¿Cómo gestionar eficazmente los documentos de la empresa?
En la era de la información, las empresas producen todos los días una gran cantidad de documentos durante sus operaciones de alta velocidad, que son los activos de información de la empresa. Sin embargo, a medida que aumenta el número de estos activos, se encuentran en un estado disperso y son difíciles de administrar y utilizar sistemáticamente. A largo plazo, esto provocará la pérdida de activos de información empresarial y la fuga de información de datos. a la empresa son inconmensurables. Si las empresas quieren evitar estos posibles riesgos de seguridad de la información, pueden utilizar el sistema de gestión de documentos que es popular en el mercado para resolver este problema.
El sistema de gestión de documentos es un producto derivado de la sociedad de la información que surgió específicamente para ayudar a las empresas a gestionar activos de información, construir una plataforma de sistema de conocimiento dentro de la empresa y gestionar varios tipos de documentos dentro de la empresa. . archivo.
Permítanme ofrecerles una breve introducción sobre cómo el sistema de gestión de documentos Yidu común en el mercado gestiona los documentos empresariales.
El puesto que desempeño actualmente involucra trabajos de tipo técnico y comercial. Aunque la naturaleza y el alcance comercial de su empresa pueden ser diferentes, los problemas que enfrentamos son los mismos. Muchos documentos todos los días Cómo distinguir y cómo administrar de manera efectiva es un tema relativamente espinoso al que se debe prestar suficiente atención. Las empresas con condiciones comprarán y utilizarán software de gestión profesional, pero para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, lo es. gestionado manualmente, lo cual es sencillo y económico. Hablemos de algunas de mis prácticas específicas.
1. Sistema de clasificación
Establecer un sistema de clasificación completo. Aunque existen muchos documentos, la naturaleza de los documentos es limitada y se clasifican según su naturaleza. La clasificación tiene una relación jerárquica. Primero, la clasificación se lleva a cabo en una dirección general y luego se subdivide paso a paso hacia abajo.
1. Clasificación de dirección general
Esto es fácil de entender, ya sean documentos de ventas, documentos técnicos o documentos contractuales, etc., la denominación de la carpeta tiene un formato unificado.
2. Clasificación detallada
Por ejemplo, generalmente clasificamos los documentos técnicos por proyecto. Cada proyecto se denomina carpeta. Todas las carpetas comienzan con fecha. con información detallada, que está más acorde con nuestro hábito diario de visualizar proyectos por nodos de tiempo. Los archivos deben tener un nombre que comience con la hora. Para las versiones oficiales o salientes, agregue paréntesis después del nombre.
2. Presentación estandarizada
No importa cuántos documentos se generen cada día, los registros y presentaciones deben realizarse según lo requerido. En ocasiones, debido a que la presentación no es oportuna, se altera el orden de los mismos. Los documentos no están claros o los documentos no están archivados. Conozca el proyecto de aplicación o el cliente de un determinado archivo, así que evite esta situación.
3. Resumir y crear tablas
El método anterior por sí solo no es suficiente. A veces es necesario crear tablas, resumirlas y analizarlas, especialmente para algunos documentos salientes involucrados. No solo se requiere un aspecto, sino también registros de registro, y el contenido del registro incluye: información del destinatario como nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, etc., fecha de envío, contenido del envío, etc., y se puede registrar de manera uniforme y filtrado a través de un formulario para facilitar la consulta. Cree varios archivos para el proyecto y comprenda todos los detalles importantes durante el proyecto. De esta manera, no importa cuánto tiempo lleve, conocerá los detalles del proceso intermedio a través del contenido registrado por la computadora, y también conocerá el. finalidad, versión y fecha de un determinado archivo.
La gestión de documentos es un proyecto relativamente complejo. Diferentes empresas, diferentes puestos y diferentes personal tienen diferentes métodos de gestión de documentos. La clave es encontrar un método de gestión que se adapte a sus necesidades. Soy el CEO de Planet. Espero que les sea de ayuda. También espero que los internautas con opiniones diferentes puedan comentar y dar consejos. ¡Gracias de nuevo!
