¿Cuáles son los procedimientos técnicos documentales de comercio exterior?
Trámite documental de comercio exterior:
1. Recibir pedidos: Recibir pedidos significa firmar el contrato y obtener el pedido. La forma escrita de un contrato no se limita a un formato particular. Cualquier documento escrito que indique los nombres de las partes, la calidad, cantidad, precio, entrega y pago del objeto y otras condiciones de la transacción, incluidas cartas, telegramas o télex intercambiados entre el comprador y el vendedor para concluir la transacción, es suficiente para constituir un contrato escrito.
1. Métodos de pedido: Los clientes pueden realizar pedidos por teléfono, fax, correo electrónico o contrato escrito.
2． Formas de recibir pedidos: ferias comerciales, visitas al extranjero, exposiciones en el extranjero, invitar a los clientes a visitarnos, utilizar nuestro sitio web, etc.
3. Forma de recepción de pedidos: En el comercio de exportación no existen restricciones específicas sobre los pedidos aceptados por los comercializadores. Las más comunes son:
(1) Contrato: (CONTRACT) El contrato tiene un contrato de compraventa (SALES). CONTRATO) y contrato de compra (CONTRATO DE COMPRA). El primero lo redacta el vendedor y el segundo lo redacta el comprador.
(2) Confirmación; (CONFIRMACIÓN) Es más sencillo que el contrato. No se incluyen cláusulas de objeción, arbitraje, fuerza mayor y otras. También cuenta con confirmación de venta (CONFIRMACIÓN DE VENTA) y confirmación de compra (CONFIRMACIÓN DE COMPRA). Los contratos en este formato generalmente son adecuados para productos industriales ligeros, artículos de primera necesidad, especialidades locales, etc. con montos de transacción pequeños y lotes grandes. El contrato es más formal. Maquinaria y equipo, importación y exportación del gran comercio marrón.
También existen cartas de acuerdo, cartas de intención, encargos y encargos encomendados, etc. Cabe mencionar que cuando los clientes envían pedidos o encomiendan pedidos directamente desde el extranjero, debemos responder después de recibirlos. No podemos ignorarlos, de lo contrario se considerará aquiescencia.
4. El procedimiento de toma de pedidos: El procedimiento de toma de pedidos se puede dividir en cuatro eslabones: consulta, oferta, contraoferta y aceptación.
(1) Consulta: (CONSULTA) también se llama consulta.
(2) Oferta: (OFERTA) también se llama oferta. Es una expresión definitiva que el comprador o vendedor propone varias condiciones de transacción a la otra parte y está dispuesto a concluir una transacción y celebrar un contrato de acuerdo con estas condiciones. En los negocios reales, una de las partes suele hacer una oferta después de recibir una consulta de la otra parte.
(3) Contraoferta: (CONTRAOFERTA) También se llama contraoferta.
(4) La ACEPTACIÓN es una indicación definitiva de que el comprador o vendedor está de acuerdo con las diversas condiciones de transacción propuestas por la otra parte en la oferta, y está dispuesto a concluir una transacción y concluir un contrato de acuerdo con estas condiciones. .
2. Revisar el pedido: es decir, revisar el contrato
1. Contenido de la revisión del documento: confirme el nombre del producto, las especificaciones, la calidad, la cantidad, el precio unitario, los términos del precio, el monto total, el método de pago, los requisitos de empaque, la fecha de entrega y el método de entrega.
2． Método de revisión del pedido:
(1) Nombre del producto, especificaciones: ¿El código del producto es su propio producto durante la revisión? ¿Se puede combinar con la información de nuestro producto? Hay muchas empresas y negocios cuyos nombres de productos tienen códigos que también representan especificaciones.
(2) Calidad: también llamada calidad. Es una combinación de la apariencia y la calidad intrínseca de los productos. En la venta internacional de bienes, la calidad de los bienes no es solo la principal condición de transacción, sino también la condición principal para que nuestros comerciantes revisen el pedido.
