Normativa de Gestión de Documentos Confidenciales
Normativa de Gestión de Documentos Confidenciales 1
Con el desarrollo y estandarización de la empresa, la importancia de los secretos corporativos se ha vuelto cada vez más destacada. Para implementar el sistema de confidencialidad de la empresa de manera más efectiva y evitar la filtración y pérdida de secretos comerciales de la empresa, se formulan las siguientes normas de gestión de archivos:
Los documentos confidenciales de la empresa se refieren a todas las actividades comerciales de la empresa que son no se permite su divulgación y los documentos difundidos incluyen, entre otros, diversos documentos, cartas, documentos, informes, declaraciones, actas, catálogos, listas, contratos, acuerdos, memorandos, etc.
Primera clasificación
Según sus diferentes contenidos, los documentos confidenciales se dividen en cuatro niveles: documentos ultrasecretos, confidenciales, secretos y públicos internos:
1 ?Alto secreto? Documentos: se refieren a documentos confidenciales que contienen los secretos más importantes de la empresa, están relacionados con el desarrollo futuro de la empresa y tienen un impacto decisivo en los intereses fundamentales de la empresa;
2. Documentos: se refiere a documentos confidenciales que contienen secretos importantes de la empresa, cuya filtración dañará gravemente la seguridad y los intereses de la empresa;
3. Documentos: se refieren a documentos confidenciales que contienen secretos generales de la empresa, cuya filtración dañará la seguridad y los intereses de la empresa.
4. Documentos públicos internos: se refieren a documentos que solo se divulgan dentro de la empresa; o dentro de un determinado departamento de la empresa, y su difusión al mundo exterior puede resultar perjudicial para el público. Documentos confidenciales que perjudican los intereses de la empresa.
Artículo 2 Confirmación de información confidencial
El redactor deberá presentar los documentos confidenciales a los líderes de diferentes niveles para su confirmación de acuerdo con los diferentes niveles de confidencialidad del documento. No se revelará a nadie antes de la confirmación. La clasificación confirma a personas irrelevantes.
La autoridad específica para la confirmación de la clasificación es:
1. Los documentos ultrasecretos y confidenciales deben ser confirmados por los altos directivos de la empresa.
2. Los documentos confidenciales deben ser confirmados por el líder del departamento o el director del proyecto.
3. Los documentos públicos internos deben ser confirmados por el departamento emisor según sea necesario.
Artículo 3 Clasificación Identificación
Una vez determinado el nivel de confidencialidad, se debe estampar o sellar el documento con la marca correspondiente en un lugar destacado según el nivel de confidencialidad.
1. ¿Los documentos ultrasecretos deben estar sellados en la esquina superior izquierda de cada página del documento? ¿Ultrasecreto? El presidente conservará sellos y precintos especiales.
2. ¿Los documentos confidenciales deben imprimirse en la esquina superior izquierda de cada página del documento? ¿confidencial? Palabra.
3. ¿El documento secreto debe estar impreso en la esquina superior izquierda de la primera página del documento? ¿secreto? Palabra.
4. ¿Deben imprimirse los documentos públicos internos? ¿Documentos internos? ,?¿Información confidencial? Etcétera.
Artículo 4 Impresión de documentos
1. Documentos ultrasecretos y confidenciales: impresos por personal especializado.
2. Archivos secretos e internos: después de escribir, los mecanógrafos deben eliminar los archivos del disco con regularidad. La empresa comprobará el estado de eliminación de vez en cuando. Los impresores no pueden copiar documentos confidenciales sin permiso.
Artículo 5 Distribución
1. Se registrará la distribución de documentos ultrasecretos, confidenciales y secretos. Los documentos ultrasecretos, secretos y secretos deben entregarse personalmente al destinatario y estar firmados por este.
2. Los documentos públicos internos pueden ser distribuidos por varios departamentos o publicados en el tablón de anuncios interno de la empresa, o publicados en la red informática interna de la empresa.
3. Queda estrictamente prohibida la publicación, divulgación y difusión de documentos ultrasecretos y confidenciales en redes informáticas. Si es necesario transmitir documentos confidenciales a través de Internet, deben ser aprobados por el líder correspondiente.
4. En la cooperación externa, si realmente es necesario proporcionar documentos confidenciales de la empresa a los socios, primero deben ser aprobados por escrito por el líder correspondiente según el nivel de confidencialidad y se debe firmar un acuerdo de confidencialidad. con ellos antes de que puedan ser proporcionados.
