Cinco plantillas de planes de planificación de recepción de empresas
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Introducción Los siguientes son cinco planes de planificación de recepción de empresas compilados por Dafanwen.com. ¡Bienvenido a leer!
Parte 1:
1. Proyectos de servicio completo
1. Planificación de exposiciones: la planificación, organización y funcionamiento de diversas exposiciones, ferias y exposiciones.
2. Realizar reuniones especiales, reuniones anuales, ceremonias, ceremonias de inauguración, cócteles, exposiciones, etc. para diversos tipos de empresas e instituciones.
3. Organizar conferencias internacionales en China, incluidas conferencias industriales, profesionales o de expertos, etc.
4. Organizar viajes al extranjero para participar en diversos congresos, citas, visitas, visitas y otras actividades.
5. Realizar reuniones de negociación comercial, reuniones de pedidos, reuniones de promoción de nuevos productos, reuniones de directorio de empresas del grupo, reuniones de evaluación de premios, reuniones de clientes, etc. para cada empresa (fábrica y mía).
6. Realizar diversos tipos de reuniones de inspección empresarial.
7. Planificar e implementar reuniones de capacitación.
8. Realizar actividades de conferencia organizadas de acuerdo con los planes de planificación personalizados de los clientes.
2. Artículos de servicio individuales
1. Servicios de conferencia: ayudar al organizador a seleccionar un lugar para la conferencia, proporcionar etiqueta, relaciones públicas, servicios de secretaría y coordinación y gestión de conferencias para los representantes.
2. Exposición: construcción de stands, distribución del lugar, alquiler de equipos de exposición, alquiler de equipos de vídeo y audio, etc.
3. Recepción de la conferencia: proporcione servicios de recogida y devolución y servicios de registro para los delegados de la conferencia.
4. Reserva de hotel: Brindar servicios de reserva de hotel nacional a precios preferenciales y reservar habitaciones preferenciales en varios lugares.
5. Organización de comidas: organice servicios de catering especiales a precios especiales y compre especialidades locales a precios reducidos.
6. Servicio de venta de boletos: Proporcionar boletos aéreos de regreso, boletos de tren y servicios de reserva de boletos de barco a los delegados participantes para las exhibiciones de la conferencia y servicios posteriores para que los delegados de la conferencia visiten el lugar donde realizarán su recorrido; termina.
7. Arreglos de entretenimiento: Organizar entretenimiento y actividades con características locales para los representantes.
8. Visitas post-congreso, entrevistas, viajes, inspecciones y otros servicios logísticos.
Capítulo 2:
1. Preparación psicológica
(1) Un corazón "sincero" debe hacer que la otra parte se sienta bienvenida y valorada.
(2) Espíritu de cooperación. Cuando vea a sus colegas entreteniendo a los invitados, debe tomar la iniciativa de ayudar. No puede ignorarlos como si no fueran sus invitados.
(3) Tener ciertos conocimientos de etiqueta. Preste especial atención a la etiqueta relevante en la recepción, negociación, banquete, etc.
2.Preparación de materiales: La preparación de materiales incluye la preparación ambiental y la preparación de material de oficina, y es principalmente responsable de la oficina del gerente general.
(1)Preparación ambiental. Nos esforzamos por crear un ambiente de recepción limpio, ordenado, brillante, hermoso y sin olores. Incluyendo recepción, sala de recepción, oficina, pasillo, escaleras, etc.
(2) Confección de material de oficina. Por ejemplo: en el vestíbulo, prepare asientos sencillos y de colores armoniosos para los invitados. En la sala de recepción, las mesas y sillas están cuidadosamente dispuestas, el escritorio está limpio, en la pared están colgadas fotografías de un exitoso evento de relaciones públicas a gran escala y sobre la mesa se coloca alguna información que presenta a la empresa para mejorar la credibilidad de la empresa. . Además, se deben preparar juegos de té, hojas de té y bebidas.
3. También se debe preparar la preparación de conocimientos y habilidades comerciales, es decir, el historial de desarrollo de la empresa, las características del producto, las especificaciones, los tipos, la configuración del departamento y el liderazgo de los empleados, como por ejemplo; como hoteles locales, lugares de interés, rutas turísticas, nombres, ubicaciones e información de contacto de lugares de entretenimiento, así como las condiciones políticas, económicas y culturales de la ciudad. El principal responsable de esto es el Departamento de Administración y el Departamento de Marketing.
4. Comprender la información básica de los invitados, incluido su número, nombre, sexo, edad, posición, origen étnico y creencias religiosas, etc., para determinar las especificaciones de recepción y formular un plan de recepción. Es el principal responsable del Departamento de Recursos Humanos, el Departamento de Planificación y el Departamento de Finanzas.
