¿Qué deben hacer los operadores de empresas transitarias internacionales?

Proceso de operación de transporte de carga

Según las características de trabajo del transporte de carga, el proceso operativo del transporte de carga en el trabajo diario se divide en los siguientes enlaces: recepción de pedidos, reserva de espacio, remolque /carga interior, declaración aduanera, documentos, tasas y otros enlaces, estos enlaces se complementan.

En primer lugar, el vínculo de recepción de pedidos en el proceso empresarial de transporte de carga

En principio, la recepción de pedidos debería ser la "máxima prioridad" en el trabajo diario. En términos generales, la recepción de pedidos debe ser rápida y eficiente, y la operatividad del negocio debe confirmarse y concertarse en el menor tiempo posible. En términos generales, el destinatario del pedido debe completar la confirmación de los siguientes tres datos básicos dentro de los 15 minutos posteriores a la recepción del poder. (Nota) Para cierta información que no se puede confirmar en un corto período de tiempo, aún es necesario organizarla y rastrearla de manera oportuna. Si se va a pasar al siguiente enlace en función de las necesidades de los clientes y las operaciones, primero se deben hacer arreglos y luego realizar un seguimiento para garantizar el funcionamiento ordenado del siguiente enlace.

1. Revisar el contenido de la encomienda del cliente y confirmar los requisitos de servicio al cliente (servicio al cliente o tomador de pedidos)

(1) El tomador de órdenes debe verificar el contenido de la encomienda del cliente. por adelantado.

El formulario de reserva enviado por el cliente debe mostrar la siguiente información, pero no se limita a: remitente/expedidor, compañía naviera/fecha, puerto de salida, puerto de destino/puerto de tránsito, nombre de la carga, cantidad del contenedor, Términos y tarifas del flete, firma o sello del transportista, etc.

(2) Quien realiza el pedido debe confirmar los requisitos de servicio al cliente con antelación. (Servicio al cliente o tomador de pedidos)

Los requisitos generales de servicio generalmente incluyen si es necesario reservar espacio con anticipación, remolques/interiores, inspección de productos, declaración de aduanas, etc. Confirmar llegada/reserva significa confirmar el contenido de (1); para requisitos de servicio como remolques/interiores, inspección de productos, declaración de aduana, etc., es necesario confirmar el momento en que los bienes y documentos están listos, así como los requisitos de servicio. , etc. , e indicarlo en el formulario de reserva del cliente. Los requisitos de servicios especiales generalmente incluyen si se requieren servicios adicionales además de los servicios ordinarios. Las solicitudes de servicios especiales deben ser aprobadas por el jefe del departamento y/u otras funciones relevantes antes de que puedan ser aceptadas y atendidas.

2. Verifique y confirme la tarifa del flete (servicio al cliente o tomador de pedidos)

Después de recibir el formulario de reserva, el personal de atención al cliente debe confirmar el flete y otros cargos por servicio.

(1) Para negocios del departamento de ventas, debe verificar con el vendedor si los cargos por flete y otros servicios son correctos. El vendedor firmará el formulario de reserva para confirmarlo y luego reservará el espacio con el. compañía naviera correspondiente. (Nota) En circunstancias especiales, primero puede confirmar verbalmente con el vendedor y luego firmar para confirmar cuando el vendedor regrese a la empresa.

(2) Para negocios de la empresa, es necesario confirmar con el personal relevante del mercado o con los supervisores de la aerolínea de manera oportuna antes de organizar la reserva de boletos.

3. Confirmar el espacio (atención al cliente o toma de pedidos)

Según la encomienda del cliente, confirmar el espacio que cumpla con los requisitos.

2. Reserva como parte del proceso de operación de transporte de carga

Por lo general, se requiere reservar el espacio con 7 días de antelación a la fecha de salida prevista. Las compañías navieras que pueden aceptar la encomienda por adelantado, deben esforzarse por conseguir el primer lote de reservas y adelantarlas adecuadamente de acuerdo con las condiciones del mercado. En temporada alta, en general, las reservas deben completarse cinco días hábiles antes de la fecha de salida programada; Para encomiendas comerciales dentro de este límite de tiempo, generalmente se requiere que la cita se complete dentro del día siguiente, a más tardar un día hábil.

