Plan de conferencia

Para garantizar que las cosas o el trabajo vayan bien, debemos formular un plan con anticipación. El plan es un plan escrito organizado en términos de propósito, requisitos, métodos, métodos, progreso, etc. ¿Sabes qué tipo de solución realmente puede ayudarnos? A continuación se muestran 7 planes de conferencias que he recopilado para usted. Son solo como referencia, espero que puedan ayudarlo. Plan de Conferencia Parte 1

1. Todo el proceso desde el desarrollo del plan de conferencia hasta la emisión del aviso

(1) Preparación del primer borrador

Una reunión grande, muy grande. El primer borrador del plan debe incluir el nombre de la reunión, el tema (contenido) de la reunión, la hora de la reunión, el lugar de la reunión, el horario de la reunión, los participantes, la división de tareas. y el liderazgo organizacional (esto es particularmente importante en reuniones grandes y extragrandes. En primer lugar, debe haber Un determinado departamento de la unidad toma la iniciativa en la organización y coordinación de los arreglos y establece los grupos de liderazgo de trabajo correspondientes, como la documentación grupo responsable de escribir manuscritos y proporcionar materiales relevantes, el grupo de asuntos de la conferencia responsable del diseño del lugar, emisión de avisos de reuniones, horarios de reuniones y otros asuntos específicos, y responsable de la reunión, el equipo de publicidad de noticias para informes y grabación de video del lugar, la conferencia. equipo de recepción y logística, etc. En segundo lugar, los departamentos pertinentes deben hacer un buen trabajo al dividir las tareas, y el departamento líder debe concretar la división de tareas, establecer límites de tiempo e instar a los departamentos pertinentes a completarlas a tiempo. Según sea necesario, solo de esta manera una reunión grande no se desorganizará debido a una mala organización y otras razones.

(2) Presupuesto de financiación

El presupuesto de financiación se refiere a hacer una estimación relativamente precisa de los fondos de la reunión utilizados antes de la reunión que no esté lejos del presupuesto real. Algunos dicen que la elaboración de presupuestos es mejor para la gestión financiera departamental o el personal de contabilidad. Pero ya sea que sea un contador financiero o un contador no financiero, debe tener un esquema más claro en mente antes de hacer un presupuesto: qué proyectos, materiales, artículos y cosas generarán fondos. No quiero decir que sea exhaustivo, pero debe considerarse de forma exhaustiva y meticulosa. Por ejemplo, dado que alguien viene a una reunión, su problema alimentario debe resolverse y los gastos de alojamiento y comida se cubrirán en consecuencia. Además, el lugar de celebración de la reunión deberá alquilarse temporalmente y se incurrirá en gastos de alquiler del lugar. Por otro ejemplo, si necesita distribuir algunos materiales de la reunión, papel, bolígrafos, etc. a los participantes durante una reunión, incurrirá en tarifas de materiales y suministros. Además, si se organizan conferencias teóricas y académicas muy específicas y de amplio alcance e invitan a expertos de lejos a dar conferencias, los honorarios de enseñanza de los expertos y los gastos incurridos durante el viaje de ida y vuelta también deben incluirse en el presupuesto. categoría.

Así que si haces un presupuesto basado en los factores anteriores, incluirá:

① Gastos de alojamiento y comida: gastos de alojamiento y comida por persona por día (o por persona por comida). ) × número total de días de la reunión (Número total de comidas) × número total de personas

② Tarifa de alquiler del lugar: depende de cómo cobra el arrendatario del lugar. Si la otra parte lo calcula en días, multiplíquelo por el total de días de reuniones; si lo calcula en tiempos, multiplíquelo por el total de reuniones.

③ Honorarios de impresión y distribución de materiales de la conferencia (incluido papel, bolígrafo y otros suministros de oficina)

④ Honorarios de enseñanza de expertos (costo por persona × número de personas), viajes de ida y vuelta gastos (por persona Costo × número de personas)

⑤ Otros gastos en los que se puede incurrir

(3) Aprobación del liderazgo

La aprobación del liderazgo es necesaria e importante enlace. Después de preparar el primer borrador del plan de la reunión y presupuestar los fondos antes de la reunión, preséntelo a los líderes superiores correspondientes para su revisión y aprobación en forma de solicitud de instrucciones. Si algún contenido se modifica significativamente después de la revisión del líder (no solo modificaciones simples de texto y palabras, sino también cambios importantes de contenido como división de tareas, cambios en los temas de las reuniones y montos presupuestarios, etc.), los cambios deben realizarse de acuerdo con al Una vez revisada la intención del líder, el informe se presentará al líder. Si sólo se realizan cambios menores en el texto, se harán caso por caso. Sólo después de la aprobación y firma de todos los líderes se podrá dar el siguiente paso.

