariales ver la situación con claridad, resolver problemas clave y mejorar la competitividad del propio negocio. Las oficinas en red también pueden permitir a los líderes empresariales apreciar plenamente las ventajas de las aplicaciones de red, planificar una mayor transformación de la información de las empresas y permitir que las empresas sigan desarrollándose.
Aplicación de oficina en red
Nuestra comprensión de la oficina no es solo el comportamiento de la gestión empresarial en la oficina, sino que también incluye la utilización de recursos de información en el diseño de productos, la producción, las ventas, el comercio, etc. y trabajo colaborativo, etc. Este amplio concepto de oficina incluye una amplia gama de aplicaciones como intercambio de recursos, consultas e intercambio.
La aplicación de la informática en las oficinas suele denominarse “ofimática”. En los primeros días de las aplicaciones informáticas, el simple software de procesamiento de textos más impresoras, fotocopiadoras y otros equipos constituían "ofimática". El desarrollo de las redes informáticas, el intercambio de archivos en red y el almacenamiento de documentos electrónicos han formado un nuevo concepto de automatización de oficinas en red. Sin embargo, con el mayor desarrollo de las aplicaciones de red, la automatización de oficinas en red ha cambiado en gran medida el modelo de oficina tradicional y ha proporcionado métodos de oficina más eficientes.
La primera etapa de la ofimática en red se refiere a la digitalización de diversos equipos de oficina representados por impresoras, máquinas de fax, fotocopiadoras digitales, cámaras digitales, monitores LCD, proyectores digitales y pequeños centros PBX. equipos; la segunda etapa significa que estos equipos de oficina se acercan a la red para realizar la reorganización de sus funciones, las funciones superpuestas en los equipos de oficina tradicionales (copiar = escanear + imprimir; fax = escanear + imprimir + transmitir). ) Utilice plataformas de recursos de red y * métodos compartidos para mejorar las funciones de los componentes, y luego use la red para realizar la combinación de estas poderosas funciones de componentes para satisfacer las necesidades de diferentes oficinas y lograr realmente conveniencia, eficiencia y bajo costo; La oficina digital elimina por completo las limitaciones de la PC en el trabajo de oficina y aprovecha la inteligencia de varios periféricos. La oficina remota se convertirá en un método de oficina común. Habrá una gran cantidad de dispositivos que utilizarán recursos de red en la oficina, como teléfonos IP, faxes IP, etc. El trabajo ya no se limita a una pequeña oficina, puedes trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento.
Con el rápido desarrollo y popularización de la tecnología de redes, las características de alta eficiencia, bajo costo y movilidad se han convertido cada vez más en las necesidades de las oficinas modernas. En el pasado, el modelo de oficina se centraba en teléfonos y reuniones centralizadas, además de papel oficial, bolígrafos, calculadoras y máquinas de fax.
El método de automatización de oficina con aplicación de PC como núcleo y complementado con diversos equipos de oficina proporciona mayor eficiencia que antes, pero el método básico sigue siendo la entrega en papel. El intercambio de información todavía depende de reuniones, comentarios de consultas manuales, etc. El surgimiento de la red ha aumentado considerablemente la velocidad de intercambio y transmisión de información, formando así un modelo de oficina moderno con la red como núcleo, es decir, basado en impresión en red, fax en red, correo electrónico, intercambio de recursos de bases de datos en red, etc. Una serie de aplicaciones de red. La información se puede transferir por correo electrónico. Los líderes de todos los niveles de la empresa pueden consultar sobre el personal, los materiales, la logística, el estado del cliente o de la unidad colaborativa e incluso las ventas financieras a través de la red según su propia autoridad. Recopilar las opiniones y sugerencias de los empleados, publicar anuncios corporativos, llevar a cabo debates públicos sobre ciertas decisiones y compartir recursos de trabajo colaborativo del proyecto se puede hacer cómodamente a través de Internet, lo que no solo reduce los enlaces intermedios en el trabajo, ahorra ocupación de mano de obra, sino que también Se mejora la eficiencia del trabajo y el intercambio de recursos de trabajo colaborativo reduce en gran medida el caos y el desorden en el trabajo.