1. Nueva comisión (operador de reservas)

El operador de reservas debe crear un número comercial, un nuevo archivo comercial e ingresar datos relacionados con el negocio en el sistema operativo de manera oportuna. . Los datos comerciales ingresados ​​incluyen, entre otros: atributos comerciales, información de envío y recepción, requisitos de servicio, requisitos de conocimiento de embarque, nombre del barco y viaje (si es posible), fecha de salida, puerto de salida, puerto de transbordo, puerto de destino, cantidad de contenedores. , nombre y cantidad de la carga, agente Personas (si es necesario).

2. Proceso de reserva (operador de reserva)

El proceso de reserva incluye los siguientes enlaces: catering y envío de pedidos de reserva, confirmación del número de reserva o número de conocimiento de embarque, preasignación y Confirmación de declaración de aduanas, confirmación de código de puerto de tránsito, producción de recibos de terminal, etc. Cualquier parte de la reserva se considera incompleta. Una vez completada la reserva, la información de asignación de espacio debe ingresarse en el sistema operativo de manera oportuna. La entrada debe ser precisa y prestar especial atención a la siguiente información: nombre de la compañía naviera, número de reserva o número de carta de porte, nombre del barco y viaje. , fecha de salida, volumen del contenedor y flete/transporte Verificación de términos.

3. Notificación de espacio (operador de reservas)

No importa si necesitamos proporcionar servicios locales en nuestro nombre, debemos informar al cliente de la confirmación de la reserva o del aviso de envío lo antes posible. posible garantizar que lo anterior El número de reserva, el nombre del barco y el número de viaje deben ser claros y precisos para evitar confusiones. Si hay algún problema, cooperaremos activamente con los clientes para rastrear y manejar problemas como la preasignación y los manifiestos aduaneros.

Tres. Remolques/Interior (Programación)

Las solicitudes de remolques, interiores y/o despacho de aduanas confiadas por los clientes deben examinarse previamente en función de la compañía naviera, la terminal, la naturaleza de los bienes y el entorno del mercado, y los arreglos no razonables. que puedan causar peligros ocultos, los ajustes deben negociarse con los clientes tanto como sea posible y se deben informar las razones y riesgos.

1. Disposición del remolque

(1) La disposición solo se puede realizar después de la confirmación del servicio de ventas o atención al cliente correspondiente.

(2) Según empresa naviera, terminal y ruta, etc. , juzgar de forma proactiva el tiempo de remolque adecuado; como si hubiera un conflicto con la situación específica del cliente, negociar amistosamente con el cliente e informarle de los posibles riesgos.

(3) Antes de concertar el remolque, de acuerdo con los requisitos de tiempo del servicio de remolque previamente acordados, contactar nuevamente con el cliente con 2 días hábiles de anticipación para confirmar el tiempo y lugar de carga.

(4) Después de confirmar los requisitos de tiempo con el cliente, notifique de inmediato la información a la compañía de remolque y programe una cita para los requisitos de servicio el mismo día hábil.

(5) Con carácter general, la hora de entrega de la grúa a la empresa de remolque deberá confirmarse antes del mediodía del día laborable anterior a la prestación del servicio de grúa y antes de las 16:00 horas del mismo día (incluyendo si la empresa de remolque ha recibido la orden de entrega del equipo, si se ha confirmado que el punto de recogida del contenedor está vacío para negocios de contenedores especiales, debe confirmar el estado del contenedor vacío con la empresa de transporte y notificar a la empresa de transporte); el tiempo de entrega del contenedor si es necesario.

(6) Al organizar el remolque, se debe enviar una autorización por escrito al banco de remolque. Indique claramente la información de envío (incluida la compañía naviera, el nombre del barco y el viaje, el número de reserva/número de conocimiento de embarque, la cantidad del contenedor, el puerto de salida, el código del puerto de tránsito, el destino, etc.), el tiempo de carga del contenedor, el lugar de carga del contenedor y la persona de contacto de la fábrica. Y número de contacto, tarifa de acuerdo, etc.

