Muestra de sistema de gestión de materiales de una empresa de administración de propiedades
Plantilla 1 del “Reglamento de Gestión de Materiales de la Sociedad de Gestión Inmobiliaria”
1, Objeto
Estandariza la gestión de adquisiciones, almacenaje, almacenamiento y recepción de materiales y materiales de las empresas de gestión inmobiliaria, prevenir pérdidas y controlar eficazmente los costes de producción.
2. Ámbito de aplicación
Ministerios y comisiones y oficinas de gestión comunitaria dependientes de las sociedades administradoras de fincas.
3. Proceso y gestión de adquisición de materiales
Procedimientos de compra: cuando los departamentos de la empresa de administración de propiedades y la oficina de administración comunitaria necesiten materiales, el agente completará el formulario "Tripartito". Orden de Compra de Artículos" y nota Especifique la cantidad, especificaciones, requisitos especiales y usos, y envíelo después de la aprobación del jefe de departamento. Una copia se conserva en el Departamento de Compras y las otras dos copias se envían al Departamento de Materiales y Equipos. Después de recibir la orden de compra, el Departamento de Materiales la envía al Departamento de Finanzas, quien la revisa, consulta y fija los precios. El líder a cargo de finanzas aprueba y emite una copia al Departamento de Finanzas. Los artículos pequeños que se necesitan con urgencia en circunstancias especiales se pueden explicar directamente al comprador. El comprador le pedirá al líder a cargo instrucciones de compra y luego seguirá los procedimientos de almacenamiento y almacenamiento pertinentes. El departamento de compras debe calcular razonablemente los requisitos de materiales antes de solicitar bienes para evitar compras excesivas y verificar si los bienes requeridos están almacenados en el almacén de materiales para evitar retrasos.
4. Proceso de reembolso de adquisiciones: después de que el comprador compra los bienes de acuerdo con la solicitud de compra aprobada, los bienes se entregan al gerente del almacén para que los registre en el almacén de acuerdo con la clasificación y la compra original. Se notifica al departamento que las mercancías han sido puestas en el almacén. El comprador envía la segunda copia del formulario de aceptación de material firmado por el inspector de almacén, que es el comprobante de reembolso de la compra, junto con la factura, al Departamento de Finanzas del Grupo para su reembolso. Los pedidos de proyectos a granel o de gran cuantía deberán tramitarse de conformidad con los procedimientos de aprobación para la firma de contratos económicos.
5. Gestión de materiales
Gestión de activos fijos: registrar todos los activos fijos según la clasificación de los activos, están bajo la jurisdicción de la empresa administradora de propiedades y están supervisados por el departamento de finanzas del grupo; el uso departamental requiere ¿Usar procedimientos e implementarlos? ¿Quién lo toma, quién lo guarda, quién es el responsable? Principio: Cuando se transfieran activos fijos entre departamentos, el Departamento de Servicios Integrales se encargará de los procedimientos de transferencia y aclarará las responsabilidades de gestión para que las cuentas de activos fijos sean consistentes con los hechos, los activos fijos se contabilizarán una vez al año en el mes de octubre de cada año; año, liderado por el Departamento de Servicios Integrales, y la sociedad inmobiliaria presidida por el líder; los daños sin valor de reparación y valor de uso serán tratados de acuerdo con las normas de desguace y verificación de materiales; la vida de depreciación de los activos fijos será determinada por el Grupo; .
Otra gestión de artículos: el almacén de artículos de la empresa de administración de propiedades es responsable de la gestión de artículos y suministros de oficina, y realiza los procedimientos para los artículos que entran y salen del almacén.
6. Procedimiento de solicitud de material: El departamento completa el formulario de solicitud de material tripartito según las necesidades de trabajo, indicando el propósito y el nombre del proyecto, es aprobado por el jefe del departamento y firmado por el líder. retenido por el departamento de solicitud de materiales; una copia de los comprobantes de contabilidad del almacén; la contabilidad del Departamento de Finanzas del Informe conjunto de los artículos administrados por el almacén de artículos, que son consumibles de bajo valor, pueden firmarse, catalogarse y usarse directamente cuando el personal de Los tipos especiales de trabajo (como fontaneros y trabajadores de mantenimiento) reciben diversas herramientas. Además de completar la lista de selección de acuerdo con los procedimientos de selección, el encargado del almacén también debe completar el registro de selección de herramientas que lleva para reflejar y registrar las diversas herramientas que usa. recoge y mantiene. Al renunciar o cambiar de trabajo, debe entregar todas las herramientas que usa y conserva (si se pierde alguna, debe compensarlas) de acuerdo con los registros en el registro de uso de herramientas antes de poder pasar por los procedimientos de renuncia.