(4) División y distribución de tareas

Después de la modificación y aprobación por parte de los líderes superiores, las instrucciones de liderazgo y la división de tareas se pueden enviar a los departamentos relevantes juntos.

(5) Emisión de notificaciones

Emisión de notificaciones, el objetivo aquí son principalmente las unidades subordinadas del organizador de la conferencia, si es necesario, invite a las unidades paralelas externas del organizador de la conferencia a participar; La reunión los invitará a asistir enviando cartas de invitación.

2. Aviso de reunión

(1) El objeto está dentro de la unidad

Incluyendo el nombre de la reunión, el tema de la reunión (contenido), la reunión hora, lugar de la reunión, horario de la reunión, participantes (notas), etc.

(2) El objeto es la unidad de nivel inferior

También cubre el nombre de la reunión, el tema de la reunión (contenido), la hora de la reunión, el lugar de la reunión, el horario de la reunión y los participantes ( nota importa) y muchos otros contenidos.

(3) Carta de invitación a la reunión (para unidades paralelas distintas a esta unidad)

Invite a unidades paralelas distintas a esta unidad a participar en la reunión enviando una carta de invitación.

3. Plantillas

(1) Para la plantilla de aviso de reunión, consulte "Consejos de Office 6"

(2) Se omite la plantilla de aviso de reunión

La convocatoria de la reunión es muy simple. Primero, el prefacio contiene el propósito, por qué se lleva a cabo la reunión y por qué es necesaria (para XX, con base en XX, se decidió convocar la reunión XX. La los asuntos relevantes ahora se notifican de la siguiente manera :)

La siguiente es la primera parte: hora de la reunión

×××

La siguiente es la segunda parte: lugar de la reunión

×××

Luego viene la tercera parte: el contenido de la reunión (también llamado agenda de la reunión)

Nota: Si es una reunión con un formato único y sencillo contenido, no es necesario agregar esta parte al aviso de reunión específico.

A continuación viene la cuarta parte: Participantes

Por último, la quinta parte: Notas

Nota: Las notas tienen como objetivo transmitir "Además de lo anterior, Hay algunos asuntos especiales que requieren atención adicional." Suele figurar como contenido indispensable en la última parte de la convocatoria.

(3) Plantilla de carta de invitación a una reunión

Ejemplo:

(×× unidad)

Para que XX funcione bien/ para Para implementar el espíritu de ××/…, después de investigar/con el consentimiento de los líderes del periódico, se decidió realizar la reunión ×× Invitamos sinceramente a su unidad a asistir/invitamos especialmente a un camarada responsable de su unidad. para asistir a la reunión.

1. Hora de la reunión

×××

2. Lugar de la reunión

×××

3 , Contenido de la reunión (agenda de la reunión)

×××

IV. Cosas a tener en cuenta

×××

Cinco. nota antes de la reunión Trabajo de preparación

En los días previos a la reunión, cada departamento de división de tareas completa sus respectivas tareas. Recopilar la lista de participantes, organizar el lugar, preparar los discursos y materiales relacionados de los líderes en la reunión, establecer contacto con las unidades pertinentes y garantizar que los participantes proporcionen comida, alojamiento, alojamiento, etc., para garantizar la protección médica y de seguridad de los participantes; conferencia Esperando trabajo. Plan de reunión 2

1. Disposición de actividades:

(1) Simposio

Contenido del simposio: 1. ¿Cuáles son las nuevas exploraciones e innovaciones en la fiesta comunitaria? ¿Cuáles son los avances, qué medidas se han tomado, qué resultados y experiencias se han logrado, cuáles son los principales problemas y causas, y cómo deberían solucionarse? 2. ¿Cómo deberían los trabajadores de tiempo completo de los partidos comunitarios hacer un buen trabajo en la construcción de partidos comunitarios, qué problemas existen actualmente y qué sugerencias y opiniones hay?

Requisitos: Cada calle selecciona un representante de los trabajadores del partido comunitario y un representante del coordinador del partido para hablar. Cada persona hablará durante unos 3 minutos.

Hora de debate: 15:30-16:30

(2) Actividades culturales y deportivas

Ítems de actividad: Competición de voleibol aéreo

> Reglas: Tomando la calle como una unidad, hay 6 equipos. Se dividen en cuatro grupos mediante sorteo para competir al mejor de tres juegos, cada juego es de 21 puntos. Cada grupo se sortea para determinarlo en una competencia de todos contra todos. los tres primeros. (Bailu Street y el Departamento de Organización formaron conjuntamente un equipo, Shipiping Town, Shatang Town y Changtang Town formaron conjuntamente un equipo)

Hora de actividad: 16:30-18:00

2. Personal de construcción de partidos comunitarios y de calle que participó en las actividades: (Consulte la lista adjunta para ver la lista de 73 personas)

1. ***Se reclutaron 35 nuevos miembros del personal del partido en 20xx.

