Cómo gestionar tu tiempo de forma eficaz
Cómo gestionar tu tiempo artículo 1
En primer lugar, haz un plan de trabajo razonable
Muchos directivos suelen utilizar la "falta de tiempo" como excusa para no haciendo un plan. Sin embargo, cuanto menos planifica la gente, menos tiempo tiene. Sólo se concede tiempo a quienes organizan su trabajo de forma razonable. "Desorden" describe el trabajo de quienes no planifican. Por tanto, se puede introducir un concepto que considere la planificación del “tiempo” como una inversión para ahorrar tiempo.
Lo mejor es no modificar los planes accidentalmente o sin motivos válidos, sino respetar los planes que se han hecho, de lo contrario hacer planes es una pérdida de tiempo.
En segundo lugar, mantenga buenos registros.
Olvídate de lo que nos dijo el jefe y olvídate de la situación del mercado que relatan los propios subordinados. La hora a la que concertas una cita con un cliente es en realidad la misma hora a la que asistirías a una reunión importante. Todos los días siempre escucho lo que has escuchado y hago lo que has hecho, todo porque no tienes un buen historial laboral.
Los registros de trabajo nos permiten organizar razonablemente nuestro tiempo diario, mejorar la eficiencia del trabajo y, por lo tanto, ahorrar tiempo. Por tanto, una persona que está acostumbrada a registrar su trabajo en cualquier momento es sin duda una persona eficiente.
En tercer lugar, establezca objetivos
A menudo nos encontramos con varias cosas en el trabajo, como cosas nuestras, cosas de otras personas, cosas urgentes, cosas importantes o cosas ociosas. ¿Cómo asignamos nuestro tiempo para completar estas tareas de manera efectiva? Los siguientes principios son de referencia:
1. Siempre ponga las cosas importantes en primer lugar.
En la vida real, muchas cosas no son independientes y muchas veces se superponen y se repiten. Después de formular planes y metas y dividir el tiempo razonablemente, surgen conflictos. Hay tantas cosas que hay que hacer al mismo tiempo que te sientes abrumado. Por ejemplo, está a punto de hablar de negocios con un cliente, pero su secretaria le dice que usted mismo debe manejar una queja importante de un cliente. Cosas como esta siempre interfieren con los planes y objetivos de todos, entonces, ¿cómo lidiar con estos conflictos?
En primer lugar, las cosas se dividen en cuatro categorías según su urgencia e importancia, como se muestra a continuación.
Cosas urgentes e importantes: crisis, asuntos urgentes, tareas con plazos, preparación de plazos, reuniones de plazos.
Cosas importantes pero no urgentes: preparación, prevención, clarificación de valores, planificación, construcción de relaciones, recarga de ocio real.
Cosas urgentes y sin importancia: interferencias, peticiones, emergencias y muchas otras actividades divertidas.
Cosas que no son importantes ni urgentes: trabajos pequeños pero ocupados, algunas llamadas telefónicas, cosas que hacen perder el tiempo, actividades de escape, cartas sin importancia, correos electrónicos, fiestas, fiestas.
Las personas eficientes dominan un principio básico a la hora de gestionar el trabajo: el principio de prioridad. Siempre se ocupan primero de las "cosas importantes y urgentes" en el cuadrante superior derecho. En el trabajo y la vida, se concentran en cosas importantes y hacen todo lo posible para lidiar con esas "cosas importantes y urgentes" y "cosas importantes pero no urgentes" en el cuadrante superior izquierdo, reduciendo así las "cosas urgentes y urgentes" en el inferior. cuadrante derecho. Suceden "cosas sin importancia". Saben que no deben empantanarse en asuntos triviales y saben que no deben gastar su precioso tiempo "apagando incendios". De modo que las personas eficientes siempre tienen tiempo suficiente para hacer más.
Establece objetivos correctos
Kong Yiji sabía que hay cuatro formas de escribir la palabra "hinojo", lo que demuestra lo mucho que estudió al principio, pero este conocimiento no tiene aplicación en vida real. Esto demuestra que cometió un error al establecer objetivos de aprendizaje y logró la mitad del resultado con el doble de esfuerzo.
3. Establezca metas realistas
El único efecto de una meta laboral poco realista, falsa y ambiciosa es hacer perder el tiempo al redactor y al ejecutor.
4. Los objetivos deben constar por escrito.
Debemos considerar los objetivos escritos como un acuerdo, un acuerdo firmado con nosotros mismos, y estipulado nuestras obligaciones. Tenemos que trabajar muy duro para garantizar que se cumplan los protocolos, lo cual es una fuente de motivación para la productividad.
