Una breve discusión sobre los documentos de gestión de archivos inmobiliarios
La gestión de expedientes inmobiliarios es una parte importante del trabajo de gestión inmobiliaria y desempeña un papel muy importante en las complejas actividades de servicios económicos de las empresas de gestión inmobiliaria. A continuación se muestra un documento sobre gestión de archivos de propiedad que compilé para su referencia. Muestra 1 del documento sobre gestión de archivos inmobiliarios: Investigación sobre la gestión de archivos inmobiliarios
Resumen: "Investigación sobre la gestión de archivos inmobiliarios" es una colaboración entre la Escuela de Ciencias y Artes Aplicadas de la Universidad Unión de Beijing y Beijing BBMG Group Co., Ltd. (en adelante, "BBMG") proyectos de cooperación. Centrándonos en estandarizar la gestión de archivos de propiedad, a través de una investigación en profundidad del estado de gestión de archivos de propiedad de empresas como BBMG Group, hemos comprendido el estado actual, la experiencia y los problemas existentes de la gestión de archivos de propiedad, y los combinamos con los requisitos para mejorar el nivel. de gestión de inmuebles, hemos propuesto un conjunto completo de métodos de gestión de expedientes de propiedad, exponiendo sistemáticamente la necesidad y los métodos de fortalecer la gestión de expedientes de propiedad.
Palabras clave: Gestión inmobiliaria, gestión estandarizada de expedientes inmobiliarios
1. La necesidad de estandarizar la gestión de expedientes inmobiliarios
Los expedientes inmobiliarios se forman cuando las empresas inmobiliarias se dedican a la propiedad actividades de manejo Cuenta con diversos registros históricos que son valiosos para que el país, la sociedad y los propietarios los preserven y examinen. La gestión de archivos de propiedad es la formación, recopilación, clasificación, archivo y utilización oportuna de documentos y archivos de propiedad durante el proceso de gestión de propiedades para promover la mejora de los niveles y la eficiencia del servicio de propiedad.
La gestión de expedientes inmobiliarios es una de las tareas básicas de una empresa inmobiliaria. El nivel de gestión integral de las empresas inmobiliarias tiene limitaciones en la gestión de archivos de propiedad, y la estandarización de la gestión de archivos de propiedad desempeña un papel importante que no se puede ignorar para mejorar el nivel general de gestión de propiedades. Los dos se complementan.
2. Composición de los expedientes de propiedades
La estructura básica de los expedientes de propiedades es la siguiente:
1. Inventario de propiedades: refleja el estado y propiedad de todos los inmuebles Unidades, situación de áreas comunes. Incluyendo el número de casas, número de hogares, área, estructura, integridad, propiedad de los derechos de propiedad, naturaleza del uso, etc.
2. Archivos de alquiler y venta de propiedades: incluidos los contratos de alquiler y venta, propiedad; certificados de propiedad, materiales de evaluación de la seguridad de la vivienda, documentos y actas notariales que acuerden el arrendamiento (sub)arrendamiento, etc.
3. Ficheros de propietarios y residentes: reflejan la situación de los propietarios y residentes de cada unidad. Incluyendo el tipo de cabeza de familia, nombre, edad, ocupación, tamaño y estructura de la familia, número de contacto y aviso de mudanza.
4. Archivos de reparación y mantenimiento de la propiedad: incluido el plan de mantenimiento, el formulario de aprobación de mantenimiento, los planos de reparación, el certificado de aceptación, el permiso del proyecto de reparación, el formulario de estimación y liquidación del proyecto y la lista de materiales.
5. Ficheros de servicios inmobiliarios: ficheros formados por el departamento de la propiedad en el curso de la realización de servicios públicos y servicios especializados. Incluyendo: archivos generados por ecologización, saneamiento, seguridad, gestión de vehículos, agentes de alquiler, etc.
6. Libro mayor de cargos de propiedad (libro): Es una descripción general del estado de pago de los propietarios y residentes de cada unidad de la propiedad.
