Cómo mejorar el sistema de gestión de adquisiciones
Descripción detallada
1. Propósito
Fortalecer la gestión del negocio de adquisiciones, tener reglas a seguir, prevenir diversas deficiencias en el proceso de adquisiciones y reducir los costos de adquisiciones. costos y mejorar la calidad y los beneficios económicos de las operaciones de adquisición.
II.Alcance
Este sistema se aplica a todos los rubros de la empresa (materias primas, materiales auxiliares, repuestos, activos fijos, insumos de protección laboral, material de oficina) o servicios (tecnología, servicios). , etc.) compra.
3. Responsabilidades
3.1 El departamento de marketing prepara planes de ventas basados en los pedidos de ventas y los envía a los departamentos relevantes.
3.2 El Departamento de Tecnología de Producción elabora una lista de demanda de materias primas y auxiliares en base al plan de ventas del Departamento de Marketing. Responsable de la preparación de solicitudes y planes de adquisiciones para productos subcontratados como fabricación de placas, moldes y tableros de medición, servicios técnicos y otros servicios de subcontratación.
3.3 El departamento de suministros verificará el inventario del almacén con base en la lista de demanda de materiales presentada por el departamento de producción, preparará un plan de adquisiciones basado en la cuota de seguridad del inventario de materiales y organizará las adquisiciones después de la aprobación del gerente general. .
3.4 La oficina es responsable de elaborar el seguro laboral de la empresa, la adquisición de material de oficina y los planes de solicitud de mantenimiento diario de material de oficina.
3.5 El Departamento de Ingeniería de Equipos deberá preparar planes de adquisición de repuestos para la adquisición de equipos, mantenimiento de activos fijos y mantenimiento y fabricación esporádicos con base en el plan de inversión en activos fijos de la empresa, el estado operativo de los equipos y las necesidades de producción y operación.
3.6 Cada departamento de demanda de artículos y mano de obra presenta una solicitud a la oficina, al departamento de tecnología de producción, al departamento de suministros y al departamento de equipos de acuerdo con la naturaleza y propiedad de los artículos o servicios laborales requeridos, y envía la solicitud a el subdirector general o el director general, previa revisión preliminar, lo aprueba.
3.7 El vicepresidente encargado es responsable de la aprobación de las compras dentro de su competencia y la revisión preliminar de las compras fuera de su autoridad. El gerente general es responsable de la aprobación de las adquisiciones de producción y operación, compra de activos fijos. , mantenimiento y otros planes.
3.8 El Departamento de Finanzas es responsable de la revisión de precios de las compras diarias y es responsable de organizar o informar compras por valor de más de 100.000 yuanes a la empresa del grupo para su licitación.
3.9 El Departamento de Calidad es responsable de la aceptación de materias primas y materiales auxiliares. El Departamento de Equipos, junto con el Departamento de Tecnología de Producción, es responsable de la aceptación de repuestos, equipos, herramientas de seguimiento y medición. mantenimiento y otros servicios laborales.
3.10 Cada responsable de compras es responsable de solicitar facturas, gestionar la liquidación y es responsable de la autenticidad y legalidad de las facturas.
IV.Procedimientos de Operación de Adquisiciones
4.1 Planificación, Solicitud y Aprobación de la Adquisición de Materiales
4.1.1 El departamento solicitante autorizado deberá realizar la adquisición de acuerdo con la producción. plan y necesidades reales Además del estado del inventario, el plan de compras para el próximo mes debe informarse antes del día 28 de cada mes y enviarse al gerente a cargo para su revisión.
4.1.2 El plan de adquisiciones mensual luego de la revisión preliminar por parte del vicepresidente encargado deberá ser presentado al vicepresidente de finanzas para su aprobación antes de su ejecución.
4.1.3 Las solicitudes de adquisiciones temporales que no estén incluidas en el plan de adquisiciones mensual o que excedan el plan deben presentarse a la oficina, al departamento de tecnología de producción, al departamento de suministros y al departamento de equipos según la naturaleza y propiedad de los artículos o servicios requeridos, y Luego de una revisión preliminar, se presentará al respectivo subgerente general o gerente general para su aprobación.
4.1.4 Para suministros de oficina por valor de más de 200 yuanes y accesorios, equipos, instrumentos, servicios laborales, etc. por valor de más de 500 yuanes, el departamento de solicitudes debe redactar un informe de solicitud, firmar la opinión del subgerente general encargado, y presentarlo al gerente general para su aprobación posterior.
4.1.5 El plan o solicitud de adquisición debe especificar el nombre, especificaciones, cantidad, calidad y requisitos técnicos, valor estimado, fecha de entrega, finalidad, etc. de los artículos o servicios adquiridos.
4.2 Comparación de precios de adquisición
4.2.1 El departamento de compras debe presentar el plan o solicitud de compras al Departamento de Finanzas para la comparación de precios antes de realizar la compra; El departamento de compras debe Para artículos recién comprados, proporcionar cotizaciones e información de contacto de al menos tres proveedores, y hacer que el equipo de finanzas proporcione proveedores (entre otros) para consultas o investigaciones en el sitio.