7. Normas de desguace y cancelación de materiales
Todos los artículos y equipos que se hayan deteriorado, caducado, tengan materiales sobrantes o estén dañados sin posibilidad de reparación deben eliminarse de acuerdo con lo siguiente. procedimientos: el departamento o almacén completa el "Formulario de solicitud de cancelación" y se enviará al Departamento de Finanzas después de que el jefe del departamento lo revise. Después de recibir el formulario de solicitud, el Departamento de Finanzas enviará a alguien para que lo realice en el sitio; evaluación, presentar opiniones de procesamiento y enviarlo al gerente general para su aprobación, después de la aprobación, el Departamento de Finanzas revisará la unidad de compra de chatarra y las personas para inspecciones en el sitio, fijación de precios, pesaje, adquisición de inventario y eliminación de chatarra;
Envíe todos los ingresos al Departamento de Finanzas; cualquier ingreso que no tenga valor de reciclaje será tratado como basura después de su aprobación.
8. Sistema de gestión de almacén de materiales
Los materiales en el almacén deben clasificarse y apilarse, y las variedades deben descargarse de manera ordenada para facilitar el envío y recepción del inventario.
Los artículos a prueba de humedad y a prueba de humedad deben colocarse en lugares altos, y los pisos apilados deben tener tapetes y medidas de cobertura a prueba de humedad. Se deben tomar medidas para prevenir el polvo, el moho y la deformación, mejorar periódicamente la higiene ambiental del almacén, mantener los artículos cuidadosamente apilados y limpia el área del almacén.
Los artículos inflamables y explosivos deben cumplir con las normas de seguridad pública para el manejo de incendios, contar con almacenes independientes, contar con administración de llaves y contar con suficiente equipo contra incendios.
Esté atento, cierre herméticamente puertas y ventanas y haga un buen trabajo para prevenir robos y hurtos para garantizar la seguridad de los materiales del almacén. El almacén está ubicado en un lugar importante para evitar que personas ociosas o extraños conversen o permanezcan en el almacén.
Reglamento de gestión de materiales de la empresa de administración de propiedades Muestra 2
1 Propósito
Estandarizar el proceso de adquisiciones de la empresa de administración de propiedades, aclarar las responsabilidades de adquisiciones, controlar el proceso de adquisiciones. y garantizar la adquisición Los materiales y servicios cumplen con los requisitos de la empresa para garantizar los intereses de la empresa.
2. Ámbito de aplicación
Actividades de adquisición de todos los materiales necesarios para la gestión de la propiedad (como materiales de inicio del proyecto, mantenimiento del proyecto, reparaciones, limpieza, protección contra incendios, seguridad, ecologización). , etc. Necesita suministros, etc.).
3. Responsabilidades
1. Cada oficina de administración de propiedad: el administrador de la propiedad es responsable de formular las solicitudes del plan de adquisiciones, ayudar en el inventario de materiales y el almacenamiento del inventario;
2. planes, incluidos aquellos dentro del plan y solicitudes de compra de materiales no planificadas.
Cuatro. Clasificación de materiales adquiridos
Categoría A: diversos atributos de departamentos subordinados para oficina, suministros de protección laboral y consumibles diarios (como materiales de mantenimiento, pesticidas, etc.), con precios unitarios
Categoría B: Equipo de oficina, mobiliario de oficina y otros activos fijos, ¿precio unitario? ¿Todavía 1.000 yuanes? 5000 yuanes
Categoría especial: grandes activos fijos, precio unitario> 5000 yuanes
Proceso de adquisición, almacenamiento y reembolso del verbo (abreviatura del verbo)
1 Aplicar. para compra
El responsable de cada oficina de administración de propiedades generalmente utiliza el formulario de solicitud de compra antes del día 25 de cada mes en función del consumo esperado de materiales y la situación del inventario al final del mes siguiente.
1. Propósito
Estandarizar el proceso de adquisiciones de la empresa de administración de propiedades, aclarar las responsabilidades de adquisiciones, controlar el proceso de adquisiciones y garantizar que los materiales y servicios adquiridos cumplan con los requisitos de la empresa para garantizar. los intereses de la empresa.
2. Ámbito de aplicación
Actividades de adquisición de todos los materiales necesarios para la gestión de la propiedad (como materiales de inicio del proyecto, mantenimiento del proyecto, reparaciones, limpieza, protección contra incendios, seguridad, ecologización). , etc. Necesita suministros, etc.).
3. Responsabilidades
1. Cada oficina de administración de propiedad: el administrador de la propiedad es responsable de formular las solicitudes del plan de adquisiciones, ayudar en el inventario de materiales y el almacenamiento del inventario;
2. planes, incluidos aquellos dentro del plan y solicitudes de compra de materiales no planificadas.
