¿Cómo utilizar el tiempo de manera eficiente?
Regla 1: Haz una cosa a la vez.
En primer lugar, las personas de alto rendimiento saben que la mejor manera de tomar el control de sus vidas es dividir lo que quieren hacer en muchas cosas pequeñas para poder concentrarse en completar una cosa a la vez. tiempo.
Regla 2: Utiliza el sistema de planificación diaria según tus propias características laborales.
No intentes utilizar los sistemas de gestión del tiempo más populares del mercado para cambiar tu forma de trabajar. Creo que muchas personas han comprado costosos sistemas de gestión del tiempo porque su trabajo no está organizado. Es posible que hayan pasado mucho tiempo aprendiendo a utilizarlos, sólo para descubrir que sólo les traerá más problemas. Por lo que debes aprender a ordenar tu tiempo de acuerdo a tus características laborales.
Regla 3: Prioriza tu trabajo.
Antes de hacer cualquier cosa, debes aprender a priorizar tu trabajo. Sólo así podrás obligarte a hacer primero las cosas realmente importantes. En general, la gente tiende a perder el tiempo en dos cosas:
◆?Mi cosa favorita. ? "De todos modos tengo que llamar a Mike para programar una cita de golf. También podrías dar el primer paso". Como te gusta hablar con Mike, te sientes más cómodo haciéndolo primero. Entonces empiezas a hacer llamadas telefónicas una tras otra y luego quizás escribas algunas cartas. De esta forma, conforme va pasando el tiempo te das cuenta de que las cosas realmente importantes aún no han empezado.
◆?Cosas que menos tiempo ocupan. ? Podrías decir: "Leer estos correos electrónicos puede que solo te lleve un minuto, así que hagámoslo primero". Entonces te darás cuenta de que te llevó una hora leerlos sin darte cuenta.
Regla 4: Establece una fecha límite
Siempre que te establezcas una fecha límite, descubrirás que puedes hacer muchas cosas antes de la fecha límite. Por ejemplo, si quiere estar en el aeropuerto dentro de una hora y regresar una semana después, renunciará a gran parte del trabajo que debería estar haciendo. La Ley de Parkinson nos dice: "La gente siempre ocupa todo su tiempo". Entonces, si desea aprovechar bien su tiempo, una de las mejores maneras es fijarse una fecha límite. Si tienes muchos correos electrónicos con los que lidiar, puedes reservar una hora para ti y decirte que si no has terminado de procesar los correos electrónicos en una hora, pospondrás el resto para mañana. Se debe fijar un tiempo para cada reunión. Al comienzo de la reunión, dígales a todos que el tiempo de reunión es solo una hora y que todos deben resolver todos los problemas dentro de esta hora y luego regresar a la oficina para continuar trabajando. Una vez que se establezca plazos, descubrirá que su productividad aumenta drásticamente.
Regla 5: Evita las interrupciones.
No hay duda de que cuando una persona necesita concentrarse en algo, su mayor temor es que siempre alguien le interrumpa. Casi todos los que vienen a mi clase de capacitación me dicen: "Mientras nadie me interrumpa, puedo administrar bien mi tiempo. Ésta es la mayor preocupación de los gerentes, porque a los gerentes comunes y corrientes siempre les gustan sus subordinados. Siempre pida consejo, de lo contrario". no tendrás sensación de logro. Analicemos algunas técnicas para controlar las interrupciones.
◆? Impide que otras personas entren a su oficina a voluntad. ? Reorganiza tu oficina para que la gente no te vea directamente. Está bien mantener la puerta abierta a los compañeros de trabajo, pero una vez que todos puedan entrar a su oficina, su productividad se reducirá considerablemente.
◆?Cierra de vez en cuando la puerta de tu oficina. ? Fíjate un horario todos los días y deja que todos sepan que durante este tiempo, cerrar la puerta de la oficina significa que no quieres que nadie te moleste.
◆? Envía esta señal a tu secretaria cuando no quieras que te molesten. ? Cuando era presidente de una empresa de bienes raíces, mi secretaria sabía que cada vez que cerraba la puerta de mi oficina significaba que no quería que me molestaran, ni recibir visitas, ni contestar el teléfono. A veces, aunque haya visitas en la oficina, ella puede llamar a mi oficina siempre que la puerta de mi oficina esté abierta. En ese momento, le diré a la otra parte: "Lo siento, ahora tengo invitados. ¿Crees que deberíamos terminar la conversación rápidamente o debería llamarte más tarde? En el 90% de los casos, la otra parte lo dirá dentro de poco". 30 segundos. Di lo que quieras decir y el problema se solucionará inmediatamente.
Regla 6: Leer sólo un archivo.
Asegúrese de desarrollar el hábito de leer archivos solo una vez. Normalmente, cuando entras a la oficina por la mañana, tu secretaria te trae una pila de papeles. Estos incluyen cartas de empresas clientes pidiéndole que tome medidas. Dices: "Está bien, me ocuparé de esto más tarde" y lo guardas en tu carpeta "Tareas pendientes". Después de un rato, miras tu carpeta de tareas pendientes, lees la carta nuevamente y dices: "¿Es urgente?". Entonces lees la carta nuevamente y probablemente ya estés planeando tomar alguna acción positiva. Pero en muchos casos, te encontrarás leyendo una carta tres o cuatro veces.
Tengo una manera de ayudarte a deshacerte de este mal hábito. Cada vez que termines de leer un documento, arranca una esquina. Pronto descubrirás que has arrancado las cuatro esquinas antes de actuar. No pierdas el tiempo así, intenta convertirlo en un hábito y toma una decisión después de leer la carta. Pronto descubrirá que este método puede ahorrarle mucho tiempo.
Fuente del contenido: Lean Production Management Consulting
Regla 7: Escalonar los horarios del almuerzo
Si las circunstancias lo permiten, es posible que desee almorzar de 11 a. m. a 12 a. m. o de 1 p. m. a 2 p. m. pm. No sólo obtendrá un servicio más rápido, sino que también descubrirá que la hora que pasa solo en la oficina mientras todos van a almorzar puede ser su hora más productiva del día.
Regla 8: Intenta resolver los problemas por teléfono.
Si quieres pedirle a alguien del mismo edificio que te ayude a resolver un problema, intenta resolverlo por teléfono. También podrías ir personalmente a la oficina de esa persona, pero eso te haría perder mucho tiempo. En términos generales, cuando una persona recibe una llamada telefónica, inmediatamente procesa lo que le dice la persona que llama. Incluso si te paras frente a él, te pedirá que esperes un rato. Siendo ese el caso, ¿por qué no intentas llamar?
Regla 9: Piensa rápido.
Antes de tratar este tema, debes intentar recopilar toda la información necesaria. "Ganar en poder de decisión" habla de la importancia de la información. Si desea tomar una decisión informada, primero debe recopilar suficiente información. Si no lo hace, no le pida a la otra persona que le dé más tiempo para pensar las cosas. Puede recopilar información sobre el terreno y tomar una decisión.
Regla 10: Desarrolla un sistema de planificación que se adapte a ti.
◆?Plan diario. Anota las cosas que necesitas hacer y las llamadas que necesitas hacer todos los días.
◆Cosas acordadas. Escribe a quién necesitas ver ese día y qué prometiste hacer a la gente en un momento específico.
◆Formulario de seguimiento. Haz una lista de lo que has estado haciendo últimamente.
Lo anterior es el contenido relevante de las 10 reglas para el uso eficiente del tiempo. Planificar nuestro propio tiempo según las 10 reglas puede mejorar enormemente nuestra eficiencia en el trabajo.