¿Cuáles son algunas formas de mejorar la eficiencia de la oficina?
¿Cuáles son algunas formas de mejorar la eficiencia de la oficina?
En el lugar de trabajo, estamos tan ocupados como una peonza todos los días. Todo el mundo se queja del trabajo duro, el trabajo cansado y la incapacidad para hacerlo. despertar. Pero si lo piensas detenidamente, ¿es demasiado trabajo? El siguiente es el contenido relevante que he recopilado para usted sobre cómo mejorar la eficiencia de la oficina. ¡Espero que le guste el artículo!
Haz un plan de trabajo diario/semanal y revísalo frecuentemente
No importa si estás acostumbrado a usar PPT, Excel u otro software de oficina, debes hacer un plan de trabajo diario/semanal para usted mismo, incluido el progreso del trabajo semanal y el plan de trabajo para la semana anteriores.
Para cada trabajo o tarea se deben marcar detalladamente las horas de inicio y fecha límite, cuáles son los entregables, qué departamentos y compañeros hay que conectar, qué tipo de KPI hay, etc.
Esto le facilita revisar periódicamente el estado de la tarea, ya sea que esté iniciada, en progreso, retrasada o cancelada, y tomar los siguientes pasos según las diferentes situaciones.
Aprenda a juzgar las prioridades de las tareas
Hay mucho trabajo entre manos todos los días, algunos de los cuales están en progreso y otros han sido abandonados temporalmente por líderes y colegas. Si no priorizas, sentirás que no tienes ni idea y te sentirás ansioso.
Por lo tanto, es necesario aprender a juzgar el orden de las tareas en función de estas dos dimensiones. Es decir:
Importancia (importante vs. no importante)
Urgencia (urgente vs. no urgente)
Según estas dos dimensiones se pueden dividir 4 cuadrantes Al colocar las tareas pendientes en los cuatro cuadrantes en secuencia, se puede juzgar claramente que las cosas urgentes e importantes deben tener la máxima prioridad y deben abordarse de inmediato.
Recordatorio de elementos sin terminar
A algunas personas les gusta poner "pegatinas de aviso" en el estante de la estación de trabajo, que están llenas de elementos pendientes o elementos que necesitan un recordatorio o atención especial. . De hecho, esta es una buena idea.
Pequeñas pegatinas registran los puntos clave de asuntos, como la hora, las llamadas telefónicas, etc. Le recuerda y le insta a que este asunto aún no se ha completado y debe hacerse rápidamente, porque definitivamente no podrá aceptar que una pegatina permanezca allí durante varios días.
Una vez hecho, podrás arrancarlo sin preocupaciones. Luego, publique las nuevas tareas pendientes importantes, lo que le dará una sensación de logro.
La Técnica Pomodoro
Consiste en elegir una tarea a completar, fijar el tiempo Pomodoro en 25 minutos, concentrarse en el trabajo y no permitir hacer nada ajeno a la tarea hasta que el Pomodoro Cuando suene el reloj, marca una
De esta forma, nos resultará más fácil centrarnos en el trabajo en sí, y será menos probable que nos distraigamos o consultemos inconscientemente el móvil. Porque una vez que se interrumpe la atención de una persona, tarda más en volver al estado anterior.
Bueno para "robar profesores" para aprender habilidades.
Una empresa no es igual a una escuela. Nadie tiene la obligación de enseñarte a trabajar y a trabajar mejor como un. maestro.
En este momento, necesitamos tener un par de ojos que sean buenos para descubrir y una mente inteligente. Cuando vemos que otros son reconocidos y elogiados, debemos especular y observar cuidadosamente para ver qué hacen bien. y como lo hacen ok.
Una persona reflexiva puede desmantelar el informe o documento de la otra parte y aprender a diseñar un marco, extraer puntos clave, organizar materiales y extraer conclusiones.
Comunicar más con los líderes y confirmar necesidades.
En la empresa, informamos a los superiores directos. Que nuestro trabajo sea reconocido depende principalmente del líder.
Por lo tanto, necesitamos escuchar con claridad las tareas asignadas por el líder, cuáles son sus requisitos y expectativas, cuánto tiempo tomará completarlas, etc. Sólo confirmando las necesidades del líder nuestro trabajo podrá tener un impacto. dirección y ser objetivo. Cuando finalmente se complete la tarea, no habrá situaciones completamente diferentes e ingratas.
Aprovecha al máximo la hora del almuerzo para socializar
La gente moderna dispone de un tiempo precioso y no quiere dedicar demasiado tiempo privado a socializar, por lo que es importante aprovecharlo al máximo. Hora del almuerzo en el trabajo para conectarse con colegas. Conveniente.
Intente comer con colegas de departamentos fraternos y entre departamentos tanto como sea posible. Pueden charlar sobre algunos temas relajados y hablar sobre el progreso del proyecto y cómo cooperar mejor entre sí.
Es una lástima que a menudo almuerzo solo o solo con unos pocos compañeros cercanos. Simplemente completo la tarea de comer sin darle ningún significado social.
Un escritorio limpio y ordenado
Mantener su escritorio limpio y ordenado puede ayudarnos a encontrar la información o los archivos que necesitamos rápidamente, no cuando los necesitamos, dándoles vueltas y vueltas. de nuevo.