2. Hay 28 asistentes de construcción de partidos callejeros y coordinadores de asuntos del partido***.

3. ***10 líderes a cargo de la construcción de partidos comunitarios.

3. Hora del evento de condolencia: 3:30 p. m. del 17 de enero de 2xxx

4. Lugar del evento de condolencia: Junwu Forest Park

5. Transporte: prepárese su propio transporte.

6. Presupuesto de gastos: Compra de condolencias, premios, agua y frutas, aproximadamente RMB

7. División de actividades (tabla adjunta) Plan de conferencias 3

1. Preparación antes de la reunión

1. Determinar el propósito de la reunión: mejorar el trabajo organizacional y promover el desarrollo organizacional.

2. Preparar proyectos relacionados con el propósito de la reunión, ordenar los proyectos según su importancia, agrupar los proyectos relacionados en un grupo y limitar el tiempo para cada proyecto:

(1 ) El presidente, el secretario general y los representantes del consejo pronuncian discursos, resumen el trabajo del año y presentan requisitos y expectativas para el trabajo futuro.

(2) Los ministros de cada departamento informan y resumen el estado del trabajo; y resultados del año, y anunciar el trabajo del Plan del próximo año;

(3) Anunciar los resultados de la evaluación anual y elogiar

(4) "Tres minutos de charla": Los miembros de la organización expresan sus opiniones y hablan libremente, requiriendo que todos los miembros hablen (el contenido puede ser pensamientos, opiniones, sugerencias, etc.).

3. Recopile toda la información relacionada con los proyectos de la conferencia, incluidos los datos de actividad de este año, resúmenes anuales de varios departamentos, resultados de la evaluación del desempeño, etc. La oficina es responsable de recopilar y organizar.

4. Todos los empleados de la organización están obligados a asistir puntualmente.

5. La oficina emite avisos de reunión antes de la reunión, formula un manual de reunión y el departamento de logística organiza y limpia el lugar.

6. Antes de la reunión formal, verifique si hay alguna información nueva. Si es así, dígaselo a todos brevemente.

2. Durante la reunión

1. Nombre de la reunión: Original Color Life - Asociación de Estudiantes Conservadores de la Naturaleza de la Universidad de Shijiazhuang** Reunión resumida anual

2. Propósito de la reunión: Para realizar mejor el trabajo, () resumir la experiencia de este año, mejorar los métodos de trabajo y mejorar la eficiencia del trabajo; ampliar la comunicación y los intercambios para mejorar los sentimientos entre los empleados y promover el desarrollo general de la organización; .

3. Hora de la reunión: 14 de enero de **

Lugar de la reunión: Sala de conferencias

4. Verificar y registrar a los participantes.

Participantes: presidente, secretario general, miembros de la junta directiva, jefes de departamento y directivos.

5. Organizar el tiempo de forma razonable.

6. Proceso de la reunión:

(1) El anfitrión anuncia el inicio de la conferencia (9:00-9:05); Para este año, la situación laboral y la dirección y requisitos del desarrollo laboral futuro se abordarán en la conferencia (9:05-9:25):

Discurso del Presidente

Discurso del Secretario General;

　Discurso del representante del Consejo;

(3) Los ministros de cada departamento informan y resumen el estado de trabajo y los resultados de este año, y anuncian el plan de trabajo para el próximo. año (9:25-9:40);

(4) Anunciar los resultados de la evaluación anual y dar elogios (9:40-10:00); durante tres minutos. Cada miembro de la organización tiene unos tres minutos para expresar sus opiniones y hablar libremente. Todos los miembros están obligados a hablar (el contenido puede ser pensamientos, opiniones, sugerencias, etc.) (10:00-10:50

(6) Finaliza la conferencia (10:50-11:00).

3. Trabajo posterior a la reunión

(1) Departamento de organización de la conferencia: oficina, departamento de logística

De qué es responsable la oficina:

1. Conserve las actas de las reuniones, que deben ser precisas y completas, incluida la hora, la ubicación, la asistencia, el contenido de la reunión y el nombre del orador, etc.

2. Conserve los materiales de las reuniones, los discursos de liderazgo, los discursos de los representantes, y resúmenes de informes de trabajo Resumir y resumir los discursos de los empleados

3. Aprobación de los fondos de la reunión;

De qué es responsable el Departamento de Logística:

1. Empacar mesas y sillas

2. Organizar salidas y organizar a los miembros para viajar a Xibaipo, y los gastos de viaje correrán a cargo de la organización Responsable

3. Organizar razonablemente los gastos de reunión.

(2) Presupuesto de la conferencia: a Xibaipo, la tarifa es de 20 yuanes, ***17 personas, total 340 yuanes. Plan de la conferencia, parte 4

(1) Formular el plan de trabajo de la reunión.