Las personas que se encuentran en un viaje de negocios también pueden conectarse a la intranet de la empresa a través de líneas telefónicas, obtener directamente sus correos electrónicos e instrucciones, conocer los últimos anuncios de la empresa, obtener información diversa de la empresa necesaria para el viaje de negocios y También puede proporcionar comentarios oportunos sobre el progreso del viaje de negocios, de modo que los colegas que trabajan juntos puedan obtener la información más reciente de manera oportuna. Aquí, el concepto de equipo se ignora y se reemplaza por el concepto de aplicaciones y soluciones de red. Las personas ya no se preocupan por impresoras, máquinas de fax, fotocopiadoras y otros equipos específicos, sino que se centran en cómo aprovechar al máximo y aprovechar al máximo el sistema de aplicaciones de oficina en red de la empresa para promover el trabajo.
Obviamente, el beneficio más directo que aportan las aplicaciones de oficina en red es mejorar en gran medida la eficiencia de la oficina. La oficina ya no se limita a la oficina y la oficina ya no está representada por los trabajadores de oficina ocupados en los pasillos. Las oficinas en red reducen los errores en la toma de decisiones con su transmisión de información de alta velocidad. Al mismo tiempo, también rompen los principios de gestión establecidos en el sistema de comunicación tradicional, lo que resulta en el surgimiento de un nuevo modelo plano de gestión, que es de gran importancia. para la gestión moderna de las empresas. Debido a la alta eficiencia y velocidad de la oficina en red, compartir recursos de información aumenta en gran medida la probabilidad de reutilización de recursos, reduciendo así el nivel de gestión, aumentando el número de subordinados que cada supervisor puede controlar directamente y reduciendo el nivel de gestión. Las computadoras de red avanzadas pueden recopilar y procesar la información transmitida de manera oportuna, lo que no solo ayuda a los supervisores a comprender el trabajo de sus subordinados antes y de manera más integral, para brindar consejos y sugerencias oportunos, sino que también permite a los subordinados aprender más sobre la información relacionada con su propio trabajo, para manejar mejor sus propios asuntos de forma independiente, la red puede ampliar el alcance de la gestión de los supervisores y reducir sus niveles de gestión. La reducción de los niveles de gestión mejora aún más la eficiencia operativa de la empresa y también permite al líder superior controlar más eficazmente el trabajo de la empresa y promover el desarrollo empresarial.
Cuando las oficinas corporativas están conectadas en red, no se puede ignorar el uso de Internet. La combinación de Internet y la red interna de la empresa ha ampliado los horizontes de la empresa y ha proporcionado una nueva dirección de desarrollo.
Internet es una red global de Internet y un enorme tesoro de recursos de información. Las empresas no sólo pueden descubrir nuevas tecnologías y nuevas oportunidades comerciales en Internet, sino también cooperar rápida y fácilmente con otras empresas a través de Internet para intercambiar información y desarrollarse juntas. Internet también proporciona a las empresas un nuevo lugar para exhibirse. Internet también proporciona a las empresas un medio para prestar servicios rápidos a usuarios de todo el mundo. La realización de comercio electrónico en Internet ha añadido una nueva oportunidad de negocio para las empresas.
Aspectos de aplicación de la oficina en red
En el proceso de la oficina, la red puede desempeñar un fuerte papel de apoyo en los siguientes aspectos:
1. Documentos *** Disfrute
2. Imprimir ***
3. Fax por Internet
4. Correo electrónico
5. Visita remota
6. Utilización de Internet
7. Elaboración y transmisión de documentos oficiales
8. Elaboración y transmisión de informes
9. Texto completo de Búsqueda de documentos
10. Gestión de recursos de clientes o unidades colaborativas relacionadas
11. Gestión de personal
12. Informatización financiera
13 Despliegue de instalaciones y equipos públicos
14. Consulta de divulgación de información
1. Compartir archivos
Solo se puede acceder a archivos entre computadoras dentro de la red. unos de otros.
