Cómo lograr una gestión documental eficaz en sistemas OA
El sistema de gestión de documentos oficiales Panwei OA cumple con GB/T 33476-33483, que es el estándar para documentos oficiales electrónicos de agencias del partido y del gobierno. Equipe la tecnología de oficina móvil con procesos de gestión de documentos. Las aplicaciones enriquecidas no sólo conservan los hábitos tradicionales de procesamiento de documentos, sino que también mejoran la eficiencia de la circulación de documentos oficiales, promoviendo aún más la integración de los "servicios gubernamentales de Internet".
1. Aspectos destacados del plan de implementación de gestión documental de Pan-Micro OA
1. Documentos oficiales electrónicos, intercambio eficiente de documentos electrónicos.
Las empresas estatales y las agencias gubernamentales y del partido giran en torno a "documentos oficiales" todos los días. Los estrictos requisitos de formato y los complejos procedimientos de aprobación dependen de la gestión tradicional del papel, desde el borrador hasta la impresión, el sello uno por uno y la solicitud de aprobación a los líderes, lo que requiere mucha mano de obra y tiempo.
No sólo no se puede garantizar la eficiencia, sino que también afectará los arreglos laborales del líder y la información puede filtrarse fácilmente. Los documentos entre organizaciones y líneas solo se pueden transferir manualmente, no se puede monitorear todo el proceso de circulación y no se puede garantizar la efectividad.
(Proceso de gestión electrónica de documentos Pan-Micro)
Pan-Micro OA toma como línea principal los documentos oficiales, y los combina con otras aplicaciones especiales bajo una configuración de proceso flexible para unificar la escritura. formato y ruta de circulación. Básicamente, cada departamento cumple sus funciones, asume sus responsabilidades y se coordina para asegurar el buen flujo de las órdenes gubernamentales.
Gestión documental integrada
Un completo formato de documento oficial estandarizado a nivel nacional, con sus correspondientes procesos de aprobación a través del sistema OA.
Al redactar, ya sea una plantilla de texto o una plantilla roja, se puede llamar automáticamente en el sistema y el formato del documento se estandariza y unifica.
(Seleccionar tipo de documento-capturar información de la unidad emisora y receptora)
Durante el proceso de cumplimentación del formulario, el sistema de información de la unidad emisora y receptora captura automáticamente la información, y la información se bloquea rápidamente sin necesidad de buscar, no es necesario escribir.
Circulación flexible: Utilice OA para agregar libremente procesos según las necesidades de circulación de documentos oficiales. Para aquellos documentos que requieren una circulación flexible, la oficina puede agregar libremente el siguiente aprobador y seleccionarlo según sea necesario, lo cual es altamente adaptable.
Gestión inteligente de recibos
El sistema OA está equipado con recordatorios inteligentes para la recepción de archivos, de modo que pueda conocer los archivos tan pronto como lleguen y consultarlos a tiempo sin perderlos. . Cada usuario tiene su propio perfil móvil.
(Gestión de recibos)
Además, la integración multisistema no solo unifica los canales de recepción de correo, sino que también enriquece los métodos de recepción de correo externo, como la recepción de correo, la recepción de escaneo, recepción de correo de intercambio, etc. Todos los documentos oficiales recibidos son registrados y generados automáticamente por el sistema y se incluyen en los archivos para facilitar su seguimiento y búsqueda.
(Recibo)
Proceso en cualquier momento: después de recibir el documento, las opiniones de aprobación de cada nodo se registran claramente y los documentos y tareas formales se pueden emitir y entregar rápidamente según sea necesario. con un solo clic Como realizar reuniones, asignar tareas, etc. , todos los departamentos cooperan entre sí y lo implementan fácilmente.
(Asociado al proceso de transferencia, completar el formulario de transferencia)
El intercambio de documentos oficiales es seguro y rápido.
Los documentos oficiales entre diferentes unidades y organizaciones se registran detalladamente. Si la otra parte firma para recibirlo y el progreso del procesamiento se puede monitorear en tiempo real en el sistema. Se puede registrar en detalle quién lo modificó y en qué parte de la circulación se modificó.
(Registro formal de estado de intercambio de archivos)
Si hay un error o falla, simplemente cancele y reenvíe. Es fácil de usar y todo el proceso es transparente.
Seguimiento completo y trazas de modificaciones.
Establecer un portal web para conformar una ventana de supervisión de la información de documentos oficiales. Hay registros claros de quién creó el documento oficial, quién lo revisó, cómo se aprobó y cómo se modificó la información, lo que facilita su visualización en cualquier momento.
El progreso de la circulación de documentos oficiales se puede monitorear a través del proceso en qué nodo se detiene, se le puede notificar y supervisar de manera oportuna.