Después de comprender rápidamente la situación básica de los invitados extranjeros, debe realizar los siguientes tres preparativos principales de acuerdo con la situación real: determinar las especificaciones de recepción, elaborar el cronograma y proporcionar fondos.
Incluyendo la persona que será recibida en el aeropuerto o estación, el tipo y cantidad de artículos de bienvenida, acompañantes especiales, acompañantes completos; las especificaciones y ubicación del banquete; la categoría del hotel y los estándares de las habitaciones para el alojamiento, etc. Los contenidos específicos involucrados son: (1) Personal principal de acompañamiento; (2) Personal principal; (3) Ubicación del alojamiento, estándares y número de salas; (4) Horario del banquete, estándares y número de personas; hora de la reunión, ubicación, participantes.
Para permitir que todo el personal relevante conozca con precisión sus tareas en este evento de recepción, organice su propio tiempo con anticipación para garantizar el buen desarrollo del trabajo de recepción, se elaborará un formulario con el siguiente contenido y distribuido a todo el personal relevante:
1. Horario del personal: incluyendo hora, ubicación, asuntos, personal principal y acompañantes.
2. Horario: incluye fecha, hora, contenido de la actividad, lugar, acompañantes, etc., normalmente recogidos en una tabla.
3. Gastos de recepción: incluidos (1) gastos de trabajo: alquiler de salas de conferencias, materiales de impresión, etc.; (2) gastos de alojamiento (3) gastos de catering (4) gastos de mano de obra: conferencias y discursos; , horas extras y otros gastos; (5) gastos de transporte; (6) gastos de visitas, giras y entretenimiento; (8) gastos de publicidad y relaciones públicas;
Parte 3:
1. Propósito: A través de la comunicación con el grupo de expertos, fortalecer la calidad de producción de la empresa y garantizar una producción fluida, a fin de promover el desarrollo continuo de la empresa.
2. Tema: El intercambio de experiencias promueve el desarrollo
3. Asuntos específicos
(1) Preparativos antes de la recepción
1. Comprender la situación específica del invitados con antelación
(1) Conocer el número total de invitados
(2) Posición, edad, sexo, costumbres y hábitos de los invitados, y condición física
(3) El propósito de la visita Propósito, hora de llegada y salida, transporte y rutas y otros requisitos específicos
2. Realizar los arreglos de alojamiento correspondientes según el entendimiento de los huéspedes
La dieta debe ser específica. Los arreglos deben realizarse de acuerdo con las costumbres, hábitos, creencias religiosas y condición física de los invitados. Intentar reflejar las características locales en los platos y utilizar los mejores vinos de la empresa como bebidas de hospitalidad.
El alojamiento debe basarse en la condición física de los invitados. Si no goza de buena salud o es mayor, colóquelos en un lugar ventilado o cerca de una ventana.
Plan de planificación de recepción de la empresa. --Libro de planificación Plan de planificación de recepción de la empresa--Libro de planificación
3. Elaborar un cronograma
4. Preparar con antelación la información de la visita previa de los expertos y preparar los materiales y documentos relacionados. a la recepción para distribuir a los empleados de la empresa
5. Invitación Los medios y la televisión realizarán entrevistas especiales para esta visita de expertos
6. Tome medidas de seguridad y organice el personal relevante. Haga reservas médicas con anticipación para evitar emergencias.
7. Garantice un suministro fluido de vehículos para recoger y dejar a los huéspedes de manera oportuna.
8. Reservar el billete de regreso del huésped
(2) Determinar el recibidor y preparar con antelación los elementos necesarios para la bienvenida
1. Confirmar el llegada del huésped Llegue a la recepción con anticipación (nota: no se permite llegar tarde)
2. Prepare un cartel de bienvenida y escriba información específica en palabras que los huéspedes puedan entender. La placa de identificación está escrita con claridad y la fuente es llamativa.
3. Después de recibir al invitado, debes tomar la iniciativa de saludarlo y entregarle la tarjeta de presentación con ambas manos. Use una sonrisa y sea cálido y cortés
(3) Determine el acompañante #deEste artículo proviene de la Red de recursos para el examen de ingreso a la universidad# y los arreglos para el personal de despedida
1 Preparar 6 copias conmemorativas Dar obsequios a los invitados
2. Organizar la ruta con antelación para evitar inconvenientes de transporte
(4) Hacer los arreglos para los invitados al banquete
. En el banquete, por ejemplo, al momento de brindar o brindar, es necesario que alguien proponga un brindis, que puede ser un invitado o alguien del grupo anfitrión. Al brindar, debes ponerte de pie, enderezar el vaso con la mano derecha y sostener el fondo del vaso con la mano izquierda. Mirar a tu alrededor con una sonrisa o mirar a la persona por la que estás brindando. Después de brindar, bébelo. todo de un solo trago.
