Respuestas del libro de evaluación formativa de gestión de oficina de primavera de 2010

Respuestas del folleto de evaluación formativa de gestión de oficina

Tarea 1

1. Complete la siguiente tabla con un breve resumen del trabajo práctico de la oficina, básicamente con el mismo contenido en una fila.

Lista de trabajos prácticos de oficina

Número de serie Nacional general Empresas nacionales generales extranjeras (incluidas las empresas extranjeras)

1 [Redacción del documento] Siga las instrucciones orales o escritas del jefe Completa la carta. Registra las instrucciones del jefe, charlas y contenidos de las reuniones

2 [Producción de documentos] Copia los materiales. Imprima documentos y formularios

3 [Procesamiento de documentos] Envíe cartas según sus propios deseos dentro de su autoridad. Manejo de correspondencia y correo.

4 [Gestión de archivos] Gestión de archivos.

5 [Organización de la reunión] Organizar los asuntos de la reunión y redactar actas o esquemas de la misma. Registrar las instrucciones del jefe y el contenido de las charlas y reuniones.

6 [Investigación] Ayudar al jefe a preparar informes financieros escritos e informes de investigación.

7 [Materiales informativos] Prepare la información que la empresa desea divulgar; recopile y organice información diversa

8 [Trabajo de petición] Contacte a personas externas en nombre del jefe. Por ejemplo, periodistas, personal sindical, etc. Recibir visitas de invitados y empleados.

9 [Trabajo de recepción] Recibir invitados visitantes; Recibir visitas de invitados y empleados.

10 [Trabajo de coordinación] Mantener buenas relaciones públicas con el exterior a través de centrales telefónicas.

11 [Trabajos de supervisión] Supervisar al personal general o taquígrafos.

12 [Horario] Concierta citas para tu jefe y lleva registros;

13 [Asuntos diarios"] Lee y clasifica cartas, comunicaciones y llamadas telefónicas;

14 [Gestión de la oficina] Disponer y organizar el entorno de la oficina, conservar el equipo y los suministros de oficina

15 [Otras notas temporales taquigráficas sobre asuntos asignados por el superior

Asuntos Asignados -]

16 Declarar y pagar impuestos sobre la renta y gestionar reembolsos de impuestos para su jefe

17 Salir a hacer negocios, como bancos, oficinas de correo, etc.

2. Consumibles públicos. ¿Qué incluyen principalmente?

Los consumibles de oficina incluyen principalmente:

(1) Sobres, papel; > (2) Disquetes, CD, etc.

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(3) Lápiz

(4) Bolígrafo

( 5) Pluma de firma o pluma estilográfica;

(6) Líquido corrector o cinta correctora

(7) Caja de impresión

(8) Varias máquinas pequeñas; , como grapadoras (incluidas las grapadoras), punzonadoras, encuadernadoras (incluida la canaleta), fecha

máquina numérica, cortadora de papel, computadora, abrecartas, trituradora, etc.;

(9) Cuchillo;

( 10) Calendario, etc.;

(11) Otros, como papel de etiquetas, regla, regla triangular, cinta transparente, cinta adhesiva, cuerda, Chincheta, goma elástica, cinta adhesiva grande

Alfileres, clips, etc.

3. Explique brevemente los tres pasos del trabajo administrativo y cómo se relacionan entre sí.

El trabajo administrativo se divide en tres pasos: planificación, ejecución e inspección.

(1) En los pasos de planificación, debe comprender completamente el contenido del trabajo que está por comenzar y pensar qué método será más eficiente.

(2) Al implementar los pasos, preste atención: al mismo tiempo, verifique si se lleva a cabo en el orden originalmente planeado, sin importar qué tipo de trabajo haya sido instruido por el jefe; hecho correctamente. Implementar; cumplir con los plazos esperados por el jefe.

(3) El paso de la inspección es analizar la diferencia entre el plan y el desempeño real, y comparar el trabajo que se ha realizado antes o el trabajo realizado por otros

y El trabajo que realiza actualmente es de la misma naturaleza. El trabajo se analiza comparativamente.

En segundo lugar, explica la relación entre los tres pasos.

La relación entre los tres es:

Primero hacer un plan, implementarlo y luego verificar los resultados, alrededor de un ciclo continuo de "plan-implementar-verificar"

El proceso se desarrolla. Los tres están interconectados para formar un ciclo.

El empleado primero debe formular cuidadosamente un plan, luego implementarlo de acuerdo con el plan y verificar estrictamente los resultados para que

los resultados sean útiles y esclarecedores para el siguiente plan.