Artículo 6 Consulta y Solicitud de Copia
1 Acceso:
Para acceder a los documentos de la empresa, debe completar el "Formulario de aprobación de préstamo de documentos".
Documentos ultrasecretos, documentos confidenciales: el presidente de la empresa y quienes la firmaron y aprobaron.
Documento secreto: firmado y aprobado por líderes superiores al director del proyecto y su personal.
2. Está prohibida la copia de documentos ultrasecretos.
Para solicitar la copia de documentos, debe completar el formulario de solicitud de copia. Los documentos confidenciales deben enviarse al presidente para su aprobación. Los documentos confidenciales deben estar firmados y aprobados por el departamento o director del proyecto.
Artículo 7. Preservación y archivo de documentos
1. Los documentos ultrasecretos y confidenciales deben ser conservados por el firmante y emisor del documento. Los documentos confidenciales serán conservados por el propio destinatario. Los documentos públicos internos generalmente son conservados por los jefes de departamento.
2. La inspección y copia de documentos ultrasecretos, confidenciales y secretos deben registrarse ante el archivero para su verificación.
3. Si el custodio de documentos ultrasecretos, secretos o confidenciales pierde accidentalmente el documento, debe informar inmediatamente de la situación al líder correspondiente de la empresa y restaurar el impacto lo antes posible.
1) Los máximos secretos, secretos administrativos y documentos secretos de la empresa se archivan en los archivos;
Artículo 8 Responsabilidades de confidencialidad
1. y documentos secretos El custodio no hará copias de documentos sin autorización y no permitirá que personas no relacionadas tengan acceso a estos documentos.
2. El personal no autorizado tiene estrictamente prohibido acceder, copiar y extraer documentos ultrasecretos, confidenciales y secretos.
3. No se permite a los empleados portar secretos de empresa, secretos, secretos y documentos públicos internos cuando se marchan.
4. Si se descubre el comportamiento anterior, la empresa lo abordará con seriedad. Si las circunstancias son graves, la empresa perseguirá la responsabilidad civil y penal.
Artículo 9 Destrucción de documentos caducados
Los administradores de archivos deben limpiar los archivos sin valor que hayan caducado y hayan sido aprobados por el director general o superior. Y haz una lista de destrucción y archívala.
Artículo 10 Supervisión e Inspección
Los líderes de cada departamento supervisarán eficazmente la confidencialidad de los documentos confidenciales y secretos del departamento, corregirán rápidamente las violaciones de las regulaciones de gestión y responderán a las violaciones graves. Informe inmediatamente. Al mismo tiempo, se registrará el control de los documentos confidenciales del departamento, se verificará periódicamente la implementación de la confidencialidad con base en los registros más recientes y se notificará y criticará cualquier violación de las normas de gestión que pueda producirse; o haber causado grandes pérdidas serán reportados inmediatamente a la alta dirección de la empresa.
Disposiciones complementarias del artículo 11
1. Este sistema será interpretado por Liaoning Yuantai Group Petrochemical Co., Ltd.
3. firmado y aprobado por el director general Implementado posteriormente;
Firma del director general:
Año, mes y día
Reglamento de Gestión de Documentos Confidenciales 2
1.Propósito:
Con el fin de implementar de manera más efectiva el sistema de confidencialidad de la empresa y evitar la filtración y pérdida de secretos de la empresa, este reglamento está especialmente formulado.
2. Alcance:
Los documentos confidenciales de la empresa se refieren a documentos relacionados con todas las actividades comerciales de la empresa que no pueden divulgarse ni difundirse externamente, incluidos, entre otros, varios documentos. , cartas, Documentos, informes, declaraciones, catálogos, listas, contratos, convenios, actas, etc.
En tercer lugar, la clasificación de los secretos
Los documentos confidenciales se dividen en documentos confidenciales, documentos confidenciales y documentos públicos internos:
1. Documentos: Se refiere a documentos confidenciales cuya filtración dañará gravemente la seguridad y los intereses de la empresa;
2. Documentos: documentos confidenciales que involucran el desarrollo futuro de la empresa y afectan los intereses fundamentales de la empresa;
3. Documentos públicos internos: se refieren a documentos que se divulgan dentro de la empresa y pueden causar daño a los intereses de la empresa si se difunden externamente. .
