Cómo estandarizar el proceso de solicitud de adquisiciones corporativas
1. Solicitud de compra y sus términos
1 Definición de solicitud de compra
La lista de solicitudes se refiere a alguien o a un determinado. Cada departamento determina uno o más materiales según las necesidades de producción y completa una lista para obtener estos materiales en un formato prescrito.
2. Elementos de la solicitud de compra
Una solicitud de compra completa debe incluir los siguientes elementos: (1) Departamento de solicitud; (2) El proyecto al que pertenece el artículo de compra ( 3) Solicitud de compra; (4) Nombre de los bienes a comprar; (5) Cantidad de artículos a comprar; (6) Especificaciones de los bienes a comprar; (7) Solicitud de muestras, dibujos o información técnica de los mismos; bienes adquiridos; (8) El tiempo de demanda de los bienes a comprar; (9) Si existen necesidades especiales, indique (10) La persona que llena el formulario de solicitud de compra; departamento de compras; (12) El aprobador del formulario de solicitud de compra; (13) Revisión adjunta por parte del Director de compras (14) Auditor financiero (15) Gerente general de la Compañía;
3. Solicitud de compra y sus requisitos de presentación de informes
(1) La solicitud de compra debe completarse completa y claramente de acuerdo con los elementos, y enviarse al departamento de compras después de la aprobación del líderes de la empresa; (2) las compras de activos fijos deben completarse y enviarse en el formato del Apéndice 1 (Formulario de solicitud de compra de activos fijos) (3) La compra de otros materiales, equipos y proyectos de ingeniería deben completarse y presentarse en el; formato del Apéndice 2 (Formulario de Solicitud de Compra de Material). (6) Cuando la cantidad de la solicitud de compra involucrada es demasiado grande, se puede presentar en forma de lista adjunta, y el documento electrónico de la lista también debe presentarse junto para mejorar la eficiencia; Si necesita producción y suministros urgentes y el líder de la empresa no está, la solicitud se puede presentar en forma de lista adjunta, solicite instrucciones por teléfono u otros medios, envíela al departamento de compras después de obtener el consentimiento y complete el formulario. después de firmar los procedimientos de confirmación. (8) Si los productos se compran de una sola fuente o de un fabricante y marca de compras designados, el departamento de compras debe dar una explicación por escrito. (9) Los cambios y adiciones a la solicitud de compra deben hacerse por escrito, firmados por el líder de la empresa y luego informados al departamento de compras.
4. El departamento que presenta los requerimientos materiales de la empresa.
(1) Los materiales, servicios laborales, activos fijos, proyectos y otros proyectos producidos por la empresa serán presentados por el departamento de producción (2) Los materiales, activos fijos, servicios u otros de la empresa diariamente y; los suministros de oficina serán presentados por la oficina Enviar;
(3) Cada departamento deberá presentar los materiales especiales para cada departamento de la empresa.
Dos. Regulaciones sobre la recepción y distribución de solicitudes de compra
1. Recepción de solicitudes de compra en el punto de venta
(1) Al recibir la solicitud de compra, el departamento de compras deberá verificar la solicitud de compra de acuerdo con las regulaciones. Si es completa y clara, y si la solicitud de compra ha sido aprobada por los líderes de la empresa;
(2) Al recibir una solicitud de compra, no compre sin un plan, no compre sin los nombres completos del producto y especificaciones, y no compre sin dibujos completos y datos técnicos, el principio de no comprar materiales excedentes;
(3) Notifique al gerente del almacén para verificar si los materiales de compra están disponibles;
(4) Notificar oportunamente al departamento de compras que no cumple con los requisitos y cancelar los fondos de la compra.
2. Reglas de emisión de solicitudes de compra
(1) El departamento de compras maneja las solicitudes de compra de acuerdo con la división del personal y las responsabilidades laborales;
(2) Prioridad se debe entregar un proyecto de solicitud de emergencia;
(3) Si no se puede completar en la fecha de demanda del departamento de compras, se debe notificar al departamento de compras;
(4) Antes de comprar En proyectos importantes se debe buscar la opinión de los líderes relevantes de la empresa.
