¿Qué se debe anotar en las actas de las reuniones?

1. Formato del acta de la reunión

El formato del acta de la reunión general incluye dos partes: una parte es la organización de la reunión, que requiere el nombre, la hora, el lugar y el número de asistentes. y número de ausentes a indicar, número de asistentes, anfitrión, registrador, etc. La otra parte es el contenido de la reunión, que requiere anotar discursos, resoluciones y temas. Esta es la parte central del acta.

En cuanto al contenido del discurso, primero, grábalo en detalle y de forma concreta, intenta registrar las palabras originales, utilizadas principalmente para reuniones más importantes y discursos importantes. El segundo son las actas resumidas, que sólo registran los puntos clave y el contenido central de la reunión, y se utilizan principalmente para las reuniones generales.

Cuando finalice la reunión y se completen las actas, se debe escribir la palabra "reunión aplazada" en una nueva línea. Si la reunión se aplaza a mitad de camino, se debe escribir la palabra "aplazamiento".

Ejemplo 1:

Nombre de la reunión

Hora de la reunión

Lugar de la reunión

Grabadora

Personal presente y presente en la reunión

Personal ausente

Revisión por parte del anfitrión de la reunión

Firma

Temas principales

Registro de discurso:

Ejemplo 2:

×× acta de reunión de la oficina de la empresa

Hora: ××año×mes×día×hora p>

Ubicación: Amplia sala de conferencias en el quinto piso del edificio de oficinas de la empresa

Asistentes: ××× ××× ××× ××× ×××…

Persona Ausente: ××× ××× ×××……

Moderador: Gerente General de la empresa

Registrador: Director de Oficina Liu××

Discursos del moderador: (omitido)

Discursos de los participantes: ×××……………………………………………………………………………… ………

×××……………………………………………………………………………………

Clausura

Moderador: ××× (Firma)

Registrador: ××× (firma)

(Página ***× del acta de esta reunión )

2. Requisitos básicos para las actas de reuniones

1. Indique con precisión el nombre de la reunión (debe escribirse el nombre completo), la hora y el lugar de la reunión. y la naturaleza de la reunión.

2. Anota detalladamente el anfitrión de la reunión, el número de personas que deben estar presentes y los que realmente asistieron a la reunión, el número de personas que están ausentes, llegan tarde o salen temprano, sus nombres y posiciones, y el nombre del registrador. Si es una reunión masiva, simplemente registre los objetos y el número total de participantes, así como los líderes más importantes que asistieron a la reunión. Si a algunas reuniones importantes asisten personas de diferentes unidades, se debe crear un libro de firmas y se debe pedir a los asistentes que firmen con sus nombres, unidades, cargos, etc.

3. Registrar fielmente los discursos y desarrollos relacionados en la reunión. El contenido de los discursos en la reunión es el tema central del acta. También deben registrarse otras dinámicas de la reunión, como interrupciones durante los discursos, risas, aplausos, interrupciones temporales y otras condiciones importantes del lugar, etc.

Los discursos grabados se pueden dividir en resumen y texto completo. La mayoría de las reuniones solo necesitan registrar los puntos principales de los discursos, es decir, los temas de los que habló el orador, los puntos de vista básicos y los principales hechos y conclusiones de cada tema, y ​​la actitud hacia los discursos de otras personas, etc., en forma resumida. No es necesario "grabar todo lo que escuchas". Para algunas reuniones especialmente importantes o discursos de personas especialmente importantes, es necesario anotar todo el contenido. Si hay una grabadora, puede grabar primero y luego ordenar el texto completo después de la reunión; si no hay condiciones de grabación, un taquígrafo debe ser responsable de grabar; si no hay un taquígrafo, puede asignar algunas personas más; que se acuerden rápidamente de hacerse cargo de la grabación, para poder corregirse y complementarse mutuamente después de la reunión.