Cuatro. Clasificación de materiales adquiridos
Categoría A: diversos atributos de departamentos subordinados para oficina, suministros de protección laboral y consumibles diarios (como materiales de mantenimiento, pesticidas, etc.), con precios unitarios
Categoría B: Equipo de oficina, mobiliario de oficina y otros activos fijos, ¿precio unitario? ¿Todavía 1.000 yuanes? 5000 yuanes
Categoría especial: grandes activos fijos, precio unitario> 5000 yuanes
Proceso de adquisición, almacenamiento y reembolso del verbo (abreviatura del verbo)
1 Aplicar. para compra
El responsable de cada oficina de administración de propiedades compra materiales a proveedores calificados en función del consumo esperado de materiales y el inventario al final del próximo mes. Generalmente el formulario de solicitud de compra se requiere antes del día 25 de cada mes. Controle estrictamente los gastos dentro de los límites planificados.
Los contratos y acuerdos deben firmarse y revisarse para detectar materiales valiosos que requieran garantía de calidad para los materiales adquiridos.
Si es necesario aumentar los gastos planificados o excederlos debido a circunstancias especiales, la Oficina de Administración de Propiedades debe solicitar un presupuesto adicional y explicar los motivos en detalle.
Cuando el comprador necesita pedir dinero prestado antes de pagar las tarifas y comprar materiales, la persona a cargo completará el formulario de préstamo y, después de la aprobación del director del subdistrito, el Departamento de Finanzas se encargará del préstamo. de conformidad con los contratos y convenios pertinentes.
5. Almacenamiento de materiales
Los materiales comprados serán aceptados por el administrador de la propiedad y el administrador de materiales que propuso el plan de compra. Después de pasar la inspección, siga los procedimientos de almacenamiento, complete la lista de selección y lleve registros.
Después de comprar los materiales y colocarlos en el almacén, cuando se reciban, complete el formulario de solicitud de materiales, regístrese y establezca un libro mayor de materiales.
Reembolso
Después de recibir los materiales calificados en el almacén, el comprador debe enviar una solicitud de reembolso al departamento de finanzas de la empresa en forma de formulario de reembolso de gastos antes del día 28 de cada mes. , y adjuntar la Lista de compra de material aprobada, recibo de almacén y factura correspondiente.
Muestra 3 Normas sobre gestión de materiales de una empresa inmobiliaria
1.
Controlar la gestión de diversos materiales en la adquisición de bienes y garantizar la finalización del trabajo diario de la empresa y la compra de materiales. La calidad juega un papel vital;
2. Alcance
Aplicable al control de la gestión de adquisiciones de activos fijos y no fijos de la empresa, el la empresa implementa adquisiciones centralizadas y unificadas;
3. Clasificación de materiales
Categoría A: suministros de oficina (incluidos consumibles informáticos), suministros de protección laboral, consumibles de bajo valor (precio unitario inferior a 500). yuanes) y otros activos no fijos utilizados diariamente por cada unidad.
Categoría B: activos fijos como equipos de oficina (incluidos ordenadores, impresoras, proyectores, etc.). ) y mobiliario de oficina; activos no fijos con un precio unitario superior a 500 yuanes;
Categoría C: suministros de emergencia.
4. Gestión de adquisiciones
4.1 Principio de volumen antes de comprar
Las compras de la empresa deben completar la "Orden de compra de artículos de propiedad" (adjunta, en adelante denominada la "Orden de Compra"), el solicitante y el solicitante completan la "Orden de Compra", indican la categoría de los artículos comprados y explican el motivo de la compra, y la envían al personal de compras para su procesamiento después de la aprobación del gerente general. del inmueble y el director general de la empresa materiales Clase A: bajo la premisa de un control razonable de inventario, aprobado por el director general del inmueble y el director general de la empresa antes del día 25 de cada mes, y entregado a el personal de compras para su procesamiento;
Materiales Clase B: Después de un despliegue y negociación razonables por parte de la empresa, la vida útil se adelanta 10 días y es aprobada por el gerente general de la propiedad y la empresa. Después de la aprobación del gerente general, se entregará al personal de compras;
Materiales de categoría C: llame al líder correspondiente para preguntar y, una vez que el líder esté de acuerdo, entréguelo al personal de compras para su procesamiento. Dentro de los 2 días hábiles posteriores, el solicitante gestionará la aprobación posterior;
4.2 Principios de Consulta y Negociación
Para consultas de adquisiciones de activos fijos y activos no fijos, debe haber más de tres Cotización de proveedores. Sobre la base de factores de ponderación como calidad, precio, tiempo de entrega, servicio postventa, calificaciones, etc., realice una evaluación integral y determine el precio final con el proveedor (las compras temporales y de emergencia no son aplicables);
4.3 Principios de almacenamiento de muestras
Para materiales con una determinada vida útil (valor relativamente bajo, se pueden proporcionar muestras), las muestras deben sellarse para garantizar que los artículos comprados sean consistentes con las muestras;
4.4 Principio de separación de funciones
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El personal de compras no participará en la inspección y aceptación de los materiales adquiridos. La cantidad y calidad de los materiales adquiridos serán inspeccionadas por. personal de manejo de materiales. Si el personal de gestión de materiales descubre que hay un problema con los materiales recibidos, inmediatamente presentará una objeción y se comunicará con el personal de compras de manera oportuna, y el personal de compras se comunicará con el proveedor para resolverlo; problema durante el uso de los materiales comprados, el usuario debe notificar al personal de administración de materiales, y el personal de administración de materiales sella temporalmente los materiales involucrados, y el personal de compras se comunica con los proveedores para resolver el problema;
4.5 Principio de Consistencia
Los materiales adquiridos deben cumplir con los requisitos enumerados en la orden de compra. Si las condiciones del mercado no pueden cumplir con los requisitos del departamento de usuario o el costo es demasiado alto, el personal de compras debe informar y enviar información a los líderes superiores de manera oportuna y formular un plan de compras final después de la coordinación.