4.2.2 La compra de mantenimiento, servicio y otros servicios laborales por valor de más de 20.000 yuanes, y la compra de un único (conjunto) de equipo por valor de más de 50.000 yuanes requiere recurrir a más de tres proveedores para cotizar y comparar precios; 100.000 Si la cantidad supera los 10.000 RMB, se debe comprar mediante licitación.
4.2.3 Implementar licitaciones y adquisiciones de comparación de precios para materias primas y auxiliares a granel de uso común. La empresa realiza al menos 2 licitaciones por año en función de las condiciones del mercado para determinar el precio de compra y los proveedores. determinado mediante licitación, la empresa solo puede determinar la oferta. El precio se ajusta básicamente a la baja de acuerdo con las condiciones del mercado y no se puede aumentar si el precio de compra aumenta debido a razones objetivas, como ajustes de política nacional, y los materiales comprados están en manos del vendedor; En un mercado donde la oferta excede la demanda, el precio puede aumentar, pero debe ser discutido y aprobado en la reunión de la oficina del gerente general antes de poder implementarse.
4.2.4 No se implementan procedimientos de comparación de precios para la adquisición de productos especiales operados por un monopolio con precios claramente marcados por el estado y cargos por servicios administrativos con estándares de cobro gubernamentales. Las auditorías de precios solo examinan el precio y el cobro. estándar y cantidad de artículos o servicios adquiridos, revise la autenticidad de la calidad.
4.2.5 Todos los negocios de adquisiciones pueden reportarse al gerente general para su firma y reembolso solo después de revisar los precios situacionales.
Respuesta 1: Sistema integral de gestión de adquisiciones
4.3 Implementación de adquisiciones y aceptación de materiales
4.3.1 El negocio de adquisiciones de la empresa está a cargo del departamento de suministros. o el personal no puede comprar por su cuenta.
4.3.2 El departamento de suministros debe preparar un plan de adquisiciones basado en el plan de demanda de materias primas y auxiliares emitido por el Departamento de Tecnología de Producción y la cantidad de materiales del inventario, y presentarlo al subdirector general a cargo. para su aprobación antes de su implementación.
4.3.3 El departamento de suministros organiza las adquisiciones de acuerdo con el plan de adquisiciones aprobado. Excepto en el caso de adquisiciones esporádicas, las adquisiciones al por mayor deben firmar primero un contrato de adquisiciones con el proveedor y comunicarse con el Departamento de Finanzas, el Departamento de Calidad y la Tecnología de Producción. Departamento, etc. Los departamentos pertinentes llevarán a cabo una revisión conjunta y el contrato de adquisición debe incluir términos como variedad, especificaciones, cantidad, calidad, precio, fecha de entrega, responsabilidad de flete, método de liquidación y sanciones económicas. Durante el período de validez del contrato de compra, si se producen cambios importantes debido a las condiciones del mercado, se puede firmar un "Acuerdo de Ajuste de Precio" con el proveedor con la aprobación del gerente general y enviarlo al departamento financiero para su archivo.
4.3.4 Cuando los materiales comprados se envíen a la empresa, el departamento de suministros verificará primero el plan de adquisiciones. Después de confirmar que es correcto, se emitirá y enviará un "Formulario de solicitud de inspección". Departamento de Calidad o Departamento de Equipos para inspección de calidad. El Departamento de Calidad, El Departamento de Equipos organiza la inspección de materiales dentro del alcance permitido por las condiciones de aceptación y emite un informe de inspección. Los materiales que pasan la inspección se almacenan en el almacén y pasan por los procedimientos de almacenamiento. Los materiales que no pasen la inspección no podrán almacenarse en el almacén.
4.4 Liquidación
4.4.1 Facturas de compra Si podemos obtener una factura con IVA según la normativa, y debemos solicitar una factura con IVA para los artículos de compra por los que podemos deducir el IVA, no se puede obtener. Sí, el precio se calcula descontando el impuesto sobre el valor añadido.
4.4.2 Independientemente de si se trata de una compra al contado o a crédito, el departamento de suministros deberá cumplimentar el "Formulario de Solicitud de Pago de Compra" durante la liquidación y pago, y presentarlo junto con los comprobantes correspondientes a El departamento financiero para revisión y aprobación por parte del gerente general, el cajero puede realizar el pago.
4.4.3 Al momento de liquidar y pagar los artículos comprados, el Departamento de Finanzas debe revisar cuidadosamente la "Solicitud de Compra", "Contrato de Compra", "Plan de Compra", "Formulario de Solicitud de Pago de Compra", "Almacenamiento" El departamento financiero no se encargará de los trámites pertinentes si la liquidación de la cuenta no es clara o el pago no se realiza dentro del plazo especificado en el contrato, o el comprobante de liquidación no cumple con las disposiciones del sistema tributario.
