Sistema de gestión documental oficial Normativa relevante sobre la gestión documental oficial de la empresa
Las normas oficiales de gestión documental de la empresa son las siguientes: 1. Propósito
Con el fin de estandarizar la gestión de diversos documentos de oficina de la empresa y mejorar la eficiencia del trabajo, este sistema de gestión se formula de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes y en conjunto con la situación real de la empresa.
2. Ámbito de aplicación
Este sistema es aplicable a la tramitación de diversos documentos ofimáticos de la empresa.
Tercero, documentos oficiales comunes
1. Los documentos oficiales incluyen resoluciones, decisiones, órdenes, comunicados, avisos, dictámenes, notificaciones, notificaciones, informes, solicitudes de instrucciones, contestaciones, mociones, letras y actas. * * * 15 categorías.
2. Los tipos de documentos oficiales utilizados por nuestra empresa incluyen: avisos, anuncios, informes, solicitudes de instrucciones, cartas, actas, decisiones, etc. Notificación: adecuado para la divulgación y comunicación de asuntos internos de la empresa;
Notificación: adecuado para elogiar el progreso, criticar errores, transmitir espíritu importante e informar asuntos importantes. Informes: adecuado para informar el trabajo a unidades superiores; y reflejando la situación, Responder consultas
Solicitud de instrucciones: adecuada para solicitar instrucciones y aprobación de unidades superiores
Carta: adecuada para consultas, preguntas y respuestas, solicitar aprobación y responder aprobación; asuntos entre unidades sin afiliación;
Actas de reuniones: adecuadas para registrar y comunicar el estado de la reunión y los asuntos acordados.
Decisión: adecuadas para hacer arreglos para asuntos importantes o acciones importantes, y gratificantes; y castigar a las unidades y al personal pertinentes.
3. Los niveles de confidencialidad de los documentos oficiales se dividen en: documentos oficiales ultrasecretos, confidenciales, secretos y generales.
IV. Requisitos de diseño
1. Tamaño del papel:
Los documentos oficiales generalmente utilizan papel A4 estándar internacional (210 mm? 297 mm), una forma especial del papel. utilizado para documentos oficiales se puede determinar de acuerdo con las necesidades reales.
2. Márgenes de página: Superior: 2,8 cm, Inferior: 2,8 cm, Izquierdo: 2,5 cm, Derecho: 2,5 cm. Si utiliza el papel manuscrito del documento pelirrojo de la empresa (Anexo 1 "Muestra de documento oficial").
2.1 Fuente y tamaño de fuente: A menos que se especifique lo contrario, todos los elementos del formato del documento oficial generalmente usan fuente de imitación de Song de tamaño 3 y pueden ajustarse adecuadamente en circunstancias especiales.
2.2 Color del texto: Salvo que se indique lo contrario, el color del texto en los documentos oficiales es el negro.
2.3 Encuadernación: Los documentos oficiales deben encuadernarse por el lado izquierdo y no deben caerse páginas.
5. División de los elementos de contenido y requisitos de formato de los documentos oficiales
Los elementos de contenido de los documentos oficiales se dividen en tres partes: título, cuerpo y sello. El prefijo se refiere a la parte encima de la línea divisoria roja en la primera página del documento oficial; el texto principal se refiere a la parte debajo de la línea divisoria roja en la primera página del documento oficial (exclusivo) y encima de la primera línea divisoria en la última página (exclusiva); el registro de versión se refiere a la parte de la última página del documento oficial. La parte debajo de un divisor y encima del último divisor.
1. Encabezado: la fuente es imitación de la dinastía Song, en negrita y el color del texto es rojo; la línea divisoria es una línea recta de 2,5 puntos. Tanto el texto como los separadores están centrados.
2. Texto: El diseño comienza desde la línea en blanco en la parte inferior del encabezado, el color del texto es negro y está escrito horizontal y verticalmente de izquierda a derecha. El espaciado del texto es de interlineado sencillo y se puede ajustar adecuadamente en circunstancias especiales.
2.1 Título: Generalmente en negrita en fuente de la canción No. 2, dispuesto en una línea en blanco debajo de la línea divisoria roja, centrado en una o más líneas al regresar a la línea, el significado de la palabra debe ser; Para completar, la disposición debe ser simétrica, la longitud debe ser adecuada y el espacio debe ser apropiado. Los títulos deben estar dispuestos en forma de trapecio o diamante.
2.2 Número de texto: Generalmente se utilizan caracteres de imitación de la Canción N° 3, ordenados debajo del título y centrados. El año y el número de serie del documento están marcados con números arábigos; ¿el año debe marcarse con el nombre completo entre corchetes hexagonales? []?Adjuntar; sin agregar el número de serie de la publicación? ¿El primero? Palabra, sin número imaginario (es decir, 1 no está codificado como 01), ¿agregar? ¿Número? palabra.
2.3 Texto: Generalmente se utiliza la fuente estilo Song imitación tamaño 3, dispuesta en la posición de una línea en blanco debajo del número de documento, dejando en blanco cada párrafo natural, y volviendo al principio. No se pueden devolver números ni años.
2.4 Instrucciones para los archivos adjuntos: Si hay archivos adjuntos, ¿dejar una línea en blanco debajo del texto y organizarlos con la palabra "dejado en blanco"? ¿Adjunto? palabra, seguida de dos puntos de ancho completo y el nombre del archivo adjunto. Si hay varios archivos adjuntos, utilice números arábigos para marcar el número de serie del archivo adjunto (por ejemplo, ¿Adjunto: 1. XXXXX?);
Cuando el nombre del archivo adjunto es largo y es necesario devolverlo, debe estar alineado con la primera palabra del nombre del archivo adjunto en la línea anterior.
