Cómo gestionar las cuentas por cobrar de su empresa

Las cuentas por cobrar de la empresa se refieren a la cantidad de dinero cobrada por la empresa de la unidad compradora o de la unidad que recibe servicios laborales por ventas externas de bienes, prestación de servicios laborales y otras razones. Los activos circulantes de la empresa y su La fortaleza de la empresa afecta directamente la rotación de capital y el desempeño operativo de la empresa. Con el desarrollo de la economía de mercado, para sobrevivir y desarrollarse, las empresas llevan a cabo vigorosamente actividades de promoción para ampliar las ventas de productos y la participación de mercado, lo que resulta en un aumento en el número de cuentas por cobrar. Por lo tanto, cómo gestionar, utilizar y revitalizar las cuentas por cobrar para mejorar la seguridad de los fondos, mejorar la eficiencia en el uso de los fondos y prevenir riesgos operativos se ha convertido en un tema importante que las empresas no pueden ignorar. 1. Causas de las cuentas por cobrar 1. Competencia empresarial. En las condiciones de la economía de mercado socialista, la competencia en el mercado es feroz. Para ocupar un lugar en la competencia del mercado, las empresas deben aumentar su participación en el mercado, ampliarla y mejorar sus propios beneficios económicos. Debido a la necesidad competitiva de ampliar las ventas, además de utilizar la calidad del producto, el precio, la marca, el servicio postventa, la publicidad y otros medios, las empresas utilizan cada vez más las ventas a crédito, como uno de los medios importantes para ampliar las ventas de productos. dando lugar así a la aplicación de las ventas a crédito. 2. Existe un desfase en el tiempo entre la realización de la venta y la recepción del pago. Después de que la empresa envía los bienes, emite una factura de venta a la unidad de compras y confirma los ingresos por ventas en el período actual. Sin embargo, el pago de los bienes a menudo no se cobra simultáneamente, lo que resulta en una desconexión entre la logística y el flujo de capital. Esta inconsistencia en el momento de la venta de bienes y la recepción del pago crea cuentas por cobrar. Esto se debe principalmente a que la liquidación del pago lleva tiempo. Generalmente, cuanto más atrasado signifique el acuerdo, más tardará en llegar. Al mismo tiempo, pueden surgir cuentas por cobrar debido a la distancia entre las unidades de compra y venta, la elección del método de liquidación de ventas y la puntualidad en la entrega de los documentos de liquidación interna. 3. Gestión interna ineficaz de las cuentas por cobrar. Las empresas carecen de conocimiento del crédito comercial. Si no cumplen concienzudamente los términos del contrato y lo incumplen o no manejan las objeciones de calidad de manera oportuna, la otra parte se negará a pagar los bienes debido a un fraude malicioso por parte de los clientes; o se fuga con el dinero, el dinero no se puede recuperar. Las cuentas por cobrar se forman debido a una mala gestión del crédito corporativo, a la venta ciega a crédito a empresas con mal crédito y a una recuperación ineficaz de las deudas, lo que dificulta el cobro. 2. Desventajas de una mala gestión de las cuentas por cobrar 1. Dificultad en la rotación del capital y reducción de la eficiencia corporativa. En circunstancias normales, la realización de los ingresos por ventas de una empresa a menudo significa la aparición de obligaciones fiscales, y la empresa puede verse obligada a utilizar capital de trabajo para adelantar los impuestos corrientes. Si una empresa obtiene beneficios contables, los beneficios obtenidos durante el año tendrán que pagarse como dividendos a los inversores, y es posible que la empresa tenga que adelantar dividendos a los accionistas, lo que provocará un aumento de las salidas de capital empresarial. De esta manera, por un lado, las cuentas por cobrar ocupan una gran cantidad de fondos de la empresa; por otro, la empresa tiene que adelantar impuestos y dividendos, lo que aumenta la presión sobre la asignación de capital de la empresa. Para mantener la producción y las operaciones normales, las empresas tienen que complementar el capital de trabajo mediante préstamos bancarios, lo que genera mayores costos financieros, mayores riesgos financieros y mayores cargas para las empresas. Al mismo tiempo, las empresas deben pagar los precios correspondientes por mantener cuentas por cobrar, incluido el costo de gestión de las cuentas por cobrar, los costos de oportunidad y las pérdidas por deudas incobrables, etc., lo que conducirá a una disminución de la eficiencia corporativa. 