(3) Cantidad: Se debe revisar si la cantidad de la mercancía se puede preparar en tiempo, y cuáles son las normas sobre su unidad de medida, peso y aproximación. Aproximación: si se agrega "aproximado" antes de la cantidad del contrato, la cantidad de entrega se puede ajustar adecuadamente. A nivel internacional existen diferentes interpretaciones del significado de la palabra pacto. Algunos piensan que es 2,5, otros piensan que es 5. Según las "Usas y prácticas uniformes para las cartas de crédito documentarias", si existe un convenio estipulado en la carta de crédito, se debe permitir un aumento o disminución no superior al 10%.
(4) Revisión del precio unitario y el monto total:
1. Algunos clientes marcarán el precio unitario al realizar pedidos. Necesitamos verificar si es correcto con nuestra lista de cotizaciones. ? ¿Se sumó incorrectamente el total? Cuando un nuevo cliente realiza un pedido, debe consultar el presupuesto que le damos.
2. Normalmente utilizamos dólares estadounidenses como moneda de liquidación, pero también existen otras monedas.
Cabe señalar que se deben utilizar divisas fuertes que circulen internacionalmente. (libras, dólares de Hong Kong, euros)
(5) Revisión de los términos de precios: Los términos de precios unitarios de los bienes de exportación, también conocidos como términos de precios, comúnmente utilizados son:
FOB precio libre a bordo (Se refiere a las condiciones de precio en el puerto de embarque), F (Flete o Transporte Pagado a…..) Flete pagado hasta la entrega en el destino designado, seguro de costo CIF (refiriéndose al puerto de destino); ) precio. La conversión y las fórmulas de varios precios FOB CFR CIF comúnmente utilizados se presentan a continuación:
(1) Conversión del precio FOB a otros precios:
Precio CFR = Precio FOB flete
Precio FOB flete
Precio CIF=--------------------------------
1 - Tasa de seguro >Precio CFR
Precio CIF = ----------------------- -----
1 – Tarifa de prima de seguro Tarifa) - Flete
Precio CFR = Precio CIF 1. ¿Es aceptable el método de pago? LC, pagar depósito, etc.
2. ¿Es aceptable la moneda de pago?
(7) Revisión de requisitos de embalaje:
1. Los productos de la fábrica tienen su propio embalaje. ¿Es aceptable mostrarlos a los clientes?
2． ¿Podemos hacer el embalaje (impresión en color, tamaño) proporcionado por el cliente?
3. ¿Está completa la información del embalaje proporcionada por el cliente? (Embalaje interior, embalaje exterior, etiquetas, instrucciones)
Embalaje interior: Puhe, Baihe, Caihe, blister
Embalaje exterior: cartones, cajas de madera, barriles, bolsa tejida. Lo más importante es la impresión de marcas.
(8) Revisión del tiempo de entrega: el comerciante debe revisar si el tiempo de entrega es razonable y si la empresa puede preparar la mercancía a tiempo y enviarla para su entrega. El tiempo de entrega generalmente debe especificar una fecha límite en lugar de una fecha específica. Hay plazos largos y cortos. Pueden ser 2 semanas, 3 semanas o un mes, dos meses, un trimestre o más.
(9) Revisión de los métodos de entrega: El transporte incluye principalmente transporte marítimo, transporte terrestre, transporte aéreo, correo, etc.
Nota: Si el flete lo paga el cliente, el cliente decide la forma de entrega. Si pagamos, intente utilizar el envío marítimo. Si el precio cotizado incluye transporte marítimo y el cliente requiere transporte aéreo (para acelerar las ventas), podemos pedirle al cliente que se haga cargo del costo excedente.
Acerca de las muestras: Para conseguir un pedido, preparar las muestras es un paso importante.
1. Enviar catálogo, muestra:
2. Preparar muestras.
(1) Estilos existentes de fábrica
(2) Nuevos estilos
(3) Muestras de clientes.
Puntos clave: Independientemente de si se trata de un producto antiguo, un producto nuevo o una muestra de un cliente, la muestra debe enviarse al cliente para su confirmación. Es posible que sea necesario revisar varias veces los productos especialmente nuevos. El comerciante debe conservar la muestra de confirmación final para que el cliente no pueda encontrar la muestra de confirmación al realizar el pedido. En el comercio internacional, las muestras representan una gran proporción de las transacciones. Como
merchandisers debemos hacer lo siguiente:
A: Tener la información completa del producto y tomar la iniciativa para promocionarlo.
B: Se debe calcular el coste y precio de los nuevos productos.
