Cómo utilizar los datos de ERP para el análisis de inventario (usando Excel para la gestión de inventario de ERP)
1. El propósito del análisis de inventarios.
En la gestión de inventario, hay más que solo la precisión de las cantidades y cantidades del inventario. Lo más importante es aprender a analizar el inventario, lograr una asignación razonable del inventario, garantizar el suministro normal de materias primas y minimizar el inventario. Aunque lograr un inventario cero sigue siendo un objetivo a largo plazo para las empresas nacionales, con la ayuda del módulo de gestión de inventario ERP, la cantidad del inventario se puede reducir hasta cierto punto y se puede aumentar la velocidad de rotación del capital. En otras palabras, la gestión de inventario del sistema ERP se lleva a cabo en torno a un objetivo, que es reducir los costos de inventario y aumentar la rotación del inventario. Como el sistema Yifei ERP, el sistema UFIDA ERP, etc., han tomado muchas medidas para lograr este objetivo.
En segundo lugar, ayude a los usuarios a descubrir elementos mundanos a tiempo.
En la gestión real de los almacenes corporativos, a veces algunas materias primas pueden quedar arrinconadas y no poder encontrarse durante un año o incluso varios años. Estos ingredientes olvidados no serán descubiertos hasta el próximo inventario en la tienda. Pero para entonces ya era demasiado tarde. O las materias primas han caducado y no se pueden utilizar, o su valor de mercado ha caído y puede que esté bien gastar la mitad del dinero en estos materiales ahora. Por lo tanto, descubra a tiempo estos productos lentos y no utilizados y trátelos lo antes posible. Si la producción se agota a tiempo o se vende a tiempo, puede ayudar a la empresa a reducir las pérdidas. Aunque todo el mundo sabe esta verdad, en el trabajo real, debido a diversas razones, los gerentes comerciales a menudo ignoran los problemas, lo que causa muchas pérdidas a la empresa.
En el sistema ERP, puede ayudar a los usuarios empresariales a descubrir elementos lentos a tiempo, recordándoles así que procesen estas materias primas lo antes posible. Por ejemplo, en el informe de inventario del sistema se pueden encontrar materias primas que no se han movido durante un mes, un trimestre, medio año o un año según las necesidades del usuario (el inventario no ha cambiado). Si se adopta la gestión del número de lote, se pueden encontrar materias primas que no se hayan utilizado durante más de un año o medio año. Dado que diferentes empresas tienen diferentes definiciones de productos lentos, la información del producto lento para cualquier período de tiempo se puede consultar en el sistema según las necesidades del usuario. De esta manera, los usuarios no tendrán que revisar el inventario cada vez.
Por lo tanto, los datos de inventario (como la información de tiempo) en los sistemas ERP no son simples registros. Debido a que registra información mucho más rica que los libros de contabilidad manuales, siempre que la analice cuidadosamente, siempre podrá obtener mucha información valiosa. El análisis del informe de este producto invendible es un buen caso.
En tercer lugar, analice los fondos que ocupan las materias primas en el inventario.
Al analizar la tasa de rotación del inventario, si se analiza solo en términos de cantidad, no puede reflejar bien el costo del inventario. Esto se debe principalmente a que diferentes materias primas tienen valores diferentes. Algunas materias primas tienen menos inventario, pero tienen mayor valor. Por lo tanto, incluso si la cantidad en el almacén es relativamente pequeña, ocupará más fondos de inventario. Por tanto, para mejorar la utilización del inventario, debemos aprender a analizar los fondos que ocupan las materias primas.
En la etapa de gestión manual, es una tarea muy complicada realizar una lista detallada de las cantidades y importes del inventario cada mes. Por este motivo, muchas empresas realizan este trabajo una vez al año o medio año. En este momento, la situación financiera del inventario de la estación de materia prima no se puede reflejar de manera oportuna y no se puede proporcionar un buen respaldo de datos para que los gerentes tomen decisiones.
Ahora, con la ayuda del sistema ERP, esta situación ha mejorado rápidamente. Una vez liquidado el inventario, los usuarios pueden extraer inmediatamente los detalles de la materia prima del mes en el sistema (incluida la cantidad y cantidad de cada materia prima). Luego, basándonos en este informe, podemos analizar qué materias primas consumen más fondos. En decisiones de compra posteriores y gestión de inventario, podemos realizar una gestión especial de estas materias primas para reducir su inventario y mejorar la utilización del capital. Si se utiliza una media ponderada móvil para las materias primas, los fondos ocupados por dichas materias primas también se pueden analizar en cualquier momento. En resumen, estos datos tienen un gran valor útil para mejorar la utilización del capital de la empresa. Según la experiencia del autor en proyectos, la mayoría de las empresas tienen grandes expectativas puestas en este informe.
