Cómo hacer una nota

1. Objeto de análisis. ¿A qué grupo está dirigido el memorando? ¿Qué tipo de demandas comunes tienen y qué les importa? Piensa claramente en lo que es importante en tu memorando.

2. Título del párrafo. El párrafo del título debe indicar a quién está dirigido el memorando, quién lo escribió, la hora completa y exacta de redacción y el tema. Título Párrafo Ejemplo Para: Nombre y puesto de trabajo del lector objetivo De: Su nombre y puesto de trabajo Fecha: Cuando se completó el memorándum Asunto: De qué trata el memorándum Utilice siempre el nombre formal del lector objetivo, no utilice un apodo; Al escribir un párrafo de título, asegúrese de dejar dos líneas de espacio entre cada sección y alinear el texto.

3. El párrafo inicial. Explique el propósito del memorando de confirmación en tres partes: descripción del problema; requisitos especiales y solución final; Clasifique las razones para escribir el memorando y preséntelo claramente a los lectores objetivo. Si no puede describir lo que haría para resolver el problema, reconsidere si sabe lo suficiente sobre la situación. Incluye sólo lo necesario y convincente, de lo contrario hará que el texto sea menos persuasivo.

4. Párrafo resumen. Esta sección debe proporcionar una breve declaración de todas las recomendaciones importantes de las secciones anteriores. Esto ayudará a los lectores a comprender rápidamente los puntos clave del memorando. También puede incluir enlaces o citas a fuentes utilizadas en preguntas de investigación anteriores.

5. Ampliar la sección de discusión. En este párrafo, escribe todos los detalles que respaldan tu idea y sugerencias que ayudarán a resolver el problema. También puede escribir sobre problemas que puedan surgir en el futuro y luego discutir el proceso y los pasos que se deben tomar para evitar que ocurra el problema. Coloque la información más importante al principio del párrafo de discusión. Comience con las interpretaciones más comunes de las personas y luego continúe contando hechos o argumentos específicos que respalden esa comprensión.

6. Párrafo final. Termine el memorando con una nota amistosa e indique al lector qué acción desea que tome. Piense en las formas en que los lectores pueden beneficiarse de la información proporcionada en el memorando y cómo puede aprovechar esta situación. Asegúrese de pensar claramente en cómo el lector se beneficiará de la acción sugerida y cómo puede hacer que esta acción sea lo más simple posible. Podría decir: "Me encantaría que pudiéramos discutir estas sugerencias nuevamente en el futuro y respetar cualquier decisión que tome". 7. Termine con un llamado a la acción. Si desea que los lectores hagan algo en el futuro, escríbalo. Compruebe si hay errores ortográficos, gramaticales y de contenido. Preste especial atención a los nombres, fechas o números y asegúrese de que las convenciones sean coherentes con el idioma que utiliza.

8. Utilice expresiones como "yo", "tú" y "nosotros". Y utilice un tono proactivo para animar a los lectores a actuar. Graba la sesión. Escríbalo tal como lo dice y no tenga miedo de utilizar abreviaturas. No parezcas estar alardeando. Evite palabras académicas y jerga técnica.

9. Evite el uso de expresiones "asfixiantes": el lenguaje debe ser lo más sencillo y conciso posible. Por ejemplo: no diga: "La continuación del sistema de incentivos de nuestra empresa depende de que los empleados de la empresa alcancen los objetivos de la empresa". En su lugar, diga: "Si desea seguir recibiendo recompensas, debe completar las tareas de la empresa". "