3. Regulaciones del ciclo de adquisiciones
(1) Los proyectos de adquisiciones esporádicas con un monto de compra único de menos de 1000 yuanes o materiales con un presupuesto de menos de 1000 yuanes se pueden comprar en áreas urbanas. áreas El ciclo de adquisición de productos y productos no excederá los 5 días;
(2) El ciclo de adquisición de proyectos con un presupuesto de monto de compra único que exceda los 654,38 millones de yuanes no excederá los 654,38 0,5 días.
(3) El departamento de adquisiciones de proyectos con un monto de compra único de más de 200.000 yuanes convoca a licitaciones públicas y adquisiciones por su cuenta, y el ciclo de adquisiciones no excede los 40 días (4) Proyectos con un; Con un presupuesto de compra único de más de 6,543,8 millones de yuanes, puede confiar a una agencia de licitación la realización de la licitación y el ciclo de adquisición no excederá los 60 días;
(5) El departamento de compras recibirá el paquete por adelantado según el tiempo especificado en (1)-(4) arriba. Si el departamento de compras no puede completar la tarea de adquisiciones a tiempo, debe explicar los motivos a los líderes de la empresa;
(6) En caso de adquisiciones de emergencia, informar a los líderes de la empresa para adoptar una estrategia de adquisiciones prioritaria rápida. ;
3. Investigación y sus términos
1. Al realizar una consulta, revise cuidadosamente el nombre, las especificaciones, la cantidad y la designación de la solicitud, comprenda los dibujos y sus requisitos técnicos y comuníquese con el departamento de solicitudes en un de manera oportuna si encuentra algún problema;
2. Los productos del mismo tipo o con atributos similares deben clasificarse, empaquetarse y comprarse colectivamente;
3. se le dará prioridad;
4. Todos los proyectos de adquisición deben consultarse directamente al fabricante o proveedor de servicios. En principio, no se requieren consultas a través de sus agentes o diversos intermediarios;
5. Para materiales requeridos por el departamento de compras o equipos, si existen alternativas de menor costo, puede recomendar alternativas de compra.
6 Para materiales importantes, proyectos o compras con un monto de compra única estimado superior a 6.5438. Millones, primero debe consultar antes de consultar. Enviar la información básica de la cotización propuesta o las unidades de licitación a los líderes relevantes de la empresa y enviarla a los líderes de la empresa para su aprobación de acuerdo con el formato del Apéndice 4 (lista de cotizaciones propuestas /). unidades de oferta) antes de realizar una consulta o emitir una oferta;
7. Para las mismas especificaciones y requisitos técnicos, se requiere consulta para diferentes marcas;
8. los proyectos con un monto de compra único inferior a 6,5438 millones de yuanes pueden adquirirse por sí mismos; todos los presupuestos de compra única están dentro de Para proyectos de más de 654,38 millones de yuanes, se debe exigir que participen al menos 3 proveedores en la comparación de precios o en la licitación, y en se debe invitar al menos a 4 unidades a participar en la comparación de precios o en proyectos de licitación; el departamento de adquisiciones organiza licitaciones para proyectos con un monto de compra único de más de 200.000 yuanes, y los líderes relevantes de la empresa participan en la supervisión. -agencia del partido para ofertar por proyectos con un monto de compra único superior a 6,5438 millones de yuanes;
9. Las unidades invitadas a través de adquisiciones de comparación de precios o métodos de adquisiciones de licitación deben tener ciertas calificaciones, fortaleza y capacidad para proporcionar o completar los materiales. y proyectos requeridos por nuestra empresa;
10. La adquisición de comparación de precios o la licitación deben realizarse de acuerdo con el formato del Apéndice 5 (Formulario de consulta de materiales o equipos) o el Formato completo del documento de licitación;
11. Si se encuentran circunstancias especiales durante el proceso de investigación, se debe informar al líder de la empresa por escrito para recibir instrucciones.