(7) Si es necesario, solicite a la empresa de grúa que proporcione el nombre del conductor, el número de teléfono móvil y el número del contenedor, e infórmelo a la fábrica.

(8) Seguimiento de embalajes, listas de embalaje y entradas de puertos.

(9) Otras consideraciones

Disponga el remolque del contenedor hasta el sitio durante el período en que la empresa naviera sea libre de utilizar el contenedor para evitar costos adicionales. Si hay cargos adicionales, como tarifas de superposición, alquileres de contenedores vencidos, etc., se debe informar al cliente de inmediato y pedirle que confirme y se registre por escrito. También se debe confirmar si existen costos iniciales para contratar una grúa. autorización comercial del cliente. Si hay cargos de factura preasignados, se debe notificar al cliente de inmediato y pedirle que confirme y se registre por escrito.

2. Diseño interno

(1) El acuerdo solo se puede realizar después de la confirmación del servicio de atención al cliente o de ventas correspondiente.

(2) Según empresa naviera, terminal y ruta, etc. , determine de antemano el tiempo de embalaje adecuado. Si hay un conflicto con la situación específica del cliente, debemos negociar con el cliente e informarle de los posibles riesgos.

(3) De acuerdo con la hora de llegada preacordada, volver a verificar la hora de entrega y la hora estimada de llegada con el cliente con 0 días hábiles de anticipación.

(4) Si al almacén se le confía el almacenamiento interno, se deberá expedir un poder por escrito al almacén. Muestre claramente la información de envío (incluida la compañía naviera, el nombre del barco y el viaje, el número de reserva/número de conocimiento de embarque, la cantidad del contenedor, el puerto de salida, el código del puerto de tránsito, el destino, etc.), el tiempo de carga del contenedor, los datos de la carga (incluido el número de piezas, peso bruto, volumen), honorarios de contrato, etc.

(5) En circunstancias normales, la hora de envío de la mercancía al almacén debe ser antes del mediodía del día hábil anterior a la hora programada de embalaje de la mercancía, y el acuerdo debe confirmarse antes de las 4:00 pm del mismo día (incluido si el almacén recibe la orden de entrega del equipo, la confirmación del punto de entrega del contenedor, la confirmación del estado del contenedor vacío).

(6) Cuando se encomiende el almacenamiento, se deberán indicar los requisitos de tiempo de vaciado cuando sea necesario.

(7) Seguimiento de la mercancía.

(8) Seguimiento de embalajes, listas de embalaje y entradas de puertos.

4. Declaración de aduana (operador) en el proceso de operación de transporte de carga

(1) El acuerdo solo se puede realizar después de la confirmación del servicio de ventas o al cliente correspondiente.

(2) Según empresa naviera, terminal, ruta y carga, etc. , determine con anticipación el tiempo apropiado de declaración en aduana. Al igual que si hubiera un conflicto con la situación específica del cliente, debemos negociar amigablemente con el cliente e informarle de los posibles riesgos.

(3) Confirmar la entrega de los materiales de declaración de aduana nuevamente con el cliente a más tardar un día hábil antes de la fecha de declaración de aduana acordada con el cliente.

(4) Realizar un examen previo lo antes posible después de recibir la información de la declaración de aduanas y abordar cualquier problema encontrado de inmediato.

(5) Enviar la información completa de la declaración en aduana al agente aduanal antes de finalizar la jornada laboral un día hábil antes de la fecha acordada para la declaración en aduana.

(6) Se requiere conservar una copia de la información de la declaración de aduanas; se debe volver a registrar la información importante de la declaración de aduanas, como los formularios de verificación.

(7) Seguimiento y retroalimentación de resultados de declaraciones aduaneras.

5. Documentos relacionados con los procedimientos operativos del transporte de carga.

1. Confirmación del conocimiento de embarque (documentación)

(1) Preparación y entrega de la confirmación del conocimiento de embarque

La confirmación del conocimiento de embarque debe ser preparado y enviado de manera oportuna y debe enviarse dos días hábiles antes de la fecha de salida programada.

(2) Supervisar la confirmación del conocimiento de embarque.

En términos generales, se debe obtener del cliente una confirmación completa y correcta del conocimiento de embarque un día hábil antes de la fecha de salida programada.