De forma general, debe incluir los siguientes contenidos: actas y briefings de reuniones, presupuesto de la reunión, disposiciones de alojamiento, seguridad y confidencialidad, etc.

(2) Seleccionar y organizar temas.

Los temas tratados en la reunión y los objetos de la toma de decisiones constituyen el orden del día. Los temas de las reuniones grandes y medianas los determinan los órganos dirigentes de la reunión y los camaradas dirigentes. Algunos temas para las reuniones diarias son propuestos por los camaradas dirigentes a cargo de un determinado trabajo, y otros son preparados por agencias subordinadas o de acuerdo con las instrucciones de los camaradas dirigentes. Los temas recopilados luego se examinan, revisan, discuten, enriquecen y presentan. Líderes relevantes para su revisión. Luego, haga arreglos generales por semana, mes o trimestre.

Al organizar los temas de las reuniones, se debe prestar atención a las siguientes cuestiones: En primer lugar, las cuestiones que pueden resolverse en reuniones de nivel inferior o que los camaradas líderes individuales pueden aprobar y resolver generalmente no deben organizarse para discusión en reuniones de alto nivel; en segundo lugar, reuniones entre el partido y el gobierno. Los temas discutidos deben ser diferentes. En tercer lugar, los temas presentados para discusión en la reunión generalmente deben tener materiales escritos breves y, después de ser revisados ​​y aprobados por los camaradas principales; días antes de la reunión, deben enviarse a los camaradas relevantes para que los lean y preparen opiniones; cuarto, deben proponerse temporalmente Los temas generales no deben organizarse apresuradamente para garantizar la calidad de la reunión; quinto, una reunión no debe organizar demasiadas o; muy pocos temas. Es necesario estimar el tiempo aproximado requerido para cada tema y asignarlo de manera razonable. Generalmente, es apropiado organizar un tema principal y uno o dos temas pequeños, en la medida de lo posible, de la misma naturaleza. deben presentarse a una reunión para su discusión; en séptimo lugar, se deben preparar algunos temas de respaldo para que puedan discutirse en la reunión si la reunión transcurre sin problemas y hay suficiente tiempo.

(3) Formular la agenda, el cronograma y los procedimientos de las reuniones.

El orden del día es un ordenamiento general de los documentos a aprobar y los asuntos a resolver en la reunión. Simplemente escríbalo punto por punto en palabras concisas. La agenda es un arreglo específico para una reunión dentro de un horario normal. Generalmente se presenta en forma de texto breve o de una tabla. Si hay alguna explicación, basta con enumerar las actividades de la mañana, la tarde y la noche. por favor adjúntelo a la mesa. Los procedimientos son los pasos de trabajo dispuestos en una secuencia de tiempo o secuencia para una reunión. Los procedimientos pueden ser complejos o simples, toscos o detallados. La agenda y el cronograma deben enviarse a los participantes con anticipación. Algunos congresos también deben enviarlos al presidium del congreso para su aprobación antes de que entren en vigor. Los procedimientos son sólo de referencia cuando los camaradas dirigentes presiden las reuniones y no se distribuyen a otros camaradas.

(4) Preparar documentos e informes de reuniones.

Los documentos e informes para las reuniones de trabajo diarias deben ser redactados y preparados principalmente por varios departamentos funcionales. El departamento de secretaría de la conferencia debe notificar a los departamentos pertinentes que presenten los documentos de la reunión antes de la reunión, realizar una revisión preliminar del contenido y la calidad de los documentos y asesorar a los camaradas dirigentes sobre si los documentos presentados pueden presentarse para su discusión en la reunión.

(5) Proponer una lista de participantes.

Nominar participantes es una tarea importante y altamente política, y se deben seguir los siguientes principios: Primero, ser minucioso y completo. Para las reuniones de trabajo diarias, se debe invitar a asistir a los líderes de departamentos estrechamente relacionados con los temas discutidos en la reunión; para las reuniones ad hoc, si son de naturaleza para solicitar opiniones, se debe invitar a participar a los principales líderes y representantes de las partes relevantes; si son de carácter profesional, se invitará a todos los actores relevantes a que presidan la reunión, y si se trata de una conmemoración o celebración, participarán destacados camaradas, expertos y trabajadores con experiencia práctica en este campo; Se debe invitar a unirse a camaradas relacionados con la conmemoración o celebración, así como a personas de diversos partidos democráticos y representantes de todos los ámbitos de la vida. En segundo lugar, la indulgencia y la severidad son apropiadas y precisas. Desde la perspectiva de facilitar el trabajo y mantener la confidencialidad, la nominación debe ser razonable y no indulgente ni estricta, y no se debe hacer ninguna mención pero no se debe hacer ninguna mención. En tercer lugar, nadie que asista o asista a la reunión traerá dos “miembros” (asistentes). Cuarto, la lista de participantes propuesta por el personal de la secretaría de la conferencia debe presentarse a los camaradas dirigentes para su revisión antes de que pueda finalizarse.