C: Se deben conservar muestras reales para la producción de nuevos productos.
D: Las muestras de los clientes deben conservarse tal como están.
3. Factura proforma: FACTURA PROFORMA
Para solicitar una licencia de importación o aprobación de cambio de divisas por parte de las autoridades de su país de origen, el comprador requiere que el exportador proporcione el nombre, especificaciones, precio y otras condiciones del bienes que se venderán antes de que se complete la transacción. Este tipo de factura no se puede utilizar en lugar de la factura oficial una vez completada la transacción y no tiene fuerza vinculante final para ambas partes. Para distinguirla de una factura formal, debe indicar claramente las palabras "factura proforma". La factura proforma generalmente muestra información relacionada con el pedido. (Destinatario, número de contrato, número de factura proforma, fecha de emisión). Información del producto (nombre del producto, cantidad, precio, fecha de entrega). Términos del contrato (términos de precio, métodos de pago). Además, brindamos nuestra información bancaria para que los clientes puedan emitir cartas de crédito o transferir dinero.
Tenga en cuenta algunos puntos:
1. Los términos del precio unitario deben ser claros (FOB, CFR, CIF)
2 La fecha de entrega debe ser clara.
3. Las condiciones de pago deben ser claras (LC, TT)
IV. Procedimientos básicos para el seguimiento de mercancías de exportación: El seguimiento de mercancías de exportación es el seguimiento del cumplimiento del contrato por parte del comercializador. Se centra en bienes, certificados, barcos y pagos, e incluye preparación de existencias, recordatorio de certificados, modificación de certificados, fletamento de barcos y reserva de almacén (declaración de aduana, declaración de inspección, envío), preparación de documentos, liquidación de divisas y otros enlaces. Resumimos estos procedimientos en:
(1). Preparar mercancías: Preparar mercancías en tiempo, calidad y cantidad de acuerdo con los requisitos del pedido y carta de crédito.
(2). Documentos recordatorios: la mayoría de los métodos de pago son L/C. El cobro seguro de divisas está garantizado porque se trata de crédito bancario. El banco garantiza el pago siempre que los bienes enviados cumplan con los términos de la carta de crédito. El comercializador debe realizar trabajos de seguimiento de recordatorios, revisiones y modificaciones de los contratos con L/C como método de pago.
Recordatorio de certificado: Cuando la mercancía está a punto de finalizarse, se requiere un recordatorio.
Auditoría: La auditoría es la misma responsabilidad de bancos y empresas, pero es diferente en alcance y contenido. El banco revisará la política desde una perspectiva política, como si hay comercio en el país donde se emite el certificado, la solvencia crediticia del banco emisor, etc. La empresa revisará si el emisor y el beneficiario son correctos, si los bienes y el monto de la carta de crédito son consistentes con el contrato, la fecha de envío, términos especiales, etc.
Modificación del certificado: Es común que se descubran problemas después de revisar el certificado. En el empaque, monto total, fecha de vencimiento, incluyendo errores ortográficos. Pídale a la otra parte que modifique la carta de crédito. Puede haber varios problemas. Tenemos que señalarlos uno por uno y modificarlos todos a la vez.
(3). Reserva de almacenamiento y envío: una vez que las mercancías estén listas y la carta de crédito esté bien, ingresaremos a la etapa de envío, carga, fletamento, reserva de almacenamiento y envío. Para transacciones basadas en CFR y CIF, somos responsables del fletamento, reserva de almacén y procedimientos de envío.
Primero que nada: Envío y carga: (P. 28) El comerciante debe comunicarse con usted sobre envío y carga tres o cuatro días antes del envío. Las tareas a realizar incluyen seleccionar contenedores, hacer listas de empaque, rastrear la carga, etc.
A. Selección de contenedores: (P. 29) Elija diferentes contenedores según los diferentes productos. Los más utilizados son: 20’ 29 – 30 cúbicos / 17,5 toneladas 40’ 58 – 61 cúbicos / 22,5 toneladas 40’H 68 – 71 cúbicos / 27,5 toneladas
B. Haga una lista de embalaje: (P. 30) La lista de embalaje se centra en el embalaje de la mercancía. Debe incluir el nombre del producto y las especificaciones del envío, cantidad, número de cajas, peso bruto y neto, tamaño del embalaje, volumen total, número de caja, marca, etc.