En los primeros días de las aplicaciones informáticas, si era necesario intercambiar archivos entre computadoras, la única forma era almacenar los archivos en disquetes y luego transferirlos. Después de la aparición de las redes informáticas, las transferencias de archivos entre computadoras en red ya no necesitan transferir disquetes. Los archivos se pueden enviar directamente a través de líneas de red, lo que hace que compartir archivos sea un proceso conveniente. Para los archivos compartidos que se necesitan con frecuencia, también puede colocarlos en el servidor de red. Un servidor de red es una computadora a la que pueden acceder todas las computadoras en red de la red. El servidor puede controlar los directorios de archivos a los que pueden acceder las computadoras en red según los derechos de acceso asignados por el administrador de la red. De esta manera, el intercambio de archivos en red se puede llevar a cabo de manera conveniente y controlar en consecuencia para garantizar que ninguna persona acceda a los archivos importantes y garantizar el uso seguro de los archivos.
La primera forma de compartir archivos en el servidor consistía en colocar los archivos compartidos en un directorio del servidor y establecer permisos de acceso a estos directorios para que los ordenadores de la red pudieran acceder. De esta manera, para las computadoras en red, siempre que se establezca la relación de conexión correspondiente (asignación) a ciertos directorios en el servidor de red, las computadoras en red pueden acceder a él como si accedieran a un directorio en su propia computadora. Sin embargo, con el desarrollo de aplicaciones de redes informáticas, este método de almacenamiento e intercambio de archivos se ha ido retirando poco a poco de la aplicación. En el caso de los archivos de información de oficina, dado que este tipo de almacenamiento de archivos no puede proporcionar funciones como la recuperación de texto completo, los inconvenientes de uso se vuelven cada vez más importantes. Sin embargo, todavía hay algunos programas de bases de datos de gama baja que deben ejecutarse de esta manera, y algunos programas para compartir aún se pueden usar de esta manera, por lo que el intercambio de archivos sigue siendo una parte importante de las aplicaciones de redes informáticas.
El intercambio de archivos es el método de aplicación más básico en aplicaciones de red. Siempre que exista una red informática, se puede compartir archivos. Los sistemas operativos de red actuales, como MS Windows 2000 Server, Novell Netware, varios UNIX, etc., admiten el uso compartido de archivos basado en servidor.
Compartir archivos hace que la reutilización de archivos sea muy conveniente. A menudo producimos muchos documentos de Office haciendo referencia al formato y contenido de documentos similares en el pasado, y solo cambiamos algunos contenidos para formar documentos nuevos. Si no utilizamos un archivo de computadora, necesitaríamos realizar cambios en el documento original y luego volver a transcribirlo. Una vez que cometas un pequeño error al copiar, tendrás que volver a copiar. La edición de archivos de computadora es muy simple. Puede insertar o eliminar texto directamente en la ubicación que necesita modificarse, y la computadora puede componer automáticamente para formar un hermoso archivo nuevo. El intercambio de archivos mejora enormemente el valor de reutilización de archivos antiguos. Si funciona junto con la recuperación de texto completo, la eficiencia de la oficina mejorará enormemente gracias a la existencia de la red.
2. Ventajas de la impresión
En la época anterior a las redes informáticas, casi todos los ordenadores estaban equipados con una impresora; de lo contrario, los documentos generados en la oficina no se podían imprimir. A la mayoría de las personas les resulta engorroso almacenar archivos en un disquete y luego usar una impresora configurada con otra computadora para imprimir. Por lo tanto, casi todas las personas con computadoras intentan comprar una impresora para facilitar su propia impresión.
Cada ordenador está equipado con una impresora, lo que sin duda aumentará mucho la inversión en aplicaciones informáticas. Una impresora es un dispositivo de bajo uso. En comparación con una computadora de oficina, el tiempo de trabajo de la impresora es extremadamente limitado. Por lo tanto, aprovechar al máximo los recursos de la impresora y reducir la cantidad de impresoras compradas es una forma de mejorar la efectividad de la inversión.
La realización de la impresión más exclusiva significa que cada oficina o incluso cada piso de oficinas solo necesita configurar una o varias impresoras para satisfacer las necesidades de impresión de todo el entorno de oficina. Una docena o más de computadoras usan una impresora al mismo tiempo, lo cual es muy fácil de lograr en un entorno de red. La inversión de una docena de computadoras equipadas con impresoras es suficiente para comprar una impresora láser rápida más el costo del equipo de red. El retorno de la inversión en equipos de red no es solo la impresión en red, por lo que es una inversión muy rentable.