4. Confirmación de clasificación
Los documentos confidenciales deben clasificarse según diferentes categorías y el preparador debe enviarlos al jefe del departamento para su confirmación.
Autoridad específica para la confirmación de la clasificación:
1. Documentos confidenciales: confirmados por el director general de la empresa.
2. Documentos confidenciales: confirmados por el responsable del departamento.
3. Documentos públicos internos: El departamento emisor confirmará lo requerido.
5. Tasación secreta
1. ¿Los documentos confidenciales deben imprimirse en la esquina superior izquierda de cada página de sus documentos? ¿confidencial? Palabra.
2. ¿Los documentos confidenciales deben imprimirse en la esquina superior izquierda de cada página del documento? ¿secreto? Palabra.
3. ¿Los documentos divulgados internamente deben imprimirse en la esquina superior izquierda de cada página de sus documentos? ¿revisado? Palabra.
Impresión y distribución de verbos intransitivos
1. Los documentos confidenciales, los documentos confidenciales y los documentos públicos internos deben ser impresos por personal especial.
2. Se debe registrar la distribución de documentos. Los documentos confidenciales y los documentos confidenciales deben enviarse al propio destinatario y se debe conservar un registro de firmas. Los documentos públicos internos se pueden distribuir por departamento.
3. Si realmente es necesario proporcionar documentos confidenciales al mundo exterior, estos deben ser aprobados por escrito por la dirección correspondiente según el nivel de confidencialidad, y sólo después de firmar un acuerdo de confidencialidad con la parte solicitante. ¿Se pueden proporcionar?
7. Acceso y Copia
1. Acceso:
Para ver los documentos, debe completar el "Formulario de aprobación de préstamo de documentos".
Documentos confidenciales: firmados y aprobados por el director general.
Documentos confidenciales: firmados y aprobados por el responsable del departamento.
2. Permiso de copia:
Para copiar documentos, debe completar el formulario de solicitud de copia.
Documentos confidenciales: firmados y aprobados por el director general.
Documentos confidenciales: firmados y aprobados por el responsable del departamento.
8. Almacenamiento y archivo
1. Documentos confidenciales: conservados por el firmante y emisor del documento.
2. Documentos confidenciales: conservados por el destinatario.
3. Documentos públicos internos: conservados por los jefes de departamento.
4. El acceso y la copia de documentos confidenciales y confidenciales deben registrarse en la oficina de almacenamiento de archivos para su verificación.
5. Si se pierde algún documento, el custodio de documentos confidenciales y confidenciales debe informarlo al gerente general de manera oportuna para restaurar el impacto.
6. Los documentos confidenciales y confidenciales deberán archivarse en los archivos.
Nueve. Responsabilidades de la gestión
1. El custodio no realizará copias no autorizadas de documentos confidenciales y confidenciales, y no permitirá que personas no relacionadas accedan a estos documentos.
2. No se permite al personal no autorizado acceder, copiar o extraer documentos confidenciales y confidenciales.
3. Los empleados no pueden llevar consigo secretos de la empresa, documentos confidenciales y públicos internos al abandonar la empresa.
4. Una vez que se descubra el comportamiento anterior, la empresa lo abordará con seriedad. Si las circunstancias son graves, la empresa perseguirá la responsabilidad civil y penal.
X.Destruir documentos
Los documentos de valor que se encuentren vencidos y aprobados por el gerente general serán autorizados por el custodio. Y haga una lista de destrucción para su preservación.
XI. Supervisión e inspección
Los líderes del departamento deben supervisar la confidencialidad de los documentos confidenciales del departamento, corregir las violaciones de las regulaciones de manera oportuna y mantener registros de control relevantes. La empresa inspeccionará periódicamente la implementación de la confidencialidad de varios departamentos, informará y criticará a quienes violen las regulaciones, quienes violarán las regulaciones serán castigados y quienes causen grandes pérdidas asumirán las responsabilidades legales correspondientes.
Normativa de Gestión de Documentos Confidenciales
Con el desarrollo y estandarización de la empresa, la importancia de los secretos empresariales se ha vuelto cada vez más destacada. Para implementar el sistema de confidencialidad de la empresa de manera más efectiva y evitar la filtración y pérdida de secretos comerciales de la empresa, se formulan las siguientes normas de gestión de archivos:
Los documentos confidenciales de la empresa se refieren a todas las actividades comerciales de la empresa que son no se permite su divulgación y los documentos difundidos incluyen, entre otros, diversos documentos, cartas, documentos, informes, declaraciones, actas, catálogos, listas, contratos, acuerdos, memorandos, etc.