Las empresas de publicidad tienen muchos archivos. Hay innumerables imágenes y carteles modificados que ocupan espacio en el disco duro y no se pueden eliminar. La clave es que no se pueden encontrar las imágenes que busca. Y las imágenes que no quieres ver aparecen todos los días frente a ti, es un dolor de cabeza.
He resumido los siguientes puntos, espero que pueda obtener ayuda de ellos 1. Partición perfecta en el disco duro
A continuación se resumen imágenes, redacción, ppt, etc. o uno para cada empresa. La ubicación de las carpetas se divide en varias carpetas en cada empresa para almacenar fotografías, redacción, etc. Creo que esto es más intuitivo y fácil de encontrar.
2. Establece el nombre de la imagen o copia.
Muchas veces las imágenes y carteles que diseñamos serán modificados, y en ocasiones los clientes dirán que los originales quedan mejores después de las modificaciones. Por eso debemos darle a cada archivo un nombre que sea fácil de recordar y encontrar. Aquí daré un pequeño ejemplo: una determinada empresa me pidió que hiciera un diseño de póster. Después de completar el diseño, nombré la imagen como el póster original de cierta empresa. Después de entregárselo al cliente, no quedó satisfecho después de mirarlo. Lo cambió aquí, lo cambió aquí, lo cambió aquí y escuchó. Después de completar los comentarios del cliente, continúe revisando. Después de la primera revisión, se llamó XX Company Poster 001. La segunda vez fue XX Company Poster 002. Una vez satisfecho el cliente, la versión final se denominó XX Company Poster. De esta manera, los archivos con nombres jerárquicos facilitarán a los clientes encontrar el punto en el que ya no están satisfechos. 2. Un punto adicional
Muchas veces los diseñadores de carteles rediseñan cada mes o cada trimestre, incluso una vez por semana, por lo que aún no se puede distinguir el método de denominación del diseño del cartel de una determinada empresa. Diseñado, por supuesto, también puede ver la fecha del atributo, pero es demasiado problemático. Simplemente agregue la fecha directamente al nombrarlo. Un determinado cartel de la empresa 180306001. El nombre significa diseño No. 001 el 6 de marzo de 2018. 3. Hay demasiados archivos antiguos y el disco duro está saturado.
A las computadoras de diseño siempre no les gustan los discos duros pequeños. Hay demasiados materiales, borradores revisados, álbumes, carteles, etc., y todos son archivos grandes de alta definición, que ocupan mucho espacio. Puede guardar algunos archivos antiguos o cargar archivos que no se han utilizado durante mucho tiempo en el disco de la nube. La empresa puede usar la cuenta para facilitar la descarga a sus colegas.
El contenido anterior es mi opinión personal. ¡Espero que pueda ayudarte y obtener un me gusta de tu parte! ?
Le daré algunos métodos simples.
Hay indicaciones de tiempo para cambiar y guardar archivos del sistema de ventanas. Puede comparar y encontrar sus últimos archivos modificados. p> Otra forma estúpida es crear una carpeta de fechas en los documentos diarios de Office, como esta
De esta manera no tendrás miedo de perder documentos antiguos y también podrás compararlos y modificarlos
También existe un software que se puede utilizar para comparar y eliminar duplicados. ¡Este software es muy potente!
La gestión de archivos debe partir del pensamiento de la gestión de archivos y realizar una gestión clasificada. La gestión de índices se puede realizar con la ayuda del software de oficina de Internet de la empresa o con un sencillo catálogo electrónico.
Si no está seguro, puede acudir a su biblioteca local y realizar una inspección in situ para ver cómo la biblioteca clasifica, categoriza y consulta los libros.
Piensa más, aprende más, crea índices y gestiónalos por número, contenidos, departamento, tiempo, nivel...