2. Reducir el crédito corporativo y afectar la imagen corporativa. El saldo de las cuentas por cobrar corporativas es demasiado grande y ocupa una gran cantidad de fondos. Si no se puede cobrar a su vencimiento, la empresa no podrá pagar sus deudas vencidas, lo que provocará que la empresa pierda crédito y pierda el apoyo financiero. instituciones. Por lo tanto, las empresas no pueden obtener descuentos de los proveedores, lo que aumenta los costos de transacción. Al mismo tiempo, las empresas que mantienen saldos de cuentas por cobrar excesivamente altos son propensas a incurrir en deudas incobrables. Traerá pérdidas a la empresa y aumentará el riesgo financiero de la empresa. Los casos graves pueden incluso llevar a la quiebra de la empresa. Además, las cuentas por cobrar que ocupan demasiados fondos durante mucho tiempo también afectarán la imagen corporativa. 3. Inflar los resultados comerciales y aumentar los riesgos comerciales. De acuerdo con los requisitos de la base devengado, las empresas deben reconocer los ingresos en el período actual en el que se producen las ventas, pero el aumento de los ingresos corporativos no significa que el flujo de caja también pueda fluir según lo previsto. En circunstancias normales, la formación de cuentas por cobrar está estrechamente relacionada con la política de ventas a crédito de la empresa y su escala a menudo está relacionada positivamente con los ingresos por ventas, es decir, el crecimiento de los ingresos por ventas provocará un crecimiento en la escala de cuentas por cobrar. La política crediticia corporativa es demasiado laxa, lo que resulta en una rápida expansión de las cuentas por cobrar. Una vez que no se puede retirar el pago, la empresa caerá en el dilema de la falsa prosperidad de "grandes ganancias contables pero fondos de cuentas vacíos" y las ganancias contables corporativas disminuirán. reducirse considerablemente. Si los controles no son efectivos, las ganancias corporativas serán consumidas por un gran número de deudas incobrables y deudas muertas.

De esta forma, si bien el principio de prudencia exige que la empresa retire provisiones para insolvencias en función de un determinado porcentaje del saldo de las cuentas por cobrar, una vez que las cuentas por cobrar no pueden recuperarse y las pérdidas reales por insolvencia superan las provisiones para insolvencias reservadas por el empresa, causará pérdidas reales. Por lo tanto, las cuentas por cobrar ocupan demasiados fondos, inflan los ingresos por ventas, exageran los resultados operativos de la empresa y aumentan los riesgos operativos de la empresa. 4. Ampliar el ciclo económico de las empresas y reducir la velocidad de rotación de capital. El ciclo operativo se refiere al período desde que una empresa obtiene el inventario hasta que lo vende y cobra efectivo. El ciclo operativo es igual a la suma de los días de rotación del inventario y los días de rotación de las cuentas por cobrar. Si la política crediticia de una empresa es demasiado flexible, las cuentas por cobrar ocuparán una gran cantidad de fondos durante mucho tiempo, lo que provocará que el capital de trabajo de la empresa se precipite, provocará escasez de efectivo, afectará el ciclo del capital y prolongará el ciclo económico. y afectando gravemente la normal producción y funcionamiento de la empresa. 3. Medidas de gestión de cuentas por cobrar El objetivo principal de una empresa que genera cuentas por cobrar es expandir las ventas y mejorar la competitividad, y su objetivo de gestión es lograr ganancias. Por su propia naturaleza, las cuentas por cobrar pueden verse como inversiones realizadas por empresas para ampliar las ventas y las ganancias. Las empresas deben gestionar las cuentas por cobrar basándose en el principio de que "el beneficio sin flujo de caja no es beneficio" y siempre anteponer la devolución de los fondos. En el trabajo real, las empresas deben controlar todo el proceso de las cuentas por cobrar antes, durante y después del evento, acelerar el cobro de las cuentas por cobrar, reducir las deudas incobrables y garantizar la realización final de las ganancias operativas corporativas. (1) Control previo 1. Gestión del crédito de clientes. (1) Establecer expedientes de clientes y realizar evaluación crediticia. Las empresas deben llevar a cabo investigaciones crediticias de los clientes en profundidad y detalladas, recopilar información sobre los clientes, como la naturaleza del negocio, el representante