Cómo ser una buena secretaria
No sé si la persona en cuestión ha escuchado la historia de la “Secretaria Nueve Duan”. Si quieres ser una buena secretaria, siempre debes plantearte hacer lo mejor que puedas y revisar tu desempeño. trabajar en cualquier momento. En esa etapa, sigue animándote.
Adjunto, la historia del secretario de las nueve secciones:
El director general le pidió al secretario que concertara una reunión para las nueve de la mañana siguiente. En este asunto, ¿qué es una tarea? ¿Cuál es el resultado?
Notificar a todos los participantes, y luego el propio secretario también asiste a la reunión para brindar servicios. Pero, ¿cuál es el resultado que queremos? Los siguientes son los diferentes enfoques de los secretarios de los párrafos 1 a 9.
El enfoque de una secretaria: enviar un aviso: envíe un aviso de reunión por correo electrónico o en la pizarra, luego prepare los materiales pertinentes para la reunión y asista a la reunión.
Enfoque del Secretario 2: centrarse en la implementación: después de enviar el aviso, haga una llamada telefónica para confirmar con los participantes y asegurarse de que todos sean notificados a tiempo. [1-2]
Enfoque del secretario en la Sección 3: Verificación doble: envíe un aviso e impleméntelo a todos. Al día siguiente, recuerde a los participantes que asistan a la reunión 30 minutos antes de la reunión para confirmar si habrá. Si hay algún cambio, las personas que no puedan asistir a la reunión debido a emergencias temporales deben informar inmediatamente al gerente general para asegurarse de que el gerente general esté informado de la ausencia antes de la reunión y para darle tiempo al gerente general para determinar si está ausente. persona debe asistir a la reunión.
Prácticas del secretario en la cuarta sección: prepararse diligentemente: enviar avisos e implementarlos a las personas. Después de notificar antes de la reunión, probar si los proyectores, computadoras y otras herramientas que se puedan utilizar funcionan correctamente y. Colóquelos en la puerta de la sala de conferencias. Publique una nota: ¿A qué hora habrá una reunión en esta sala de conferencias mañana? ¿Dónde estará dispuesto el lugar? ¿Funcionan correctamente los parlantes y el aire acondicionado? ¿Son suficientes pizarras, bolígrafos, papel y cuadernos? ¿Mis preparativos, en términos de elementos y entorno, pueden satisfacer las necesidades de la reunión?
Enfoque del Secretario para la Sección 5: Prepárese cuidadosamente: envíe avisos, impleméntelos a las personas, notifique antes de la reunión, pruebe el equipo y primero comprenda la naturaleza de la reunión. ¿Cómo organizar? la agenda y luego enviar información relacionada con este tema a los participantes para su referencia (los líderes suelen ser muy olvidadizos, de lo contrario no discutirían a menudo sobre cosas que se decidieron en el pasado o cosas que no se pueden recordar). El propósito del avance es permitir que los participantes vengan preparados para que todos puedan ser más eficientes durante la reunión.
El enfoque del Secretario de la Sexta Sección: mantenimiento de registros: enviar avisos, implementarlos a las personas, notificar antes de la reunión, probar el equipo, proporcionar materiales relevantes para la reunión y también llevar actas detalladas de la reunión durante la reunión (Con permiso, haga una grabación de respaldo).
¿Se acaba cuando termina la reunión? Los temas discutidos en la reunión, los compromisos asumidos, los arreglos de los líderes y la cooperación entre departamentos son todos el resultado de muchas reuniones y alguien necesita registrarlos.
El enfoque del secretario de siete secciones: distribución de actas: después de la reunión, clasifique las actas de la reunión (grabaciones) y envíelas al director general, y luego pregúntele al director general si desea enviarlas a los participantes. u otro personal. Pídales que sigan adelante.
El enfoque del Secretario de los Ocho Duan: Determinar responsabilidades: implementar las tareas determinadas en la reunión uno a uno con las personas responsables pertinentes y luego, después de la confirmación de las partes, redactar un memorando por escrito. y enviarlo al gerente general Trabajar con cada parte involucrada, usar las actas como documentos de ejecución, supervisar e inspeccionar los resultados del proceso y los resultados finales de los ejecutores, realizar un seguimiento regular de la finalización de diversas tareas e informar al gerente general de manera oportuna. manera.
Qué hace la secretaria de nueve etapas: convertir el proceso anterior en un proceso de "reunión" estandarizado, de modo que cualquier secretaria pueda copiar al excelente equipo de acuerdo con este proceso y lograr las nueve etapas. Resultado del servicio de reuniones, formando un sistema de servicio de conferencias que no depende de nadie.
Fuente: /link?url=pGQ-n1NnSib-zogZc8u-kSXN573ZCQFsz3WU_3PPAX7O5i8KwPFVP-M85ta5XA-vXNel-CCdttFOXMtZKuQcpK