(6) Disposición y agrupación.

Para múltiples reuniones grandes y medianas, una vez determinada la lista de participantes, los participantes deben agruparse, es decir, todos los participantes deben dividirse en varios grupos de acuerdo con ciertas reglas para facilitar la discusión de los temas. . Los métodos básicos de agrupación son: agrupación por región; agrupación por sistema o industria; agrupación enteramente por número de personas.

Al organizar grupos, preste atención al número y tamaño apropiados de los grupos. La organización debe ser integral y reflexiva, y los camaradas dirigentes del órgano convocante deben distribuirse en varios grupos tanto como sea posible.

(7) Seleccionar y concertar el lugar.

1. Selecciona el lugar. La selección del lugar debe considerarse de manera integral en función del número de personas que asistirán a la reunión y del contenido de la misma. Si las condiciones lo permiten, se deben considerar principalmente los siguientes factores: Primero, el lugar debe ser de tamaño moderado, con un promedio de 2 a 3 metros cuadrados por persona. Si es demasiado grande, se verá flojo; si es demasiado pequeño, se verá abarrotado. En segundo lugar, la ubicación del lugar es moderada. En tercer lugar, el recinto dispone de completas instalaciones auxiliares, incluyendo iluminación, comunicaciones, saneamiento, servicios, telefonía, amplificación, grabación, etc.

2. Organizar el lugar. Diferentes reuniones requieren diferentes arreglos. Se requiere que el lugar del congreso del partido sea simple y generoso, que el lugar del Congreso del Pueblo sea solemne y solemne, que el lugar de la reunión de celebración sea festivo y cálido, que se requiera el lugar del servicio conmemorativo Para ser solemne y solemne, el lugar del simposio debe ser armonioso, el lugar de la reunión conmemorativa debe ser solemne y elegante y el lugar de la reunión de trabajo diaria debe ser simple y práctico. Aquí hablamos principalmente del formato del lugar y de la disposición de los asientos.

Formato del lugar. La distribución de los lugares para las reuniones de trabajo diarias es en su mayoría redonda, ovalada, rectangular, cuadrada, recta, en forma de T y en forma de herradura, lo que refleja la atmósfera de democracia y unidad, los lugares para simposios y seminarios están dispuestos en semicírculo. las salas de conferencias de tamaño mediano están dispuestas en forma cuadrada, en forma de M y en forma de abanico, lo que hace que las personas se sientan relajadas y amigables, dando a las personas una sensación de formalidad y seriedad; Es mejor organizar los lugares para fiestas de té a gran escala y reuniones de grupos en forma de punta de estrella o de luna en forma de estrella. Las reuniones de gran escala se celebran generalmente en auditorios y tienen un formato fijo.

La disposición de asientos se refiere a la disposición de los asientos para los participantes de acuerdo con ciertas reglas y principios relativamente científicos.

Varias reglas para la disposición de los asientos:

1. Siempre que se vaya a anunciar oficialmente la lista, los asientos deben ordenarse en el orden de la lista.

2. Ordenar los escaños según el número de votos obtenidos en la elección. Si el número de votos fuera igual, los escaños se ordenarán por orden de los trazos del apellido.

3. Organiza los nombres en orden de las letras chinas Pinyin del apellido.

4. Ordena los asientos según los trazos del apellido.

Varios métodos de disposición de los asientos:

1. Disposición horizontal. Es decir, los asientos se ordenan de izquierda a derecha según la lista publicada o por orden de los trazos del apellido, siendo los miembros formales (representantes) asistentes a la reunión en primer lugar, y los miembros suplentes (representantes) en primer lugar. la espalda.

2. Método de disposición vertical. Es decir, los asientos se disponen en línea recta de adelante hacia atrás según el orden establecido de los integrantes de cada delegación o las trazos de sus apellidos, con los representantes oficiales al frente y los suplentes atrás. El orden de cada delegación se dispone de izquierda a derecha según el orden inherente, o con base en el asiento central del recinto, escalonado hacia ambos lados.

3. Método de disposición izquierda y derecha. Es decir, según la lista publicada o por orden de los trazos del apellido, con el centro del recinto o podio como punto base, los asientos se disponen escalonados hacia los lados izquierdo y derecho. Tradicionalmente en China, la izquierda es la de arriba y la primera persona de la fila se sienta en el centro. Tomando este como punto base, el resto se ordena con el lado izquierdo del central como primer orden, uno a la izquierda y otro a la derecha.