Puede crear un disco de red empresarial en la nube privada. Las razones recomendadas son las siguientes:
Expansión flexible
Los datos de archivos de las empresas modernas son muy grandes. grande, por lo que el espacio de almacenamiento flexible es muy importante. El disco de red empresarial de nube privada de Cloud Box admite expansión elástica y el disco duro es plug-and-play. Almacenamiento seguro
Cloud Box admite hasta 22 funciones de seguridad, como copia de seguridad programada, almacenamiento cifrado, vista previa de marca de agua, período de enlace externo, cifrado de enlace en la nube, filtrado de palabras confidenciales, inicio de sesión con mi código QR y configuración de permisos de archivos. . Proteja archivos corporativos y evite la pérdida de datos.
Colaboración eficiente
Puede obtener archivos de Cloud Box en cualquier momento y en cualquier lugar, comunicarse con colegas, iniciar procesos de archivos, recordarles a sus colegas que revisen y enviar correos electrónicos... Cloud Box no es una simple administración de archivos, sino la base de la gestión de archivos. Ayude a todos a colaborar más fácilmente y mejorar la eficiencia del trabajo.
La mayoría de las empresas actuales operan oficinas sin papel. Los documentos en papel no sólo son difíciles de guardar, sino también muy triviales de procesar. Una vez que las empresas adoptan versiones electrónicas de los documentos, no sólo pueden mejorar la eficiencia del trabajo, sino que también son respetuosas con el medio ambiente.
Después de acumular muchos documentos electrónicos ese día, también necesitas un archivo de gestión de archivos adecuado para cuidarlos y lograr un trabajo de oficina eficiente.
Yichang Netdisk es un software profesional de oficina de archivos empresariales. En primer lugar, Netdisk puede almacenar una gran cantidad de archivos corporativos y realizar copias de seguridad de ellos automáticamente, por lo que no tiene que preocuparse por el espacio de almacenamiento ni la pérdida de archivos. .
En segundo lugar, la función de búsqueda avanzada del disco de red puede encontrar rápidamente el archivo de destino entre archivos masivos. Al compartir archivos con otras personas, solo necesita enviar un enlace.
Finalmente, el sistema Yichang Netdisk abre una interfaz API estándar al mundo exterior, y los sistemas comerciales existentes de las empresas se pueden integrar para hacer que la gestión de archivos empresariales y las transacciones comerciales sean más interoperables.
Cuando las empresas implementan la gestión de archivos hoy en día, a menudo entienden la gestión de archivos como la copia de seguridad y la preservación de archivos, lo que se convierte en un trabajo adicional, sin mencionar que los empleados se resistirán y no consideran cómo almacenar los archivos. Cuando la gestión se combina con problemas en el día a día del negocio, a menudo resulta difícil lograr los resultados deseados.
Los documentos son un contenido central importante que toda empresa necesita controlar, porque los documentos contienen la memoria de desarrollo, la experiencia y los resultados de la empresa. Muchas veces, la gestión solo permanece a nivel individual o departamental. se perderán por renuncia de empleados, la memoria se perderá por el paso del tiempo, también se perderán y dañarán por un uso irregular, e incluso existe la posibilidad de una propagación maliciosa que provoque pérdidas.
Por lo tanto, Huibotong puede brindar a los clientes la capacidad de almacenar todo tipo de archivos corporativos (documentos, audio y video, etc.) en la plataforma de administración para lograr una administración ordenada y evitar archivos causados por administración y personal dispersos. pérdida. Al mismo tiempo, también proporcionamos a las empresas tres sistemas de gestión principales: sistemas de gestión de procesos, autoridad y préstamos y devoluciones para realizar la aplicación estandarizada de documentos corporativos y resolver situaciones embarazosas como el uso inconveniente, el paradero desconocido y la propagación maliciosa. El software de gestión general resuelve principalmente la gestión de procesos, mientras que Huibotong gestiona los documentos que se han transformado en resultados, incluyendo no solo la gestión del proceso formado, sino también la gestión de su posterior difusión, cambios, préstamos y devoluciones, etc.