7. Ficheros de gestión inmobiliaria: ficheros que se constituyen cuando las empresas de gestión inmobiliaria realizan operaciones y servicios de ampliación de inmuebles.
Entre los archivos mencionados anteriormente, los archivos especiales de propiedad son exclusivos de la industria de administración de propiedades y son la dirección principal de la gestión estandarizada de archivos de propiedad. Pueden brindar garantía para mejorar el nivel de administración de propiedades y mejorar. calidad del servicio, al que se debe prestar especial atención.
3. Requisitos básicos y métodos de implementación de la gestión estandarizada de expedientes de propiedad
A través de la investigación, encontramos que los problemas existentes en la gestión de expedientes de propiedad actual son:
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En primer lugar, faltan sistemas y estándares de gestión unificados, el trabajo básico no está estandarizado (la clasificación no está unificada, la forma del archivo no está unificada, el período de almacenamiento no está claro) y el La operación es altamente arbitraria. Esto es válido incluso para filiales dentro del mismo grupo inmobiliario.
En segundo lugar, los archivos de la mayoría de las empresas de administración de propiedades no se administran de manera centralizada y unificada, sino que se almacenan por separado según la división de las organizaciones internas, para garantizar la integridad y seguridad de los archivos. no se puede garantizar.
Por ejemplo: algunas empresas inmobiliarias colocan los archivos de ventas de viviendas en la empresa superior, los archivos de infraestructura y los archivos administrativos en la oficina de la empresa, los archivos del propietario y los archivos de mantenimiento en el departamento de gestión de la vivienda, y los archivos financieros son gestionados por separado por el departamento de finanzas.
En tercer lugar, la asimetría de información entre empresas inmobiliarias y propietarios y la falta de divulgación de la información de los expedientes son una de las principales razones de conflictos entre administradores y propietarios (clientes).
En cuarto lugar, existe una falta de formación profesional en archivos para los archiveros a tiempo parcial y no dominan las habilidades básicas de gestión de archivos, lo que afecta el nivel de gestión de archivos de propiedad.
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1. Para estandarizar la gestión de archivos de propiedad, primero debemos establecer un sistema y especificaciones de gestión de archivos de propiedad, y aclarar las responsabilidades de los administradores de archivos de propiedad.
Desarrollar un conjunto de especificaciones e identificar a una persona responsable de la gestión, y garantizar que el sistema esté bien adaptado, sea altamente operable y que la persona responsable sea clara. Este es el primer punto clave en la estandarización de. gestión de archivos de propiedad.
El sistema de gestión de archivos es una parte integral del sistema de gestión de propiedades. El establecimiento de un sistema de gestión de archivos de propiedad tiene como objetivo, en primer lugar, mejorar el mecanismo de supervisión de la gestión de la propiedad y aprovechar plenamente el papel de los archivos de propiedad en la promoción del nivel de gestión de la propiedad; en segundo lugar, aclarar las responsabilidades de la gestión de los archivos de propiedad en el país; forma de sistema, restringir y estandarizar los comportamientos de gestión de archivos y mejorar el nivel de gestión de archivos de propiedad.
El sistema de archivos de propiedad y la construcción estándar incluyen: el ámbito comercial de la gestión de archivos de propiedad, estándares de clasificación de archivos de propiedad, sistemas de archivo de archivos de propiedad, métodos de organización de archivos de propiedad, sistemas de almacenamiento de archivos de propiedad, sistemas de utilización abierta de archivos de propiedad, archivos de propiedad Responsabilidades de los administradores, etc.
Entre las empresas de administración de propiedades afiliadas a BBMG, el 100% tiene un sistema de administración de registros de propiedad y cuenta con personal de administración de registros de tiempo completo (tiempo parcial). Al mismo tiempo, mediante orientación y formación especializadas, mejoraremos la calidad del personal de los archivos y estandarizaremos el trabajo de los archivos, promoviendo así la gestión de los archivos inmobiliarios.