Los privilegios de impresión no aumentan las dificultades operativas para los usuarios de computadoras. Una vez completada la configuración, el método es exactamente el mismo que usar la impresora local.
3. Fax por Internet
El fax también es un método utilizado habitualmente en aplicaciones habituales de oficina. El enfoque habitual es configurar una máquina de fax en una determinada gama de áreas de la oficina para que todo el personal la utilice simultáneamente. Cuando se recibe un fax externo, alguien debe notificar al destinatario.
En las oficinas actuales, hay relativamente pocos documentos de fax escritos a mano. La mayoría de los métodos consisten en editar un documento de fax en la computadora, luego imprimirlo y luego llevar el documento impreso a la máquina de fax para enviarlo por fax. Si necesita enviar faxes en lotes, es decir, un fax con el mismo contenido se envía a diferentes máquinas de fax, la persona que envía el fax debe permanecer frente a la máquina de fax y enviar continuamente. Obviamente, este es un problema difícil con un nivel relativamente alto. intensidad de trabajo.
La computadora envía un fax, lo que nos permite prescindir del paso de impresión y enviar directamente el documento de fax editado a la máquina de fax de la otra parte a través del módem, o al sistema de recepción de fax de la otra parte. computadora. Desde esta perspectiva, al menos podemos ahorrar el consumo de papel de impresión e impresoras, por lo que ya tiene cierto valor de aplicación.
El fax por Internet consiste en configurar un dispositivo servidor de fax en la red, que puede ser utilizado por todos los ordenadores conectados en red. Cuando es necesario enviar un fax, cualquier computadora en red (que también puede controlar a los usuarios designados para enviar faxes) enviará por fax el documento de fax editado directamente a través del servidor de fax. Cuando hay muchas personas que necesitan enviar un fax al mismo tiempo, el servidor de fax puede ponerlas en cola automáticamente en orden, y el usuario que envía el fax no necesita preocuparse por esto, ni necesita hacer fila frente a la máquina de fax. El envío masivo es más conveniente y muchos sistemas de servidores de fax admiten la multidifusión. Además, para reducir el coste de las llamadas de larga distancia, también puede definir el envío de faxes por lotes durante períodos a mitad de precio para reducir los gastos de oficina.
Enviar faxes por computadora y faxes por Internet no es problemático de usar y no requiere demasiada capacitación. Es como usar una impresora. Imprima el documento en el puerto de fax, complete el número de teléfono y complete el formulario. envío de fax.
La recepción de faxes por Internet también se realiza de forma automática. Los faxes entrantes son recibidos directamente por el servidor de fax, almacenados en el servidor y distribuidos a través de la red por una persona dedicada o un administrador de recepción según el encabezado del fax. El uso del fax por Internet para recibir faxes puede reducir el uso de papel de fax. Más importante aún, los faxes importantes no podrán recibirse porque la máquina de fax se haya quedado sin papel. Esto es más importante que ahorrar costos de papel.
Por supuesto, también existen algunos problemas con el uso del fax por ordenador y del fax por Internet en el país. El principal problema es que las máquinas de fax de algunas unidades domésticas no están automáticamente en servicio. Los teléfonos de fax de algunas unidades pequeñas también sirven como teléfonos normales, lo que requiere intervención manual. También hay casos en que las máquinas de fax están ubicadas en números de extensión internos. En este momento, tanto el fax por Internet como el fax por computadora dejarán de ser válidos. Con el desarrollo de la economía nacional, esta situación mejorará gradualmente. Pero por ahora, el uso del fax por Internet todavía requiere una máquina de fax común para manejar estos dispositivos de fax no automáticos.
Otro problema con el uso de fax por computadora o fax por Internet es el problema de la escritura a mano y la transmisión del original, pero este problema se puede resolver usando un escáner de imágenes para escanear la escritura a mano y el original y luego enviarlo a través del fax por Internet. En la actualidad, el precio de un escáner de imágenes popular es de sólo más de 1.000 yuanes, mucho más barato que una máquina de fax.
Asimismo, también se pueden utilizar máquinas de fax comunes para enviar dichos faxes.
