¿Qué es un sistema de control interno?
Control interno significa que los gerentes en todos los niveles de una unidad utilizan los controles internos de la unidad para proteger la seguridad e integridad de sus recursos económicos, garantizar la exactitud y confiabilidad de la información económica y contable, coordinar el comportamiento económico y controlar las actividades económicas. Las limitaciones y relaciones mutuas generadas por la división del trabajo forman una serie de métodos, medidas y procedimientos con funciones de control, y los estandarizan y sistematizan, convirtiéndolos en un sistema estricto y relativamente completo.
El objetivo básico del control interno es garantizar la eficiencia y eficacia de las actividades comerciales, la seguridad de los activos y la confiabilidad de la información comercial y los informes financieros.
1. Ayudar a la dirección a alcanzar sus políticas y objetivos empresariales. Los controles internos constan de una serie de políticas, sistemas y procedimientos específicos que están diseñados ante todo para lograr las políticas y objetivos comerciales de la administración. Se puede decir que el control interno penetra en todos los aspectos de las actividades comerciales de una unidad. Mientras la unidad tenga actividades comerciales y vínculos de gestión, debe contar con los controles internos correspondientes.
2. Proteger la seguridad e integridad de todos los activos de la unidad y prevenir la pérdida de activos. Proteger los activos generalmente se refiere a proteger la seguridad e integridad del efectivo, los depósitos bancarios y otros fondos monetarios, acciones, bonos y otros valores, materias primas, productos y otros activos físicos importantes de la unidad.
3. Garantizar la autenticidad e integridad de la información empresarial y de la información contable financiera. Para la gestión de una unidad, a fin de lograr sus políticas y objetivos comerciales, es necesario captar datos e información precisos de manera oportuna a través de diversas formas de informes para poder tomar decisiones y juicios correctos.
Para implementar controles internos, una unidad debe centrarse en la estructura organizacional y la división de responsabilidades, autorización y aprobación, registros contables, protección de activos, calidad de los empleados, gestión presupuestaria y sistemas de informes.
Control de autorización y aprobación
Autorización y aprobación significa que la unidad debe autorizar y controlar durante el proceso de gestión del negocio económico. Los gerentes en todos los niveles de la empresa no sólo son objetos autorizados de los gerentes superiores, sino también sujetos autorizados de los gerentes de nivel inferior.
Las formas estándar de autorización suelen incluir autorización general y autorización especial. La autorización general se refiere a la facultad y condiciones para el manejo de los negocios económicos diarios, así como a las reglamentaciones dictadas por los responsables correspondientes. Este reglamento estipula en forma de documentos las condiciones, alcance y responsabilidades de las transacciones generales en el departamento de gestión o negocio económico. En el procesamiento comercial diario, usted mismo puede manejarlo de acuerdo con el alcance de autoridad prescrito y las responsabilidades relacionadas. La autorización especial se refiere a la autorización para manejar negocios no rutinarios, como actividades financieras importantes, decisiones de inversión, emisión de acciones, etc.
El control interno requiere responsabilidades y autoridades claras para la autorización general y la autorización especial, así como el proceso de aprobación de autorizaciones para cada negocio económico.
Control de la estructura organizacional
Para implementar y mejorar el control interno, primero debemos comenzar con la estructura organizacional de la unidad, que incluye principalmente: determinar la forma organizacional de la unidad, aclarar los aspectos relevantes Funciones de gestión y relaciones jerárquicas. Asignar responsabilidades y autoridades a diversas unidades organizativas.
De acuerdo con las exigencias del control interno, esta unidad debe seguir el principio de separación de funciones incompatibles en el proceso de determinación y mejora de la estructura organizativa. Los llamados cargos incompatibles se refieren a cargos que, de ser ocupados por una persona o un departamento, pueden no sólo cometer actos fraudulentos, sino también encubrir sus actos fraudulentos. Las actividades económicas de una unidad normalmente se pueden dividir en cinco pasos: autorización, emisión, aprobación, ejecución y registro. En términos generales, si cada uno de los pasos anteriores lo realiza una persona o departamento relativamente independiente, puede garantizar la separación de funciones incompatibles y facilitar el desarrollo del control interno.
Control de registros contables
El requisito para el control de registros contables es garantizar que la información contable sea oportuna, completa, precisa y legal. Para controlar los registros contables, las agencias unitarias de contabilidad deben establecer un sistema de responsabilidad laboral para el personal contable, dividir científicamente al personal contable y formar una relación de separación y restricción. Una vez que se realizan negocios económicos, todos los comprobantes que registren negocios económicos deben numerarse en serie y registrarse en dos o más cuentas relacionadas mediante el método de contabilidad de partida doble para evitar la omisión y duplicación de negocios económicos y revelar algunos inconvenientes.
Control de protección de activos
El control de protección de activos incluye principalmente control de acceso y control de inventario. En términos generales, los controles de protección de activos pueden incluir el control de todos los aspectos de la compra física, el almacenamiento, la entrega y la venta.
