¿Cómo gestionar los gastos de la empresa?

De hecho, la cuestión de la autenticidad de los gastos de viaje es muy común entre las empresas y también es un dolor de cabeza para muchas empresas. Hay soluciones, pero ¿por qué tantas empresas siguen teniendo este problema después de tantos años? Esto se debe a que la solución requiere mano de obra, recursos materiales y energía, y todos están muy ocupados. Nadie tiene tiempo de comprobar la autenticidad de factura en factura, por lo que tienen que informarlo según la normativa. Los empleados también se están aprovechando de las lagunas jurídicas. El reembolso de los gastos de viaje de los empleados de muchas unidades se ha convertido en un beneficio oculto, por lo que todos han formado una inercia.

Los gastos de la empresa incluyen salarios básicos, salarios complementarios, otros salarios, tarifas de bienestar de los empleados, seguridad social, gastos oficiales, gastos comerciales, tarifas de compra de equipos, tarifas de reparación y otros gastos. Primero, determine cuántos gastos de viaje se contabilizarán. ¿Cuánto se puede reducir si se recorta el presupuesto? ¿El reembolso de los gastos de viaje de los empleados que visitan tiendas y viajes de negocios realmente supera las expectativas? ¿Las emociones negativas de los empleados después de los recortes de gastos afectarán el entusiasmo laboral? Todas estas son cuestiones a considerar. Si realmente quiere reducir sus gastos de viaje, puedo ayudarle a adoptar la mentalidad adecuada.

Asegúrate de que el viaje realmente se realice. La mayor laguna en el reembolso de gastos de viajes de negocios es con las manos vacías, es decir, no hay un recorrido por la tienda o un viaje de negocios real, pero se informan un montón de facturas, que pueden ser facturas por asuntos personales de la vida. Para garantizar que el viaje de negocios realmente se realice, utilice los siguientes métodos: 1) Realice los procedimientos de aprobación antes de cada viaje de negocios/recorrido por la tienda, y el supervisor debe firmar para confirmarlo. 2) La llegada a la tienda inspeccionada/apoyada requiere la firma del gerente de la tienda.

Después de confirmar que el viaje efectivamente se realizó, es necesario confirmar la autenticidad de la factura. Hay muchos empleados que utilizan los viajes de negocios para asuntos personales. En este momento llega el momento de comprobar la autenticidad de la factura. 1) Gastos de transporte. En la actualidad, la mayoría de los billetes de taxi están mojados. Solución: Cada billete de taxi debe registrarse electrónicamente, incluyendo hora y lugar de recogida y devolución, kilometraje, número de matrícula del taxi, etc. Debería registrarse. Toda la información del boleto de taxi del reembolsador debe ingresarse en la computadora y ordenarse el número de placa y la hora. Si ve el número de serie, básicamente puede estar seguro de que hay algún problema con el boleto. Además, si tiene la mano de obra y la energía, puede comparar el kilometraje con los lugares de recogida y devolución completados por el reembolsador, y la tarifa del taxi se puede estimar en función del kilometraje en el mapa de Amap. Si la tarifa no coincide con las millas, la autenticidad del billete es cuestionable. 2) Gastos de comidas, la autenticidad de esta parte de los gastos no está garantizada, por lo que se recomienda establecer un monto máximo, como un subsidio de almuerzo de 30-50 por huésped, y es necesario verificar la factura con el momento de el dia.

La experiencia personal demuestra que siempre hay empleados que harán todo lo posible para aprovecharse. Si se establece un subsidio fijo, los empleados serán reembolsados ​​según el límite superior, que básicamente equivale a beneficios invisibles.

Una forma muy práctica es adoptar tácticas psicológicas. Si es en la sede, primero puede buscar la tienda que reembolsa la mayor cantidad de gastos de viaje y luego encontrar a la persona que reembolsa más. Primero confirme con el gerente de la tienda la autenticidad del reembolso de esta persona. Incluso si el reembolsador tiene una buena relación con la gerencia, siempre se puede hablar de clientes potenciales. Si dudas de la autenticidad de este reembolso a los empleados (no es necesario confirmarlo), lo siguiente que debes hacer es matar la gallina de los huevos. Los documentos de reembolso del empleado fueron retenidos en lugar de reportados, y se pidió que se verificara su autenticidad, mientras que otros empleados reembolsaron como de costumbre. Si se reduce el reembolso de otros empleados, no se reducirá el reembolso de este empleado. Créame, estarán susurrando: ¿Expuestos? ¿Te pillaron por denunciar demasiadas denuncias? Las personas que se sienten más culpables son más reflexivas. Sólo necesita tomarse su tiempo, no se requiere respuesta. Si se contiene el próximo mes, entonces este método podrá usarse con otros. Si este empleado todavía tiene un gran reembolso el próximo mes, continúe deteniéndolo. Repetidamente, a menos que sea insensible, la mayoría de la gente sabe lo que está pasando. Si este método no funciona, se recomienda optimizar el proceso de gestión de reembolsos, agregar procedimientos de reembolso y verificar la autenticidad de las facturas.