En tercer lugar, comparación y negociación de precios
1. Confirmar la capacidad de suministro, el tiempo de entrega y la calidad del producto o servicio del proveedor;
2. niveles de precios de proveedores calificados para mostrar si los precios de otros fabricantes son los más bajos y las condiciones integrales de las cotizaciones son más destacadas
3 Después de recibir la primera cotización o apertura de ofertas del proveedor, informe a la empresa; situación de liderazgo y establecer objetivos de negociación o precios ideales de oferta ganadora;
4. Los proyectos importantes deben verificar y revisar la solidez y las calificaciones de la unidad objetivo a través de ciertos métodos, como comprender todos los aspectos del proveedor. -inspecciones del sitio Fuerza;
5. Consulte el precio objetivo o ideal de la oferta ganadora y negocie aún más el precio y las condiciones con la unidad de cooperación propuesta o el postor ganador propuesto. Cuatro. Resumen de los resultados de la comparación y la negociación de precios
1. Los resultados de la comparación y la negociación de precios deben informarse a los líderes relevantes de la empresa antes de que puedan resumirse, y solo después de obtener el consentimiento;
2. Los resultados de la comparación y negociación de precios deben resumirse. Enumere las condiciones de precios como la cotización, el período de construcción, el método de pago, la empresa a seleccionar y los motivos en el formato del Apéndice 6 (comparación de precios/tabla resumen de ofertas) y revíselos. uno por uno en un orden determinado; 3. Si los resultados de la comparación y la negociación de precios no pasan la empresa después de la revisión por parte del líder, deben modificarse o reprocesarse.
Verbo (abreviatura de verbo) la firma de un contrato y sus términos.
1.
Un contrato es un acuerdo entre las partes o ambas partes para establecer, modificar o terminar una relación civil. Los contratos establecidos conforme a la ley están protegidos por la ley.
Un contrato en un sentido amplio se refiere a un acuerdo que determina la relación entre derechos y obligaciones en todos los departamentos legales. Actualmente, nuestro trabajo de adquisiciones involucra principalmente contratos de venta de productos industriales y mineros.
(1) Elementos incluidos en el texto del contrato
1) Nombre del contrato, número, hora y lugar de firma
2) Proyecto de adquisición/detalles del proyecto Nombre; /, especificaciones, cantidad/cantidad, precio unitario, precio total y monto total del contrato, lista, documentos técnicos y dibujos de confirmación son partes integrales del contrato 3) Requisitos de embalaje
4) Monto total del contrato Incluyendo; impuestos, incluido el precio total de la empresa de envío, se deben especificar circunstancias especiales; 5) método de pago; 6) período de construcción; 7) período de garantía de calidad;
9) responsabilidad por incumplimiento de contrato y métodos de resolución de disputas; 10) información de la empresa de ambas partes; 11) otros acuerdos; (2) Firma del contrato y sus términos
1) Si hay problemas técnicos y secretos de la empresa, preste atención a las obligaciones de confidencialidad; 2) Al redactar los términos del contrato, todos los riesgos deben reducirse al mínimo;
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3) Para evitar que la cantidad del contrato aumente o aumente sin fundamento, los proveedores deben proporcionar cotizaciones detalladas al empaquetar y comprar.
4) Cuando los productos se solicitan en grandes cantidades; , valioso o difícil de contar, Solicite al fabricante que envíe un representante al sitio para ayudar en el inventario 5) El período de garantía debe indicarse claramente y el fabricante debe extender el período de garantía tanto como sea posible; El tiempo y los requisitos para proporcionar facturas se especifican en detalle.
7) Diferentes contratos Acordar diferentes métodos de pago; Por ejemplo, los contratos de equipo generalmente especifican el monto del pago, el tiempo de pago y las condiciones de pago en el orden de pago por adelantado, pago de aceptación, tarifa de servicio de puesta en servicio y depósito de calidad. 8) Cuando se coopera con el primer socio, el anticipo debe ser menor o nulo; 9) La responsabilidad por incumplimiento del contrato debe ser detallada y específica.