2. La formación y archivo de documentos de propiedad no es sólo el punto de partida de la gestión de archivos de propiedad, sino también un importante trabajo básico de propiedad.
La estandarización de los archivos de propiedad debe comenzar desde el trabajo básico: formar archivos de propiedad de acuerdo con los estándares, archivar archivos de propiedad, clasificar y conservar archivos de propiedad, abrir y facilitar la utilización de archivos de propiedad, análisis e investigación de la información de los archivos. , etc. . Teniendo en cuenta la situación actual de la gestión de archivos inmobiliarios, ponemos especial énfasis en la formación y archivo de documentos inmobiliarios.
① Deje que todo el personal de administración y servicio de la propiedad elabore conscientemente documentos de acuerdo con las especificaciones y preste atención a la acumulación.
Para mejorar la calidad de la administración y el servicio de la propiedad, cada personal comercial debe estar involucrado Al realizar todo el trabajo, se deben seguir los procesos comerciales y los documentos deben formarse consciente y estandarizadamente como base de trabajo y credenciales de desempeño.
Hay dos aspectos del control de la "formación de documentos": uno es aclarar los documentos formados en cada enlace de administración de propiedades en el sistema de administración de propiedades; el otro es aclarar el contenido y la calidad de cada propiedad; documento (documento Qué contenido se debe completar y cómo completarlo). Sólo cuando se cumplen estos dos requisitos se puede denominar documento de propiedad estandarizado.
② Implementar estrictamente el sistema de archivo de documentos
El archivo de documentos debe considerarse como una parte importante del proceso comercial, lo que requiere que la administración de la propiedad y el personal de servicio lo implementen conscientemente y consideren el archivo como una parte integral de toda gestión inmobiliaria y servicio El cierre del negocio. Para implementar verdaderamente esta idea, es necesario contar con especificaciones de respaldo en el sistema de administración de propiedades, incluida la aceptación, inspección y evaluación del desempeño detalladas o periódicas después de completar cada trabajo de servicio, así como verificar la calidad de los documentos que deben formarse. .
3. Destacar las características de la industria y centrar la gestión en expedientes especializados para la gestión patrimonial; mejorar la forma de gestión de un hogar y un expediente;
Los expedientes administrativos y de infraestructura de las empresas inmobiliarias suelen estar bien gestionados, pero la mayoría de los expedientes inmobiliarios especiales son vagos y arbitrarios, con diversas formas de expedientes.
Los archivos especiales de propiedad son exclusivos de la industria de administración de propiedades. De hecho, una vez que la propiedad se pone en uso, la importancia de dichos archivos superará con creces la de otros archivos y su número también aumentará año tras año. año debe darse por sentado que la gestión se centra.
La forma de gestión "un hogar, un archivo" se dirige principalmente a la parte de los archivos especiales de propiedad orientada a los hogares. Aunque el 90% de las empresas tienen una gestión de un solo hogar y un grado, diferentes empresas adoptan diferentes métodos para gestionar un hogar y un grado. Algunos usan los archivos de propietarios de cada hogar como un volumen, y otros usan todos los archivos de propietarios de todo el edificio como un volumen, y luego usan los archivos de propietarios de cada hogar como subvolúmenes.
La implementación de la gestión de un solo hogar y un grado no solo facilita la gestión específica de los hogares, sino que también ayuda a proporcionar servicios personalizados a los propietarios, promueve la mejora de la calidad de la gestión y la calidad del servicio de las empresas de administración de propiedades y es una reflejo de las características de la industria de administración de propiedades y una buena manera de proteger los derechos e intereses legítimos de los propietarios y las empresas de administración de propiedades. Dentro del alcance permitido por la ley, el contenido de cada hogar y archivo debe enriquecerse al máximo, incluida la recopilación de información personal como aficiones, hábitos e información de contacto de propietarios y residentes.