legal, el capital registrado, el estado financiero, la escala comercial, la reputación, etc., establecer archivos de clientes y proporcionar una base científica relativamente completa. para evaluación de crédito. Las empresas deben utilizar análisis cualitativos y cuantitativos para evaluar el crédito de los clientes en función de la calidad, la capacidad, el capital, la hipoteca, las condiciones y la continuidad del cliente y otros estándares. Con base en los resultados de la evaluación crediticia de los clientes, seleccionamos clientes de alta calidad para realizar negocios de ventas y establecer una red de marketing sólida. (2) Establecer límites de crédito y controlar la escala de las cuentas por cobrar. La empresa debe otorgar al cliente un límite de crédito correspondiente basado en la finalización reciente del plan de ventas y el estado de pago del cliente, es decir, el límite máximo de ventas a crédito que la empresa está dispuesta a soportar para un determinado cliente, y determinar el tamaño de las ventas a crédito. importe y duración del plazo. El departamento financiero maneja los procedimientos de liquidación, contabilidad y conciliación de pagos de manera oportuna, refleja fielmente el uso del límite de crédito del cliente y evita errores. Al mismo tiempo, las empresas deben establecer mecanismos dinámicos de gestión y alerta temprana para las líneas de crédito para gestionar y controlar las líneas de crédito, a fin de controlar eficazmente la escala de las ventas de crédito corporativo. (3) Establecer y mejorar el sistema de aprobación de ventas a crédito. El límite de crédito otorgado por una empresa a un cliente debe ser aprobado por el supervisor de la empresa antes de que pueda activarse e ingresarse en el expediente del cliente. Durante el proceso de ventas, el departamento de ventas debe controlar estrictamente el volumen de transacciones de acuerdo con este límite y no debe excederlo para evitar que el personal de ventas tome decisiones ciegas basadas en juicios subjetivos y cause pérdidas a la empresa. Si el límite de crédito de un cliente cambia, también se deben completar los procedimientos de aprobación y presentación. Al mismo tiempo, las empresas realizan inspecciones y análisis periódicos sobre la implementación de los límites de crédito para garantizar la seguridad del establecimiento de los límites de crédito. Victoria y racionalidad. 2. Mejorar la división interna del trabajo en el negocio de ventas, aclarar las responsabilidades laborales e implementar las responsabilidades vigentes. La gestión de cuentas por cobrar es un trabajo sistemático. Las empresas deben establecer un sistema de responsabilidad laboral de acuerdo con las disposiciones de las "Normas de Control Interno de Contabilidad-Ventas y Cobros" y mejorar los presupuestos de ventas, envíos, gestión de almacenes, premios y castigos y liquidación de deudas. etc. Sistema de gestión, aclaración de responsabilidades laborales y procedimientos de operación comercial. La negociación de contratos, distribución y entrega, facturación, salida y cobro de pagos del negocio de ventas de la empresa deben ser realizadas por personal de diferentes departamentos, asegurando que los puestos incompatibles estén separados entre sí para que los departamentos puedan restringirse, supervisarse y auditarse entre sí. fraude. El departamento de ventas es principalmente responsable de procesar pedidos, firmar contratos, implementar políticas de ventas y políticas de crédito y cobrar pagos; el departamento de contabilidad es principalmente responsable de los registros de liquidación de ventas, conciliación y supervisión y gestión de la recuperación de pagos; responsable de revisar los documentos de venta y entrega, manejar la distribución y entrega de bienes, la oficina de liquidación de deudas debe celebrar rápidamente reuniones de liquidación de deudas para supervisar el trabajo de liquidación de deudas del departamento de ventas, ser responsable de los procedimientos legales y la recuperación de cuentas por cobrar, y formular la liquidación de deudas y; sistemas de evaluación. Cada uno de los puestos anteriores debe cumplir con sus deberes, ser concienzudo y responsable, asignar responsabilidades a cada persona y proporcionar recompensas y castigos razonables para maximizar la tasa de recuperación de las cuentas por cobrar, acortar el ciclo de cobro de las cuentas por cobrar y reducir las deudas incobrables. 3. Establecer un sistema de provisión de cuentas por cobrar de insolvencia para prevenir riesgos financieros.