5. Los objetivos deben tener un límite de tiempo.
Fijarte una fecha límite para completar el trabajo suele ser una buena manera de mejorar la eficiencia. Puede evitar pasar mucho tiempo internamente y siempre te recuerda que es hora de hacer algo. Muchos vendedores tienen esta experiencia. El trabajo que deben completar siempre lo completan en la última media hora o hasta la medianoche de la última noche. Muchas veces antes de comenzar a hacer el trabajo, aunque no hay nada que hacer, siguen consolándose. hay mucho tiempo para hacerlo. Necesitamos fijarnos un calendario objetivo realista para asegurarnos de mantener el rumbo.
4. Elija formas de lograr los objetivos laborales
1. Asigne su trabajo de manera razonable
Enumere sus categorías de trabajo y luego proceda de acuerdo con ciertos atributos Resumen: Para ejemplo: a. Trabajo que debe ser completado por uno mismo; b. Trabajo que puede delegarse a otros c. Trabajo que debe completarse en cooperación con colegas... Luego juzgue la importancia y urgencia de estas tareas respectivamente y complételas. uno por uno.
Para mejorar la eficiencia y la calidad de su trabajo, le sugiero que en trabajos igualmente importantes y urgentes, primero se concentre en completar el trabajo tipo A que debe completar usted mismo y luego completar el trabajo tipo C que debe completarse en colaboración con colegas. En cuanto al trabajo tipo B, prefiero dejárselo a otros, para tener tiempo de completar más trabajo que debo hacer.
Muchos gerentes se confunden fácilmente en este punto, dedican mucho tiempo a tareas diarias que cualquiera puede hacer y no tienen tiempo para hacer más trabajo principal. Desde esta perspectiva, la "autorización" es una buena forma de ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia del trabajo.
2. Encuentra la mejor manera de completarla
También es un buen método enumerar las formas de completar cada tarea y encontrar la mejor manera de completarla.
3. Enumere el horario de trabajo con anticipación
La práctica ha demostrado que los horarios de trabajo y descanso pueden hacer que el trabajo sea más planificado y garantizar que hagamos las cosas con precisión de acuerdo con el principio de "prioridad primero". ", y evitar interferencias de emergencias e interacciones sociales sin importancia. Los horarios de trabajo vienen en muchas formas, y los más comunes se muestran en la tabla anterior.
El tiempo es justo para todos y no será cambiado por la voluntad humana. ¡Solo aquellos que organizan y utilizan su tiempo de manera razonable pueden lograr una mayor eficiencia en el trabajo!
Cómo gestionar tu propio tiempo 2
1. Registra el trabajo que se completará en un momento determinado en el futuro.
Es poco probable que su lista de tareas pendientes le ayude a recordar que debe completar el trabajo que necesita hacer en algún momento en el futuro. Por ejemplo, le dices a tu colega que trabajarás con él para completar un proyecto en dos meses. Entonces necesitas una manera de recordar esto y recordártelo en algún momento en el futuro. Normalmente uso calendarios electrónicos porque muchos calendarios electrónicos tienen funciones de recordatorio. De hecho, para estar seguro, puede utilizar varios métodos de recordatorio. Una vez que uno no funciona, otro se lo recordará.
2. Haga una copia de seguridad y limpie su computadora con regularidad.
Lo que hago con los archivos almacenados en mi computadora es similar a lo que mencioné anteriormente. Supongo que el 95% de los documentos impresos que guarda en su computadora aún pueden estar en sus manos durante tres meses. Regularmente hago copias de seguridad de mis archivos en un disco y elimino inmediatamente los archivos que ya no son necesarios en la máquina.
3. Anota la siguiente tarea de tu lista.
Después de terminar lo que empezaste a planificar, escribe en tu lista diaria lo que quieres hacer a continuación. Si su lista está llena o un trabajo se puede completar al día siguiente, puede contarlo como un plan de trabajo para mañana o pasado mañana. ¿Alguna vez te has preguntado por qué algunas personas te dicen que van a hacer algo pero luego nunca lo completan? Esto se debe a que no registran estas cosas. Si fuera gerente, no seguiría diciéndoles a mis empleados lo que tenemos que hacer. Nunca confié en su memoria. Si no tienen papel y bolígrafo, se los presto y les pido que anoten lo que necesitan completar y el plazo.
4. Mantén tu escritorio ordenado.
Nunca creo que una persona que hace un desastre en el trabajo sea un buen administrador del tiempo. Del mismo modo, si el dormitorio o la oficina de una persona está desordenado, no será un buen administrador del tiempo. Porque como buen administrador del tiempo, no tardarás en encontrar los materiales necesarios entre un montón de documentos desordenados.