4. Siga el principio de "prioridad" para manejar el trabajo y haga un plan de trabajo (o tareas domésticas) virtual de medio día o un día.

Para ver ejemplos de esta pregunta, consulte la página 28 del libro de texto. Los estudiantes pueden consultar los ejemplos del libro de texto para hacer su propio plan

y no plagiar.

5. Elija uno o dos de los siguientes métodos de trabajo administrativo y hable sobre su experiencia laboral o comprensión de estos métodos de trabajo.

1. Métodos para solicitar instrucciones y métodos de notificación;

2. Métodos de planificación y métodos de resumen;

3. Método de recepción;

4. Método de comunicación;

5. Métodos de asesoramiento;

6. Soluciones alternativas y métodos de bloqueo;

7. Métodos de división del trabajo y métodos de cooperación.

Aceptación significa que el secretario acepta y comprende la intención de su superior. Se puede dividir en aceptación directa (es decir, comprender las opiniones e ideas expresadas directamente por el jefe sobre un determinado tema o determinado trabajo al hablar en reuniones, documentar instrucciones, acuerdos laborales o hablar con empleados, etc.) fácil

para que los empleados juzguen y comprendan) y la aceptación indirecta (es decir, cuando el jefe habla casualmente o con otro personal para discutir un determinado tema o trabajo

opiniones y puntos de vista expresados, etc. ).

Preste atención a los siguientes métodos para aceptar opiniones:

(1) Sea bueno entendiendo las intenciones de su jefe y no malinterprete las intenciones de su jefe;

( 2) Prepare un libro de registro y registre los puntos clave de las instrucciones;

(3) Escuche atentamente y juzgue cuidadosamente la intención de las instrucciones;

(4) Si es necesario, puede preguntar preguntas hasta que la intención sea clara, pero no interrumpas la conversación;

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(5) Si tienes opiniones diferentes, puedes plantearlas públicamente, pero debes hacer que tus palabras sean razonables y pagar. atención al método y actitud;

(6) Después de aceptar las instrucciones, debes aprovechar la oportunidad para implementarlas.

Habla de tu experiencia basada en la realidad.

Una vez experimenté algo que me hizo darme cuenta plenamente de la importancia de registrar plenamente cuando siento algo.

Cuando comencé a trabajar, trabajaba como administrativa en una empresa inmobiliaria. Un día, el director general me llamó a la oficina y me pidió que escribiera un perfil de la empresa. El contenido debía incluir cuatro partes: la historia de la empresa, la situación actual de la empresa, el equipo de hardware y software de la empresa y

Los logros de la empresa. En ese momento yo no tenía experiencia y no traía un cuaderno para anotar los puntos clave de las instrucciones después, tenía miedo de mostrar mi incapacidad, por lo que no le pedí instrucciones al gerente general; Tuve que escribirlo basándome en la memoria de mi cerebro, pero la introducción que escribí no fue nada buena.

Posteriormente le pregunté nuevamente al gerente general y preparé un cuaderno para registrarlo. Según las instrucciones del gerente general, escribí un perfil de la empresa que resultó satisfactorio para todas las partes.

A partir de este incidente, me di cuenta de la importancia de llevar buenos registros cuando siento algo.

Nota: Al responder esta pregunta, los estudiantes pueden elegir solo una de las preguntas para responder. Sin embargo, debes prestar atención a responder de acuerdo con las ideas anteriores y debes prestar atención a combinar los materiales didácticos y las respuestas reales. Es necesario no solo explicar brevemente los puntos de conocimiento relevantes del libro de texto, sino también hablar sobre su propia experiencia basada en la realidad. La mayoría de las razones por las que pierde puntos en esta pregunta no se refieren a sus sentimientos basados ​​en la realidad. Los estudiantes deben prestar atención al responder esta pregunta.

Tarea 2

1. Explicar comparativamente las similitudes y diferencias entre realizar llamadas y atender llamadas desde la perspectiva del trabajo administrativo.

(1) Todos deben saludar primero antes de transmitir su mensaje;

(2) Todos deben mantener una actitud paciente y entusiasta;

(3) En; al final de la llamada, debe dejar que la otra parte sienta su buen humor;

(4) Todos deben expresar su significado de manera concisa y directa.

Diferente:

(1) Al realizar una llamada, primero debe verificar el número de teléfono de la otra parte; al contestar la llamada, debe esperar de 2 a 4 timbres antes de contestar.

