Métodos y requisitos de presentación de expedientes de registro de matrimonio
1. La presentación de los materiales de registro de matrimonio debe seguir los siguientes principios y métodos:
(1) Los materiales de registro de matrimonio deben presentarse anualmente.
(2) Los materiales de registro de matrimonio de un par de partes constituyen un volumen.
(3) Los materiales del volumen se ordenarán en el orden especificado en los artículos 5, 6, 7 y 8 de estas Medidas.
(4) Reparar los archivos de los casos de una manera que favorezca el almacenamiento y la utilización de los archivos.
(5) Clasificar los expedientes de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9 de estas Medidas y ordenarlos por orden de inscripción del matrimonio.
(6) Estampar el sello de presentación en el espacio en blanco en la parte superior de la primera página del documento en el volumen y completar el contenido correspondiente. El sello de archivo contiene elementos como el número de caso completo, el año, el número de volumen de la cámara, el número de volumen de la biblioteca y el número de página.
Nota:
1. Número de colección: el código compilado por los archivos para la unidad archivadora.
2. Año: el año al que pertenece el expediente.
3. Número de expediente de Sala: el número de secuencia de la ordenación del expediente, a partir del "1" para cada categoría en cada año.
4. Número de volumen de la biblioteca: compilado de acuerdo con los requisitos de ingreso a la biblioteca cuando se entregan los archivos.
5. Número de páginas: el número de páginas con texto en el volumen.
(7) Coloque los archivos de registro de matrimonio en la caja de archivos en el orden del número de habitación y el número de volumen, y complete los elementos en la cubierta de la caja de archivos, el lomo de la caja y el formulario de preparación de prueba.
Nota:
1. La portada del cuadro del expediente debe indicar el nombre de toda la familia y el nombre de la oficina de registro de matrimonio.
2. Establezca el número de expediente completo, el año, la naturaleza del registro de matrimonio, los números de volumen inicial y final, los números de casilla y otros elementos en el borde del cuadro de expediente. Entre ellos, los números de archivo inicial y final se completan con los números de archivo del primer y último archivo del caso en el cuadro, conectados por un "-" en el medio, el número de cuadro es el número de secuencia del cuadro de archivo; se compila de acuerdo con los requisitos de ingreso a la biblioteca cuando se entregan los archivos.
3. Coloque el formulario de preparación de la prueba en la casilla, explique el estado de los expedientes en esta casilla y rellene el organizador, el inspector y la fecha.
(8) Elaborar un catálogo de expedientes de registro de matrimonio por categoría (ver Apéndice 5).
(9) El catálogo anual del expediente de inscripción de matrimonios deberá encuadernarse en un volumen con cubierta añadida, por triplicado, y confeccionarse un número de catálogo.
2. Requisitos de presentación de materiales de registro de matrimonio:
(1) Los materiales de registro de matrimonio para el año en curso deben completarse y presentarse antes del 31 de marzo del año siguiente;
(2) Los materiales de registro de matrimonio archivados deben estar completos y completos, y los expedientes deben estar estandarizados y ordenados. Las copias deben realizarse en papel de copia tamaño A4, y las copias y fotografías deben ser claras;
(3) Sello de presentación, la tapa de la caja del archivo, el lomo de la caja, el formulario de preparación y otros elementos deben completarse con tinta azul-negra o con bolígrafo de tinta carbón en el catálogo del archivo de registro de matrimonio; imprimirse; el formulario de preparación y el catálogo de archivos deben utilizarse en papel tamaño A4.
Nota:
Los documentos electrónicos generados mediante el uso de computadoras para el registro de matrimonio deben archivarse junto con los documentos en papel. Los requisitos de presentación se refieren a los "Estándares de gestión y archivo de documentos electrónicos" (GB/). T18894-2002).