Servicios prestados por empresas de organización de eventos a la hora de planificar reuniones
Las empresas de planificación de eventos pueden proporcionar soluciones integrales para todo el evento de la conferencia, incluidos los planes de planificación, la ejecución del evento de la conferencia y los materiales y programas necesarios para el evento. Al realizar un evento de conferencia, es muy importante elegir. una empresa de planificación al planificar una reunión Generalmente, las empresas de planificación de eventos pueden brindar servicios al planificar una reunión, incluido el vehículo general de la actividad de la reunión, servicios de consultoría previos a la reunión, llevar a los clientes a realizar inspecciones in situ de los lugares y determinar los planes y detalles de la reunión. y ejecución de actividades de reunión, proyecto y trabajo de resumen de actividad final.
1. Planificación general de eventos de reuniones La determinación del valor central de la reunión es la demanda clave para la comunicación temprana entre ambas partes. La empresa de planificación de reuniones propondrá varias reuniones adaptadas a la empresa según el modo de reunión estándar. a los requisitos de reunión de la empresa, las secciones incluyen posicionamiento del tema de la conferencia, invitaciones, personalización del contenido de la conferencia, arreglos del proceso de la conferencia, organización de la conferencia y planes de ejecución, etc.
2. Servicios de consultoría La empresa de planificación de conferencias llevará a cabo una comunicación preliminar con el cliente y propondrá su propio plan de selección en función de algunas de las inquietudes del cliente, incluido el lugar de la conferencia más adecuado y los participantes recomendados dentro del presupuesto. Hoteles donde alojarse, elección de locales de restauración y menús adecuados al presupuesto, trámites de transporte de la exposición, trámites de recepción, etc.
3. Inspección in situ La empresa de planificación de conferencias hará los arreglos para que el cliente o representante vaya al destino para inspeccionar el hotel, el lugar de la conferencia, el medio ambiente, los vehículos de transporte y los detalles del equipo de exhibición proporcionados por la planificación de la conferencia. empresa y brindar servicios en esta etapa, llevar a cabo discusiones en profundidad sobre proyectos, procesos de servicio, planes de promoción, precios de servicios, etc., y aclarar aproximadamente las responsabilidades y obligaciones de ambas partes.
4. Determinar el plan de la conferencia. La empresa de planificación de la conferencia revisará el proceso y el plan concebidos uno por uno, perfeccionará el plan tanto como sea posible, confirmará los derechos, obligaciones y responsabilidades de ambas partes por escrito. y firmar un acuerdo de servicio relevante.
5. Ejecución de las actividades de la reunión No importa cuán perfecta sea la idea, cualquier plan tiene fallas. Ambas partes deben adherirse al concepto de cooperación, dejar de lado las diferencias temporales y esforzarse por lograr un resultado exitoso. de la exposición. Durante este período, ambas partes deben prometer verbalmente o por escrito que los servicios distintos al acuerdo original se considerarán una extensión del acuerdo, y se decidirá temporalmente quién será el responsable de la firma por ambas partes. Se permiten todas las transacciones temporales. a realizarse mediante negociación previa y posterior liquidación.
6. Resumen de la actividad: organice los detalles de las actividades realizadas en textos y CD y envíelos al cliente para su archivo, y ayude al cliente a resumir y evaluar la situación general de la conferencia.