(2) Al realizar una llamada telefónica, debes confirmar los puntos clave nuevamente antes de colgar; este paso no es necesario al contestar el teléfono.

2. Comprender los usos básicos de la "videoconferencia" y la "conferencia telefónica interactiva", comparar sus diferencias con las reuniones ordinarias y discutir sus respectivas ventajas y desventajas o a qué se debe prestar atención.

(1) Usos básicos:

El objetivo principal de la "videoconferencia" es permitir que dos partes que están muy separadas hablen cara a cara y compartan documentos, gráficos y vídeos.

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Traer otra información.

El objetivo básico de la "conferencia telefónica interactiva" es permitir que unidades o individuos organicen conferencias telefónicas multipartitas internacionales, nacionales o locales en cualquier teléfono.

(2) La diferencia entre ambas y las reuniones ordinarias:

Puede eliminar las limitaciones de tiempo y espacio.

(3) Sus respectivas ventajas y desventajas:

"Videoconferencia" -

Excelente: amplia gama de acceso, eliminación de limitaciones de tiempo y espacio, imágenes vívidas; Desventaja: los requisitos técnicos son relativamente altos.

"Conferencia telefónica interactiva"——

Excelente: conveniente, ahorra tiempo, eficiente, elimina limitaciones de tiempo y espacio, con función de confidencialidad, función de conteo y reproducción del discurso de bienvenida

Función; Desventaja: alto costo y alto contenido técnico.

3. Responder brevemente a las normas generales de clasificación de correo.

(1) Ordenar por nombre del destinatario;

(2) Ordenar por importancia del correo

(3) Ordenar por destinatario El nombre del departamento es; ordenado

4. ¿Cómo gestionar los correos electrónicos cuando tu jefe no está?

Para la respuesta a esta pregunta, consulte la página 72 del libro de texto. Hay una respuesta clara en el libro de texto, por lo que no la explicaré en detalle aquí.

5. ¿Cómo gestionar adecuadamente las visitas rechazadas por tu jefe?

(1) Cuando el jefe está en una reunión;

(2) Cuando el jefe está ocupado

(3) Cuando el jefe está a punto de hacerlo; salir;

(4) Cuando visita desde lejos o visita por asuntos importantes.

Seis y Siete

Tarea 3

1. ¿Cuántos tipos de horarios hay? Tome uno de ellos como ejemplo y prepare un formulario de reserva ××.

Tipos de horarios:

(1) Horario anual. Es una lista de las principales actividades comerciales de la empresa que son rutinarias cada año y una lista de actividades relacionadas con la empresa.

Las actividades registradas incluyen juntas de accionistas, juntas directivas, aniversarios de fundación de la empresa y vacaciones anuales. , etc. Generalmente, al comienzo del año, las actividades de todo el año se compilan en una lista y luego se notifican a varios departamentos.

(2) Horario mensual, horario semanal y horario diario.

El cronograma mensual consiste en extraer el cronograma de un mes del cronograma anual. Se utiliza como unidad un mes para completar las reuniones, entrevistas, viajes de negocios, visitas, etc. que se realizarán en ese. mes.

Reserva un plan.

El cronograma semanal es un plan semanal en el cronograma mensual. Este cronograma es más detallado que el cronograma mensual.

El horario diario consiste en escribir el horario de un día del horario semanal y, además, programar las actividades comerciales desde la mañana hasta la noche en detalle según el tiempo.

Para preparar varios formularios de reserva, consulte los ejemplos de las páginas 166 a 170 del libro de texto.

2. ¿Cuáles son los principales aspectos de ayudar al personal de secretaría en el trabajo principal de su jefe?

Servicio refrescante.

Cuando el jefe llega a trabajar por la mañana o regresa del trabajo, y cuando el trabajo llega a su fin, el dependiente puede traer algunas bebidas o preparar toallas mojadas

para ayudar al El jefe elimina la fatiga laboral, calma su estado de ánimo y hace que el jefe pueda trabajar renovado y renovado.

Asistencia en asuntos personales.

El método de asistencia debe depender de la situación real. Uno es la parte relacionada con el negocio y el otro son asuntos puramente privados relacionados con el jefe:

(1) Al dar algo especial. instrucciones: aunque es un asunto privado del jefe, se considera que está relacionado con la imagen del jefe, por lo que el personal de secretaría debe manejar estos asuntos triviales para el jefe de principio a fin, para que el jefe pueda obtener total comodidad.