Capítulo 4:
Al comienzo de X, los líderes de la empresa XX irán a nuestra empresa para realizar una investigación in situ y una evaluación in situ del proyecto XX. Para poder hacer un buen trabajo en esta recepción, este borrador está especialmente formulado.
1. Organizaciones de recepción
1. Comunicar y confirmar el itinerario concreto
Hora: antes del 30 de septiembre
Asuntos: con empresas chinas La persona a cargo se comunicará con nosotros para los arreglos específicos para este trabajo de evaluación, el itinerario para esta evaluación, el número de visitantes, la proporción de género, el lugar de llegada del vuelo, el horario específico y requisitos especiales, etc.
2. Arreglos de recogida en el aeropuerto
Hora: La hora específica está por determinar
Ubicación: Por determinar
Asuntos : De acuerdo con el número de visitantes y el lugar de llegada, organice con anticipación que el personal de recogida, los vehículos y los conductores lo reciban en el aeropuerto.
3. Disposiciones de alojamiento
Hora: La hora específica está por determinar
Ubicación: Por determinar
Asuntos: Basado en el número de visitantes y la proporción de género de los visitantes Reserve el hotel y organice la habitación de acuerdo con los requisitos especiales del hotel.
4. Disposiciones para cenar
Hora: La hora concreta está por determinar
Ubicación: Por determinar
Asuntos: Según el número de visitantes, los tabúes de los huéspedes y el alcance. Tómese el tiempo para reservar un hotel y pedir comida, y confirme a los acompañantes según corresponda.
Personal acompañante: Por determinar
5. Disposición del vehículo
Tiempo: Depende del itinerario del visitante
Asuntos: Tiempo completo para Servicios al visitante
Número de vehículos (número de conductores): Depende del número de visitantes y número de acompañantes
Conductores: Por determinar
6 Disposición del itinerario
(1) Simposio
Tema de la reunión: Reunión de evaluación de proyectos de desarrollo de capacidades de innovación del Centro Tecnológico
Hora: Por determinar
Anfitrión: Por determinar
Participantes de nuestra empresa: Por determinar
(2) Visita a fábrica
Hora: por determinar (con cronograma específico adjunto)
Lugar: Sala de exhibición de productos, centro de pruebas, laboratorio NVH de reducción de vibraciones, Zhongdingtek (provisional) Personal acompañante: TBD
Conductor: por determinar
Vehículo: por determinar
7 Disposiciones de entrega
Hora: por determinar
Lugar de entrega: por determinar determinado
Vehículo: Por determinar
Conductor: Por determinar
Personal que despide a los invitados: Por determinar
2. División de tareas
1. XX es responsable de organizar y coordinar la tarea de recepción, contactando con el responsable de la unidad visitante para determinar los detalles del Itinerario. Determinar las tarifas por evaluación de visitantes, especificaciones de obsequios, recibir acompañantes, participantes del simposio, visitar lugares y manejar emergencias.
2. XX es responsable de contactar y organizar las reservas de hotel y la distribución de las habitaciones para los visitantes; reservas de hotel y pedidos por adelantado; arreglos de vehículos y confirmación de obsequios para el cliente, etc. Al mismo tiempo, XX ayudará a organizar y organizar la sala de reuniones del simposio y a revisar el proyector y otros equipos para garantizar un uso normal.
3. XX ayuda a XX a comunicarse con varios departamentos para preparar, recopilar y organizar los materiales de la reunión del simposio, y va al lugar de visita para verificar en el sitio con anticipación y hacer un buen trabajo en el servicio al cliente.
4. XX es responsable de ayudar a XX a organizar la comida, el alojamiento y el transporte para los clientes visitantes, organizar las salas de conferencias y proporcionar servicios de conferencias.
3. Observaciones
1. Al preparar obsequios para los clientes, deben consultar y comprar con anticipación para garantizar la calidad de los obsequios.
2. El lugar de visita debe verificarse con anticipación para garantizar que esté limpio y ordenado y para eliminar riesgos de seguridad.
3. El equipo de la sala de conferencias debe probarse con anticipación para garantizar un uso normal.
4. Intentar investigar los hábitos de descanso y alimentación de los clientes para mejorar la satisfacción con el servicio.