4. Aprovechar la intervención temprana de la gestión inmobiliaria como una oportunidad para sentar unas bases sólidas para los expedientes inmobiliarios e implementar una gestión dinámica.
Antes de que el comité de propietarios firme una encomienda formal de administración a la empresa inmobiliaria, la empresa inmobiliaria firma temporalmente un contrato de encomienda con la empresa administradora de propiedades para realizar las responsabilidades de administración de la propiedad. Este tipo de encomienda suele realizarse antes de que la propiedad se ponga oficialmente en uso, lo que supone la intervención temprana de la administración de la propiedad. Puede comprender mejor los vínculos entre el diseño y la construcción de la propiedad, fortalecer la comprensión integral de la propiedad y facilitar la gestión futura de la propiedad.
Durante la etapa inicial de la administración de la propiedad, el personal de administración de archivos es principalmente responsable de la supervisión de calidad y la recopilación de los archivos de aprobación y aceptación de la infraestructura y los archivos de finalización. Todas las empresas de administración de propiedades y empresas de desarrollo inmobiliario deben coordinarse oportunamente para aumentar la participación del personal de archivos y asumir eficazmente las responsabilidades de inspección, supervisión y orientación.
Una vez que la inmobiliaria se hace cargo del inmueble, otro de los puntos clave del trabajo de archivo es hacer un buen trabajo de gestión dinámica. Como la condición de una propiedad no es estática, los archivos de propiedades son muy dinámicos. El propietario puede cambiar debido a la venta, intercambio y herencia de la propiedad, y la propiedad en sí también necesita ser mantenida y reparada continuamente. Esto requiere que los archivos de propiedad correspondientes se cambien de manera oportuna para mantenerlos consistentes con los reales. situación. En el proceso de gestión, las empresas de administración de propiedades deben adoptar inspecciones periódicas, mantenimiento diario y proyectos de seguimiento para garantizar que la información dinámica se complete de manera oportuna y sin omisiones, y para mantener la validez real de los archivos. Los archiveros recopilan los documentos de propiedad modificados de manera oportuna.
Además, las empresas inmobiliarias también promueven la apertura de los archivos de propiedad para los propietarios para facilitar el uso de los archivos por parte de los propietarios y divulgan de manera proactiva información importante de los archivos públicos para hacer un uso completo de la información de los archivos de propiedad para satisfacer las necesidades de los residentes; Según las necesidades del servicio, los servicios de ampliación de la propiedad se llevarán a cabo según las condiciones locales.
En resumen, la gestión de archivos de propiedad recorre todo el proceso de gestión de la propiedad. Mejorar el nivel de gestión de archivos de propiedad es promover la mejora del nivel general de gestión de la propiedad. Las empresas inmobiliarias deberían ser conscientes de ello y proporcionar apoyo espiritual y material al trabajo de los archivos inmobiliarios, lo que será de gran beneficio para elevar el nivel general de la gestión inmobiliaria a un nuevo nivel. Ejemplo de ensayo 2 sobre gestión de archivos inmobiliarios: una breve discusión sobre la gestión de archivos inmobiliarios
Resumen: Con el continuo desarrollo de la gestión inmobiliaria en nuestro país, la importancia de la gestión de archivos inmobiliarios también se refleja cada vez más. El artículo explica la importancia de fortalecer la gestión de archivos inmobiliarios desde tres aspectos: las características, situación actual y sugerencias de mejora de la gestión de archivos inmobiliarios.
Palabras clave: Gestión de expedientes inmobiliarios, fortalecimiento de la gestión inmobiliaria
Número de clasificación CLC: G271 Código de identificación del documento: A
Número de artículo: 1004-4914(2011) 09-263-02
Los archivos de propiedad surgieron con el surgimiento de la administración de propiedades. La administración de propiedades solo existe desde hace más de cien años, y mi país solo ha introducido este modelo durante más de 20 años. .