(8) Confeccionar y expedir actas de reuniones.

Las actas de reunión son pruebas que acreditan la identidad, derechos y obligaciones de las personas directamente relacionadas con la reunión. Los certificados de conferencia se pueden dividir en dos categorías: uno es el certificado de conferencia formal, que incluye certificados de representante, certificados de asistencia, certificados de asistencia, certificados de inicio de sesión, certificados de asistencia, certificados de invitado, certificados de admisión, invitaciones, etc.; el otro son certificados de trabajo; , incluidos certificados de trabajo, carné de prensa, pase, pase de coche, etc. Las columnas de contenido de varios certificados generalmente incluyen el nombre de la conferencia, la unidad de usuario, el nombre, el sexo, el puesto, la fecha de emisión del certificado, el número de certificado, etc. A algunos documentos importantes también se les debe colocar una fotografía de medio cuerpo con la cabeza descubierta, de una pulgada, y se les debe estampar un sello de acero para evitar falsificaciones.

(9) Publicar convocatoria de reunión.

Una vez que se hayan completado básicamente todos los preparativos para la reunión, el aviso de la reunión debe enviarse lo antes posible para que los participantes puedan prepararse con anticipación. Generalmente existen dos tipos de notificaciones: notificación escrita y notificación oral. La notificación escrita debe ser solemne y seria, y tener buena recordabilidad. Para reuniones con un gran número de participantes o que sean relativamente solemnes, es aconsejable emitir notificaciones escritas. Para las notificaciones verbales, especialmente las telefónicas, se debe redactar un borrador de la notificación telefónica para que la notificación sea concisa, concisa y completa. Una vez enviados los avisos de reuniones importantes, se deben verificar e implementar de manera oportuna.

(10) Formular instrucciones de reunión.

El contenido de las instrucciones de la reunión incluye principalmente el cumplimiento de las reglas de confidencialidad, el sistema de licencias, el sistema de recepción de invitados, los requisitos de seguridad, el tiempo de trabajo y descanso y otros asuntos que requieren atención.

(11) Responsable del registro de reuniones.

El registro de la conferencia significa que los participantes de conferencias medianas y grandes que requieren alojamiento centralizado llegan al lugar de la reunión y notifican al departamento de secretaría de la conferencia. La inscripción es una parte importante para que el departamento de secretaría de la conferencia pueda registrar con precisión la asistencia de los participantes e implementar la organización. Se debe instar a quienes deberían informar pero no lo hacen a tiempo a que lo hagan. Una vez completado el registro, la situación debe resumirse e informarse al líder de la reunión.

(12) El establecimiento de la organización del trabajo del secretario de la conferencia y el despliegue del personal.

Para las reuniones de trabajo diarias y las reuniones pequeñas, el departamento de secretaría de reuniones permanente o el personal de secretaría de reuniones fijo a tiempo completo o parcial son generalmente responsables del trabajo de la reunión. Para reuniones más grandes e importantes, es necesario organizar un equipo de trabajo capaz y poderoso o establecer una secretaría de la conferencia, que consta de varios grupos de trabajo, como el grupo de secretaría, el grupo de documentación, el grupo de elección empresarial, el grupo de información, el grupo de publicidad y presentación de informes. , grupo de traducción y grupo de asuntos generales, grupo de seguridad, grupo de tráfico, etc. Haga una división clara del trabajo y asegúrese de que la reunión se desarrolle sin problemas. Plan de reunión 5

Ubicación: Sala de conferencias en el segundo piso del edificio de oficinas de la empresa

Asistentes: Wu Yonggang, Che Bo, Qiao Jianghao, Wang Lizhuang, Wang Shuang, Qin Wenwei

Anfitrión: Qin Wenwei

Registro: Qin Wenwei

Contenido principal:

⑴¿Cómo lidiar con los problemas locales en el sistema?

⑵ ¿Cómo garantizar una limpieza rápida al cambiar de fórmula?

⑶¿Cómo garantizar que no entre polvo en el ventilador?

⑷ Comparación de la intensidad laboral de los trabajadores después de utilizar el sistema.

⑸¿Cómo lidiar con fórmulas complejas individuales?

⑹¿Cómo realizar la alimentación líquida?

Tema: Plan de diseño preliminar para el sistema de transporte de material del proyecto PP (informado por Changzhou Zhenglong Technology Co., Ltd.)