5. Colgar pancartas y logotipos en el hotel, lugares de visita y sitios del simposio para mostrar la bienvenida.
Capítulo 5:
Para implementar el sistema de responsabilidad por el estilo del partido y la construcción limpia de un gobierno, fortalecer la gestión de recepción empresarial, estandarizar el comportamiento de recepción, controlar estrictamente los gastos y reducir los costos de gestión corporativa. , de acuerdo con las regulaciones pertinentes de los superiores, este método está especialmente formulado en función de la situación real de nuestra empresa.
1. Principios de recepción
Plan de planificación de recepción de la empresa - libro de planificación plan de planificación del libro de planificación
1. Respete la recepción de contraparte. Si hay alguna tarea de recepción externa, el departamento de recepción informará al líder a cargo con anticipación, y la recepción se podrá organizar solo después de que el líder esté de acuerdo.
2. Respetar el principio de frugalidad. Durante el proceso de recepción, cada departamento debe controlar estrictamente el número de personas que acompañan a la comida, limitándose generalmente a entre 1 y 3 personas. Es necesario completar con éxito las tareas de recepción y reducir al máximo los gastos de recepción.
3. Respete el principio de aprobación de un solo bolígrafo.
2. Gestión de los Procedimientos de Recepción
1. Para todos los líderes superiores y líderes de unidades hermanas que vienen a la empresa para actividades oficiales, el departamento de trabajo del gerente general es responsable de organizar la recepción. trabajo; cualquier asunto relacionado con el trabajo de la empresa. Las relaciones comerciales serán manejadas por la oficina del departamento comercial correspondiente.
2. Cuando cada departamento necesite recepción durante las transacciones comerciales, debe enviar una solicitud al Departamento de Trabajo del Gerente General, completar el "Formulario de aprobación de recepción comercial de Jiuquan Power Supply Company" y enviarlo al supervisor. después de la revisión y aprobación del Departamento de Trabajo del Gerente General. Luego de la aprobación del supervisor, el departamento solicitante será responsable de la recepción de acuerdo con las normas de tarifas aprobadas.
3. Gestión de tarifas de recepción
1. Las tarifas de recepción se ajustan al principio de aplicación por parte del departamento de recepción, revisión por parte del departamento de trabajo del director general y aprobación por parte del supervisor.
2. Se controlará el importe total de los gastos de recepción y no se compensarán los gastos excesivos. Al organizar comidas, debemos practicar la economía, adherirnos a la integridad y la autodisciplina, poner fin a la sobrealimentación, la extravagancia y el despilfarro, y establecer un buen estilo de fiesta y una buena imagen corporativa.
3. El Departamento de Trabajo del Gerente General, el Departamento de Finanzas, el Departamento de Inspección Disciplinaria y Auditoría tienen derecho a supervisar e inspeccionar el uso de las tarifas de recepción de negocios de cada departamento.
4. El departamento de trabajo del director general deberá informar al director general y al Congreso de los Trabajadores del uso de los derechos de recepción de negocios de conformidad con el reglamento.
IV. Normas de recepción
1. Para las relaciones comerciales en general, las comidas de trabajo se organizarán a un precio de 25 a 50 yuanes por persona·día, según la naturaleza y el contenido de la comida. trabajar.
2. Para las reuniones celebradas por nuestra empresa con personal de unidades externas, las comidas de trabajo se organizarán a un precio de 25-50 yuanes/persona·día.
3. Al recibir comidas durante el trabajo, excepto que se puedan colocar cigarrillos y alcohol al recibir y despedir a los invitados, se seguirán las normas de alimentación del trabajo en el resto del tiempo. (Sitio web de la entrevista)
4. Al organizar reuniones superiores, siga los estándares establecidos por los superiores.
5. Reembolso de Gastos
1. Una vez incurridos los gastos de recepción, el departamento de trabajo del gerente general los revisará y registrará con base en el formulario de aprobación de recepción, previa aprobación y firma por parte. El supervisor, se informará en el departamento financiero Departamento de reembolso.
2. Los gastos de entretenimiento empresarial manejados deberán liquidarse y reembolsarse oportunamente y liquidarse mensualmente. Los gastos de recepción incurridos en el año en curso deberán liquidarse antes del 15 de diciembre de ese año, de lo contrario no serán reembolsados el año siguiente.
V. Otros
1. Corresponde a la dirección sindical, de inspección disciplinaria, supervisión y auditoría de la empresa la supervisión e inspección de la aplicación de estas medidas.
2. La interpretación de estas medidas corresponde al departamento de trabajo del director general.
3. Este método se implementará luego de ser discutido y aprobado en la reunión de la gerencia general.