En este corto período de tiempo, aunque la gestión de archivos no es una parte importante del trabajo de gestión de propiedades, no se puede ignorar su importante posición. Una vez que se lanza oficialmente el trabajo de administración de la propiedad, casi todos los enlaces son inseparables de los archivos, ya sea para reparar y mantener las instalaciones de la propiedad, comprender la situación de los propietarios y usuarios de la propiedad, o cobrar tarifas de administración, desarrollar y operar actividades, etc. ser utilizados. Por ejemplo, un determinado hogar planea renovar la casa antes de tomar posesión de ella y luego vivir en ella. Dado que el plan de renovación incluye cambiar las particiones de la casa original, primero debe comprender qué paredes de la casa original son muros de carga y cuáles son paredes divisorias. El plan de renovación también incluye cambiar la disposición de los cables originales, por lo que también debe comprender. la ubicación del cableado del circuito en la casa original. Esta información necesaria queda registrada en los distintos planos de la casa y forma parte de los expedientes de la propiedad. Si no se gestionan bien los registros de propiedad. Incluso si no está organizado, para comprender la información necesaria es necesario ir a otros lugares donde se pueden guardar los datos, e incluso es posible que sea necesario volver a medirlos, lo que provoca un desperdicio innecesario. Se puede observar que el trabajo de administración de la propiedad debe realizarse de manera estandarizada y ordenada. Reviste especial importancia reforzar la gestión de los expedientes inmobiliarios.
1. Características de la gestión de ficheros inmobiliarios.
1. Carácter dinámico. El trabajo de gestión inmobiliaria implica aspectos muy concretos: el objeto de la gestión es el inmueble, y el objeto del servicio es el propietario u ocupante del inmueble. La situación de los objetos relevantes no suele ser inmutable. Es posible que la propiedad necesite reparación y mantenimiento; el propietario puede cambiar debido a cambios en la propiedad, como la venta y el intercambio de la propiedad; es más probable que los ocupantes cambien con frecuencia debido a cambios en la relación de arrendamiento. de la propiedad, el propietario y el ocupante. Los materiales se agregan y cambian constantemente. Esto determina que la gestión de los expedientes patrimoniales debe ser oportuna, precisa y altamente dinámica.
2. Los expedientes de propiedad se pueden dividir principalmente en dos partes: una parte son los expedientes generales formados por las operaciones diarias de la empresa inmobiliaria, incluyendo expedientes administrativos y de gestión de operaciones, expedientes de infraestructura, expedientes de equipos, expedientes contables, expedientes de personal, expedientes de honor, etc. la otra parte son los archivos de propiedad de base. Archivos especiales de administración de propiedades formados por las operaciones diarias de la oficina de administración, incluidos libros de inspección diaria de propiedades, archivos de mantenimiento de propiedades, archivos de arrendamiento de propiedades, archivos de propietarios y residentes, archivos de servicios de propiedad, etc. Los archivos de propiedad se componen de archivos basados en una unidad de propiedad. No importa qué cambios ocurran en la propiedad, los documentos y materiales generados deben agregarse a ella. Por lo tanto, cada archivo es un todo orgánico que refleja completamente un proceso de cambio de unidades de propiedad. requiere una gestión completa y estandarizada de los expedientes inmobiliarios.
3. Las actividades de gestión de propiedades se llevan a cabo en torno a la vida diaria de las personas. Ningún archivo está tan relacionado con la vida diaria de las personas como los archivos de propiedad. Muchos archivos, como documentos de agencia, archivos de litigios, etc., generalmente se usan menos después de ser archivados, porque la vida diaria de las personas rara vez involucra estos archivos, mientras que los archivos de propiedad se usarán cuando la propiedad se decore, alquile, renueve y renueve. Constantemente se le solicita que satisfaga las necesidades de arrendamiento y otras actividades. Esto refleja plenamente la estrecha correlación entre la gestión de archivos inmobiliarios y la vida cotidiana de las personas.