4. Correo electrónico
El correo electrónico es la aplicación más importante de Internet. Debido a la existencia del correo electrónico, los métodos de comunicación global han experimentado cambios revolucionarios. El envío de información ya no requiere largas esperas ni altas tarifas postales. Enviar información al otro lado del mundo es solo cuestión de segundos. Cabe decir que el correo electrónico ha cambiado la forma de comunicar la información. El correo electrónico es la aplicación de red más importante de Internet. El correo electrónico es una de las aplicaciones más extendidas e importantes de las redes informáticas y también es una instalación básica en los sistemas de ofimática.
El correo electrónico (E-mail) es un método de comunicación moderno que las personas utilizan las computadoras para recopilar, almacenar y transmitir información. Todo tipo de información, como documentos oficiales, cartas personales y diversos documentos informáticos, se puede transmitir rápida y fácilmente al destinatario por correo electrónico.
En la actualidad, las computadoras se han utilizado básicamente en las oficinas de varias unidades. Incluso en lugares con bajos niveles de aplicación informática, una unidad contará con al menos una computadora para el procesamiento de archivos importantes. Por lo tanto, los documentos digitales almacenados en computadoras están reemplazando gradualmente a los documentos en papel.
El uso generalizado de las computadoras ha hecho que los documentos en papel sean menos importantes, excepto los documentos que requieren la firma de los líderes, casi todos los demás documentos se pueden guardar en forma de archivos digitales. El uso de archivos digitales no sólo es muy conveniente en términos de consulta, recuperación y reutilización, sino que también mejora enormemente la eficiencia del trabajo. También proporciona requisitos previos para la transmisión por correo electrónico.
La mayoría de personas pueden pensar que el correo electrónico se utiliza principalmente para enviar archivos a largas distancias a través de Internet y tiene poco valor para uso interno dentro de la organización, pero no es así. Sabemos que no es necesario firmar y enviar muchos documentos. A menudo, en el proceso de formación de un documento de oficina, es necesario enviarlo al líder para su revisión varias veces y a otros departamentos relevantes para su revisión. otros departamentos regresarán después de expresar sus opiniones y luego lo devolverán después de modificarlo y enviarlo nuevamente hasta que finalmente esté satisfecho y se convierta en un documento oficial. En este proceso no hay problema de firma y sello por lo que el documento original se escribe en el ordenador, y el proceso de envío y revisión se puede realizar a través del correo electrónico interno sin necesidad de gastar papel por impresión. y no es necesario viajar a varios departamentos relevantes, solo cuando el documento entre en vigor oficialmente es necesario imprimirlo, firmarlo y sellarlo una vez, para que no se desperdicie ni una sola hoja de papel en todo el proceso. Para discusiones, opiniones, sugerencias, etc. en el trabajo colaborativo, al no haber problema de firma o sello, puedes confiar enteramente en el sistema de correo electrónico. La formación del manuscrito final y la adopción de opiniones se pueden realizar mediante la revisión del correo electrónico guardado, copiando y pegando.
Los sistemas de correo electrónico internos generalmente incluyen las siguientes capas de características de seguridad:
(1) Verificación de identidad estricta: nadie puede enviar correos electrónicos con identidades falsas, ni permite que nadie se haga pasar por otros. y robar el correo de otras personas.
(2) Medidas de cifrado confiables: para evitar que la información del correo electrónico sea interceptada ilegalmente durante la transmisión, la información del correo electrónico debe cifrarse y codificarse en el remitente y decodificarse en consecuencia en el receptor.
(3) No repudio de envío y recepción de correos electrónicos: Incluso si ni el remitente ni el receptor pueden modificar el contenido de los correos electrónicos enviados y recibidos y los registros de envío y recepción (hora de envío y recepción y fecha del remitente y receptor), tampoco pueden negar la información correspondiente.
Debido a las características de seguridad mencionadas anteriormente, cuando las redes informáticas se utilizan por completo, algunos documentos corporativos internos que solían requerir firmas y sellos pueden abandonar por completo el proceso de firmas y sellos. La persona que recibe el documento puede confirmar la validez del documento siempre que vea la información del remitente del correo electrónico. El correo electrónico solo se puede utilizar después de iniciar sesión con su propia contraseña. El personal en puestos clave debe prestar atención a cerrar el sistema de correo electrónico después de salir de la oficina, lo que puede evitar eficazmente que otros falsifiquen información. Además, los buenos sistemas de correo electrónico internos cuentan con medidas de firma digital, que también pueden prevenir eficazmente identidades de correo electrónico falsificadas.
