¿Cómo redactar el sistema de gestión del entorno de oficina corporativa?
Sistema de Gestión de Oficinas de la Empresa
Capítulo 1 Principios Generales
El artículo 1 es estandarizar, programar e institucionalizar el trabajo de oficina del sistema ++ de la empresa. formulado para fortalecer aún más la gestión y la coordinación, aclarar los procedimientos de la oficina, mejorar la eficiencia de la oficina, garantizar y promover la realización de los objetivos estratégicos de la empresa ++ y el desarrollo de diversos negocios.
Artículo 2 La sede social es responsable de la organización, implantación, gestión y supervisión de este sistema.
Capítulo 2 Reunión de la Gerencia
Artículo 3 La reunión de la gerencia de la casa matriz se divide en XX reunión de trabajo y XX reunión de informe de trabajo.
Artículo 4: Cada mes (hora XX) se realizará XX reunión de trabajo, presidida por el gerente general (u otro jefe designado de la casa matriz), a la que asistirán los demás líderes de la casa matriz y los principales. y adjuntos de cada departamento directivo, y personal designado en caso de ser necesario. Estudia principalmente los asuntos más importantes de la empresa, como la estrategia comercial, las decisiones comerciales importantes, las reglas y regulaciones importantes, decide sobre proyectos comerciales o de inversión importantes, relaciones externas importantes, despliegue de trabajo importante y otros asuntos que deben discutirse y estudiarse en la oficina del gerente; reunión.
Artículo 5: Cada mes (hora XX) se realizará XX reunión de informe de trabajo, presidida por el gerente general (u otro jefe designado de la casa matriz), a la que asistirán los demás líderes de la casa matriz, jefes de departamentos, y empresas profesionales Designar personal para asistir en caso de ser necesario. El contenido del informe de trabajo empresarial incluye: construcción de la estructura organizativa, estado ideológico y desempeño específico de los empleados, desarrollo empresarial, etc. La unidad de informes debe prepararse cuidadosamente antes de la reunión y elaborar un informe completo en ese momento.
Artículo 6: Los asuntos que varios departamentos y empresas profesionales deban presentar a la reunión de la oficina del gerente para su consideración deben presentarse por escrito con una explicación de antecedentes dentro de los dos días hábiles anteriores a la reunión y enviarse a la oficina para resumen y cribado. Reportar al director general para determinar el orden del día de la reunión. Una vez determinado el tema, la oficina notificará a los departamentos pertinentes para que se preparen para la reunión (incluidos los materiales de la reunión, etc.).
Artículo 7 La reunión de la gerencia tomará las correspondientes resoluciones o decisiones sobre los asuntos acordados, teniendo el gerente general la decisión centralizada final y el poder de decisión.
Artículo 8: La oficina designará una persona dedicada a tomar notas de las reuniones de la oficina del gerente y organizarlas y archivarlas. Los asuntos importantes de resolución se registrarán en actas de la reunión, que se entregarán a las unidades o al personal correspondiente. La oficina insta, supervisa y retroalimenta los asuntos que deben implementarse.
Artículo 9 La reunión de liderazgo de la casa matriz está presidida por el gerente general y asisten los demás líderes de la casa matriz. Se realiza periódicamente cuando sea necesario, el director de la oficina es responsable de registrar y supervisar. la coordinación y ejecución de los asuntos resueltos en la reunión.
Capítulo 3 Manejo de Documentos Oficiales
Artículo 10: Cada departamento no emitirá documentos oficiales en nombre del departamento a unidades fuera del sistema de la empresa.
Artículo 11 Los documentos emitidos por los departamentos de liderazgo superior (incluidos los recibidos por varios departamentos o recibidos en nombre de otros) serán registrados, distribuidos y archivados de manera uniforme por la oficina. El departamento puede copiar y conservar los documentos pertinentes con la aprobación de la oficina.
Artículo 12: Para todos los documentos y cartas oficiales emitidos a nombre de la casa matriz y aquellos que utilicen el sello de la casa matriz, la oficina tiene derecho a revisar el contenido y el texto, siendo responsable de de cheques.
Artículo 13 La oficina es responsable de la gestión de documentos y expedientes y es responsable de orientar el trabajo documental de todo el sistema.
Artículo 14 La oficina es responsable de formular las normas de trabajo de confidencialidad de la oficina central y orientar el trabajo de confidencialidad de todo el sistema.
Capítulo 4 Aprobación Interna
Artículo 15 Las empresas o departamentos subordinados deben utilizar documentos de aprobación para informar el trabajo o solicitar la aprobación de asuntos relevantes al jefe de la oficina central por escrito.
Artículo 16 Los documentos de aprobación presentados por cada departamento de la empresa serán enviados directamente al líder a cargo por el departamento. Una vez que el líder los firme y apruebe, serán devueltos directamente al departamento para su procesamiento. Si el asunto está fuera de la autoridad del líder a cargo, debe enviarse a la oficina y reportarse al gerente general para su revisión y aprobación. Después de la aprobación, se informará al departamento o se manejará de acuerdo con las instrucciones del líder.