4.4.4 El cajero debe manejar los procedimientos de pago después de recibir el comprobante de pago aprobado por el gerente general. Al realizar el pago, debe verificar cuidadosamente si se cumplen las condiciones para las firmas y sellos completos. No se procesarán procedimientos de pago con firmas y firmas incompletas.
5. Responsabilidades
5.1 Las adquisiciones sin aprobación serán atendidas por los propios departamentos de manipulación y por el propio personal. Se ha firmado un contrato de compraventa con el proveedor, sin que la empresa pueda hacerlo. Las pérdidas sufridas durante la ejecución del contrato serán asumidas íntegramente por el personal de manipulación.
5.2 Después de la aprobación del plan de adquisiciones y la solicitud, los departamentos y el personal responsables de las adquisiciones deben comprar en el lugar dentro del período de adquisición especificado si nadie es responsable y no puede comprar a tiempo, lo que afecta las operaciones normales. , se impondrá una multa de 100 yuanes si no se encuentra verificación, y si causa pérdidas a la empresa, se calculará como 40 yuanes del monto de pérdida determinado.
5.3 Si la compra se realiza sin comparación de precios y el precio de compra es significativamente mayor que el resultado de la comparación de precios, la parte más alta del precio correrá a cargo del personal de compras.
Al presentar cotizaciones de proveedores, confabularse con los proveedores para aumentar los precios y buscar ganancias personales o no realizar comparaciones de precios cuidadosamente, lo que resultará en precios de compra obviamente demasiado altos después de la verificación, el personal de compras asumirá las pérdidas correspondientes, y aquellos con pérdidas superiores a 5.000 yuanes; ordenar su despido.
5.4 El departamento (taller) que utiliza los artículos debe completar cuidadosamente el formulario de solicitud de compra de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 4.1.5 en función del plan de producción y las necesidades reales de la gestión de producción. Si el llenado no está estandarizado y no se puede confirmar la información requerida para la compra de materiales, el departamento de compras tiene derecho a rechazar la compra. El plan de adquisiciones y la solicitud deben estar firmados por el jefe del departamento de compras. Sin la firma del jefe del departamento de compras, el aprobador no lo aprobará. Quienes intenten evitar problemas e informen erróneamente los planes de adquisiciones, lo que resultará en un despilfarro del capital de trabajo de la empresa, los responsables serán multados con el doble del tipo de interés del préstamo bancario.
5.5 Bajo la premisa de garantizar la calidad, el departamento de suministros debe considerar plenamente factores como los cambios del mercado y los costos de inventario, formular planes de adquisición para artículos a granel e identificar unidades de proveedores. También somos responsables de la calidad de los artículos comprados y de la seguridad del pago. Si la empresa sufre pérdidas económicas por incumplimiento del deber, deberá asumir la responsabilidad de compensación económica correspondiente. Especialmente en el caso de las cuentas por cobrar generadas durante el proceso de liquidación, el personal de compras correspondiente tiene la responsabilidad incondicional de cobrarlas.
5.6 El Departamento de Finanzas debe desempeñar concienzudamente sus responsabilidades de auditoría y supervisión, e imponer las sanciones económicas y administrativas correspondientes a quienes no controlen estrictamente las auditorías, no informen la veracidad de los asuntos relevantes al gerente general en un oportunamente y causar pérdidas económicas a la empresa.
5.7 El departamento de aceptación deberá realizar inspecciones de calidad de todos los artículos adquiridos que lleguen a la empresa de acuerdo con los requisitos de calidad estipulados en el contrato de compra. Si se encuentran discrepancias en la calidad, se deben informar al departamento de compras de manera oportuna (informar directamente al gerente general si es necesario) para su procesamiento. Está estrictamente prohibido almacenar artículos subcontratados de calidad inconsistente. Si las pérdidas económicas fueran causadas por negligencia del personal de aceptación, se impondrán las sanciones económicas y administrativas correspondientes.
5.8 El almacén se encargará de los procedimientos de almacenamiento de los artículos comprados que hayan pasado la inspección y aceptación por parte del departamento de aceptación, y será responsable de la cantidad de artículos comprados en el almacén. Si se encuentran discrepancias en las cantidades, se deben informar a los departamentos pertinentes de manera oportuna (informar directamente al gerente general si es necesario) y, al mismo tiempo, el lote de artículos comprados se debe conservar adecuadamente para su procesamiento. Los custodios de almacén que sean descuidados en su trabajo y no operen de acuerdo con las disposiciones de estas medidas, lo que resulte en escasez de cantidades de almacenamiento, compras no planificadas o el almacenamiento de materiales no calificados, serán responsables de una compensación financiera.
6. Este sistema se implementará a partir de la fecha de promulgación. A partir de la fecha de implementación de este sistema, las regulaciones originales pertinentes quedarán abolidas al mismo tiempo.