Cómo mejorar la ejecución del sistema y fortalecer el control interno de riesgos de las empresas
El ejecutor del sistema son los seres humanos, y la complejidad de la naturaleza humana afecta el comportamiento humano. Debemos partir del punto de vista ideológico, ejercer una influencia sutil sobre él y persistir en él, que incluye principalmente los tres aspectos siguientes.
1. Mejorar la concienciación sobre los riesgos de todos los empleados. La mayoría de las empresas son sensibles a los riesgos financieros, pero carecen de conciencia de seguridad sobre los riesgos en las operaciones de la empresa, y la mayoría de los empleados de la empresa aún carecen de este conocimiento.
Un empleado de una empresa aprovechó su posición y la diferencia horaria para transferir cheques pagados por los clientes a una cuenta de la empresa abierta por un amigo, se dedicó a actividades de juego y, finalmente, tenía una gran deuda de juego. causando enormes pérdidas económicas a la empresa. Mientras se adentraba en el abismo del crimen, algunos de sus antiguos colegas se convirtieron sin darse cuenta en sus "asistentes" en el crimen. Su método no es más que cambiar el número de cuenta al que el cliente originalmente quería transferir el dinero, lo que provocó que el banco no pudiera cobrar el dinero y obligara al cliente a pagar con un cheque, por lo que aprovechó la confianza del cliente y lo intercambió. el cheque del usuario para obtener un recibo. Para algunos cheques que no fueron escritos al beneficiario, él mismo los endosó y transfirió el dinero a su propia cuenta. En este caso, el empleado aprovechó ser la columna vertebral de la empresa y pidió a compañeros de puestos inferiores que "ayudaran". Sin embargo, en el proceso de darles luz verde, estos compañeros no se dieron cuenta de que ellos también estaban involucrados en las actividades. que fueran perjudiciales para los intereses de la empresa. Piensan que las tareas asignadas por los líderes no están sujetas a las limitaciones del sistema, no tienen conciencia de los riesgos de violación y la implementación del sistema desaparece.
Los empleados de base participan en el trabajo diario más básico de la empresa. Es difícil construir edificios de gran altura sin sentar una buena base. La concienciación de los empleados sobre la prevención de riesgos determina directamente la seguridad de la empresa. Para los empleados de base, su comprensión del sistema determina su ejecución. Cuando las empresas predican reglas y regulaciones, no pueden simplemente recitarlas. También deben explicar las ideas de prevención de riesgos detrás de los sistemas. Esto no sólo puede mejorar la comprensión del sistema por parte de los empleados, sino también despertar su voluntad consciente de cumplir con el sistema. Además, las empresas pueden inculcar conciencia sobre la prevención de riesgos a través de capacitación diaria, conferencias, análisis de casos, preguntas y respuestas sobre conocimientos, etc. , utilizar los estándares de un profesional calificado para regular su propio comportamiento y mejorar la calidad profesional de los empleados.
Si la conciencia de riesgo de los empleados determina la seguridad de la empresa, entonces la conciencia de riesgo de la dirección está relacionada con la vida o la muerte de la empresa. En el proceso de lograr un desarrollo eficiente y de alta velocidad, las empresas tienden a pasar por alto los peligros potenciales, cuando la administración solo busca altas tasas de rendimiento, ignora la ejecución del sistema y hace la vista gorda ante las violaciones, sin duda empujará a la empresa a hacerlo; el borde del acantilado. En el caso de Barings Bank, fue precisamente por el excelente desempeño de los comerciantes en el pasado que no despertaron la vigilancia de la empresa, sino que recibieron la aquiescencia de la alta dirección de la empresa, y la situación que podría haberse restaurado. fuera de control.
Como gestión de una empresa, nuestra comprensión de los riesgos comerciales debe mantenerse al día con los tiempos, porque los riesgos pueden generar tanto ganancias como pérdidas. En términos de tolerancia al riesgo, la dirección debe considerar el desarrollo estable y sostenible de la empresa, no precipitarse y tener una comprensión suficiente de los riesgos. De esta manera, la empresa tendrá un fuerte apoyo conceptual en términos de formulación, implementación y supervisión del sistema. Al mismo tiempo, las empresas obtendrán una comprensión más profunda del sistema, lo que ayudará a mejorar la ejecución.
2. Las recompensas y los castigos son claros y coexisten mecanismos de restricción e incentivo. Establecer un buen mecanismo de restricción e incentivos y aclarar la actitud de la empresa hacia el cumplimiento estricto del sistema ayudará a fortalecer la ejecución. Las grandes empresas suelen tener relaciones interpersonales complicadas. Debido a que toman atajos por emoción, creen que seguir las reglas y los procedimientos estándar es una "flexibilidad razonable" cuando los inspectores encuentran problemas durante las inspecciones diarias, solo dan advertencias verbales y no hay una recompensa clara; y mecanismo de castigo para los infractores. Realizar una evaluación. El bajo costo del incumplimiento hace que algunas personas se sientan inclinadas a correr riesgos.