4. Flexibilidad. Los archivos de propiedad se comparan con ciertos archivos, como los archivos de derechos de propiedad y los archivos de personal. Tiene un cierto grado de apertura, porque los archivos de la propiedad registran la situación de la propiedad y la administración de la propiedad. El contenido de esta parte del archivo es público para todo el personal relacionado con la propiedad, como los archivos de mantenimiento de la propiedad y el paisajismo relacionado. y archivos de saneamiento, archivos de seguridad, etc. Sin embargo, los ficheros de propiedad tienen cierto grado de confidencialidad porque también contienen una gran cantidad de contenido privado y ciertos secretos empresariales. El contenido de esta parte del archivo no es fácil de revelar, como la información personal de los residentes, la información de los derechos de propiedad de cada unidad de la propiedad, las decisiones importantes de la empresa, etc. Esto requiere que la gestión de archivos de propiedad sea flexible y modificable. No se puede simplemente almacenar y no utilizar, ni divulgar indefinidamente.
2. Problemas en la gestión de expedientes inmobiliarios.
1. Los líderes empresariales no prestan suficiente atención a la gestión de expedientes inmobiliarios. Muchos líderes de empresas inmobiliarias creen que la gestión de archivos de propiedad es un trabajo de "acuerdo". Debido a que los líderes no prestan suficiente atención al trabajo de los archivos, falta una publicidad amplia sobre los beneficios sociales y económicos generados por el uso de archivos de propiedad.
Durante mucho tiempo, muchas empresas no cuentan con almacenes de archivos específicos, instalaciones y equipos de gestión de archivos, un desarrollo insuficiente de los recursos de información de archivos y un escaso conocimiento de los archivos por parte de los empleados. La tasa de utilización de los expedientes inmobiliarios es baja. Escóndelo más y úsalo más a la ligera.
2. Es necesario mejorar la calidad del personal de gestión de archivos inmobiliarios. En la actualidad, el personal de gestión de archivos de las empresas de gestión de propiedades suele ser atendido por recepcionistas o personal de servicio al cliente, y no hay personal de gestión de archivos dedicado. Debido a la falta de atención del líder y su propia falta de comprensión de la importancia y responsabilidad del trabajo de archivos, muchos empleados tienen la mentalidad de afrontar las cosas, se sienten incómodos en el trabajo y carecen de entusiasmo por su trabajo. Los administradores de archivos de propiedad generalmente carecen de algo; conocimientos profesionales Debido a la falta de formación, el nivel de gestión de mucho personal de archivos sigue basándose en la experiencia, sus conceptos ideológicos y su nivel de gestión no pueden seguir el ritmo de las exigencias del desarrollo, carecen de innovación y vitalidad, y su calidad profesional y su nivel de gestión necesitan para mejorar.
3. La colección de archivos de propiedades está incompleta. Los archivos de propiedad se acumulan gradualmente mediante la recepción, la recopilación y otros medios. Los archivos de propiedad se transforman a partir de documentos y materiales de gestión de propiedades mediante la clasificación y el archivo. La formación y acumulación de documentos y materiales de gestión de la propiedad afecta directamente la integridad, precisión y sistematización de los archivos de propiedad. Se puede decir que sin trabajo de recopilación es imposible tener archivos completos. En la actualidad, muchos administradores de archivos de propiedad tienden a recopilar archivos de propiedad incompletos durante el proceso de manejo de archivos de propiedad. Por un lado, el personal no está familiarizado con el proceso de recolección de archivos de propiedad y olvidará algunos pasos importantes, como no firmar ni sellar. cuando sea necesario, por otro lado, los requisitos de los documentos y materiales que deben recopilarse para los expedientes de propiedad no están claros, como que el contenido de la decoración en el formulario de solicitud de decoración no esté completo, etc. A veces, los propietarios no envían la información y el personal de administración de archivos no realiza recordatorios oportunos. La demora provocará el fenómeno de archivos faltantes, lo que provocará una recopilación de información incompleta.