5. Haz una lista de cosas que hacer durante el día cada mañana.
Si no haces las cosas en orden, tu gestión del tiempo no será eficiente. Cada mañana o la noche anterior, haz una lista de cosas que hacer durante el día. Esta lista incluye asuntos tanto comerciales como personales. Escríbalos en un papel, un cuaderno de ejercicios, una PDA o cualquier otra cosa. Debe consultarlo con frecuencia durante el día. Por ejemplo, mira tus notas diez minutos antes de una reunión. Si todavía tiene correos electrónicos para enviar, puede utilizar este espacio para completar la tarea. Una vez que haya registrado todo lo anterior, será mejor que lo revise nuevamente. Si siente lo mismo que yo, obtendrá una sensación de satisfacción al marcar cada proyecto una vez que haya terminado el trabajo.
6. Coloca los documentos y la información que necesitas para hacer todo en un lugar fijo.
Puedes completar muchas tareas con el tiempo, por lo que debes cuidar de mantener todo organizado y completo. Normalmente pongo cosas relacionadas con algo para que sea fácil de encontrar cuando sea necesario. Cuando termino completamente un trabajo, muevo las cosas en masa a otra ubicación.
7. Recuerda las citas a las que debes acudir.
Utiliza tu lista de tareas pendientes para recordar citas, incluidas aquellas con compañeros de trabajo y amigos. En mi experiencia, las personas ocupadas faltan a más citas de las que llegan a tiempo. Si no puede recordar claramente si se hizo todo, debe anotarlo y utilizar técnicas de gestión del tiempo para asegurarse de que se haga a tiempo. Si realmente tienes algo que hacer y no puedes acudir a la cita, puedes llamar a tu cita con antelación.
8. Limpia tus archivos e información innecesarios.
Quizás te sorprendas. Durante los últimos diez años, he tenido un solo cajón de archivos donde van todos mis archivos de trabajo. Siempre pongo mis papeles de trabajo recién usados en el frente de mi cajón. Cuando el cajón está lleno, limpio los archivos en la parte trasera del cajón. En otras palabras, siempre mantengo un cajón lleno de archivos y nunca excedo esa cantidad. Algunas personas conservarán todos los archivos. Estos archivos ilegibles eventualmente se convertirán en papel de desecho que nadie quiere y es posible que muchos archivos no se vuelvan a utilizar.
Los documentos de los que hablo aquí no incluyen su manual de trabajo ni los materiales de referencia necesarios, sino que se utilizan para la acumulación. Por supuesto, a veces busco archivos usados. Aunque los he limpiado, siempre conservaré los originales en mi computadora.
9. Reprogramar el trabajo pendiente del día.
Ahora que tienes un plan de trabajo diario, añades nuevas tareas para completar ese día. Entonces, ¿qué pasa con esas tareas pendientes al final del día? Puedes optar por posponerlos para el día siguiente y agregarlos a tu agenda de trabajo para mañana. Sin embargo, espero que no te conviertas en un procrastinador. Siempre habrá cosas que no podrás terminar todos los días, por lo que tu lista de tareas diarias será más grande que la del día anterior. Si es realmente importante, no hay problema, hazlo al día siguiente. Si no es tan importante, puedes explicarle a la persona correspondiente por qué no lo completaste.
10. Haz una lista y registra lo que hay que hacer primero este mes y el próximo.
Hasta donde yo sé, mucha gente empieza a hacer planes de trabajo para cada día. Entonces, ¿cuántas personas planifican a un nivel superior lo que deben hacer este mes y el próximo? A menos que esté en un trabajo comercial, siempre habrá tareas a corto plazo en la agenda. A menudo se hace un resumen al final de cada mes y luego se comienza a reorganizarlo a principios de mes. Enumerar el plan de trabajo de un mes es un método avanzado en la gestión del tiempo. Nuevamente, lo que enumeres en esta tabla debe ser el trabajo que tienes que hacer. Al comienzo de cada mes, agregue a su lista cualquier tarea que no haya realizado el mes pasado pero que deba realizar este mes.
Cómo gestionar tu tiempo 3
Cómo gestionar eficazmente tu tiempo - 40 reglas
Las personas que no son buenas controlando el tiempo a menudo sienten que no lo hacen tener suficiente tiempo de uso. Esta frase es muy cierta. Pero ¿cómo podemos aprovechar bien nuestro tiempo? Ésta es una pregunta que los expertos en gestión del tiempo han intentado responder durante la última década. El formulario de autoevaluación situado en la parte inferior siempre recoge cuarenta preguntas. Las respuestas positivas a todas estas preguntas demuestran los "principios de una gestión eficaz del tiempo" que defienden los expertos en gestión del tiempo, mientras que sus respuestas negativas demuestran los comportamientos que los expertos en gestión del tiempo están tratando de desalentar. Se espera que los gerentes realicen una autoevaluación y superación personal basándose en este formulario de prueba al menos cada seis meses. Puedes intentar responder las 40 preguntas siguientes para ver hasta dónde llegas realmente.