Para cambiar este patrón de pensamiento, se debe utilizar un fuerte sistema de recompensa y castigo para corregirlo.
Cuando las empresas establecen medidas de recompensa y castigo, generalmente necesitan considerar cuestiones de costo-beneficio para garantizar que las recompensas y los castigos sean justos y equitativos y, al mismo tiempo, deben ser fáciles de operar y tener evidencia basada en evidencia. Establecer un "fondo de bonificación" es una buena manera de resolver este problema.
Durante las actividades de investigación del equipo de proyecto de la empresa, participé en el estudio de viabilidad para establecer un plan de bonificación.
El plan de bonificación común está diseñado para ajustar los niveles de bonificación entre empleados con diferente desempeño, motivar a los empleados con buen desempeño y fuerte capacidad de ejecución, y estimular a los empleados con bajo desempeño y débil capacidad de ejecución.
La idea básica de la configuración del fondo de bonificación es: según el tamaño de la empresa, se establece un fondo de bonificación a nivel de departamento o empresa, y el departamento de recursos humanos y el departamento de finanzas supervisan el uso y estandarización del fondo de bonificación. El Departamento de Operaciones formulará los estándares de evaluación de recompensas y castigos con anticipación y los hará públicos. Al mismo tiempo, evaluará los comportamientos deficientes descubiertos durante las inspecciones diarias y depositará las bonificaciones retenidas por las personas responsables en el fondo de bonificaciones. Los bonos del fondo común de bonos se utilizarán para recompensar a los empleados que descubran problemas, los informen y se desempeñen de manera sobresaliente. Los premios pueden presentarse como premios semestrales, premios anuales o premios a empleados estrella. El fondo de bonificación se agota cada año y todo el dinero debe utilizarse para motivar a los empleados de nivel inferior. Al utilizar este sistema de evaluación con recompensas y castigos claros, se puede establecer una atmósfera de trabajo justa y honesta. En la prueba operativa del plan de bonificación, el 86,5% de los empleados afirmó haber prestado más atención a las normas y reglamentos y que había mejorado su iniciativa y entusiasmo en el trabajo. Además, las estadísticas muestran que, en comparación con los establecimientos que no utilizan el sistema de bonificación común, los establecimientos que sí lo utilizan tienen menos errores de trabajo y un mayor rendimiento, lo que mejora aún más la ejecución del sistema. Establecer un fondo de bonificación es sólo uno de los medios y métodos para mejorar la ejecución. Las empresas también pueden establecer sus propios mecanismos de recompensa y castigo en función de sus propias características y condiciones.
3. Establecer la cultura corporativa y crear un buen ambiente. La construcción de la cultura corporativa consiste en formar un entorno general, transmitir los valores de la empresa a cada empleado, permitir que los empleados se identifiquen con los valores de la empresa y luego influir en sus conceptos y formas de pensar y, en última instancia, estandarizar su comportamiento en el empresa, implementar activamente el sistema, cambiar su estado psicológico de aceptación pasiva del sistema. La cultura corporativa suele establecerse de arriba hacia abajo. La dirección debe utilizar diversas ocasiones y momentos para fortalecer y heredar el espíritu y la cultura corporativos. Al mismo tiempo, la dirección también debe predicar con el ejemplo, practicar este concepto con sus propias acciones y establecer una cultura corporativa de honestidad, confiabilidad, positividad, dedicación y cumplimiento de la ley, pionera e innovadora. Sólo cuando los gerentes continúen predicando con el ejemplo e hidratando las cosas en silencio podrán influir en los empleados de una manera sutil y los empleados tomarán la iniciativa.
La construcción de la cultura corporativa debe evitar ser rígida y dogmática. Además de la filosofía de la empresa, el espíritu corporativo y otras formas escritas de promoción, también se puede promover a través de una variedad de actividades grupales, como capacitación de expansión, competencias deportivas, competencias de conocimientos, conferencias y otras formas de actividades de equipo, todas las cuales Cultivar la calidad integral de los empleados. Buen enfoque. Los empleados practican el espíritu empresarial en un ambiente relajado y solidifican esta forma de pensar en sus corazones, para que puedan llevar adelante el espíritu empresarial de forma independiente y consciente en el trabajo futuro.
En segundo lugar, fortalecer objetivamente la ejecución del sistema.
Es necesario utilizar ciertas fuerzas externas para supervisar la implementación y evitar que el sistema se convierta en una "regla de papel" y una mera formalidad. Esto puede partir de los siguientes tres aspectos.