Hora: 10 de junio, 13:30 pm

1. El director general de Changzhou Zhenglong Technology Co., Ltd. presentó la situación de la empresa y los proyectos relacionados

2. El director general de Changzhou Zhenglong Technology Co., Ltd. presentó el transporte de material del proyecto Plastic Gold PP Plan de diseño preliminar del sistema

3 Los participantes de Plastic Gold Company hicieron preguntas sobre el plan de diseño y la situación real de la empresa

4. Changzhou Zhenglong Technology Co., Ltd. resumió brevemente las cuestiones planteadas. Respuesta

Al final de la reunión, el Sr. Wu pidió a los participantes que brindaran opiniones valiosas sobre la viabilidad del plan en función de la situación real de sus respectivas posiciones, y también pidió a Zhenglong Technology que enviara sugerencias relevantes para la reunión

Regrese y responda por escrito a la pregunta. Las preguntas específicas son las siguientes:

⑺Cómo. para agregar componentes traza?

⑻¿Cómo evitar que se formen puentes durante el transporte en espiral de polvo?

⑼¿Por qué no utilizar el método de alimentación por pérdida de peso?

⑽¿Cómo lograr la homogeneización de los productos terminados?

⑾¿Cómo implementar estadísticas de producción?

⑿ ¿Cómo garantizar la estabilidad del sistema?

⒀El diseño de la plataforma considera el espacio de operación manual de emergencia.

⒁¿Cuáles son las mejores sugerencias para lidiar con la dificultad de que las máquinas mezcladoras altas generen polvo fácilmente?

Firmas de los participantes

Se enviará una copia del acta de esta reunión a Changzhou Zhenglong Technology Co., Ltd., exigiendo a la otra empresa que dé una respuesta escrita y realista a la Preguntas anteriores. El escrito resultante

La respuesta se utilizará como archivo adjunto al contrato formal en el futuro. Plan de reuniones 6

Para implementar plenamente el espíritu de las reuniones centrales y provinciales relevantes, está previsto celebrar la conferencia de trabajo 20xx en toda la ciudad ** a mediados de mes **. Se propone el siguiente plan. para la apertura y preparación de la reunión:

1. Horario de la reunión

Está previsto que se celebre en medio día entre ** y **. El tiempo específico está por determinar.

2. Lugar de reunión

**Sala de conferencias.

3. Formato de la reunión

Se realizará en forma de videoconferencia, y el lugar principal será el ** salón de conferencias. Hay sucursales en cada condado y ciudad.

IV. Ámbito de participación

(1) ** líderes

(2) ** miembros del equipo de la unidad

( 3) El responsable principal del gobierno de cada condado y ciudad.

V. Agenda de la reunión

La reunión será presidida por **, y se planean cuatro puntos en la agenda:

(1) **resume 20xx y despliega 20xx* *Trabajo;

(2) **Resumir 20xx y desplegar el trabajo sobre estilo de partido y gobierno limpio en 20xx.

(3) **Discurso.

6. División del trabajo

(1) Organización y coordinación (** toma la iniciativa)

La oficina es responsable de la coordinación general, **, **, **, * *, **, ** y otras unidades participaron en la cooperación.

(2) Preparación del material (** toma la iniciativa)

1. ** es responsable de redactar los materiales del discurso de ** (persona a cargo: **); /p>

2 , ** es responsable de redactar ** los materiales de discurso (persona a cargo: **);

3. ** es responsable de redactar ** los materiales de discurso (persona a cargo) : **);

4 , **Responsable de redactar ** los materiales del discurso (Persona responsable: **);

5. **Responsable de** organizar el discurso (Responsable). persona: **).

(3) Organización de asuntos de la conferencia y seguridad del lugar (** toma la iniciativa)

1. Trabajo de asuntos de la conferencia: ** es responsable de los avisos de reuniones, la distribución de materiales y la mesa y colocación de tarjetas (responsable: * *); ** es responsable de conservar los datos de imágenes en el sitio y realizar trabajos de publicidad y presentación de informes bajo la dirección de ** (responsable: **).

2. **Responsable del arreglo de mesas y sillas, depuración de equipos de audio, iluminación y video en el **lugar de la conferencia (responsable:**). Plan de reunión Parte 7

1. Preparación antes de la reunión

1. Determinar si la reunión es necesaria. ¿Podrían abordarse más eficazmente de otras maneras las cuestiones que se abordarán en la reunión?

2. Determinar el propósito de la reunión. ¿Qué resultado estás tratando de lograr? ¿Qué decisiones se toman en la reunión? ¿Qué plan de acción planeas lograr?

3. Elaborar la agenda. Enumere los elementos relacionados con el propósito de la reunión. Clasifique los elementos según su importancia. Agrupe elementos relacionados. Limitar el tiempo de negociación para cada proyecto.

4. Recopilar toda la información relacionada con los temas tratados en la reunión. Si es demasiado largo o demasiado, extraiga los puntos principales.