La gestión de archivos está recibiendo cada vez más atención por parte de las empresas. La esencia de la gestión de archivos es almacenar los archivos de forma más adecuada y ayudar a ahorrar tiempo para búsquedas posteriores. Si desea almacenar y administrar archivos de forma centralizada, puede probar este software de oficina colaborativa empresarial: Wuyou·Enterprise Online Documents.
La documentación en línea de Wuyou·Enterprise es un documento en línea de nivel empresarial que admite código abierto (se proporcionan 100 códigos fuente), implementación privatizada (y admite el modelo SaaS y el modelo PaaS) y admite el desarrollo secundario. Tiene funciones completas (formularios, documentos, mapas mentales, diagramas de flujo, etc.), es cómodo de operar, fácil de usar y no requiere capacitación. Básicamente, puede satisfacer las necesidades de todos para un uso eficiente de la oficina en todos los escenarios.
Introducción a la función del producto:
Código abierto: /
Edición en línea, oficina colaborativa: varias personas pueden editar al mismo tiempo, lo cual es actualmente indispensable en el oficinas de varias empresas grandes y pequeñas Funciones, el trabajo colaborativo puede mejorar en gran medida la eficiencia del trabajo al mismo costo
Operación conveniente: las funciones de catálogo y esquema de la base de conocimientos como una estantería permiten estructurar múltiples documentos para formar una base de conocimientos similar a un libro que es tan clara y fácil de leer como un libro, lo que facilita la creación y acumulación de conocimientos. La edición del contenido del artículo es accesible instantáneamente y no requiere capacitación.
Operación conveniente: las funciones de catálogo y esquema de la base de conocimientos como una estantería permiten estructurar múltiples documentos, formando una base de conocimientos que es tan clara y fácil de leer como un libro, lo que facilita su creación. y acumular conocimientos. La edición del contenido del artículo es accesible instantáneamente y no requiere capacitación.
Sistema de autoridad completo: organización, departamento, menú, rol y otros sistemas de autoridad, más adecuados para la gestión empresarial
Colaboración eficiente, gestión de equipos de soporte y proporcionar propietarios, gerentes, múltiples roles como miembros y visitantes comunes pueden controlar el alcance del intercambio de información
Admite una variedad de documentos: texto enriquecido, mapas mentales, formularios en línea, dibujos, etc. . .
Editor de texto simple y fácil de usar
Formulario en línea rico y potente, todas las funciones que deseas
Edición de mapas mentales clara y minimalista
Trabajo colaborativo, mejora la eficiencia del equipo
Potente motor de búsqueda en bibliotecas, fácil de encontrar cualquier documento, cualquier contenido, más conveniente
Múltiples extensiones de aplicaciones, más fáciles y convenientes
p>Características principales del producto:
Implementación privada: proporciona soluciones de implementación en contenedores, admite múltiples modos de nube pública y nube privada y satisface las necesidades de diferentes escenarios privados.
El código es de código abierto. El código fuente abierto actual es de código abierto en gitee, github y otras plataformas de alojamiento de código, y 100 códigos fuente son de código abierto.
Tiene una gran escalabilidad. El marco subyacente utiliza el marco básico de Spring Cloud, que puede expandir la concurrencia masiva. Además de la base de conocimientos, el equipo de desarrollo actualmente está creando videoconferencias privadas, administración de correo electrónico y tareas. gestión y otras aplicaciones.
Admite múltiples modos: admite modo multiinquilino (SaaS) y de un solo inquilino (PaaS), con control back-end independiente
La versión actual de Wuyou Document es 1.3 y la próxima versión se actualizará y ajustará gradualmente las siguientes funciones:
Además de las funciones anteriores, también abriremos gradualmente el código "gestión de tareas de proyectos", "videoconferencias privatizadas" y "gestión interna de la empresa". system" y otros productos PaaS de aplicación de nivel empresarial.