(2) Cuando la solicitud es puramente personal: al encontrarse con esta situación, trátelo como si el jefe aprovechara la relación del personal de secretaría como colega subordinado

para ayudarlo a resolver su problema. asuntos de problemas personales.

Gestión de fincas. Incluyendo:

(1) Gestión de ingresos salariales: aquellos cuyos ingresos salariales alcanzan una determinada cantidad, o tienen dos o más fuentes de ingresos, y aquellos que tienen ingresos excedentes distintos del salario

toda declaración es requerida de acuerdo con las leyes fiscales. Especialmente cuando hay muchos ingresos por trabajos secundarios, como honorarios de manuscritos, regalías y honorarios de conferencias,

el personal de secretaría debe conservar los documentos en preparación para la declaración de ingresos o encargarse directamente de los procedimientos de declaración para el jefe.

(2) Gestión de transacciones de cheques: lo más importante es conservar el talonario de cheques y el sello especial del cheque. El personal de secretaría debe mantener las chequeras y los sellos por separado para evitar una malversación.

Otros. Por ejemplo, durante varios festivales cada año, cuando los jefes reciben regalos, a veces piden al personal de secretaría que les escriba cartas de agradecimiento y las guarden como recuerdo.

3. La tercera pregunta proporciona principalmente a los estudiantes una plantilla para escribir una "lista de tareas de trabajo", de la cual los estudiantes pueden aprender.

Lo mejor es escribir una "lista de tareas laborales" basada en esta plantilla y combinada con su propia práctica laboral.

Tarea 4

1. Explicar brevemente las características básicas del lenguaje hablado y las situaciones generales en las que se utilizan los honoríficos.

Características básicas del lenguaje hablado:

(1) La pronunciación desaparece inmediatamente después de escucharlo, pero el significado se comprende y puede permanecer en la memoria por lo que la pronunciación debe ser clara,

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Hable de la manera más clara, vívida y estandarizada posible para que la gente pueda entenderlo y dejar una impresión.

(2) Con tilde. En el lenguaje hablado, los elementos que necesitan ser enfatizados se expresan a través del estrés.

(3) Hay ambigüedad. Porque los caracteres chinos tienen un sonido y muchas palabras.

(4) El lenguaje hablado varía según el tiempo, la ocasión y los objetos. Por ejemplo, en ocasiones solemnes, el lenguaje hablado debe ser estandarizado y conciso; durante los descansos, el lenguaje hablado puede ser más vivo y el tono puede ser relajado y alegre;

Situaciones generales en las que se utilizan honoríficos:

(1) Por supuesto, utilizarás honoríficos para las personas que respetas.

(2) También es necesario utilizar honoríficos

con personas que no conoces o en situaciones formales (discursos y conversaciones en eventos de negocios o bodas y funerales).

(3) Los honoríficos generalmente están dirigidos a:

Quienes son mayores o superiores a usted; quienes tienen cargos, títulos profesionales o estatus sociales superiores; quienes han dado (dado); ) favores a usted mismo ;

Aquellos que buscan ayuda de la otra parte, o esperan obtener el favor de la otra parte.

2. Explique brevemente la elección de los temas sociales.

Los temas adecuados incluyen:

(1) Temas en los que ambas partes están interesadas y tienen los mismos intereses, como intenciones de cooperación, etc.;

( 2) Temas que a la persona promedio le gusta escuchar, como el clima, noticias actuales, reportajes deportivos, etc.;

(3) Temas que muestran color local o nacional, como construcción económica local, paisajes lugares, celebridades históricas y gente local

Amor, etc.;

(4) Temas más elegantes, como música clásica, caligrafía, pintura, clásicos chinos y extranjeros, exposiciones, tareas de noticias, etc.;

(5) Temas de experiencias de vida positivas y saludables;

(6) Historias divertidas y humorísticas y chistes inofensivos a veces pueden animar el ambiente.

Los temas inapropiados incluyen:

(1) Temas que deberían ser tabú. Como la vida privada personal, etc.

(2) Temas desagradables. Como enfermedad, invalidez, muerte, homicidio, escándalo, tragedia, etc.

(3) Temas demasiado delicados. Como los hábitos de vida especiales de los individuos, las diferencias en creencias religiosas y opiniones políticas, etc.

(4) Temas que no conoces muy bien. Si sabes un poco sobre temas profesionales, no debes usarlo a la ligera.

(5) Presume de tus propios temas.

(6) Temas vulgares y pornográficos.