Por lo tanto, el autor sugiere que las empresas deberían hacer todo lo posible para explorar el valor detrás de este informe.
En cuarto lugar, analizar los materiales y costos del inventario en cada etapa.
En la gestión de inventarios, la experiencia a veces es muy importante. Para algunas empresas, la temporada baja puede ser evidente durante todo el año. Por ejemplo, el autor trabajó anteriormente en un proyecto para una empresa de herramientas de hardware. Su temporada alta es de agosto a octubre de cada año, y el resto del tiempo suele ser fuera de temporada. Debido a este cambio cíclico, el inventario de una empresa variará significativamente. Antes del proyecto ERP, la empresa realizaba compras en función de los pedidos de venta. Por lo tanto, en cada temporada alta habrá escasez de fondos.
Con el sistema ERP esta situación ha mejorado mucho. En primer lugar, los usuarios empresariales analizarán la ocupación de los fondos de inventario en años anteriores y predecirán el mes de mayor ocupación de los fondos de inventario para organizar los fondos relevantes. En segundo lugar, los datos históricos pueden indicar qué materias primas deben comprarse a lo largo de los años. En este caso, puedes comprarlo con antelación para reducir el coste de compra. De los datos históricos se puede ver que si se espera hasta la temporada alta para comprar, el precio de compra aumentará aproximadamente un 10%, porque esta industria tiene este cambio cíclico. Sin embargo, comprar por adelantado puede reducir significativamente el precio de compra y al mismo tiempo garantizar el tiempo de entrega. Al realizar las órdenes de compra con anticipación y extender el tiempo de entrega, una gran parte del costo adicional del inventario todavía corre del lado del proveedor. En tercer lugar, el análisis de los datos de costos de inventario de cada año también puede reflejar dinámicamente cambios en los precios de las materias primas. Esto es de gran ayuda para la fijación de precios de productos, el posicionamiento de productos, etc.
En quinto lugar, elija un método de estadística de costos de inventario más razonable.
Según el sistema de contabilidad corporativa, existen tres métodos estadísticos principales para los costos de inventario, a saber, el método de primero en entrar, primero en salir, el método de promedio ponderado mensual y el método de promedio ponderado móvil. Cada uno de estos tres métodos tiene sus propias características. Por ejemplo, el método de primero en entrar, primero en salir es sencillo de contar, pero no muy científico. Si los precios de las materias primas fluctúan mucho, los costos y precios de los productos y materiales variarán mucho en diferentes períodos. El método de media ponderada móvil es estadísticamente más complejo, pero más científico, y puede reducir el impacto anormal de los cambios anormales en los precios del mercado de materias primas sobre los costos de producción.
En el trabajo real, si los costos se calculan manualmente, a menudo se utiliza el método de primero en entrar, primero en salir o el método de promedio ponderado mensual. Porque sus estadísticas son relativamente simples y fáciles de implementar. Sin embargo, muchas empresas considerarán cambiar sus métodos de contabilidad de costos si utilizan software de gestión de información como ERP. Especialmente las empresas con producción de inventario elegirán el costo promedio ponderado móvil. Porque este método de estadística de costes les resulta más científico.
Por este motivo, el siguiente trabajo del director de proyectos de la empresa es trabajar con el personal financiero de la empresa para analizar si el método de contabilidad de costes existente es realmente adecuado para la empresa. El director del proyecto puede dejar que la empresa ejecute el sistema según el método de contabilidad de costes existente durante un año y medio para ver el efecto. Si el costo de inventario calculado en este momento no puede reflejar el costo de producción real de la empresa, o la diferencia entre los dos es grande, entonces puede considerar cambiar el método contable del costo de producción. Si puede, intente utilizar el costo promedio ponderado móvil.
En resumen, una buena gestión de inventarios es la base para la producción y operación normales de las empresas, y también es un atajo para que las empresas reduzcan los costos de producción y operación. Con este fin, los usuarios comerciales deben realizar análisis basados en datos de inventario relevantes del sistema ERP, como cantidad, tiempo, cantidad y otra información, que pueden proporcionar un buen soporte de datos para los tomadores de decisiones. Mejorando así el valor intrínseco del sistema ERP.