¿Cómo ejecutar eficazmente un sistema ERP de forma independiente mediante el paralelismo?
El llamado paralelismo del sistema significa que después de que la empresa selecciona el software ERP y determina la estrategia y el progreso de la implementación de la informatización, organiza la mano de obra para ingresar parte o la totalidad de los datos básicos y luego inicia el proceso. Proyecto de software ERP para operación de prueba. Durante este período, las cuentas manuales originales de la empresa o el software antiguo continúan ejecutándose, lo que permite que los sistemas nuevos y antiguos se ejecuten simultáneamente y en paralelo dentro de un período de tiempo específico. Con el fin de probar la aplicabilidad y confiabilidad del nuevo sistema y sentar las bases para su lanzamiento oficial posterior.
Para ser honesto, el paralelismo del sistema es una etapa problemática. El sistema actual no puede generar beneficios inmediatos, pero la carga para los empleados y quienes lo implementan es pesada. Esta es básicamente una etapa donde se requiere mucho esfuerzo pero los resultados no son visibles por el momento. Pero aun así, esta etapa va adquiriendo cada vez más importancia. Porque:
Primero, la selección anterior del sistema solo tenía una comprensión aproximada del rendimiento del software ERP sin pruebas reales. La fase paralela del sistema es la prueba real del sistema ERP. En esta etapa, los líderes empresariales pueden descubrir las verdaderas capacidades y el rendimiento del próximo sistema ERP.
En segundo lugar, antes de que el sistema entre en línea, la empresa debe tener su propio sistema de contabilidad manual o software antiguo para mantener la operación, por lo que la empresa no puede abandonar inmediatamente el sistema original y realizar un aterrizaje forzoso. Por lo tanto, debe haber una fase de transición para conectar sin problemas los sistemas nuevos y antiguos.
Nuevamente, la fase paralela del sistema es esencialmente la fase de operación de prueba del sistema ERP. En esta etapa, la empresa todavía está a la vez ofensiva y defensiva, es decir, una vez que se descubre que existen fallas importantes en el ERP que está a punto de lanzarse, aún se pueden tomar medidas correctivas sin afectar el funcionamiento normal del empresa. Una vez que el sistema se lance oficialmente, la exposición de fallas importantes sin duda causará pérdidas a la empresa.
En primer lugar, el liderazgo empresarial debería prestar suficiente atención a esta difícil etapa, no sólo en el pensamiento, sino también en la acción. Debido a las pesadas tareas en la fase paralela, el personal comercial relevante tiene que mantener dos conjuntos de cuentas al mismo tiempo y garantizar la sincronización entre ellos, por lo que la carga de trabajo es relativamente grande. En este momento, la dirección de la empresa debe hacer un buen trabajo en el trabajo ideológico del personal empresarial de primera línea, explicarles la importancia de hacerlo y, al mismo tiempo, asignar la mayor cantidad posible de personas en recursos humanos para garantizar un progreso fluido. de trabajo paralelo.
En segundo lugar, con respecto a la duración de las etapas paralelas específicas del sistema, así como la estrategia paralela, creo que cada empresa debe organizar la suya propia en función de su propia situación original, tamaño de datos, complejidad del proceso de negocio, preparación del personal y otras condiciones nacionales, pero el principio general es ser audaz y cauteloso, es decir, por un lado, debe usar el sistema ERP con confianza y audacia, y cuantos más módulos use, mejor. Por otro lado, hay que tener cuidado de no dejar de lado ni las más mínimas diferencias y adopciones.
Lo anterior es el resumen de la experiencia del autor. De hecho, Tianjin Guangxun Company, donde trabaja el autor, también tuvo altibajos en el paralelismo del sistema, pero al final adoptó la estrategia correcta y logró resultados satisfactorios. La empresa del autor es una pequeña y mediana empresa de fabricación de productos electrónicos con procesos comerciales moderadamente complejos. El sistema seleccionado fue desarrollado de forma independiente y básicamente cumple con el proceso comercial. Sin embargo, los líderes empresariales no prestaron suficiente atención al paralelismo del sistema al principio y no establecieron una estrategia de implementación ni una fecha límite. Como resultado, aunque todos los departamentos utilizaron el sistema para las operaciones comerciales, las cuentas manuales originales del almacén continuaron utilizándose y las dos cuentas coexistieron durante casi un año. Durante este período, el sistema siempre está en modo de prueba. La coexistencia de cuentas dobles ha traído muchos problemas y confusión a varios departamentos, y las enormes ventajas del sistema ERP no se pueden aprovechar al máximo.
