Cómo gestionar bien los expedientes del personal de las instituciones públicas

Cómo gestionar bien los archivos de personal de las instituciones públicas

En la actualidad, la gestión de archivos de personal tiene procedimientos de transferencia imperfectos, métodos de gestión hacia atrás, instalaciones de hardware limitadas, revisión de títulos profesionales sin papel y personal tradicional Problemas como conflictos en los métodos de gestión de archivos y alcance limitado de los materiales de archivo. A medida que continúa aumentando la reforma del sistema de personal de mi país, muchos problemas en la gestión de archivos de personal deben resolverse para mejorar el nivel de utilización de los archivos de personal.

1. Respecto a la recopilación y archivo de materiales

En términos de gestión de expedientes de personal, la recopilación de materiales es la clave y el requisito previo para una buena gestión de expedientes de personal. Si la colección de materiales está completa o no, y si su contenido refleja la situación general de los cuadros y empleados, afectará directamente el suministro y uso de los archivos. Por lo tanto, el personal de gestión de archivos de personal debe trabajar duro para recopilar materiales, centrándose especialmente en recopilar materiales que reflejen la moralidad, capacidad, diligencia y desempeño de los cuadros.

Se debe realizar principalmente el siguiente trabajo:

1. Recopilar y archivar oportunamente. El personal de archivos debe registrar con prontitud los materiales recopilados (como nombramientos y destituciones de personal, transferencias y mejoras salariales, evaluaciones, recompensas y castigos, etc.) o los materiales enviados por los departamentos pertinentes (como estatus de estudiante, calificaciones académicas, títulos técnicos, etc.). ) e incluirlos en los expedientes de personal de la categoría correspondiente.

2. Reforzar el contacto con los departamentos relevantes. El departamento de personal de la organización debe establecer un sistema de contacto para recopilar y enviar materiales de archivo con los departamentos que forman los materiales de archivo del personal. Los archiveros deben informar periódicamente a los departamentos relevantes (personal de la organización en todos los niveles, inspección y supervisión disciplinaria, educación, etc.) la información que tienen sobre la formación de materiales de archivo de personal (capacitación, auditoría, frente unido y otros departamentos) recopilan o recopilan materiales de archivos de personal recién formados.

3. Controlar estrictamente la "entrada" de materiales y hacer un buen trabajo en la identificación. La gestión de archivos de personal requiere una recopilación completa de materiales, pero no todos los materiales recopilados se archivan. Por lo tanto, los materiales recopilados deben identificarse y examinarse cuidadosamente. Para aquellos materiales que no cumplan con los requisitos de archivo, se debe notificar oportunamente al departamento que generó los materiales para volver a enviarlos o realizar los procedimientos, se deben descartar los materiales que no entren dentro del alcance de los archivos de personal.

2. Juicio de tipos de archivos y categorías dentro de los volúmenes.

1. Juicio del tipo de expediente. Antes de archivarlo, los archiveros deben juzgar primero los materiales recopilados para ver si pertenecen a archivos de personal. Tenga cuidado de no incluir documentos que pertenezcan a archivos administrativos (como avisos de nombramiento y despido de cuadros, informes de solicitud, correspondencia, etc.), inspección disciplinaria. archivos (como durante los juicios de casos), informes de solicitud, informes de investigación, pruebas circunstanciales, materiales de informes, etc.), archivos comerciales (como trabajos personales, artículos, traducciones, resúmenes de invenciones, etc.) y otros tipos de materiales de archivo). se clasifican en expedientes de personal.

2. Juicio de categorías dentro del volumen. La clasificación de materiales en los archivos de personal generalmente se realiza "verificando los números" según los nombres de los materiales y colocándolos en las categorías correspondientes. Pero hay excepciones. Los nombres de algunos materiales no coinciden con el contenido. Si se clasifican por nombre, puede causar inconvenientes en su uso futuro. Por lo tanto, al clasificar debemos fijarnos tanto en el nombre como en el contenido; para aquellos que incluyen múltiples aspectos del contenido, también debemos fijarnos en qué aspecto del contenido es el principal, y esforzarnos en clasificar con precisión.

3. En cuanto a los métodos de almacenamiento de archivos

Existen dos métodos comunes para gestionar archivos de personal, a saber, el método de embolsado y el método de encuadernación. Ambos métodos tienen sus pros y sus contras. En el método de ensacado, los materiales se empacan directamente en bolsas sin estar atados, por lo que es conveniente extraer y llenar los materiales. Sin embargo, no cumple con el requisito de "atar perfectamente" y puede causar fácilmente la pérdida de materiales. El método de encuadernación consiste en clasificar los materiales y unirlos en orden, colocarlos en cajas archivadoras y almacenarlos en gabinetes. Sus ventajas son una encuadernación ordenada y una apariencia hermosa, pero el acceso a los materiales es incómodo y el papel se daña fácilmente debido al desmontaje repetido.

Los archivos de personal son un importante portador de información sobre talentos. Pueden reflejar plenamente la experiencia personal, la capacidad moral, el desempeño laboral, las recompensas y castigos, las trayectorias de comportamiento, los antecedentes históricos y la experiencia. Una buena gestión de expedientes de personal juega un papel importante en el desarrollo de los recursos humanos. A medida que continúa aumentando la reforma del sistema de personal de mi país, la gestión de archivos de personal en empresas e instituciones se ha vuelto aún más importante.