¿Qué aspectos incluye la oficina colaborativa?
La oficina colaborativa es una pieza de software que utiliza Internet, computadoras e informatización para proporcionar a varias personas comunicación, intercambio y trabajo colaborativo. Proporciona a los trabajadores de oficina comodidad, velocidad, reduce costos y mejora. eficiencia Un software en línea para la gestión de Tianluo.
La plataforma de oficina colaborativa es en realidad una plataforma de desarrollo y una plataforma de soporte operativo para software de aplicaciones colaborativas. También proporciona herramientas colaborativas y servicios de motor colaborativo para aplicaciones colaborativas. Una plataforma de oficina colaborativa debe tener las siguientes tres funciones básicas:
En primer lugar, una plataforma de oficina colaborativa es ante todo una plataforma de comunicación. La comunicación aquí no se limita a la transmisión o comunicación de información del equipo, sino que de manera colaborativa e integral se da cuenta de la puntualidad, integridad y efectividad del proceso de comunicación.
En segundo lugar, la plataforma de oficina colaborativa es una plataforma de gestión y colaboración. La plataforma de oficina colaborativa debe poder lograr la colaboración en equipo, como gestión de proyectos, gestión de procesos, gestión de transacciones, etc. Sólo así podremos lograr cambios bajo demanda, adaptación dinámica y gestión flexible.
Además, la plataforma de oficina colaborativa es un centro de conocimiento y una plataforma de soporte de operación de aplicaciones. La colaboración entre personas y comportamientos requiere reorganizar aplicaciones, datos, información y conocimiento en torno a las personas.
Hasta cierto punto, la plataforma de oficina colaborativa es una oficina portátil para cada miembro del equipo. Al mismo tiempo, también es posible implementar algunas aplicaciones en esta plataforma, como gestión de personal, sistemas ERP, etc., y desarrollar varias aplicaciones colaborativas, es decir, varios software de aplicación con características colaborativas.
Para realizar las funciones necesarias de la plataforma de oficina colaborativa antes mencionada, es necesario cumplir los siguientes requisitos, que son las características básicas de la colaboración: la plataforma de oficina colaborativa debe soportar una movilidad completa y poder aprovechar de todos los recursos de red actualmente disponibles, el sistema debe poder lograr interoperabilidad entre regiones, entre organizaciones, entre sistemas y entre redes, de modo que diferentes sistemas de aplicaciones independientes puedan integrarse de forma natural; debe tener una adaptabilidad dinámica; capacidad de gestión flexible, y ser capaz de lograr Combinado con una gestión rígida.
Si OA se desarrolla en una plataforma colaborativa y se ejecuta en una plataforma de ejecución colaborativa o incorpora un motor colaborativo, ciertamente puede convertirse en una aplicación colaborativa: OA colaborativo, pero no es lo mismo que un desarrollo de aplicaciones colaborativas. y plataforma en ejecución. La plataforma de oficina colaborativa está obviamente en un nivel diferente.
La oficina colaborativa es una etapa avanzada de la oficina online. En el negocio del gobierno electrónico al servicio del público, cada departamento utiliza su propio negocio para atender al público a través de Internet, lo que se denomina oficina en línea.
No es difícil simplemente reunir el negocio de servicios públicos de varios departamentos en un sitio web gubernamental unificado, qué departamento se encarga del asunto. Esta etapa sólo puede denominarse etapa primaria de la oficina en línea.
Sistema inteligente de Windows
Con la actualización de los productos, se ha mejorado la definición de oficina colaborativa. Por lo tanto, surgió en un momento histórico un software de colaboración rentable como el Sistema inteligente de Windows. Esto ha traído buenas noticias para muchas pequeñas y medianas empresas a la hora de concentrar costos y popularizar la informatización. Los proveedores de este sistema también buscan constantemente proporcionar construcción de información de menor costo para pequeñas y medianas empresas. Pronto también lanzarán una plataforma de aplicación revolucionaria WISSIP: plataforma integrada de servicio de software de sistema inteligente de Windows (plataforma integrada de servicio de software inteligente de Windows). )), no solo reduce en mayor medida los costos de las aplicaciones empresariales, sino que también proporciona servicios más integrados, lo que reduce en gran medida los costos (sin tarifas de servidor, tarifas de mantenimiento de personal, etc.) y mejora en gran medida la colaboración.
Características principales
Para superar los inconvenientes causados a los usuarios por la oficina en línea orientada a departamentos, la oficina en línea debe actualizarse a una etapa avanzada, es decir, la etapa de oficina colaborativa. . Los servicios públicos en línea de la oficina colaborativa deben tener las siguientes características:
①El directorio está orientado a aplicaciones en lugar de a departamentos.
El público puede utilizar sus propias necesidades de servicios gubernamentales a través del portal del sitio web unificado del gobierno y ser dirigido automáticamente al portal de servicios gubernamentales. Ya no necesita conocer de antemano las funciones de varios departamentos gubernamentales;
② Requiere. la coordinación de múltiples departamentos y usuarios Después de la aplicación, el sistema impulsa automáticamente el procesamiento de múltiples departamentos, sin la necesidad de que los usuarios conduzcan por separado, y el trabajo colaborativo de cada departamento se completa automáticamente
③ En orden; Para respaldar el impulso automático de la orientación de aplicaciones de directorio y la colaboración entre departamentos, cada sistema comercial relacionado se llevará a cabo la integración entre departamentos, se llevará a cabo una reingeniería del sistema y se mejorará la eficiencia de los servicios públicos reduciendo la redundancia de datos y mejorando los procesos. .