Artículo 17 Los documentos de aprobación de las empresas subordinadas se presentarán a los departamentos de gestión correspondientes o líderes a cargo de acuerdo con el contenido de la presentación. Si es necesario informarlo al gerente general para su aprobación, debe entregarse a la oficina para su presentación. Una vez aprobado, se manejará de acuerdo con las instrucciones del liderazgo.
Artículo 18 Una vez firmado y aprobado el documento de aprobación por el jefe de la oficina matriz, el documento original se presentará a la oficina para su archivo y revisión, la unidad informante podrá conservar una copia si fuera necesario.
Artículo 19 Los documentos de aprobación deberán ser impresos, diligenciados conforme a la reglamentación, utilizados en formato estandarizado y firmados por el responsable y el responsable de la unidad informante, en su caso; debe ser completo y válido. Generalmente, se debe presentar una cosa a la vez. Si se requieren aprobaciones múltiples para un asunto, las opiniones de aprobación anteriores deben adjuntarse a la segunda presentación.
Artículo 20 El departamento de empresa debe ser responsable y responsable. La recogida, entrega, transferencia y entrega deben ser rápidas y precisas, y los procedimientos de entrega deben ser completos. Un sistema de envío y recepción de documentos y entrega. Se debe establecer un sistema de registro y designar a una persona dedicada a ser responsable del registro y archivo.
Artículo 21 Cada departamento y compañía subsidiaria debe designar a un empleado regular como oficial de enlace responsable del trabajo de enlace. Incluyendo firmar documentos, recibir notificaciones y transmitirlas a los líderes y al personal del departamento, presentar documentos de aprobación y otros asuntos relacionados.
Capítulo 5 Uso de Sellos
Artículo 22: Todos los documentos legales y otros documentos importantes que involucren contratos, acuerdos, compromisos externos, garantías, transferencias de activos, etc. importantes de la empresa, deben ser revisado por la oficina reguladora (o abogado contratado) y reportado al gerente general para su firma y aprobación antes de su uso.
Artículo 23. Los documentos presentados al departamento de dirección superior deberán ser revisados por el director de oficina y reportados al gerente general para su firma y sello.
Artículo 24: Las cartas generales, informes, certificados, etc. que involucran el negocio específico a cargo de los jefes de la oficina matriz, serán revisados por la secretaría de la oficina y firmados y aprobados por los jefes a cargo antes de ser sellado.
Artículo 25 Las cartas generales, cartas de presentación u otros asuntos distintos de los mencionados anteriormente se imprimirán previa aprobación del director de la oficina.
Capítulo 6 Documentación
Artículo 26 La Oficina de Documentación es la principal responsable de la impresión de los documentos de la sede y materiales relacionados. El contenido impreso debe ser revisado y firmado por el director de la oficina (o líder a cargo).
Artículo 27 Todos los documentos comerciales, cartas y otros materiales que cada unidad necesite producir y emitir deberán ser impresos por ella misma.
Artículo 28 Al procesar copias, faxes, etc., se deberá completar el "Formulario de Solicitud de Negocio de Oficina Documental", firmado por el jefe del departamento y enviado a la Oficina Documental para su procesamiento. Al final de cada trimestre, la oficina calculará los gastos y los transferirá al Departamento de Finanzas para que se incluyan en los gastos del departamento.
Artículo 29: Los faxes salientes de negocios generales serán firmados por el jefe del departamento; los faxes salientes importantes serán firmados por el jefe de la oficina central.
Artículo 30 Al recibir un fax, se deberá notificar inmediatamente al destinatario para que firme por el mismo.
Artículo 31: Todos los departamentos e individuos pueden enviar o recibir correos electrónicos por sí mismos si pertenecen al jefe de la casa matriz, la oficina será responsable de su manejo.
Capítulo 7 Recepción
Artículo 32. Todo huésped que venga de visita deberá ser recibido y presentado por alguien de la unidad visitada previo registro.
Artículo 33: El recepcionista de la oficina será responsable de recibir a los invitados de los líderes de la empresa, y los demás visitantes serán recibidos por la unidad visitada.
Artículo 34 Si se requiere una sala de conferencias o sala de negociaciones para negociaciones comerciales, deberá comunicarse con la oficina con anticipación y la recepcionista será responsable de hacer los arreglos.
Capítulo 8 Otros
Artículo 35 Los cuadros por encima del nivel medio deben venir a la empresa cada semana para discutir asuntos colectivamente. Si no está disponible temporalmente o está enfermo, debe solicitar permiso al líder a cargo de la oficina central.
Artículo 36: Cada departamento de la empresa implementa una gestión centralizada de cada filial. Al final de cada mes, las organizaciones correspondientes o personal relativamente fijo de cada filial reportan trabajos, informes y otros materiales al. Departamento de gestión centralizada.
Capítulo 9 Disposiciones Complementarias
Artículo 37 La oficina de XX Sociedad es responsable de la interpretación de este sistema.
Artículo 38 Durante la implementación de este sistema, cada empresa filial podrá formular detalles de implementación en función de la situación real.