¿Cómo implementar el sistema de gestión de archivos de la empresa?
Sistema de Gestión de Archivos de la Empresa
Artículo 1: Con el fin de estandarizar el trabajo de administración de archivos de la empresa, asegurar la integridad y confidencialidad de los archivos, agilizar los procedimientos de trabajo, aclarar las responsabilidades laborales y prevenir la Pérdida de datos. Este sistema está especialmente formulado.
Artículo 2 Organización de la gestión de archivos y sus responsabilidades
1. El trabajo de archivos de la empresa está sujeto a una gestión de dos niveles. La gestión de primer nivel se refiere a la gestión general de la empresa. departamento de gestión; la gestión de segundo nivel se refiere al trabajo de gestión de información de archivos de varios departamentos.
2. El archivero del Departamento de Dirección General es responsable de la recopilación y gestión unificada de todos los archivos de la empresa, y los archiveros de cada departamento son responsables del uso y gestión de sus propios archivos. departamentos.
3. El personal de gestión de archivos debe implementar estrictamente las normas de gestión de archivos de la empresa, preservar y utilizar cuidadosamente los archivos y aprovechar al máximo el papel de los archivos.
4. El archivero del Departamento de Dirección General tiene la responsabilidad de supervisar y orientar la gestión de los archivos secundarios y realizar cada año una inspección y aceptación de la gestión de los archivos secundarios.
Artículo 3 Sistema de Archivo
1. Todos los documentos y materiales que reflejen el desarrollo estratégico de la empresa, las operaciones de producción, la gestión corporativa, la construcción de ingeniería y otras actividades y que tengan valor de referencia están dentro del alcance. de archivo.
2. Todos los documentos y materiales dentro del alcance del archivo son administrados de manera centralizada y uniforme por la empresa, y ninguna persona puede conservarlos sin autorización.
3. En principio, los documentos archivados deben ser originales. Si los originales se utilizan para su aprobación y no pueden ser archivados o conservados por los departamentos pertinentes, el Departamento General conservará copias.
4. Todos los documentos y cartas recibidos en las actividades comerciales de la empresa deben archivarse inmediatamente después de ser manipulados; los documentos y cartas emitidos en nombre de la empresa deben conservarse en manuscrito y en texto para referencia futura.
5. Para información financiera y tributaria involucrada en actividades comerciales, la copia original será conservada por el Departamento de Finanzas; para información de personal, la copia original será conservada por el Departamento de Recursos Humanos; , la copia original quedará en poder del Departamento de Planificación y Construcción . Los departamentos anteriores deben presentar copias de los asuntos relacionados con el exterior al Departamento de Gestión General para su registro.
6. Se deberán conservar tres copias originales de los contratos económicos firmados por la empresa, una copia quedará en poder del Departamento de Gerencia General y una copia en poder del Departamento de Finanzas y de Ejecución de Contratos (o Firma) Departamento. En circunstancias especiales, cuando exista un solo ejemplar original, el original será conservado por el Departamento General.
7. El resto de la información dentro del alcance del archivo será clasificada por el responsable y transferida a la Oficina de Archivos del Departamento de Gestión General junto con la información relevante. Los requeridos por el departamento se podrán copiar o copiar, y los que estén fuera del alcance del archivo serán conservados por cada departamento.
Artículo 4 Sistema de Custodia de Archivos
1. El departamento de gestión integral de la empresa habilitará un almacén especial para el almacenamiento de archivos. Cada departamento instalará gabinetes para almacenar archivos de acuerdo con el número de. archivos almacenados, y deberán tener condiciones de seguridad a prueba de fuego, humedad, insectos y otras condiciones de seguridad.
2. Los materiales archivados deben registrarse y compilarse directorios de archivos.
3. Los archiveros deben preparar científicamente clasificaciones y compilar catálogos basados en clasificaciones; compilar catálogos especiales según sea necesario y mejorar las herramientas de búsqueda para facilitar las búsquedas.
4. Los archivos deben clasificarse, dividirse en volúmenes y encuadernarse en volúmenes, mantenerse de manera ordenada, priorizarse y almacenarse científicamente.
5. Los archivos de inventario deben coincidir con los dibujos y los artículos, y las cuentas y los artículos deben coincidir.
6. El personal de gestión de archivos debe estar familiarizado con los materiales de archivo que gestiona, comprender las necesidades de los usuarios y dominar las reglas de utilización.
7. Determinar el plazo de conservación de los ficheros en función de la normativa aplicable y de la situación real de la empresa, y organizarlos y eliminarlos en consecuencia al final de cada año.
8. Para los archivos que se determina que serán destruidos, el archivero compilará una lista de destrucción y los destruirá después de la revisión y aprobación de los líderes de la empresa y el personal relevante. El archivero mantiene permanentemente una lista de los registros destruidos.
9. Respete estrictamente el sistema de seguridad y confidencialidad de archivos y haga un buen trabajo para prevenir la pérdida de archivos.
10. Todo el personal de la empresa deberá completar la transferencia de información antes de ser transferido de sus puestos, y luego podrá realizar los trámites de transferencia.
Artículo 5 Sistema de préstamo de archivos
1. Los archivos son secretos de la empresa y no pueden tomarse prestados ni transmitirse sin permiso. El personal de unidades externas no puede pedir prestado sin la aprobación de los líderes de la empresa.
2. El préstamo de materiales de archivo debe ser aprobado por el responsable del departamento de almacenamiento de archivos. Los expedientes deben leerse en un lugar designado en la oficina y no pueden sacarse.
Si es necesario prestar archivos, deberá ser aprobado por el responsable del departamento de almacenamiento de archivos.
3. Para tomar prestado archivos, deberá completar los trámites de registro y firma.
4. El plazo de préstamo de materiales de archivo no excederá de una semana y podrá renovarse si fuera necesario. Los documentos vencidos serán devueltos por el archivero. Si se requieren préstamos a largo plazo, deben ser aprobados por el director general adjunto a cargo.
5. Al prestar archivos, se debe colocar una tarjeta de reemplazo en la ubicación del archivo prestado, indicando el número de volumen, el tiempo de préstamo, la unidad de préstamo o el prestatario, para facilitar su referencia y recordatorio.
6. Quienes tomen prestado materiales de archivo deberán conservar adecuadamente los archivos y materiales. No podrán prestarlos ni copiarlos a voluntad, ni abrir o dañar los documentos. Al devolver los archivos, deberán asegurarse. que los archivos estén intactos, de lo contrario, la parte interesada será considerada responsable.
7. Cuando los materiales de archivo prestados se pierdan accidentalmente debido al almacenamiento, deben ser rastreados de manera oportuna y reportados al departamento competente para su rápido procesamiento.
8. No se permite el préstamo de archivos importantes y archivos confidenciales. Si deben ser prestados, deben ser aprobados por el director general adjunto a cargo. el director general.
Artículo 6 Los archivos secundarios deben transferirse cada tres años según la naturaleza de los datos y las necesidades departamentales. Deben conservarse en la medida de lo posible copias de los que deben conservarse, y los datos restantes deben entregarse. al Departamento de Dirección General para su almacenamiento unificado.