Según las disposiciones del "Sistema de Contabilidad Empresarial", las empresas deben analizar la recuperabilidad de diversas cuentas por cobrar al final del período y estimar las posibles pérdidas por deudas incobrables. De acuerdo con los requisitos del principio de prudencia, las empresas deberán prever las pérdidas por insolvencia previstas que puedan ocurrir. Las empresas deben formular políticas para la provisión de deudas incobrables, aclarando el alcance de la provisión de deudas incobrables, el método de extracción, la clasificación por antigüedad y el índice de retiro, etc. Las empresas pueden determinar por sí mismas el método de provisionar las deudas incobrables. Una vez determinado el método, no se puede cambiar a voluntad. 4. Realizar capacitación en ventas a crédito. A través de la capacitación en ventas a crédito para el personal de ventas, podemos establecer conciencia sobre los riesgos, mejorar su ética profesional y sus habilidades comerciales, analizar las causas, contramedidas y responsabilidades de las cuentas por cobrar, introducir métodos y habilidades de cobro de pagos y métodos de evaluación crediticia de los clientes. Sensibilización preventiva del personal de ventas. (2) Control en proceso 1. Fortalecer la gestión de contratos y estandarizar el comportamiento empresarial. El negocio de ventas de la empresa implementa un sistema de gestión de contratos que autoriza a las personas relevantes a firmar contratos de venta con los clientes. Los contratos de compraventa con importes importantes deben ser revisados ​​y verificados por profesionales como los asesores legales. Nadie podrá firmar un contrato de compraventa sin autorización. Las empresas deben llevar a cabo cuidadosamente el trabajo de revisión del contrato, revisar cuidadosamente el tema, la cantidad, la calidad, la fecha de entrega, el lugar de entrega, el método de pago y la responsabilidad por incumplimiento del contrato propuesto por el cliente, y decidir si aceptan el pedido. Una vez aceptado, la empresa debe organizar la producción y la entrega de acuerdo con los requisitos del contrato para garantizar el pleno cumplimiento del mismo. Una vez firmado un contrato de venta, no se puede cambiar a voluntad. Si hay algún cambio, ambas partes deben negociar y firmar completamente un contrato complementario o un nuevo contrato después de llegar a un acuerdo para salvaguardar los derechos e intereses legítimos tanto de los compradores como de los vendedores. . 2. Fortalecer la gestión del proceso comercial de ventas. La gestión del cobro de pagos, emisión de conocimientos de embarque, entrega, liquidación y otros aspectos es la clave para el control de las cuentas por cobrar. (1) Colección. Para el pago enviado por el cliente, el departamento financiero debe emitir recibos de manera oportuna y manejar la contabilidad. Manejar los procedimientos de cobro de letras de cambio, cheques, etc. recibidos de manera oportuna; realizar consultas oportunas sobre las letras de aceptación bancaria recibidas para garantizar la autenticidad y validez. (2) Emitir un conocimiento de embarque. Según el contrato, se emite un albarán de entrega según los requisitos del cliente y se envía al cliente para su firma. (3) Entrega. El departamento de transporte organiza los envíos en función del conocimiento de embarque para garantizar que las especificaciones, modelos y cantidades de la mercancía sean correctas. (4) Liquidación. Después de la entrega, las facturas se emiten a los clientes de manera oportuna según las órdenes de entrega, etc. y se gestiona la liquidación de pagos. 3. Elija un método de liquidación avanzado. Las empresas deben hacer todo lo posible para elegir métodos de liquidación que les resulten beneficiosos, acelerar el retiro de fondos y reducir el tiempo de tránsito de los fondos. La empresa puede estipular en el contrato que el comprador debe traer dinero para recoger la mercancía; de lo contrario, la mercancía no se enviará para garantizar que el pago se devuelva a tiempo. Además, las empresas también pueden utilizar métodos de liquidación avanzados, como la banca en línea y las remesas en tiempo real, para acelerar el retiro de fondos. (3) Control posterior al evento 1. Implementar auditoría interna del negocio de ventas. Las empresas llevan a cabo periódica o irregularmente auditorías especiales del negocio de ventas para verificar la implementación de los sistemas internos de control de ventas, prevenir la malversación, la corrupción, la circulación extracorpórea de fondos y otros problemas debidos a una mala gestión y reducir los riesgos operativos. 