(7) Temas confidenciales que no deben discutirse. Como temas relacionados con secretos comerciales.

3. ¿Cuáles son las principales formas de uso de los sellos? ¿Cuál es el alcance de uso de los sellos de firma, sellos de costura y sellos de corrección?

Las principales formas de uso del sello son:

(1) sello de firma; (2) sello de corrección; (3) sello de costura; sello lateral; (6) Sello de sellado; (7)

Sello de sellado.

Ámbito de uso del sello de firma, el sello de costura y el sello de corrección:

(1) El sello de firma está estampado en la firma del autor del documento para indicar la legalidad del autor. estado y eficacia de la identidad del documento.

(2) El sello de costura se utiliza para cartas oficiales y cartas de presentación con talones, y se estampa en la línea de costura que conecta el original y el talón.

(3) El capítulo de corrección se utiliza para corregir errores tipográficos, caracteres faltantes, caracteres redundantes y caracteres invertidos en la redacción de documentos, y sirve como una carta para que el autor legal haga las correcciones él mismo

.

4. Describa brevemente los procedimientos de recepción y tramitación de documentos y los principios básicos para su distribución.

Los procedimientos de recepción y tramitación de documentos: firma y desembalaje - registro - distribución - planificación - aprobación - realización - instación -

- registro.

Principios básicos de distribución:

(1) Documentos de mando que sean de carácter político y estén relacionados con el trabajo general de la agencia o solicitudes de instrucciones e informes sobre temas importantes

y otros documentos deben enviarse primero a la persona a cargo del departamento de la oficina o al líder de la agencia para su revisión o procesamiento;

(2) Documentos que forman parte de los asuntos diarios del agencia y tener una clara división del trabajo, o ya han sido estipulados en instrucciones y rutinas con reglas y regulaciones

Los documentos oficiales se distribuirán a los departamentos pertinentes o personas a cargo para su revisión y manejo de acuerdo con el alcance de división del trabajo a cargo de los negocios;

(3) Distribuir a los líderes de la agencia para su revisión. Para que los documentos sean aprobados, primero debe completar el "Formulario de procesamiento de documentos oficial" y enviarlos junto con los documentos para aprobación;

(4) Las cartas, invitaciones, cartas de presentación, anuncios, avisos, etc. no están registrados y deben entregarse directamente a la persona responsable.

(5) Cuando hay pocas copias de documentos y hay muchos departamentos (o líderes) que los leen, manejan y notifican, deben manejarlos primero y leerlos después.

Primero patrocinador, luego coorganizador, revisión y procesan en el orden del director primero, luego del suplente, y circulan en un estilo de rueda y radios con el secretario como eje.

5. Según las características de los documentos, ¿cuáles son los principales tipos? Explique brevemente el significado básico de configurar un artículo según las características del problema.

Tipo:

(1) Según las características de la pregunta; (2) Según las características del autor; (3) Según las características del género; 4) Según las características de la época

Se establece el expediente; (5) Se establece el expediente según las características regionales; (6) Se establece el expediente según las características del corresponsal.

El significado de crear un expediente en función de las características del problema:

Combinar documentos que reflejen el mismo problema en un expediente de caso. Este método puede reflejar la interconexión de un determinado caso. aspecto o un tema específico

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Las relaciones y situaciones de procesamiento son las más utilizadas.

6. Discuta la importancia de la utilización de archivos a través de las formas y métodos de utilización de archivos.

(1) Mediante la habilitación de una sala de archivos se pueden facilitar originales o copias de archivos para facilitar el préstamo o la lectura directa.

(2) A través de determinados sistemas y procedimientos, como; el sistema de tarjeta de préstamo, el sistema de recordatorio y renovación y el sistema de reconocimiento de transferencias, etc., pueden

proporcionar préstamos de archivos;

(3) realizar y emitir varias copias basadas en los archivos originales, e implementar archivos pagos La comunicación puede mejorar la tasa de utilización de los archivos;

(4) El uso de registros e información relevantes en los archivos puede proporcionar a los solicitantes evidencia escrita para verificar ciertos hechos;

( 5) Con base en los archivos, el personal de secretaría y archivos puede brindar respuestas profesionales a las preguntas de los investigadores y brindar servicios de consultoría;

(6) Catálogo de archivos Imprímalo en un libro y distribúyalo a los departamentos pertinentes para intercambiarlo. información;

(7) Aprovechar plenamente el papel de los archivos mediante la celebración de exposiciones de archivos.