Debido a los inicios de las aplicaciones informáticas, es posible que muchas personas no confíen lo suficiente en los textos electrónicos. De hecho, los archivos electrónicos son muy fiables cuando se realizan copias de seguridad.
Muchas grandes empresas extranjeras, incluida CISCO, la empresa con mayor valor de mercado del mundo, manejan sus documentos de oficina, avisos, avisos, documentos de aprobación, etc. completamente a través del sistema de correo electrónico, por lo que las empresas nacionales también deberían poder confiar plenamente en el sistema de correo electrónico.
Los correos electrónicos no sólo son capaces de transmitir mensajes de texto, sino que también pueden transmitirse archivos generados por ordenador, incluidos archivos gráficos, fotografías de imágenes digitales escaneadas o capturadas con una cámara digital, dibujos electrónicos de diseño CAD, etc. transmitirse a través de la red. El acceso instantáneo, complementado con contacto telefónico interno y discusión, permite el trabajo colaborativo.
Otra ventaja del correo electrónico es la posibilidad de utilizar Internet global para enviar archivos, contactar clientes y promover negocios. Las actividades de comercio electrónico se pueden realizar combinando el correo electrónico con los sitios web corporativos en Internet. Promocione la empresa a través de su sitio web y recopile opiniones, sugerencias, información de cooperación e información de pedidos a través de correos electrónicos, lo que es aún más poderoso para el trabajo comercial de la empresa.
Un sistema de correo electrónico basado en una red de área local no sólo facilita la entrega de correos electrónicos dentro de la organización, sino que también facilita las conexiones con el exterior a través de Internet y otras redes de área amplia. Dichos sistemas generalmente proporcionan autenticación estricta y. Tener buena seguridad. Por tanto, es un sistema muy utilizado en sistemas ofimáticos nacionales y extranjeros.
Actualmente en China las aplicaciones de ofimática, construcción y correo electrónico se han desarrollado rápidamente. Más de la mitad de los ministerios y comisiones centrales han establecido redes de automatización de oficinas y adoptado sistemas de correo electrónico. Realizar entrega rápida de diversos documentos oficiales. Las organizaciones de nivel superior a menudo lo utilizan para enviar documentos oficiales, resúmenes informativos y avisos comerciales a sus subordinados, mientras que las organizaciones de nivel inferior lo utilizan a menudo para enviar informes estadísticos y solicitar informes a sus superiores. Esto también demuestra plenamente que el sistema de correo electrónico es suficientemente seguro y debería utilizarse ampliamente en las empresas.
5. Acceso remoto
El acceso remoto es una persona que sólo se conecta a la red interna de la empresa, no a través de las líneas de red de la oficina de la empresa, sino a través de líneas telefónicas y equipos necesarios ( Módem) Conéctate a tu intranet desde cualquier lugar.
El acceso remoto generalmente está configurado para viajeros de negocios y pequeñas oficinas en otros lugares. Aunque estas personas no se encuentran en la ubicación de la empresa, a través del acceso remoto aún pueden contactar a la empresa, acceder a los datos de la empresa, obtener los archivos de la empresa y recibir sus propios correos electrónicos, por lo que la conexión con la empresa aún existe. El acceso remoto permite al personal de la empresa sentir como si la empresa estuviera a su alrededor, sin importar dónde se encuentren, con una sola línea telefónica.
Cuando una persona está en viaje de negocios y encuentra un problema, puede conectarse a la red corporativa mediante acceso remoto y obtener la información corporativa más reciente. Incluso si encuentra problemas importantes durante el viaje de negocios, aún puede transmitir el problema y los parámetros y datos relevantes a la empresa a través del acceso remoto. Una vez que la empresa organiza el poder para resolver rápidamente el problema, los resultados se envían de vuelta al viajero de negocios. , para que el viajero de negocios no tenga que viajar nuevamente. No solo ahorra tiempo, sino que también elimina la fatiga y los gastos de viaje y mejora la eficiencia del trabajo.