Ventajas
Estandariza la gestión y mejora la eficiencia del trabajo:
A través del sistema de flujo de trabajo, los empleados no tienen que tener varios documentos, solicitudes y recibos (por ejemplo, : los documentos oficiales están refrendados), registros de planificación, reembolso de gastos y otras aprobaciones de procesos de trabajo) que se ejecutan entre varios departamentos, esperando aprobación, firmas y sellos. Todas estas tareas se pueden realizar en línea. También se pueden organizar algunos flujos de trabajo que son demasiado flexibles para estandarizarlos. Al mismo tiempo, debido a que el flujo de trabajo establecido por el sistema se puede cambiar, los vínculos no razonables se pueden ajustar en cualquier momento de acuerdo con la situación real, proporcionando una base fáctica efectiva para la reorganización de los procesos empresariales.
Ahorro de costos operativos:
Una de las características más importantes de la plataforma OA es la realización de una oficina sin papel, que ahorra una gran cantidad de papel y costos de impresión de formularios en el proceso de aprobación del trabajo; puede ahorrar a los empleados mucho tiempo de trabajo; los canales perfectos de intercambio de información pueden incluso reducir significativamente las facturas telefónicas y los gastos de viaje.
Eliminar islas de información e islas de recursos:
La colaboración de la plataforma de oficina colaborativa OA puede eliminar por completo la falta de intercambio de información debido a la independencia de cada sistema empresarial dentro de la empresa y la inconsistencia. de datos. Factores como la alta eficiencia, la gestión descentralizada y las pesadas cargas de trabajo de gestión y mantenimiento han dado lugar a “islas de información” y “islas de recursos”. Lograr la difusión del conocimiento:
Lograr la gestión, acumulación, difusión y aplicación eficiente del activo más importante de una empresa: el conocimiento. Deshágase por completo de la pérdida de conocimientos provocada por la rotación de personal. Mejorar la competitividad y la cohesión corporativa: es conveniente para los empleados comunicarse con los superiores y la retroalimentación de la información es fluida, lo que proporciona un escenario para que los empleados den rienda suelta a su sabiduría y entusiasmo. Sin duda, la cohesión interna de empresas e instituciones mejorará enormemente.
Funciones de gestión
Las funciones de gestión de la oficina colaborativa incluyen siete plataformas funcionales que incluyen asuntos personales, oficina colaborativa, centro de información, aprobación de procesos, gestión del conocimiento, gestión de personal, gestión administrativa y configuraciones de personalización. Puede realizar la organización de tareas, recordatorios de tareas, recordatorios de mensajes de texto de teléfonos móviles, envío y recepción de correos electrónicos, notificaciones de anuncios, gestión de asistencia, registro de trabajo, plan de trabajo, evaluación del desempeño, gestión de reuniones, disco duro de red, etc.
Evolución histórica
· Etapa inicial
(1985-1993): Centrada en el procesamiento de datos estructurados, basados en sistemas de archivos o bases de datos relacionales. El sistema ha permitido a la TI tecnología para ser utilizada en el trabajo diario de oficina, mejorando el nivel de gestión de documentos y otra información. En esta etapa, se implementa la gestión básica de datos de oficina (como gestión de archivos, gestión de archivos, etc.), pero generalmente falta apoyo de comunicación y colaboración y procesamiento integral de los materiales documentales que más se necesitan en el proceso de oficina, lo que resulta en en malos resultados de aplicación.
·Etapa de solicitud
(1993-2002): a medida que la escala de la organización continúa expandiéndose, las organizaciones esperan cada vez más romper las limitaciones de tiempo y geografía y mejorar el funcionamiento general de la organización. Al mismo tiempo, el rápido desarrollo de la tecnología de red también ha promovido cambios tremendos en la tecnología de software, proporcionando una garantía básica para la aplicación de OA. Las características principales de OA en esta etapa están basadas en la red y centradas en el flujo de trabajo. La gestión de documentos, el soporte básico como correo electrónico, servicios de directorio y colaboración grupal realizan muchas funciones prácticas, como la circulación de documentos oficiales, la aprobación de procesos, la gestión de reuniones y la gestión de sistemas, lo que facilita enormemente el trabajo de los empleados, estandariza la gestión organizacional y mejora la eficiencia operativa.
· Etapa de desarrollo
Después de años de desarrollo, el software de aplicación OA ha madurado y sus funciones se han expandido gradualmente desde el servicio de información de la oficina administrativa original a diversas actividades de gestión dentro de la organización. , convirtiéndose en una parte organizativa importante de la informatización de las operaciones organizativas.
Al mismo tiempo, los rápidos cambios en el mercado y el entorno competitivo requieren que el software de aplicaciones de oficina tenga más y más connotaciones. Los clientes prestarán más atención a cómo lograr de manera conveniente y rápida la colaboración entre organizaciones internas, departamentos y personal en todos los niveles. Varios recursos internos y externos La combinación efectiva proporciona a los empleados una plataforma de trabajo colaborativo eficiente.