C. Seguimiento y carga: (P. 31) Notifique al personal pertinente un día antes del envío y determine la exactitud de la cantidad del envío. Ayudar al departamento de producción a organizar personal para cargar los gabinetes. Luego de que el contenedor llega a fábrica, el comercializador debe supervisar la carga y guiar la colocación de la mercancía. Si hay varios tipos de mercancías en un contenedor, se deben colocar una o dos cajas de cada especificación de productos al final del contenedor para la inspección aduanera.
(4). Preparación de documentos y liquidación de divisas: Es el último paso en la documentación de mercancías de exportación.
A. Preparación de documentos: una vez enviadas las mercancías, el comerciante debe preparar rápidamente varios documentos de acuerdo con el contenido de la carta de crédito, contrato u otros documentos. Los documentos deben enviarse al banco dentro del período de validez de la carta de crédito. Los documentos de exportación incluyen principalmente: giro postal, factura, factura de aduana, conocimiento de embarque, lista de empaque, certificado de origen, certificado de inspección de productos básicos, póliza de seguro, etc.
B. Liquidación de divisas: si los documentos se elaboran de acuerdo con las disposiciones de la carta de crédito y se envían al banco a tiempo, podemos recibir el pago a tiempo. Requisitos del documento: correcto, completo, oportuno, conciso y prolijo.
5. Los procedimientos básicos para documentar las mercancías importadas:
(1) Es dar seguimiento al cumplimiento del contrato de importación. Los procedimientos son: fletamento de un barco y reserva de un almacén, solicitud de emisión de un certificado, agilización del envío, seguro de manipulación, inspección de mercancías y declaración en aduana, aceptación de mercancías, etc.
1. Los requisitos básicos para la compra y el seguimiento: tiempo de entrega adecuado, calidad de entrega adecuada, lugar de entrega adecuado, cantidad de entrega adecuada y precio de entrega adecuado. (momento correcto, calidad correcta, lugar correcto, cantidad correcta, precio correcto)
2. Motivos de adquisición y seguimiento de materiales: Los siguientes motivos nos hacen dar seguimiento a los materiales:
1 Motivos del proveedor: Por motivos del proveedor, la entrega no es oportuna, por lo que debemos dar seguimiento a los Motivos de los pedidos. incluyen: pedidos que exceden la capacidad de producción y pedidos que exceden los estándares técnicos. Una mala gestión de procesos y una gestión de calidad insuficiente provocan un aumento de productos defectuosos. Debido a los bajos salarios, los empleados tienen baja eficiencia laboral y no pueden completar las tareas.
2. Motivos empresariales: El proveedor fue seleccionado incorrectamente y su capacidad de producción y tecnología no se investigaron lo suficiente. La calidad requerida no se indica claramente. La decisión sobre el precio se tomó a regañadientes. Control y supervisión inadecuados del progreso. Realizar pedidos a lugares que están demasiado lejos.
3. Motivos de comunicación: El intercambio de información no es oportuno.
3. Proceso de adquisición y pedido de materiales:
1. Realización de órdenes de compra: El comerciante recibe la solicitud de compra del departamento requerido y debe realizar una orden y pasarla al proveedor. Nota al realizar un pedido: Revise la solicitud. Familiarícese con los materiales pedidos, la confirmación de precios y confirme los estándares de calidad. Confirmar los requisitos de materiales, formular instrucciones de pedido y emitir órdenes de compra. (Realizar orden de compra Pág. 26), el nombre, especificación, modelo, cantidad y precio de los materiales a adquirir. La entrega y otros requisitos están claramente indicados. Después de la verificación, la orden de compra se envía al proveedor y este debe firmarla y devolverla.
2. Seguimiento de pedidos: no es necesario realizar un seguimiento de los proveedores con cooperación a largo plazo y buena reputación. Realice un seguimiento de la tecnología de procesamiento, realice un seguimiento de las materias primas, realice un seguimiento del proceso de procesamiento, realice un seguimiento de la prueba de ensamblaje y realice un seguimiento del embalaje y almacenamiento.
3. Inspección de materiales: determine la fecha de inspección, notifique al personal de inspección, realice la inspección de materiales y maneje los problemas de inspección.
