¿Cuáles son los principales eslabones del proceso de adquisición básico?

Paso 1: Determinar la necesidad de bienes y servicios en todas las unidades de negocio

El ciclo de adquisiciones comienza cuando cualquier unidad de negocio de la empresa requiere bienes/servicios de un proveedor externo. Por lo tanto, el primer paso en el proceso de adquisiciones requiere identificar y consolidar las necesidades de todas las unidades de negocios de la empresa. Esto proporciona visibilidad de las áreas y categorías de gasto para identificar áreas de ahorro de costos a través del análisis de gastos.

Paso dos: identificar y evaluar la lista de proveedores

Una vez que las unidades de negocio han determinado sus necesidades, el siguiente paso es identificar una lista de proveedores potenciales que puedan proporcionar los bienes/servicios. Este proceso implica una simple búsqueda en la web o mediante medidas más estructuradas como RFP, RFQ y RFI.

El objetivo de este proceso es evaluar proveedores relevantes. Las métricas incluyen precios, calidad del servicio, reputación y reconocimiento de la industria, garantía y términos de garantía, y servicio al cliente.

Paso tres: Negociar contratos con proveedores seleccionados

Después de seleccionar un proveedor que cumpla con los requisitos de la empresa, comienza el proceso de contratación. Para cualquier empresa, firmar un contrato es un paso fundamental para crear el máximo valor y facilitar la colaboración entre compradores y proveedores. Este proceso incluye la evaluación de factores clave como la estructura de precios, el alcance del trabajo, los términos y condiciones, el tiempo de entrega, etc. Las negociaciones y análisis de contratos detallados pueden proporcionar información sobre oportunidades adicionales de ahorro de costos, incluidos descuentos dinámicos.

Paso 4: Enviar una solicitud de compra y emitir una orden de compra

Después de que la empresa y el proveedor finalicen el contrato, el siguiente paso es enviar una solicitud de compra (PR). Las relaciones públicas incluyen descripción de bienes/servicios, precio y cantidad, información del proveedor y proceso de aprobación.

Una vez aprobado el PR, el equipo de finanzas emitirá una orden de compra (PO) al proveedor, que registra el número de PO, las condiciones de pago, la información del proveedor y otra información.

Paso 5: Completar el proceso de pago después de recibir la factura

Después de que el proveedor reciba la orden de compra, enviará una factura indicando el precio de los bienes/servicios solicitados. Una vez que la empresa obtiene la orden de compra y emite una factura, el equipo de adquisiciones la iguala para garantizar la calidad y la cantidad.

Los pagos se realizan antes o después de la entrega, dependiendo de los términos de pago establecidos entre el negocio y sus proveedores.

Paso 6: Recibir y revisar la entrega de los bienes/servicios solicitados

Sujeto a los términos de pago y del contrato, el proveedor proporciona los bienes/servicios. Al recibirlo, la empresa debe realizar una auditoría para garantizar que el proveedor cumple con los requisitos de calidad.

Paso siete: mantenga registros adecuados de las facturas

Después de recibir la entrega, como práctica recomendada, almacenar todas las facturas de manera eficiente para realizar un seguimiento de los gastos y las diversas categorías de gastos dentro de la empresa es muy importante.