Cómo mejorar el nivel de gestión del recinto ferial
La calidad de la exposición se refleja principalmente en la calidad del servicio de la exposición. Mejorar la gestión del sitio de exposición no solo generará mayores retornos para los organizadores, sino que también brindará más satisfacción psicológica, sensorial y de otro tipo a los participantes, lo que ayudará a mejorar la calidad de la exposición y establecer la marca de la exposición. Sobre la base de varias ventajas, con el fin de adaptarse a la tendencia de desarrollo de la industria de exposiciones, mejorar el nivel de gestión in situ de las exposiciones se ha convertido en un tema que varios organizadores compiten por estudiar.
1 La importancia de la gestión del lugar de exposición
El período desde la preparación hasta el lanzamiento de una exposición es de al menos un año, y el enfoque de la exposición suele ser de solo tres a cinco días. Se puede decir que el sitio de exposición es la clave de la exposición y la gestión del sitio de exposición es la máxima prioridad. La gestión del sitio de exposición es un reflejo directo de la implementación específica del plan de exposición y el nivel de organización de la exposición, por lo que es muy valorada por el organizador. Al mismo tiempo, el contenido de la gestión, control y coordinación de las exposiciones in situ es muy complejo y detallado. Si no se maneja adecuadamente, cualquier pequeño asunto puede convertirse en un gran problema, afectando así la eficacia de toda la exposición.
Debido a la diversidad y complejidad de los servicios de gestión in situ de exposiciones, los organizadores han tendido cada vez más a "subcontratar" muchas tareas de gestión in situ a empresas profesionales de servicios de exposición. Por un lado, el organizador ha logrado el propósito de reducir costos y mejorar la eficiencia a través de la subcontratación de servicios, por otro lado, también ha permitido el desarrollo de diversas empresas de servicios profesionales de exhibición, tales como diseño de stands, construcción de stands, alquiler de exhibiciones, transporte de exhibiciones y publicidad, impresión, limpieza de seguridad, consultoría legal, servicios presenciales, catering y más. La "externalización de servicios" en la gestión de los recintos feriales y el modelo de negocio de cooperación entre varias empresas también han puesto de manifiesto muchos problemas. Entre ellos, los problemas más típicos incluyen responsabilidades y tareas poco claras entre varios contratistas, culparse unos a otros cuando encuentran problemas, falta de liderazgo unificado en el sitio de exposición y preparación insuficiente para la respuesta de emergencia a las crisis en el lugar.
Por ejemplo, un expositor construyó su propio stand pero accidentalmente perdió la llave del gabinete. Intentó pedir ayuda a los constructores de la sala de exposiciones, pero como los constructores locales sólo eran responsables de los stands que ellos mismos construían, el problema seguía sin resolverse. Luego, el expositor recurrió al servicio de atención al cliente en el lugar en busca de ayuda, pero el servicio de atención al cliente solo brindó servicios de consulta y reemisión de certificados, y no pudo brindarle ayuda sustancial en caso de perder su llave. Desde entonces, los problemas de los expositores no se han resuelto en dos rondas de negociaciones. Las tácticas de rechazo de los dos proveedores de servicios han agitado a los expositores y provocado disputas, que han afectado gravemente el orden de la sala de exposiciones y el funcionamiento normal de la feria. la mesa de servicio en el sitio. Por poner otro ejemplo, si los servicios de registro y certificación in situ, la orientación y consulta in situ, la inspección de billetes in situ y otros servicios cumplen con los requisitos de servicio de los expositores y visitantes, cómo abordar los problemas, con quién tratar, el procesamiento límite de tiempo, etcétera.
Todos estos problemas involucran a varias empresas que organizan la subcontratación de servicios. Bajo la premisa de la subcontratación de servicios, la forma en que varias empresas pueden cooperar orgánicamente y completar conjuntamente el trabajo de servicio en el sitio de la exposición es el núcleo para que las empresas de exhibición fortalezcan sus servicios en el sitio de la exposición.
El autor considera que la clave para fortalecer la gestión expositiva in situ es ser liderada por el organizador, basada en una clara división de responsabilidades, y guiada por los requerimientos de los expositores y visitantes que cada contratista realiza. sus propios deberes y cooperar orgánicamente y completar juntos el trabajo de servicio en el sitio de exposición.
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Pasos de la gestión in situ de la exposición
1 Identificación de problemas
El organizador debe considerar plenamente los problemas que pueden surgir servicio in situ en la exposición Específicamente, incluye temas como diseño de stands, construcción de stands, alquiler de stands, alquiler de equipos de exhibición, transporte de carga, registro de audiencia en el sitio, orientación y navegación de la audiencia en el sitio, limpieza y seguridad, catering. servicios, etc
Aproximadamente una semana antes de que comience la exposición, se llevará a cabo una reunión de todos los contratistas de servicios, o una "reunión pequeña", para aclarar el alcance del servicio y las responsabilidades de cada contratista de servicios en el sitio de la exposición. Para exposiciones que se han realizado varias veces, los problemas y contramedidas que se produjeron en exposiciones anteriores se pueden clasificar y compilar de forma aproximada en un libro y distribuirlo a cada contratista, de modo que cada contratista de servicios pueda tomar decisiones rápidas al enfrentar los problemas anteriores. nuevamente en el sitio de la exposición. Responder y resolver activamente los problemas en el sitio de la exposición.