4. Almacenamiento de materiales: coordinar la entrega, coordinar la aceptación, notificar la entrega, colocar los materiales en el almacén y gestionar los problemas de aceptación.
Cuatro. Métodos y estrategias de seguimiento de la adquisición de materiales: El propósito del recordatorio de pedido es permitir que los proveedores entreguen los materiales comprados cuando sea necesario, reduciendo así los costos operativos de la empresa.
1. Métodos de recordatorio:
(1) Siga el recordatorio según el orden. Realice un seguimiento con cierta antelación según la fecha de alimentación programada del pedido.
(2) Realice un seguimiento periódico. A una hora fija cada semana, clasifique los pedidos que deben recibir seguimiento e imprímalos en informes para un seguimiento regular.
Seguir el proceso de producción es principalmente comprender si el progreso de producción de la empresa puede cumplir con la fecha de entrega del pedido y si el producto se produce de acuerdo con el pedido. Por lo tanto, el comercializador debe profundizar en el taller de producción de la empresa para. Verifique la calidad y el progreso de la producción del producto, los problemas deben abordarse de manera oportuna. Porque el requisito básico del seguimiento de pedidos en el proceso de producción es permitir a la empresa entregar los productos inmediatamente de acuerdo con el pedido y entregar los productos de acuerdo con la calidad acordada en el pedido. Por eso tenemos que profundizar en la línea de producción para comprobar el progreso y la calidad.
1. Requisitos básicos para el seguimiento de pedidos durante el proceso productivo:
1. Entrega a tiempo: El cronograma de producción debe ser coherente con la fecha de entrega del pedido, de modo que no se adelante ni se retrase.
2. Entrega según calidad: los productos fabricados cumplen con los requisitos de calidad del pedido.
2. El proceso de seguimiento del proceso de producción:
1. Emitir el aviso de producción. Una vez que el comerciante recibe el pedido del cliente, debe convertirlo en un aviso de producción. El aviso debe indicar claramente el nombre, especificaciones, cantidad, requisitos de embalaje, fecha de entrega, etc. del producto solicitado por el cliente.
2. Analizar la capacidad de producción. Una vez emitido el aviso de producción, se debe analizar la capacidad de producción de la empresa. Si se puede entregar a tiempo y de acuerdo con la calidad.
En caso negativo, ¿qué medidas deberían tomarse? ¿Quieres subcontratar?
3. Formular planes de producción: La formulación e implementación de planes de producción están relacionados con el éxito o fracaso de la gestión y entrega de la producción. Los comerciantes deben ayudar al personal de gestión de producción a convertir los pedidos en avisos de producción de manera oportuna.
4. Seguimiento del progreso de la producción
(1) Proceso de control del progreso de la producción:
(2) Procedimientos operativos de control del progreso de la producción
( 3) Centrarse en el control del progreso de la producción: si hay una diferencia entre el progreso real y el progreso planificado, encuentre las razones.
(4) Formularios para rastrear el progreso de la producción: informe de producción diario, formulario de análisis de diferencias del progreso de la producción, formulario de control del progreso de la producción, formulario de manejo de excepciones de producción, formulario de seguimiento del progreso de la línea de producción.
5. Retraso en la entrega: Si es por motivos de fábrica, se deberá notificar al cliente y la mercancía podrá ser enviada únicamente después de obtener su consentimiento. Si no está de acuerdo, primero negocie y podremos asumir parte del costo de envío de la mercancía. Segundo, tuve que cancelar el pedido.
6. Hablemos nuevamente del cambio de pedidos: los pedidos realizados por los clientes cambiarán debido a los cambios del mercado, incluida la cantidad (o aumentarán o disminuirán). Está en el embalaje. (Impresión en color o combinación de blancos). Hay cambios en las fechas de entrega. (ya sea por adelantado o aplazado). Cuando recibe una solicitud de cambio de un cliente, ¿qué debe cambiar primero? ¿Puedes aceptarlo? Si nuestros productos están casi producidos y terminados, es imposible cambiarlos. Si aún no lo has arreglado, no es un gran problema. Si se han arreglado algunas partes, se llevará a cabo la negociación. Por ejemplo, si es necesario reducir la cantidad, hemos comprado los materiales según la cantidad original, que es universal