2.5 La firma, fecha y sello de la unidad emisora: generalmente una línea aparte del texto principal (o descripción adjunta). La unidad emisora generalmente está alineada a la derecha y la fecha escrita está debajo de la emisión. Prevalecerá la unidad emisora y estará dispuesta en el centro. Los números en la fecha escrita deben marcarse con números arábigos para el año, mes y día, y el año debe marcarse con el nombre completo. Los números en blanco no se pueden completar para el mes y el día (es decir, 1 no se puede completar). lleno de 01). El sello debe ser rojo y el nombre completo de la unidad debe estar escrito recto y centrado.
Fecha, sin sello en blanco. Cuando el espacio en blanco que queda después de escribir el documento no puede acomodar una firma, un sello o una fecha escrita, se pueden tomar medidas para ajustar el espacio entre líneas y entre caracteres.
2.6 Nota: Si hay algún comentario, coloque la palabra "En blanco" entre corchetes en la línea siguiente después de la fecha escrita.
2.7 Archivos adjuntos: Los archivos adjuntos deben organizarse en el otro lado y encuadernarse con el texto principal del documento oficial antes de editarlos. ? ¿Adjunto? La palabra "2" y el número de serie del archivo adjunto están dispuestos en la primera línea en la esquina superior izquierda del centro de edición, con el marco superior en negrita No. 3 y el título del archivo adjunto está en Dinastía Song No. 2. negrita y dispuestas en el centro. El número de serie y el título del archivo adjunto deben ser coherentes con la descripción del archivo adjunto. El formato de los archivos adjuntos es el mismo que el del texto principal.
3. Registro de versión
3.1 La línea divisoria en la nota de edición: La línea divisoria en la nota de edición tiene el mismo ancho que el margen del texto y la línea divisoria es una línea recta de 0,75 puntos. El primer divisor se coloca encima del primer elemento del sello y el último divisor coincide con el borde inferior de la última página del documento.
3.2 Remitente principal y departamento de copia carbón: generalmente utiliza el carácter de imitación de la canción número 4 y coloca la palabra "en blanco" encima de la fecha de emisión. ? ¿El regalo principal? CC? Agregue dos puntos de ancho completo y el nombre completo del departamento de envío después de la palabra, alinéelo con la primera palabra después de los dos puntos al regresar y marque el último nombre del departamento de envío con un punto. Cuando hay un departamento de envío principal y un departamento de copias al carbón, el departamento de envío principal debe ubicarse en la línea encima del departamento de copias al carbón y no debe haber una línea divisoria entre los dos.
3.3 Unidad de impresión y fecha de impresión: Generalmente imitando a la Dinastía Song No. 4, la unidad de impresión y la fecha de impresión están dispuestas en la última línea divisoria, el espacio izquierdo es la autoridad de impresión y el espacio derecho es la fecha de impresión. El año, mes y día deben marcarse con números arábigos, y el mes y el día deben marcarse con sus nombres completos. No debe haber dígitos vacíos (es decir, 1 no está numerado como 01), seguidos de? ¿Imprimir? Dos palabras. Si hay otros elementos en el registro de versión, deben separarse de la unidad de lanzamiento y la fecha mediante separadores de subdivisión.
3.4 Número de página: Generalmente se utilizan números arábigos en el estilo de Canción N° 4, dispuestos en el centro. Cuando los anexos de un documento oficial estén encuadernados junto con el texto principal, las páginas deberán numerarse consecutivamente.
VI.Tramitación de documentos oficiales
1. Tramitación de recibos
El proceso de recepción de documentos incluye: el registro según el proceso de recepción de documentos (Anexo 112) y cumplimentando el formulario de presentación de documentos (Anexo 11), distribuir, realizar, instar, contestar y archivar.
Registrarse. Se deben registrar todos los documentos oficiales de la empresa. En principio se aceptan documentos oficiales internos de la empresa; otros correos electrónicos externos, si no hay un departamento de destino claro, serán tratados por la oficina. Una vez que la oficina recibe el correo, debe limpiarlo uno por uno.
Haga clic, previa verificación, complete la hoja de lectura y numérela.
Distribuya documentos oficiales según su contenido, requisitos y necesidades laborales, determine el alcance de distribución de los documentos oficiales y envíe documentos oficiales y formularios de envío de documentos a los líderes de la empresa para su aprobación.
Compromiso. De acuerdo con las instrucciones finales del líder de la empresa, los documentos oficiales se entregarán al departamento de procesamiento para su procesamiento de manera oportuna. Si se requieren más de dos departamentos para manejar el asunto, el departamento patrocinador deberá estar claramente identificado; Los documentos oficiales urgentes deben tratarse con claridad. El departamento responsable procesará los documentos oficiales asignados por él de manera oportuna. Si se requiere un límite de tiempo, el procesamiento se completará dentro del límite de tiempo especificado.
Recordatorio y respuesta. El departamento de recepción debe mantenerse al tanto del progreso del procesamiento de documentos oficiales e instar al departamento de procesamiento a completar el procesamiento a tiempo. Los documentos oficiales urgentes pueden ser supervisados por una persona dedicada. En cuanto a los resultados del procesamiento de documentos oficiales, el departamento receptor debe responder con prontitud a la unidad emisora.
Archivo. Los documentos recibidos son archivados por la oficina después de su distribución para garantizar la integridad del documento.
Después de que cualquier departamento o individuo recibe un documento oficial, debe enviarlo de inmediato a la oficina para su procesamiento de acuerdo con los procedimientos prescritos.
2. Postprocesamiento