5. Antes de la reunión, circular la agenda de la reunión y los documentos organizados entre los participantes.

6. Limitar los participantes según los temas a tratar.

7. Antes de la reunión formal, verifique si hay alguna información nueva. Si es así, dígaselo a todos brevemente.

2. Control durante la reunión.

1. Expresar el propósito de la reunión.

2. Verificar y registrar a los participantes.

3. Plantee cada tema según el orden del orden del día y luego discútalo para solicitar opiniones de los participantes relevantes.

4. Dar a todos la oportunidad de expresar sus opiniones.

5. Controlar el proceso de discusión. Si algo no tiene nada que ver con el tema o entra en detalles innecesarios, debe dirigirse al tema en sí de manera oportuna.

6. Si la discusión se vuelve complicada y surgen diferentes opiniones, debes resumir las diversas opiniones según tu propio entendimiento.

7. Cíñete al horario previsto y no te demores.

8. Resume cada proyecto después de la discusión para facilitar la toma de decisiones o llegar a una conclusión.

9. Al final de la reunión, resuma los resultados obtenidos. Si realmente es necesario seguir debatiendo, se puede posponer hasta la próxima reunión.

10. Determinar el tema y la hora de la próxima reunión.

3. Trabajo posterior a la reunión

1. Distribuir el acta de la reunión entre quienes asistieron a la reunión y quienes no. Las actas de las reuniones deben ser precisas. Las decisiones que se tomen durante la reunión deben resaltar el nombre, tiempo y criterio de la persona responsable de tomar las medidas. Indique la fecha y hora de la próxima reunión.

2. Supervisar e inspeccionar la implementación según la reunión.

Trabajo previo al congreso:

1. Negociar con el organizador del congreso.

2. Proporcionar planes de planificación de la recepción de la conferencia y cotizaciones al organizador de la conferencia.

3. Invitar al organizador de la conferencia a realizar una inspección in situ del lugar de la conferencia.

4. Confirme el plan de recepción de la conferencia con el organizador de la conferencia.

5. Firmar un contrato estándar de recepción de conferencias con el organizador de la conferencia.

6. Confirme el prepago del depósito de la conferencia por parte del organizador de la conferencia.

7. Desarrollar un reglamento estándar de servicio del personal de conferencias y un manual de recepción de conferencias antes de la conferencia.

8. Preparar los materiales de la reunión. (Incluyendo invitar a líderes relevantes, medios de comunicación, comunicados de prensa, materiales de recepción, servicios comerciales de apoyo a reuniones y etiqueta de relaciones públicas, traducción, comunicación y servicios de secretaría).

Trabajo durante la reunión:

9. Aeropuertos, terminales y estaciones: las personas y automóviles designados lo recogerán en lotes y períodos de tiempo según sea necesario.

10. Hotel de conferencias en el lugar: el secretario de la conferencia distribuye los materiales de la conferencia y recibe a los invitados.

11. El secretario de la conferencia ayuda en el diseño del lugar y los servicios de la conferencia.

12. El secretario de la conferencia ayudará al equipo de la conferencia en la oficina de recepción (check-in) de la conferencia para confirmar y distribuir las salas, confirmar las salas VIP y organizar y registrar la información relevante. Ayudar en los asuntos de la conferencia, como la distribución de obsequios de la conferencia y la entrega de fruta en la sala.

13. Confirmar horarios de comidas, menús, normas, formatos, bebidas, mesas primarias y secundarias y demás disposiciones relacionadas.

14. Confirmar con antelación los artículos de entretenimiento, lugares de entretenimiento y formas de consumo y pago de los representantes de la reunión (clientes).

15. Confirmar los arreglos de comida, alojamiento, transporte, viaje, compras y entretenimiento proporcionados por la compañía de viajes para la conferencia (horario, habitación, restaurante, automóvil, guía turístico, etc.).

16. Confirmar y garantizar la seguridad del lugar de celebración, tales como antirrobo y extinción de incendios, así como la seguridad de las personas, bienes y bienes de los representantes participantes durante la reunión.

17. Confirmar los arreglos y la recepción de invitados especiales (incluidos líderes, representantes de minorías, personalidades importantes, representantes discapacitados y familiares, etc.).

18. Coordinar los arreglos de transporte durante la reunión.

19. Proporcionar emisión de boletos de transporte y otros servicios de agencia encomendados para el regreso y otros viajes de los representantes de la reunión.

Trabajo posterior a la reunión:

20. Resumen y evaluación de los servicios de la conferencia, retroalimentación y procesamiento de las opiniones de los delegados de la conferencia.

21. Recopilar materiales para reuniones, discursos de liderazgo, discursos representativos, materiales para informes de noticias e imprimir libretas de direcciones de representantes.

22. Liquidación de costes con el organizador del congreso.