Red de conocimiento del abogados - Preguntas y respuestas sobre la Ley de marcas - ¿Cómo subcontratar los documentos de la empresa?

¿Cómo subcontratar los documentos de la empresa?

Gestión de subcontratación de archivos empresariales

En los archivos corporativos y negocios relacionados, debido a diversas consideraciones para el desarrollo corporativo, las empresas a veces se centran en la subcontratación del negocio de archivos. Las empresas generalmente subcontratan archivos complementarios y servicios relacionados que no involucran secretos corporativos, patentes, etc. , o archivar negocios no relacionados con negocios corporativos. Los servicios de archivo subcontratados específicos se pueden dividir a grandes rasgos en las siguientes categorías:

(1) Subcontratación de protección de documentos. Este negocio incluye la catalogación, revisión, enmarcado, restauración, almacenamiento y mantenimiento de archivos corporativos y archivos de soporte especiales. Los archivos se dañarán durante la gestión y el uso diarios a largo plazo, especialmente los archivos en soportes especiales, que sufren daños más graves y requieren mantenimiento y reparación frecuentes de los archivos. En la estructura de los archiveros corporativos, la proporción de archiveros que dominan esta habilidad es muy pequeña o incluso inexistente. Incluso con archiveros que tienen las habilidades para preservarlos, no pueden enmarcarlos o restaurarlos debido a que el equipo es insuficiente. Por tanto, las empresas necesitan subcontratar estas operaciones para obtener una protección más profesional. Para algunas pequeñas empresas, debido a los recursos limitados, también es necesario subcontratar la catalogación y revisión de archivos y documentos.

(2) Digitalización de expedientes. Un gran número de empresas y empresas se enfrentan al problema de la digitalización de archivos. Este proceso requiere una gran cantidad de personal y equipo necesario para muchas empresas, y este personal y equipo enfrentan el problema de quedar inactivos después de la digitalización. Por ello, muchas empresas encomiendan este trabajo a instituciones o unidades profesionales para solucionar diversos problemas encontrados en el proceso de digitalización a través de la subcontratación. Por ejemplo, Pacific Insurance (Group) Co., Ltd. ha subcontratado a largo plazo el escaneo de archivos desde agosto de 2007 para realizar la digitalización de archivos, mejorar la tasa de utilización de los archivos comerciales, proteger mejor los archivos originales en papel y proporcionar Métodos seguros y convenientes para la utilización de archivos. Para reducir la presión del procesamiento de archivos electrónicos en cada departamento comercial y reducir el riesgo de daños y pérdidas causados ​​por el acceso y almacenamiento de archivos en una situación descentralizada, Guotai Junan Company subcontrató específicamente el negocio de archivos electrónicos.

(3) Uso diario de archivos. También se puede subcontratar el uso diario de los archivos. Por ejemplo, Shanghai Rentong Archives Management Consulting Co., Ltd., además de la preservación de archivos de respaldo, también realiza servicios como almacenamiento, organización, consulta, entrega urgente y destrucción. En particular, muchas empresas confían este negocio a otras instituciones profesionales o empresas con equipos profesionales para que la destrucción de archivos sea más cómoda y profesional.

(4) Outsourcing de logística de archivos. El negocio de logística incluye: administración de propiedades, negocios de transporte y otros servicios de logística. Incluyendo saneamiento ambiental dentro y alrededor de los archivos corporativos, limpieza y desinfección de la sala de préstamo, ajuste de temperatura y humedad, esterilización y desinfección del almacén, seguridad de archivos, etc. Estas tareas están relacionadas con los archivos pero no tienen nada que ver con el negocio de la empresa. Para evitar su propia influencia en el trabajo de la empresa, a menudo recurren a la subcontratación para completar el trabajo, aprovechan al máximo los recursos externos, aprovechan las ventajas profesionales de la empresa subcontratada y entregan sus eslabones débiles al mundo exterior. y mejorar el nivel comercial general de los archivos.

(5) Outsourcing de formación y educación de personal. Incluyendo formación previa al empleo y educación continua para el personal de archivos. Con el continuo desarrollo de la industria de los archivos, el negocio de los archivos también se enriquece constantemente. Los archiveros, especialmente los de empresas, también se enfrentan a mayores necesidades de archivo debido al desarrollo de las empresas. Por tanto, es necesaria la formación continua de los archiveros corporativos. La formación previa al empleo tiene como objetivo permitir a los empleados adaptarse mejor al entorno de trabajo de la empresa, y la educación continua tiene como objetivo permitir a los empleados completar mejor las tareas de desarrollo empresarial.