10) El contrato sólo puede firmarse después del; Se ha inspeccionado la hoja de comparación de precios/resumen de la oferta. Llevar a cabo;
11) Al firmar el contrato, se inspeccionará el primer borrador del contrato de acuerdo con el formato del Apéndice 7 (Formulario de revisión y aprobación del contrato). 12) Después de revisar y aprobar la inspección del contrato, el líder de la empresa lo firmará y sellará. El contrato de la empresa entrará en vigor después del sellado. 13) Todos los contratos firmados deben enviarse al Departamento de Finanzas de manera oportuna; Pago de verbos intransitivos y ejecución de contratos1. Condiciones de pago
(1) Todos los contratos firmados se pagarán de acuerdo con las disposiciones pertinentes del "Proceso de adquisición, pago y reembolso de materiales V1" de la empresa. La versión revisada y la autoridad de firma de reembolso y aprobación de gastos de capital de la empresa y el sistema de gestión (2) Los proyectos de adquisiciones que se pagan de acuerdo con el progreso deben pasar la inspección de calidad antes de que se pueda realizar el pago;
(3) De acuerdo con a sus regulaciones y acuerdos contractuales Para contratos que cumplan con las condiciones de pago, el Anexo 8 (Formulario de aprobación de gastos de capital) o el Anexo 9 (Formulario de aprobación de pago) deben completarse al realizar el pago. Después de la inspección y la firma, el formulario de aprobación debe enviarse a. al Departamento de Finanzas para el pago;
( 4) El Departamento de Finanzas debe realizar el pago dentro de los 3 días posteriores a la recepción del formulario de aprobación de pago para evitar afectar la ejecución y el ciclo de entrega del contrato. En caso de circunstancias especiales, se debe notificar al departamento de compras con prontitud e informar a los líderes de la empresa.
2. Ejecución del contrato
(1) El contrato firmado será seguido por el líder de proyecto del departamento de compras y supervisado por el responsable del departamento de compras. Si hay algún problema, el departamento de compras debe presentar de inmediato sugerencias o medidas correctivas y notificar de inmediato al departamento de compras y a los líderes de la empresa;
(2) Durante la ejecución del contrato firmado, comprender oportunamente los términos contractuales obligaciones y responsabilidades del desempeño de la unidad cooperativa, rastrear la calidad y cantidad, e instar al desempeño a tiempo;
(3) Durante la ejecución del contrato, los acuerdos anteriores deben seguirse estrictamente y los contratos complementarios debe firmarse de manera oportuna para asuntos pendientes;
7. Inspección y almacenamiento
1 Solicitud de inspección
(1) El departamento de compras debe notificar de inmediato. el departamento de inspección de calidad para inspeccionar y aceptar el contrato cumplido por el proveedor; (2) Diferentes tipos Los estándares de aceptación para el objeto del contrato se implementarán con referencia a las regulaciones pertinentes del departamento de inspección de calidad de la empresa; del contrato que cumple con las condiciones de la solicitud de inspección de calidad se informará al departamento de inspección de calidad para su inspección y aceptación lo antes posible (4) El departamento de inspección de calidad recibirá el aviso del departamento de compras Después de recibir el aviso de inspección, el La inspección debe presentarse con prontitud y se debe emitir un certificado de los resultados de la inspección. El departamento de inspección de calidad es el principal responsable de la situación en la que la inspección de calidad del departamento de producción no es oportuna o no puede almacenarse (5) los materiales utilizados en la vida diaria y el trabajo de oficina de la empresa no están dentro del alcance del departamento de inspección de calidad de la empresa; .
Almacenado
(1) Todos los materiales de producción, equipos y piezas procesadas externamente de la empresa deben ser inspeccionados o aceptados por el departamento de inspección de calidad antes de ingresar al almacén; El asunto del contrato llega a la empresa Después de eso, el departamento de compras debe notificar de inmediato al departamento de compras, y el departamento de compras organizará de inmediato la descarga y manipulación (3) Después de que el almacén reciba la orden de entrega, el objeto del contrato que no lo ha hecho; han sido aceptados por el departamento de inspección de calidad a tiempo deben aceptarse como materiales temporales (4) Los almacenes de productos que hayan pasado la inspección y la aceptación por parte del departamento de inspección de calidad deben ingresarse al almacén de manera oportuna y las órdenes de entrada al almacén deben enviarse; emitidos de manera oportuna; (5) Las piezas procesadas externamente deben colocarse en el almacén como materias primas.
(6) No se permite almacenar los activos fijos y equipos que hayan pasado la inspección de calidad; el almacén de acuerdo con la normativa financiera de la empresa.