1. Combinar inspecciones periódicas e irregulares. Un sistema sin supervisión es como un águila sin alas. Sólo cuando exista supervisión se podrá implementar el sistema y proteger eficazmente los derechos e intereses de las empresas.
Un empleado de base de una empresa se apropió indebidamente de las cuentas laborales de otras personas, se excedió en su autoridad para aprobar y sacó fondos duplicados olvidados por los clientes en forma de efectivo. Esto fue descubierto más tarde por otros, lo que puso fin al crimen. , pero causó un gran daño a la reputación y la seguridad financiera de la empresa. En este caso, de acuerdo con las regulaciones del sistema empresarial, existe un proceso estandarizado de reembolso. Dependiendo del monto, el reembolso solo se puede realizar después de la aprobación de gerentes con diferentes autoridades. Sin embargo, el empleado estaba familiarizado con las regulaciones de la empresa y utilizó ciertos medios para robar las cuentas del sistema de otras personas para su aprobación, y el proceso de reembolso lo completó una persona en una sola parada. Se puede observar que un sistema perfecto carece de supervisión e inspección y no se puede garantizar su capacidad de ejecución.
Al formular el sistema, la empresa también debe considerar su implementación futura, escribir acuerdos de inspección futuros en el sistema, aclarar la forma de las inspecciones anuales o semestrales y supervisar la implementación y presentación del sistema. un informe escrito de la inspección al supervisor.
De esta manera, las inspecciones periódicas pasan a formar parte del sistema y los supervisores también pueden comprender directamente la implementación del sistema, lo que les ayudará a orientar o mejorar el trabajo futuro y cortar las crisis de raíz.
Si las inspecciones regulares son adecuadas para el autoexamen del departamento, entonces las inspecciones irregulares se centran más en la inspección de los departamentos por parte de la empresa. Entre los medios de supervisión, las inspecciones no anunciadas siempre han sido conocidas por su imparcialidad, rapidez y eficiencia, y también pueden introducirse en la supervisión de los riesgos comerciales de las empresas. Debido a que todo el personal que participó en la inspección fue convocado ese día, el contenido y los métodos de la inspección también se anunciaron ese mismo día, y la mayoría de ellas fueron inspecciones entre departamentos, que fueron precisas y pudieron reflejar directamente los problemas. La clave para las inspecciones no anunciadas es que antes de la inspección, los expertos con conocimientos deben formular el contenido y los estándares de la inspección con anticipación, y formular instrucciones y formularios escritos claros y efectivos para que quienes participan en la inspección puedan entenderlos de un vistazo y facilitarlos. operación. Los resultados de la inspección se envían en formato al líder de la empresa que organizó la inspección sin previo aviso, y los datos recopilados y analizados por los inspectores se proporcionan a la dirección de la empresa para reflejar directamente la implementación del sistema por parte de los empleados de base.
Antes de organizar actividades de inspección no anunciadas, se deben realizar los siguientes preparativos: (1) Participantes: la inspección cruzada entre departamentos o diferentes tipos de trabajo ayudará a fortalecer la autenticidad de la información de retroalimentación; Dado que la mayoría de las inspecciones son sorpresa y los inspectores a menudo no son profesionales, los datos de la inspección deben ser simples y fáciles de entender. La retroalimentación debe consistir en completar un formulario y responder preguntas con "sí" y "no" (3; ) Tiempo de acción: proceso de inspección En menos de medio día hábil, los resultados de la inspección se envían directamente al organizador del evento para evitar errores causados por largos tiempos de circulación.
En la práctica de participar en inspecciones de empresas sin previo aviso, descubrimos que las inspecciones pueden reflejar la verdadera implementación del trabajo de primera línea y tener un buen papel de guía para que los ejecutivos corporativos comprendan el trabajo de base. Las inspecciones pueden ser iniciadas por gerentes de cualquier departamento o empresa, son flexibles en tiempo y método y pueden identificar problemas con precisión. Durante varias inspecciones no anunciadas, los departamentos inspeccionados rectificaron inmediatamente los problemas descubiertos y corrigieron su mentalidad negligente. El efecto de evitar el más mínimo cambio era evidente.
2. Combinar la inspección del sistema y la inspección in situ. La tecnología de la información moderna ha mejorado enormemente la eficiencia operativa de las empresas. Al utilizar sistemas de estadísticas de datos informáticos para filtrar y organizar información relevante, los gerentes pueden ver la información clave de una manera más específica. En el sistema de gestión de marketing general, existe un módulo de "consulta personalizada". Los gerentes pueden presentar requisitos de acuerdo con sus propias necesidades. El personal de mantenimiento de la información puede escribir programas de consulta, por lo que los gerentes pueden filtrar en este módulo Proporcionar la información requerida para facilitar el día. inspecciones y controles puntuales.