La primera clasificación
Los expedientes confidenciales se dividen en tres niveles según su contenido: expedientes confidenciales, secretos y públicos internos:
Documentos Confidenciales: se refiere. a documentos confidenciales que contienen secretos importantes de la empresa y que dañarán gravemente la seguridad y los intereses de la empresa si se filtran, incluidas las siguientes categorías:
1.1 Informe de análisis financiero
1.2 Informe de evaluación de la alta dirección;
1.3 Plan de distribución de salarios de la alta dirección y sus documentos adjuntos;
1.4 Informes o materiales de demostración que involucren los costos y ganancias del proyecto.
1.5 La empresa aún no tiene el; información central de las decisiones de estrategia comercial implementadas o en implementación, la tecnología del proyecto de la empresa;
1.6 Otros documentos e información que la empresa cree que deben incluirse en la categoría de confidencialidad.
2. Documentos secretos: se refiere a documentos confidenciales que contienen secretos generales de la empresa, cuya divulgación perjudicará la seguridad y los intereses de la empresa;
2.1 Registro de la empresa y documentos relacionados;
2.2 Dibujos importantes como información técnica, diagramas de explosión, diagramas esquemáticos, diagramas de identificación de nuevos proyectos;
2.3 Informe de aprobación del proyecto e informe de análisis del progreso del desarrollo del producto;
2.4 BOM Incluye información de precios y tabla de análisis de costos, etc.
2.5 Correspondencia que involucre información que la empresa no ha divulgado o no debe divulgar, así como contratos y acuerdos firmados con partes relevantes.
Esto;
2.6 Información comercial de socios estratégicos, tales como: declaraciones con fines de lucro, pedidos y soluciones técnicas, etc. ;
2.7 La información de la patente de la empresa que no fue aprobada durante el proceso de solicitud.
2.8 Otros documentos e información que la empresa crea que deben incluirse en el ámbito de confidencialidad.
3. Los documentos públicos internos se refieren a documentos controlados que solo se divulgan dentro de la empresa o dentro de un determinado departamento de la empresa y pueden causar daños a los intereses de la empresa si se difunden externamente.
3.1 Documentos de control y diversos procedimientos, normas y reglamentos de trabajo cubiertos por el sistema de gestión.
3.2 Documentos comerciales generales (documentos que no implican confidencialidad ni secretos);
3.3 Instrucciones generales diversas, avisos, actas de reuniones, briefings, informes de situación, etc. ;
3.4 Planificación, resumen y presentación de informes del trabajo administrativo;
3.5 Planes generales de trabajo mensuales y trimestrales e informes resumidos;
3.6 Nombramiento, remoción, despliegue y nombramiento de cuadros Documentos de nivel;
3.7 Procedimientos administrativos de entrega de bienes, información, archivos, etc.
Artículo 2 Confirmación de información confidencial
El redactor deberá presentar los documentos confidenciales a los líderes de todos los niveles para su confirmación de acuerdo con diferentes niveles de confidencialidad. El contenido del documento no será revelado. a aquellos con el nivel de clasificación antes de la confirmación. Identificar el personal irrelevante.
La autoridad específica para la confirmación de la clasificación es:
1. Los documentos confidenciales deben ser confirmados por los altos directivos de la empresa.
2. Los documentos confidenciales deben ser confirmados por el líder del departamento o el director del proyecto.
3. Los documentos públicos internos serán confirmados por el departamento emisor según sea necesario.
Artículo 3 Clasificación Identificación
Una vez determinado el nivel de confidencialidad, se debe estampar o sellar el documento con la marca correspondiente en un lugar destacado según el nivel de confidencialidad.
1. ¿Los documentos confidenciales deben sellarse en diferentes bolsas para documentos según el tipo de documento y el sello debe estar sellado? ¿Sello de documento secreto?
2. ¿El documento secreto debe estar impreso en la esquina superior izquierda de cada página del documento? ¿secreto? Palabra.
4. ¿Es necesario sellar los documentos administrativos internos? ¿Información confidencial? Los documentos controlados están controlados por documentos. ¿Documentos controlados? Sellos
Sección 4 Impresión de documentos
1. Documentos confidenciales: impresos por profesionales.
2. Consejos: Una vez que el redactor ordena el borrador y confirma que está bien, debe cifrarse y archivarse. No puede imprimirse, reproducirse ni transmitirse de ningún otro modo a terceros sin autorización.