4.6 Principios de revisión de contratos
En la adquisición de materiales a granel, además de los cuatro principios anteriores, también se debe realizar una revisión conjunta del contrato. El proceso de firma del contrato solo puede implementarse después de la investigación y el resumen por parte del usuario, el comprador, el administrador de la propiedad y el administrador de bienes raíces, y la aprobación del liderazgo.
5. Gestión de proveedores
5.1 Selección de proveedores
5.1.1 Los proveedores deben tener certificados completos y calificaciones relevantes para la adquisición de proyectos especiales, proveedores Certificados relevantes estipulados por; también se deben proporcionar leyes nacionales;
5.1.2 Se debe investigar y evaluar exhaustivamente a los proveedores. Si el proveedor es un intermediario, se debe examinar su credibilidad, capacidad de servicio técnico, calificaciones y desempeño.
La cotización del proveedor no puede utilizarse como único factor de referencia;
5.1.3 Para garantizar canales de suministro fluidos y evitar situaciones inesperadas, se deben utilizar más de dos proveedores como proveedores de respaldo;
5.2 Registrar, clasificar y archivar proveedores contratados, y ayudar al Departamento de Finanzas en las conciliaciones periódicas con los proveedores;
5.3 Visitar periódicamente a los proveedores fuera del contrato y seleccionar los mejores proveedores para reemplazar o eliminar a los proveedores existentes;
6. Gestión de la firma de contratos
6.1 La firma y ejecución de un contrato entre el presidente (persona jurídica) y el cliente debe realizarse de conformidad con las disposiciones pertinentes de la legislación nacional en materia de contratos. .
6.2 El contrato de intención sólo podrá firmarse después de la revisión del contrato. ¿Utilizado por todos los contratos? ¿Sello especial para contrato? ;Una vez firmado el contrato, se clasificará, clasificará, archivará y distribuirá a los departamentos pertinentes;
6.3 Al firmar un contrato de compra, asegúrese de comparar calidad y precio y elegir el mejor.
7. Gestión de reembolso de préstamos y gastos
7.1 Préstamos razonables: Adquisiciones específicas, ¿el monto del préstamo se mantiene dentro del monto total estimado de la compra? Acerca de 5;
7.2 Reembolso mediante cheque: una vez completada la compra y guardada en el almacén, el agente de compras enviará la orden de venta, el recibo y la factura al departamento de finanzas para su reembolso;
7.3 Procesamiento de cuentas de orden: los proveedores que necesiten firmar un contrato y tener una cuenta de orden deben cumplir estrictamente con las disposiciones del contrato;
7.4 Cumplir estrictamente con el sistema de gestión financiera promulgado por la empresa;
8. Gestión de la integridad del personal de compras
8.1 Salvaguardar activamente los intereses corporativos, mejorar la calidad de las adquisiciones y reducir los costos de adquisiciones;
8.2 Fortalecer el aprendizaje, crear conciencia y mejorar el concepto del estado de derecho;
8.3 Integridad y autodisciplina, prohibición Aceptar diversos descuentos y obsequios de los proveedores;
8.4 Seguir estrictamente el sistema y los procedimientos de adquisiciones, aceptar conscientemente la supervisión de varios departamentos, y tiene la obligación de recordar a cada departamento que presente planes de adquisiciones de acuerdo con los procedimientos;
8.5 Trabajar con seriedad y no causar pérdidas a la empresa debido a sus propios errores.
8.6 Trabajar duro para aprender el negocio y dominar ampliamente cosas nuevas e información de mercado relacionadas con nuestro negocio.
9. Este sistema se implementará previa aprobación del director general, y lo mismo se aplicará cuando sea modificado o suprimido.
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5. sobre las normas de gestión de saneamiento ambiental de la empresa.