Para algunos operadores sin escrúpulos que están familiarizados con los principios operativos informáticos y manipulan los datos, el uso de sistemas de estadísticas de datos informáticos es un medio básico para tapar y reparar fugas. Por ejemplo, en el caso de reembolso ilegal mencionado anteriormente, los gerentes de la empresa examinan periódicamente la información del reembolso a través del sistema y verifican los asuntos de aprobación dentro de sus permisos personales. Al mismo tiempo, pueden descubrir que sus cuentas han sido robadas. También actuará como disuasivo para las personas con motivos ocultos y reducirá las pérdidas económicas similares causadas por el robo.
La inspección del sistema es adecuada para empresas con organizaciones planas, y la relación entre supervisores y supervisados pertenece a la gestión directa. Sin embargo, con el desarrollo de las empresas modernas, las empresas multinacionales y las cadenas de empresas se han convertido en una tendencia. En el caso del Bahrain Bank mencionado anteriormente, se produjeron enormes pérdidas en el departamento de ultramar de Singapur; también se produjeron casos de abuso de autoridad por parte de los empleados y reembolsos en oficinas comerciales alejadas de la sede central. Las sucursales de la empresa son propensas a la falta de control debido a su ubicación remota. . La sede todavía depende principalmente de las propias sucursales para administrar sus sucursales remotas. Una vez que los gerentes de sucursal son negligentes o cometen fraude, o si el personal infractor domina los sistemas informáticos, evita el monitoreo del sistema y usa información falsa para lograr objetivos personales, será difícil para la sede identificar el problema, por lo que las inspecciones en el sitio son particularmente necesarios.
La sede puede utilizar inspecciones periódicas o inspecciones sin previo aviso para enviar inspectores especializados a cada establecimiento comercial o sucursal para realizar inspecciones in situ, recopilar datos de primera mano y evaluar la implementación del sistema para garantizar Reducir la fenómeno de supervisión inadecuada y actividades ilegales causado por muchos enlaces intermedios y ubicaciones geográficas remotas. En algunos casos de evasión de la supervisión del sistema informático y falsificación de información, la inspección física también se puede utilizar para lograr coherencia entre las cuentas y los hechos.
3. Utilizar tecnología de la información moderna para proporcionar alerta temprana sobre presuntas violaciones.
En la revolución de la información actual, también podemos hacer pleno uso de la tecnología de la información, agregar monitoreo informático al proceso de operación y gestión, informar sospechas de violaciones, crear un sistema de gestión de riesgos, mejorar la supervisión y descubrir y advertir oportunamente. problemas, mejorando así la ejecución del sistema y reduciendo las pérdidas.
En primer lugar, los sistemas informáticos de alerta temprana pueden alertar tempranamente de infracciones.
Cuando el operador no implementa las reglas y regulaciones, el sistema emitirá una advertencia para que el problema pueda ser descubierto y corregido de inmediato. Las empresas pueden establecer sistemas informáticos de alerta temprana según sus propias características comerciales. Por ejemplo, las compañías de valores pueden establecer el límite de fondos de inversión en sus cuentas para evitar que los comerciantes operen más allá de su autoridad; las instituciones comerciales exigen que el personal comercial pague dinero a una hora designada todos los días, y el sistema mostrará una lista del personal comercial que; no pagar el dinero a tiempo ese día.
En segundo lugar, los sistemas informáticos pueden realizar análisis probabilísticos y no probabilísticos de la información comercial existente, evaluar riesgos potenciales, eliminar la incertidumbre en las operaciones comerciales y reducir la posibilidad de riesgos. Esto requiere que la dirección tenga conceptos de gestión científica, introduzca resultados académicos avanzados, combine tecnología informática y aplique las ventajas que aporta la informatización a las operaciones de la empresa.
Mediante el establecimiento de objetivos de alerta temprana, objetos de alerta temprana, mecanismos de alerta temprana y mecanismos de análisis y operación, el sistema informático de alerta temprana no solo puede recordar a los departamentos relevantes los posibles riesgos, sino que también sirve como base para inspecciones diarias y controles puntuales de las empresas.
En resumen, si una empresa puede prestar atención a la formulación del sistema, mejorar la ejecución del sistema subjetiva y objetivamente, lograr mejoras tanto internas como externas, prestar atención al sistema y la cultura, prevenir Si evitamos que pequeños errores se conviertan en grandes y los subsanamos de manera oportuna para evitar desperdiciar la oportunidad, entonces la empresa definitivamente se desarrollará de manera más sólida, segura y a largo plazo.