2 Organización y Gestión
El organizador establecerá un equipo de respuesta a emergencias en el recinto ferial, compuesto por un comandante general, dos comandantes adjuntos y un número determinado de personal. El personal dependerá del tamaño de la exposición. Proporcionalmente a la escala.
Cuando ocurra una emergencia en el sitio de exposición o un problema que cada empresa de subcontratación de servicios no sepa cómo abordar, será manejado por el equipo de respuesta a emergencias y cada contratista brindará el apoyo necesario. Para garantizar la eficiencia del equipo de respuesta a emergencias, cada contratista de servicios debe recurrir al equipo de respuesta a emergencias solo cuando el problema no se puede resolver o se requiere coordinación entre varios departamentos. Al mismo tiempo, es mejor establecer el equipo de respuesta a emergencias antes de la "reunión" una semana antes del inicio del evento. Es conveniente presentar a los principales líderes del equipo de respuesta a emergencias a cada contratista de servicios durante la "reunión". para que el equipo de respuesta a emergencias pueda obtener el apoyo necesario de varios contratistas de servicios durante el trabajo en el sitio.
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Gestión de proyectos de servicios clave
1 Registro y admisión presencial
Los servicios en la oficina de registro de visitantes afectan directamente a los visitantes ' comprensión de la exposición Impresiones del servicio in situ. Por lo tanto, es particularmente importante mejorar la eficiencia del registro y la admisión in situ. La mayoría de los organizadores de exposiciones prefieren separar a los visitantes preinscritos de los visitantes registrados en el sitio. Algunas exposiciones dividen además a los visitantes registrados en dos categorías: aquellos con tarjetas de visita y aquellos sin tarjetas de visita. Los primeros solo necesitan realizar los trámites pertinentes en la oficina de registro de audiencia con su tarjeta de presentación para canjear por la credencial, mientras que los segundos deben completar el formulario de registro bajo la guía del personal del organizador y luego dirigirse a la oficina de registro para completar los trámites.
2 Gestión del comportamiento de los expositores
En diferentes etapas, como el traslado, el lanzamiento y el desmantelamiento de la exposición, el organizador debe comunicarse eficazmente con los expositores para garantizar que su comportamiento cumpla con el contrato de exposición. especialmente las normas de uso del lugar. Cuando sea necesario, el organizador podrá adoptar medidas obligatorias para salvaguardar los intereses legítimos de la gran mayoría de los expositores y garantizar el buen desarrollo de la exposición. Por ejemplo, en la Décima Exposición Internacional de la Industria del Automóvil de Shanghai, dos empresas automovilísticas japonesas subieron los altavoces a todo volumen para abrumarse mutuamente, lo que afectó gravemente el trabajo de otros expositores en el mismo lugar. Finalmente, los organizadores tuvieron que intervenir. y calmar el asunto.
3 Gestión de catering
El organizador de la exposición restringe estrictamente el menú, el tamaño de las porciones y el precio del contratista del servicio de catering a través de los términos del contrato para garantizar la calidad de los servicios de catering en el sitio. Además, en el área de catering de la exposición, el personal del servicio de catering debe limpiar loncheras sencillas y otros artículos de mesa de manera oportuna para crear un buen ambiente gastronómico para los expositores y visitantes profesionales.
4 Manejo de quejas de expositores y visitantes
Durante la exposición, existe una necesidad urgente de una organización especializada para manejar varias quejas. Esta organización puede unirse al equipo de respuesta a emergencias. diversas quejas en el recinto ferial en cualquier momento. Por ejemplo, en la Segunda Conferencia sobre Adquisición de Bienes de Consumo de China (Shenzhen), el comité organizador instaló una oficina de quejas en el mostrador de servicio principal para manejar diversas quejas de expositores y visitantes, y logró resultados relativamente buenos.
En resumen, la gestión del sitio de exposición es crucial para llevar a cabo una exposición exitosa. Una mala gestión in situ afectará a la satisfacción de los visitantes profesionales y expositores con la exposición, e incluso afectará a la calidad de toda la exposición. La gestión del sitio de exposición se refleja específicamente en los servicios brindados a los visitantes y expositores. Bajo la tendencia general de subcontratación de servicios, los organizadores de la exposición deben continuar mejorando el entorno de la exposición, mejorar los niveles de servicio y hacer todo lo posible fortaleciendo la cooperación entre los diversos contratistas de servicios. para satisfacer los requerimientos de expositores y visitantes.