¿Cómo organizar la primera reunión de departamento de la empresa?
2. Explicar el proceso, sistema y precauciones de la reunión.
3. Controlar estrictamente la disciplina durante la reunión.
Nueve párrafos para referencia de la secretaria:
El enfoque de una secretaria: enviar avisos: envíe avisos de reuniones por correo electrónico o pizarra, luego prepare los materiales pertinentes para la reunión y asista a la reunión.
Enfoque del Segundo Secretario: preste atención a la implementación: después de enviar el aviso, haga otra llamada telefónica para confirmar con los participantes y asegurarse de que todos sean notificados a tiempo. [1-2]
Enfoque del secretario en tres etapas: verificación doble: envíe un aviso para recordar a los participantes que asistan a la reunión 30 minutos antes del día siguiente para determinar si hay cambios y quiénes no pueden asistir temporalmente debido a emergencias El personal que asista a la reunión debe informar inmediatamente al gerente general para asegurarse de que el gerente general esté al tanto de la ausencia antes de la reunión, y también darle tiempo al gerente general para determinar si el ausente debe asistir a la reunión.
Qué debe hacer una secretaria de nivel 4: ser diligente en la preparación: enviar un aviso a todos y, después del aviso previo a la reunión, comprobar si la proyección, la computadora y otras herramientas que puedan usarse están funcionando correctamente. y coloque un aviso en la puerta de la sala de conferencias. Nota: ¿A qué hora se llevará a cabo la reunión mañana en esta sala de conferencias? ¿Dónde está dispuesto el lugar? ¿Hay suficientes mesas y sillas? ¿Funcionan correctamente los parlantes y el aire acondicionado? ¿Son suficientes pizarras, bolígrafos, papel y cuadernos? ¿Mi preparación satisfará las necesidades de la reunión en términos de suministros y medio ambiente?
El enfoque del secretario Wu Duan: prepararse cuidadosamente: notificar, implementar a las personas, notificar antes de la reunión, probar el equipo, averiguar primero cuál es la naturaleza de la reunión. ¿Cuál es el tema? Cómo organizar la agenda y luego enviar información relacionada con este tema a los participantes como referencia (los líderes generalmente son olvidadizos; de lo contrario, no suelen pelear por cosas que se han resuelto en el pasado o cosas que no se pueden recordar). El propósito del avance es permitir que los participantes vengan preparados, para que todos puedan ser más eficientes durante la reunión.
Qué hace el Sexto Secretario: tomar notas: enviar avisos a las personas, notificar a las personas antes de las reuniones, probar equipos, proporcionar materiales relevantes para las reuniones y redactar actas detalladas durante la reunión (realizar copias de seguridad de las grabaciones si se permite).
Después de la reunión, ¿se acabó? Los temas discutidos en la reunión, los compromisos asumidos, los arreglos de los líderes y la cooperación entre departamentos tienen muchos resultados de la reunión que deben registrarse.
Enfoque del secretario en siete etapas: enviar actas: después de la reunión, organice las actas de la reunión (grabación) y envíelas al gerente general. Después de que no haya preguntas sobre el contenido de la reunión, pregúntele al gerente general. para enviarlos a los participantes u otro personal. Pídales que sigan las instrucciones.
Las prácticas de los secretarios de octavo nivel: Asignar responsabilidades: implementar las tareas determinadas en la reunión a las personas responsables relevantes una por una. Después de la confirmación de todas las partes, se elabora un memorando por escrito y se entrega al secretario. gerente general y todas las partes. Utilice las actas como documentos de ejecución para supervisar e inspeccionar los resultados del proceso y los resultados finales de los ejecutores, realizar un seguimiento periódico de la finalización de diversas tareas e informar al gerente general de manera oportuna.
Qué hace la secretaria de nueve etapas: Proceso: convierta el proceso anterior en un proceso de "reunión" estandarizado, de modo que cualquier secretaria pueda seguir este proceso para copiar un equipo excelente y producir los resultados de las nueve etapas. Servicio de conferencias en escenario. ¡Forme un sistema de servicios de conferencias que no dependa de nadie!