1. ¿Me he fijado un conjunto claro de objetivos a largo, medio y corto plazo?
¿Tengo una idea clara de lo que quiero hacer la próxima semana?
3. Antes de que comience una jornada laboral, ¿he trazado la secuencia de trabajo para esa jornada laboral?
4. ¿Priorizo los hechos en función de la importancia en lugar de la urgencia?
5. ¿Estoy centrado en los objetivos en lugar del proceso y baso mi autoevaluación en el desempeño en lugar de en las actividades?
6. ¿Hice cosas importantes en el tiempo efectivo?
7. ¿Haré algo hoy para lograr mis objetivos a largo, mediano o corto plazo?
8. ¿Dedico un poco de tiempo cada día a hacer planes y pensar en cuestiones relacionadas con el trabajo?
9. ¿Estoy aprovechando al máximo mi viaje?
10. ¿Reduzco deliberadamente la ingesta de almuerzo para evitar quedarme dormido por la tarde?
11. ¿He relajado mi horario para tener tiempo de afrontar crisis y accidentes repentinos?
12. ¿Intento delegar mi trabajo en otros?
13. ¿Delego tareas desafiantes y tareas diarias a otros?
14. ¿Estoy autorizado según el principio de “responsabilidades proporcionadas”?
15. ¿Tengo la intención de evitar que los subordinados "contradeleguen" el trabajo que les resulta difícil o impaciente realizar?
16. ¿Utilizo eficazmente la ayuda de mis subordinados para gestionar mejor mi tiempo y evitar convertirme en un cuello de botella que les haga perder el tiempo?
17. ¿He tomado alguna medida para evitar que materiales y publicaciones inútiles se queden en mi escritorio y consuman mi tiempo?
18. Cuando tengo una opción, ¿trato de manejar las cosas por teléfono o en persona, usando comunicación escrita solo cuando es inevitable?
19. ¿Trato de ignorar mi trabajo fuera del trabajo, excepto en circunstancias especiales?
20. Si es necesario trabajar horas extras y soy libre de elegir el momento para trabajar horas extras, ¿preferiría ir temprano a trabajar que retrasar la salida del trabajo?
21. ¿Me obligo a tomar pequeñas decisiones rápidamente?
22. ¿Estoy involucrado en la toma de decisiones tan pronto como obtengo información clave?
23. ¿Estoy siempre alerta ante las crisis cíclicas y tomo medidas para prevenirlas?
24. ¿A menudo establezco fechas límite para mí y para los demás para completar el trabajo?
25. ¿He terminado recientemente algún trabajo o actividad no rentable?
26. ¿Llevo algo en el bolsillo o en el bolso y lo saco en mis momentos de ocio (como en una sala de espera, en un tren o en un avión)?
27. Cuando me enfrento a muchos problemas que deben resolverse, ¿aplico el "principio 80/20" (es decir, sólo comprendo el 20% de los problemas importantes y no limito el 80% de los que no son importantes)? problemas) para abordarlos?
28. ¿Puedo realmente controlar mi tiempo? ¿Mis acciones dependen de mí, más que de las circunstancias o de las prioridades de otras personas?
29. ¿Intento procesar cada archivo solo una vez?
30. ¿Intento activamente evitar interrupciones constantes (por ejemplo, visitas, reuniones, llamadas telefónicas, etc.)?
) interfiere con mi trabajo diario?
31. ¿Intento afrontar la realidad y pensar en lo que hay que hacer ahora en lugar de pensar en los éxitos y fracasos del pasado o preocuparme por lo que depara el futuro?
32. ¿Tengo presente el valor monetario del tiempo?
33. ¿Me tomo algún tiempo para brindar capacitación a mis subordinados?
34.¿He intentado alguna vez mantener mi teléfono junto? ¿Has preparado la información relevante antes de realizar la llamada?
35. ¿Tengo un sistema para manejar varios archivos?
36. ¿A veces adopto una política de "puertas cerradas" para evitar la interferencia de otros en mi trabajo?
37. Al final de un día de trabajo, me he preguntado: ¿Qué tareas no pueden salir según lo planeado? ¿Cuál es la razón por la que no sale según lo planeado? ¿Cómo remediarlo en el futuro?
38. Antes de prepararme para una reunión, ¿debo explorar posibles alternativas a la reunión?
39. ¿Hago hincapié en técnicas para mejorar la eficiencia y eficacia de las reuniones?
40. ¿Reviso periódicamente mi estilo de gestión del tiempo para determinar si he repetido varias trampas del tiempo en el pasado?