4. El sistema de gestión de archivos de propiedad no es sólido. Como dice el refrán: Sin reglas no hay regla. Los sistemas pertinentes para la gestión de archivos en muchas empresas de gestión de propiedades están incompletos y mal implementados, y el trabajo con archivos carece de procedimientos de gestión institucionalizados. En primer lugar, la organización de archivos no está estandarizada: durante el proceso de organización, algunos administradores de archivos no clasificaron ni organizaron los archivos según el orden del directorio de archivos, y el directorio en el volumen no coincidía con los archivos reales que se estaban ordenando. El fenómeno de la falta de datos en el volumen es relativamente común. Además, no cumple con los requisitos ni favorece la búsqueda y utilización; en segundo lugar, la gestión integral de los archivos es insuficiente; en tercer lugar, la utilización de los archivos no está estandarizada; El personal de gestión de archivos estaba relajado por dentro y tenso por fuera cuando tomaba prestados archivos, y los archivos prestados no se devolvían a tiempo. Si bien se han formulado algunos sistemas, no pueden implementarse en el trabajo debido a una gestión irregular, lo que ha afectado gravemente el desarrollo institucionalizado y estandarizado de la gestión de archivos.
3. Sugerencias para mejorar el nivel de gestión de archivos de propiedad
1. Los líderes deben prestar atención y mejorar la conciencia sobre la gestión de archivos de propiedad entre todos los empleados. (1) Los líderes deben prestar atención a la gestión de archivos de propiedad, establecer y mejorar sistemas de gestión de archivos de propiedad, implementar responsabilidades, fortalecer la gestión y utilizar eficazmente el trabajo de archivos de propiedad como una base de evaluación importante para la gestión de la calidad de la propiedad y la gestión de objetivos. (2) Organizar a todos los empleados para que estudien seriamente la Ley de Archivos y las Medidas de Implementación de la Ley de Archivos. Fortalecer el trabajo de publicidad sobre la gestión de archivos y la protección de materiales de archivos, y fortalecer continuamente la construcción del sistema legal de archivos, mejorar la comprensión de la importancia del trabajo de archivos y mejorar la conciencia de todo el personal sobre los archivos. (3) Equipar al personal de gestión de archivos profesional, aumentar la capacitación del personal de gestión de archivos y cultivar el sentido de responsabilidad, la actitud de trabajo serio y el concepto de servicio incondicional del personal de gestión de archivos.
2. Mejorar integralmente la calidad del personal de gestión de expedientes inmobiliarios. La gestión de archivos de propiedad es una tarea a largo plazo que requiere paciencia y cuidado. Para mejorar el nivel de gestión de archivos de propiedad, la base es mejorar la calidad del personal de gestión de archivos de propiedad. (1) El personal de gestión de archivos debe establecer conscientemente el espíritu de "amor y dedicación", respetar concienzudamente la ética profesional de los archivos de "lealtad al deber, trabajo duro, servicio de calidad" y tener una orientación diligente. Dedicación desinteresada, y cultivando constantemente un espíritu trabajador y un estilo de trabajo riguroso, minucioso y serio. Es necesario aclarar las responsabilidades y tareas de los archiveros, no sólo para hacer un buen trabajo en la recopilación y almacenamiento de archivos, sino también para fortalecer continuamente la conciencia de la gestión de archivos de acuerdo con la ley.
(2) El personal de gestión de archivos debe estar familiarizado con los procedimientos, métodos y requisitos para clasificar, recopilar, clasificar, identificar, conservar, tomar prestado y destruir archivos, y prestar atención a recibir más orientación sobre la recopilación, clasificación, almacenamiento, etc. de forma activa; participar en diversas formaciones empresariales, intercambiar métodos de trabajo y experiencias con personal de gestión de archivos de otras unidades para aprender y mejorar continuamente.