Artículo 5 Distribución
1. La distribución de secretos y expedientes secretos quedará registrada. Los documentos confidenciales y confidenciales deben ser entregados personalmente y firmados por el destinatario.
2. Los documentos públicos internos pueden ser distribuidos por varios departamentos o publicados en el tablón de anuncios interno de la empresa, o publicados en la red informática interna de la empresa.
3. Está estrictamente prohibido publicar, divulgar y transmitir documentos ultrasecretos y confidenciales en redes informáticas. Si es necesario transmitir documentos confidenciales a través de Internet, deben ser aprobados por el líder correspondiente.
4. En la cooperación externa, si realmente es necesario proporcionar documentos confidenciales de la empresa a los socios, primero deben ser aprobados por escrito por el líder correspondiente según el nivel de confidencialidad y se debe firmar un acuerdo de confidencialidad. con ellos antes de que puedan ser proporcionados.
Artículo 6 Consulta y solicitud de copia
1. Derechos de acceso:
Para consultar los expedientes de la empresa deberá cumplimentar el "Formulario de Aprobación de Préstamo de Expedientes".
1.1 Documentos confidenciales: firmados y aprobados por el director general de la empresa o su persona autorizada.
1.2 Documentos confidenciales: Firmados y aprobados por el subdirector general o director de proyecto de la empresa o superior.
2. Está prohibida la copia de documentos confidenciales.
2.1 Para solicitar la copia de documentos, se debe completar un formulario de solicitud por escrito. Los documentos confidenciales deben ser aprobados por el gerente general y los documentos confidenciales deben ser aprobados por el vicepresidente.
El gerente o jefe de proyecto firma y aprueba.
Artículo 7 Custodia y Archivo de Documentos
1. Los documentos confidenciales serán conservados por el emisor o persona autorizada del documento. Los documentos confidenciales serán conservados por el propio destinatario. Los archivos públicos internos generalmente están a cargo de los jefes de varios departamentos.
2. Las referencias a documentos confidenciales y secretos y las copias de documentos confidenciales y secretos deben registrarse ante el archivero para su verificación.
3. Si el custodio de documentos confidenciales pierde accidentalmente el documento, debe informar inmediatamente la situación al líder correspondiente de la empresa y restaurar el impacto lo antes posible.
Artículo 8 Responsabilidad de confidencialidad
1. El custodio de archivos confidenciales y secretos no copiará los archivos sin autorización y no permitirá que personal irrelevante acceda a estos archivos.
2. El personal no autorizado tiene estrictamente prohibido acceder, copiar y extraer documentos confidenciales y secretos.
3. No se permite a los empleados portar secretos de empresa, secretos y documentos públicos internos al momento de su salida.
4. Si se descubre el comportamiento anterior, la empresa lo abordará con seriedad. Si las circunstancias son graves, la empresa perseguirá la responsabilidad civil y penal.
Artículo 9 Destrucción de documentos caducados
1. Después de que el personal responsable confirme que los documentos confidenciales y secretos no tienen valor, el personal de gestión de archivos debe limpiar los documentos guardados y utilizarlos. una trituradora de papel Crush.
2. Los archivos públicos internos no son válidos y los archivos administrativos no se manejan de manera uniforme. Cada departamento es responsable de su propia eliminación de los documentos controlados por el sistema; Los documentos y listas de materiales que contienen parámetros técnicos y parámetros del proceso de producción se trituran y destruyen directamente. Otros se pueden utilizar como papel reciclado.
Artículo 10 Supervisión e Inspección
Los líderes de cada departamento deben supervisar eficazmente la confidencialidad de los secretos y archivos secretos del departamento, corregir con prontitud las violaciones de las normas de gestión y responder a las violaciones graves Informar de inmediato . Al mismo tiempo, se registrará el estado de control de los archivos confidenciales del departamento y se verificará periódicamente la implementación de la confidencialidad con base en los registros más recientes, y se notificará y criticará a quienes infrinjan las normas de gestión; cualquier incidente que pueda o haya causado grandes pérdidas debe informarse inmediatamente a la alta dirección de la empresa.
Artículo 11 Disposiciones Complementarias
1. El presente reglamento entrará en vigor inmediatamente después de ser firmado y aprobado por el director general;
Formulación: Revisión: Aprobación:
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