El control de proximidad se refiere principalmente a controlar estrictamente el acceso de personal no relacionado a los activos. Sólo el personal autorizado puede acceder a los activos.
En circunstancias normales, los activos de gran liquidez, como efectivo, depósitos bancarios, otros fondos monetarios, valores e inventarios, deben tener restringido el contacto directo por parte de personal no relacionado, y deben gestionarse mediante custodia, aprobación, registro y separación de funciones, autorización y aprobación incompatibles. control, etc. forma de lograr el contacto indirecto.
El control de inventario implica contar los activos físicos y comparar los resultados con los registros contables. Las inconsistencias entre los resultados del inventario y los registros contables pueden indicar errores, desperdicio, pérdidas u otras anomalías en la gestión de activos.
Control de calidad de los empleados
El control de calidad de los empleados incluye el control de calidad de los empleados en la contratación, utilización, formación, recompensas y castigos, etc. El reclutamiento es una parte importante para garantizar la calidad de los empleados en una organización. El departamento de recursos humanos de la unidad y el departamento empleador deben realizar conjuntamente pruebas, inspecciones y ensayos exhaustivos sobre la calidad, el nivel y la capacidad de los solicitantes para garantizar que el personal contratado pueda adaptarse a los requisitos del puesto.
Si la dirección presta atención a la inversión, la gestión y el uso de los empleados por parte de la unidad y asigna racionalmente los recursos humanos de la organización, el valor creado por los empleados aumentará inevitablemente, por otro lado, el valor de los recursos humanos aumentará; no ser aprovechado en su totalidad, incluso pérdida y desperdicio.
Control presupuestario
El control presupuestario es un aspecto importante del control interno. El presupuesto aprobado es el decreto de la unidad y todos los departamentos dentro de la unidad deben implementarlo estrictamente. Si no completan su presupuesto, serán castigados. El control presupuestario también es un sistema, y su organización incluye la preparación del presupuesto, la ejecución del presupuesto y la evaluación del presupuesto. El contenido del control presupuestario puede cubrir todo el proceso de las actividades comerciales, incluido el financiamiento, la financiación, las adquisiciones, la producción, las ventas, la inversión, la gestión y muchos otros aspectos. El control presupuestario también se puede implementar en ciertos aspectos.
El nivel de ejecución del presupuesto es organizado e implementado por cada unidad presupuestaria, complementándose con una relación equitativa entre derechos, responsabilidades y beneficios. El departamento de auditoría interna es responsable de supervisar la implementación del presupuesto, verificar la implementación del presupuesto a través de la preparación y ejecución del presupuesto, analizar comparativamente las razones por las cuales las unidades internas no han completado el presupuesto y tomar medidas de mejora para las consecuencias adversas. de presupuestos inacabados.
Control de riesgos
Los riesgos que enfrentan las empresas generalmente se pueden dividir en dos categorías según las causas: riesgos operativos y riesgos financieros.
El riesgo empresarial se refiere a la incertidumbre provocada por la producción y las operaciones. Por ejemplo, riesgos de suministro causados por cambios en la situación política y económica de los proveedores de materias primas, riesgos de producción causados por pruebas fallidas de desarrollo de nuevos productos y nuevas tecnologías, organizaciones de producción irrazonables y otros factores, riesgos de ventas causados por errores en las decisiones de ventas, cambios en la relación de oferta y demanda en el mercado laboral y el entorno natural. Otros factores como los cambios, los ajustes fiscales y otras políticas macroeconómicas también afectarán directa o indirectamente las actividades operativas normales de las empresas. La mayoría de los riesgos comerciales surgen fuera de la empresa. No obstante, las empresas deberían adoptar controles internos eficaces para evitarlo.
El riesgo financiero, también conocido como riesgo de financiación, se refiere a la incertidumbre que el endeudamiento genera en los resultados financieros de una empresa. La clave para controlar los riesgos financieros es garantizar una estructura de capital razonable y mantener niveles de deuda adecuados. No sólo debemos hacer pleno uso de la gestión de la deuda como medio para obtener rendimientos del apalancamiento financiero y mejorar la rentabilidad de nuestros propios fondos, sino que también debemos prestar atención a prevenir el aumento de los riesgos financieros causados por un endeudamiento excesivo y evitar las dificultades financieras.
Preparación de informes de desempeño
Los informes de desempeño, también conocidos como informes de responsabilidad, son documentos informativos para la administración en todos los niveles de la unidad para captar información y fortalecer el control interno. parte del control interno. Los informes de desempeño sirven para el control interno de la unidad y entran en la categoría de contabilidad de gestión. Por lo tanto, la preparación de informes de desempeño debe combinarse con la estructura organizacional interna de la unidad y otros métodos de control para reflejar claramente las responsabilidades de los gerentes en todos los niveles. Los informes de desempeño pueden ser diarios, semanales, mensuales, trimestrales, anuales, etc. , y debe especificarse en forma de documentos.