3. Recoge toda la información y organízala. (1) Los materiales de archivo deben ser lógicamente lógicos. Si el trabajo de recopilación de archivos se realiza bien o no, y si los documentos entregados por los distintos departamentos están completos o no, determinan y afectan directamente la calidad del trabajo de gestión de archivos. El contenido de los archivos proviene de varios aspectos y no es consistente en la forma, por lo que se deben seguir estándares al recopilar, configurar archivos, archivar, clasificar y registrar. Sea científico, conciso y sirva como esquema. (2) Debe garantizarse la originalidad de los materiales de archivo. La característica esencial de los archivos es la unidad de originalidad y registrabilidad. La originalidad absoluta significa que los archivos sólo pueden ser manuscritos originales. La originalidad relativa significa que, además de que los manuscritos originales son archivos, algunas copias, libros y materiales de archivo también son archivos. Estos datos originales desempeñan un papel clave en la realización de los objetivos comerciales, la capacidad de investigación de cada uno y la determinación de la estrategia de desarrollo de la empresa inmobiliaria. (3) La información de archivo debe ser comprensible. Para que las personas comprendan plenamente un archivo, es necesario preservar información útil relacionada con el contenido del archivo. La información recopilada del archivo de propiedad se entrega al archivero para su clasificación centralizada. Durante el proceso de clasificación, el objetivo es clasificarla según el contenido y la fuente, para que sea clara y fácil de consultar. Durante el proceso de organización, los archivos se pueden convertir en dibujos, archivos, tarjetas, volúmenes y tablas estandarizados.
4. Mejorar las normas y reglamentos y gestionar los expedientes conforme a la ley. (1) Las empresas de administración de propiedades deben establecer, mejorar e implementar concienzudamente diversas reglas y regulaciones con respecto a los archivos de las empresas de administración de propiedades, y establecer regulaciones claras y estrictas sobre el sistema de archivo, el sistema de utilización, el sistema de confidencialidad, el sistema de custodia y el sistema de posición de archivero para la administración de propiedades. archivos de la empresa. Estipula que se debe establecer un mecanismo de gestión dinámico para garantizar que el trabajo de gestión de archivos tenga reglas a seguir, garantice actualizaciones oportunas del trabajo de gestión de archivos y promueva el desarrollo institucionalizado y estandarizado del trabajo de gestión de archivos. (2) El personal de gestión de archivos debe seguir estrictamente las normas y reglamentos y estandarizar la gestión de archivos. Primero, se implementa una gestión estricta sobre el uso de los archivos. Al tomar prestado, debe registrarse antes de poder prestarlo. Al devolverlo, debe regresar y firmar en persona. El personal de administración de archivos inspeccionará la información. repararlo inmediatamente. En casos graves, el personal correspondiente será responsable. En segundo lugar, el almacenamiento de archivos debe ser a prueba de fuego, humedad y polillas. Cuando utilice el archivo de archivos electrónicos, tenga cuidado de mantener copias de seguridad para evitar ser infectado por virus informáticos después de la intrusión. Si se pierden todos los archivos, Ping Gang debe tomar una serie de medidas preventivas.
5. Mejorar vigorosamente el nivel de modernización de la gestión de expedientes inmobiliarios. Con el desarrollo de la tecnología de la información, los métodos de gestión inmobiliaria son cada vez más avanzados. Actualmente, muchas empresas de gestión inmobiliaria han implementado en su trabajo diario el modelo de “oficina sin papel”, es decir, trabajando a través de un software de sistema. Mediante la aplicación de la tecnología de la información en la gestión de archivos de propiedad, la redacción, modificación, eliminación, recuperación, impresión, recopilación y otros trabajos de materiales documentales se pueden completar sistemáticamente, de modo que la formación y operación de documentos y otros aspectos puedan conectarse orgánicamente con la oficina El uso de tecnología de la información para organizar archivos no solo puede reducir el impacto de los factores humanos en el archivo de archivos, sino que también aprovecha al máximo las ventajas de las computadoras, reduce las operaciones manuales, mejora la eficiencia del trabajo y logra el doble de resultado con la mitad del tiempo. esfuerzo.