(Supervisión de la información de documentos oficiales)
Resumen: Gestión electrónica de documentos oficiales, redacción rápida, aprobación eficiente, seguimiento de todo el proceso, reglas mejoradas, procedimientos estandarizados, implementación de responsabilidades y supervisión reforzada.
2. Combinación de funciones de función de reloj múltiple, novedosa y fácil de usar
El uso del sistema de gestión de documentos Panwei se basa en la conveniencia, lo que mejora la eficiencia de la entrega de documentos para los usuarios. El lanzamiento continuo de complementos de funciones que son ricos en funciones, ayudan en la gestión de documentos, mejoran la experiencia del usuario y son eficientes y fáciles de usar son las claves para que OA ingrese a cada vez más organizaciones.
Plantilla roja
La plantilla roja se selecciona automáticamente para los documentos oficiales aprobados y emitidos, y se genera un archivo de encabezado rojo con una aplicación de un solo clic, que es fácil de usar y tiene una estilo estandarizado.
Firma electrónica
Los documentos emitidos en rojo no necesitan estar sellados. Llame directamente al sistema de firma, seleccione según los permisos y se sellará y administrará automáticamente de forma unificada para facilitar su uso.
(Firma electrónica)
Código QR de documento oficial
Los documentos oficiales pueden generar códigos QR con un clic para facilitar la circulación. Al escanear directamente el código QR, puede registrar información básica, como el nombre del documento, el número, el autor del documento, el contenido, etc., que se puede ingresar de forma inteligente sin escanear.
Aval manuscrito, lectura y conservación de la letra.
Acostumbrado al hábito tradicional de escribir y firmar documentos oficiales a mano en cualquier momento, Panwei OA puede escribir, leer y firmar en cualquier momento a través de dispositivos móviles, que no solo pueden mantener la escritura a mano, sino también mantener la costumbre de que los líderes firmen y aprueben.
(Firma manuscrita del documento oficial)
Proceso de supervisión auxiliar de documentos oficiales
Diferentes instituciones y departamentos pueden establecer un asistente de documentos oficiales para supervisar los documentos oficiales en cualquier momento. dentro del ámbito de la circulación, mejorar la eficiencia de la circulación de documentos oficiales.
Resumen de documentos oficiales
De acuerdo con la costumbre tradicional de revisar documentos oficiales, se utiliza una tabla para resumir toda la información relevante en la circulación de documentos oficiales. Como redactor, dictámenes de aprobación, etc. , los resultados de aprobación en todos los niveles son claros de un vistazo y fáciles de navegar.
(Reunión informativa sobre documentos formales)
Informe de documentos oficiales
El número de documentos oficiales enviados se puede contar desde diferentes ángulos y qué tipos de documentos oficiales se utilizan. con mayor frecuencia Qué unidades tienen documentos oficiales con mayor frecuencia y cuántos documentos oficiales aún están por procesar. Podemos comprender las tendencias a través de gráficos claros.
(Informe de documento formal)
Resumen: Las características y pequeñas funciones ayudan a las operaciones de documentos, satisfacen plenamente las necesidades de procesamiento de documentos y se adaptan a los hábitos de procesamiento de documentos.
3. Los documentos oficiales se pueden trasladar y procesar para su revisión y aprobación en cualquier momento.
Los documentos oficiales se aprueban apresuradamente, el líder no está en la unidad y los documentos importantes no están marcados. Se necesita mucho tiempo para transmitir la información en el lugar y mucho tiempo para encontrar al líder, lo que retrasará la puntualidad de la información.
El sistema Panwei OA sincroniza la gestión de documentos con dispositivos móviles a través del motor de modelado móvil. Los teléfonos móviles y las tabletas se pueden transformar en maletines móviles para procesar en cualquier momento y en cualquier lugar.
(Oficina móvil)
Conozca la información del documento oficial para realizarla de manera oportuna. Puede usar su teléfono móvil para verificar, firmar y leer información clave, para no hacerlo. perder información importante.
Resumen: Al combinar la oficina móvil con la gestión de documentos oficiales, el teléfono móvil es el archivo y los documentos oficiales importantes se pueden procesar en cualquier momento y en cualquier lugar, de forma inteligente y sin demoras.
2. El valor de implementación específico de la solución de gestión de documentos pan-micro
Con el avance de los asuntos de gobierno electrónico, la gestión inteligente de documentos oficiales se ha convertido en un medio importante para gobiernos y empresas. e instituciones para la gestión de documentos oficiales.
Paperless: Un potente sistema de gestión documental optimiza y estandariza el proceso documental, haciendo que todo el proceso sea sin papel.
Multifuncional: la función de modelado se amplía continuamente para satisfacer las necesidades de diversos procesamientos de documentos y se puede combinar de manera flexible.
Sin fronteras: los límites de unidades, departamentos y líneas, los límites de un sistema y un teléfono móvil, conexión total y coordinación total.