Más tarde, a medida que aumentaba el volumen de negocios y datos de la empresa, el liderazgo de la empresa finalmente se dio cuenta de la importancia de deshacerse de las cuentas manuales cuando el sistema se lanzó oficialmente, así que después de integrar las opiniones de todos los departamentos del sistema. empresa, se formuló un plan de tres meses Abandonando el plan paralelo de cuentas manuales, la empresa inmediatamente formuló una estrategia de implementación, de la siguiente manera:
Primero haga un inventario para garantizar que las cuentas del sistema, las cuentas manuales, y las cuentas físicas son consistentes, y también garantiza que las cuentas del sistema y las cuentas manuales estén en el mismo lugar.
El segundo es establecer procedimientos y mecanismos diarios de verificación de cuentas a través de medios técnicos y realizar verificaciones de cuentas dos veces al día.
En tercer lugar, durante las inspecciones diarias, una vez que se descubren diferencias, se deben resolver con prontitud y el problema no se puede retrasar.
Al mismo tiempo, basándose en las recomendaciones del departamento de TI, la dirección empresarial dividió el ciclo paralelo de tres meses en dos fases. En la primera etapa, las fórmulas y los datos de las cuentas manuales se operan de acuerdo con el método original de la empresa y, al mismo tiempo, se ejecuta el sistema ERP. Esta etapa verifica principalmente si existen diferencias importantes entre los procesos del sistema ERP y los procesos de la empresa, y si el sistema ERP satisface lógicamente las necesidades de la empresa. En la segunda etapa, la fórmula de contabilidad manual todavía se ejecuta en la forma original de la empresa, pero los datos originales se cambian a los datos originales del sistema ERP. Esta etapa verifica principalmente si hay problemas menores con el proceso del sistema ERP y si las operaciones de datos son completamente precisas.
Después de tres meses de implementación paralela, resulta que las estrategias de implementación de la empresa son relativamente exitosas. Durante la verificación diaria de los primeros días, se descubrió que había una gran diferencia entre la cuenta del sistema y la cuenta manual. El personal de almacén y el personal de TI trabajaron horas extras para verificar y analizar los motivos, y las causas de las diferencias se resolvieron una por una. Desde entonces, la diferencia entre la cuenta del sistema y la cuenta manual ha disminuido gradualmente. Hasta el último mes, básicamente no hubo diferencia y la verificación diaria fue cero.
En la actualidad, la empresa del autor ha descartado la mayoría de sus cuentas manuales y depende completamente del sistema ERP para las principales operaciones comerciales diarias de la empresa. Los empleados de la Compañía E y los gerentes de varios departamentos obtienen los datos más recientes del sistema ERP todos los días para guiar la producción y las operaciones de la compañía. En palabras del líder de la empresa, el sistema ERP de la empresa se ha convertido realmente en un centro de datos en el que toda la empresa puede confiar.
Finalmente, al autor le gustaría decir que la finalización exitosa de la fase paralela del sistema hará que el sistema ERP de la empresa entre en funcionamiento oficialmente, aprovechando así al máximo las funciones únicas y el importante papel del sistema ERP. y aportando enorme información y beneficios a la empresa. La carga de trabajo y el trabajo repetitivo de los empleados en todos los niveles de la empresa se reducirán considerablemente, pero el liderazgo de la empresa aumentará en gran medida la cantidad de información de retroalimentación oportuna, apoyando eficazmente la gestión corporativa y la toma de decisiones corporativas.
La empresa del autor, después de completar con éxito la paralelización del sistema y conectarse con éxito, ha fijado su próximo objetivo en el cálculo de la planificación de requisitos de materiales (MRP) bajo la premisa de que los datos básicos son precisos.