2. Establecer un sistema de análisis de antigüedad de cuentas por cobrar y un sistema de cobranza de cuentas por cobrar. El departamento financiero debe realizar un análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar y supervisar la recuperación de las cuentas por cobrar. Mediante el análisis, la empresa puede determinar qué parte de la deuda está dentro del período de crédito, qué parte de la deuda excede el período de crédito, la duración y la proporción del pago, y qué parte de la deuda puede convertirse en deudas incobrables vencidas. a estar en mora durante demasiado tiempo. En base a esto, la empresa diferencia la antigüedad de las cuentas, formula una política de cobro económicamente viable y adopta métodos de cobro flexibles y diversos (como el contacto por carta, el contacto telefónico, el cobro puerta a puerta y el recurso a medios legales) para cobrar el pago y tratar de recuperar los atrasos. 3. Implementar un sistema de evaluación del desempeño y rendición de cuentas para el retiro de pagos. "La gestión sin evaluación es una gestión ineficaz y la evaluación sin indicadores cuantitativos es una evaluación inválida". Las empresas deben asignar el cobro a cada vendedor de acuerdo con el principio de "quien vende, quién cobra" y formular un plan de cobro práctico para aclarar el monto y el período de pago. Cada mes, se evaluará el desempeño del personal de ventas en función de la finalización del plan de recuperación de pagos y se cobrarán las bonificaciones. Si el dinero no puede recuperarse por razones humanas, el vendedor será responsable y se le ordenará que indemnice, y se investigará seriamente su responsabilidad penal. 4. Implementar un sistema de conciliación periódica para garantizar que el monto de las reclamaciones sea correcto y efectivo. El departamento de finanzas corporativas debe verificar el saldo contable de las cuentas por cobrar con los clientes periódicamente o al menos al final de cada año mediante correspondencia y otros métodos para evitar errores, y conservar los materiales pertinentes para garantizar la continuación del recurso legal por los derechos de los acreedores.

Dado que el período legal para cobrar las cuentas por cobrar tiene un retraso de dos años, la empresa pierde el derecho a recuperar la deuda después del período de validez. La empresa debe esforzarse por cobrar el dinero dentro del período de validez u obtener los certificados pertinentes para extender el período de validez, como por ejemplo. como extractos, planes de pago, etc. 5. Celebrar periódicamente reuniones especiales sobre cuentas por cobrar para realizar el seguimiento y análisis del cobro y la implementación de políticas crediticias. El hecho de que las cuentas por cobrar puedan cobrarse en su totalidad y de manera oportuna afecta directamente la rotación de capital y el desempeño operativo de la empresa. Los líderes de la empresa deben conceder gran importancia a la gestión de las cuentas por cobrar, prestar atención a si las cuentas por cobrar se cobran de manera oportuna, organizar periódicamente al personal para celebrar reuniones especiales sobre las cuentas por cobrar, verificar la implementación de las políticas crediticias, analizar los motivos de la formación. de las cuentas por cobrar, y evaluar su razonabilidad y riesgos potenciales, formular las contramedidas correspondientes, asignar personal dedicado y tomar medidas efectivas para resolver los problemas existentes. En resumen, las empresas deben formular políticas crediticias razonables y controlar la escala de las cuentas por cobrar basándose en el principio de costo-beneficio. Al mismo tiempo, las empresas siempre deben insistir en dar máxima prioridad al cobro de pagos, implementar todo el proceso de control de las cuentas por cobrar, aumentar los esfuerzos de cobro, acelerar el cobro de pagos y garantizar que los ingresos obtenidos fluyan a la empresa de una manera en tiempo y forma, evitando riesgos operativos y mejorando los resultados corporativos.