4. Registrar los resultados de la reunión, como las decisiones, resoluciones o votaciones de la misma.

Las actas de las reuniones deben ser fieles a los hechos y no deben contener ninguna emoción personal del registrador, ni se deben permitir adiciones o eliminaciones intencionadas del contenido del discurso. Las actas de las reuniones generalmente no son adecuadas para su divulgación pública. Si es necesario publicarlas, se debe obtener la revisión y el consentimiento del orador.

3. Puntos clave de las actas de las reuniones

Los puntos clave que deben destacarse en las actas de las reuniones son:

(1) El tema central de la conferencia y actividades relacionadas en torno al tema central;

(2) El foco de discusión y debate en la reunión y las principales opiniones de todas las partes

(3) Los comentarios de las autoridades o representantes;

(4) Comentarios para fijar el tono al comienzo de la reunión y comentarios finales antes del final;

(5) Asuntos que se han resuelto o aún por resolver en la reunión. reunión;

(6) Otras observaciones o actividades que tengan un mayor impacto en la reunión.

4. Habilidades de redacción de actas de reuniones

En términos generales, son cuatro: el primero rápido, el segundo importante, el tercero provincial y el de cuarta generación.

Una vez que seas rápido, recordarás rápido. Los caracteres deben ser más pequeños y claros, y se deben escribir más caracteres conectados. Siga la dirección natural de sus codos y manos y escriba en ángulo.

El segundo punto importante es seleccionar los puntos importantes y recordarlos. En lo que respecta a la grabación de una reunión, es necesario registrar los temas de la reunión, las ideas centrales de los discursos del anfitrión de la reunión y de los principales camaradas dirigentes, las diferentes opiniones o temas controvertidos de los participantes, opiniones finales, decisiones o resoluciones, etc., y registrar a una persona. Para un discurso, es necesario recordar los puntos principales, los principales argumentos y las conclusiones del discurso. No es necesario recordar el proceso de argumentación. En lo que respecta a memorizar una oración, debes recordar la palabra central de la oración y, por lo general, no es necesario recordar los modificadores. Preste atención a la coherencia y la informabilidad de las oraciones superiores e inferiores. Un buen registro debe ser un artículo independiente.

Tres omisiones, es decir, el uso correcto de las omisiones en los registros. Como el uso de abreviaturas, palabras simplificadas y nombres colectivos. Omita componentes adicionales en palabras y oraciones, como "pero" y recuerde solo "pero". Omita modismos más largos, dichos comunes y frases familiares. Omita las citas. comenzar y finalizar oraciones o simplemente comenzar y terminar las palabras y verificarlas después de la reunión.

La cuarta generación supone sustituir la escritura compleja por una escritura más sencilla. Primero, puede usar su apellido para reemplazar su nombre completo; segundo, puede usar homófonos con menos trazos que sean fáciles de escribir para reemplazar palabras con muchos trazos que son difíciles de escribir; tercero, puede usar algunos números y símbolos aceptados internacionalmente; para reemplazar palabras; cuarto, puede usar pinyin chino para reemplazar palabras nuevas y difíciles; quinto, puede usar símbolos de idiomas extranjeros, etc. Sin embargo, al organizar e imprimir actas de reuniones, deben gestionarse de acuerdo con los requisitos de la normativa.

5. La diferencia entre actas de reuniones y actas de reuniones

Las actas de reuniones son diferentes a las actas de reuniones. Las principales diferencias entre los dos son: En primer lugar, son de naturaleza diferente: las actas de las reuniones son registros reales de discusiones y discursos, y son documentos comerciales. Las actas de las reuniones sólo registran puntos clave y son documentos administrativos legales. En segundo lugar, las funciones son diferentes: las actas de las reuniones generalmente no se hacen públicas y no es necesario comunicarlas ni distribuirlas, y solo se utilizan con fines de archivo. Las actas de las reuniones generalmente se comunican o distribuyen dentro de un cierto rango y requieren implementación;