Un breve análisis de la gestión de archivos de personal en colegios y universidades bajo el sistema de agencia de personal
El sistema de agencia de personal y archivos de personal en colegios y universidades: en el proceso de adaptación al desarrollo social, las relaciones de archivos de personal de El personal recién contratado en colegios y universidades es administrado por agencias de servicios de intercambio de talentos. Establecer relaciones laborales entre universidades e individuos, con un mecanismo de empleo flexible. Durante el período de empleo, los colegios y universidades deben gestionar agentes de personal de acuerdo con las disposiciones pertinentes del contrato de trabajo. El personal que sea despedido o que ya no esté empleado debe ser transferido nuevamente a la agencia de servicios de talentos y desvinculado de la escuela. Su característica más importante es la separación de la gestión de relaciones con el personal y el uso del personal. Los colegios y universidades disfrutan del derecho a utilizar los talentos según lo estipulado en el contrato de trabajo y asumen las obligaciones correspondientes, como el pago según el trabajo, la evaluación, las recompensas y los castigos. , separar gradualmente el derecho a utilizar talentos de la propiedad, separar las responsabilidades sociales asumidas originalmente por la unidad de la unidad y avanzar hacia una gestión socializada. Los colegios y universidades implementan la gestión de archivos de personal bajo el sistema de agencia de personal, cuyo objetivo es reducir la carga del trabajo diario relacionado con el personal en los colegios y universidades, eliminar la dependencia del personal recién contratado de la unidad y lograr la autonomía de los colegios y universidades en empleo, especialmente para ayudar a resolver los problemas de introducción de talentos, admisión de graduados, evaluación de títulos profesionales, problemas encontrados en la gestión de expedientes de personal, dotación de personal, registro de hogares, etc. Es un sistema de agencia de personal que profundiza la reforma del sistema de personal y mejora la vitalidad y vitalidad de los colegios y universidades. También es una parte importante de la reforma del sistema universitario.
Contenido de los archivos de personal universitario administrados: Los archivos administrados completos incluyen principalmente: currículums y autobiografías de cuadros, evaluaciones, calificaciones académicas y puestos de nombramiento, revisión política, partidos y grupos de masas, premios y castigos, salarios, nombramientos y mudanzas, etcétera. Según su finalidad, se divide en: política democrática: ingreso a la liga, ingreso al partido y al ejército, evaluación de la organización, valoración y valoración, nombramiento y destitución de puestos, premios y castigos, estilo moral, capacidad profesional, desempeño laboral, etc. . Categorías de educación y títulos: currículum, autobiografía, calificaciones académicas, títulos, estatus de estudiante, visitas al extranjero, educación superior, etc. Categorías profesionales y técnicas: evaluación de títulos profesionales, premios de trabajos, patentes de logros, logros de investigación científica, etc. Seguridad social: como promoción salarial, prestaciones sociales, evaluación electoral, fondo de previsión para la compra de vivienda y vivienda, acuerdos contractuales, etc. Educación y salud: como calificaciones escolares, currículum, autobiografía, planificación familiar, atención médica, etc. Vivir y trabajar en paz y satisfacción: como propiedad de la vivienda, registro del matrimonio y del hogar, miembros de la familia, relaciones sociales, abandono de documentos y salida al extranjero para defender derechos, etc. Partidos demócratas: nombramientos diversos, visitas al extranjero, registro de representantes, etc.; . ; están estrechamente relacionados con los intereses del fiduciario y son nuevos recursos generados por su continuo crecimiento.
Rendimiento de los archivos de personal en colegios y universidades: ¿Hay personas que guardan los archivos de personal en colegios y universidades? ¿Comprender los sentimientos de la gente, abordar sus preocupaciones y proteger sus derechos? Es un recurso importante que se puede buscar, es serio y autorizado. ¿Puede utilizarlo? ¿certificado? ¿Ayudarte a rastrear la fuente, usar? ¿número? ¿Resolver sus problemas y eliminar lo falso conservando lo verdadero en materia personal? ¿Crecimiento y desarrollo, nacimiento, vejez, enfermedad y muerte, alimentación, vestido, vivienda y transporte? Casi todos son inseparables, por ejemplo, los archivos de salarios se pueden usar para verificar la duración del servicio, el estado escolar y los archivos de bienes raíces se pueden usar para manejar procedimientos de empleo y determinar la propiedad de la casa, y los archivos de matrimonio se pueden usar para manejar procedimientos como. préstamos para compra de vivienda y herencia; y otros ejemplos incluyen promoción, educación superior, seguro médico, notarización de derechos de propiedad, búsqueda de exalumnos, búsqueda de verificación, etc. ¿Cuál puede mostrar sus ventajas? ¿ese poder? Especialmente hoy en día, cuando el papel y el efecto legal de los vales son cada vez más prominentes, son un recurso de información, un recurso cultural, un recurso característico y un recurso de beneficios inconmensurables.
2. Situación actual de la gestión de archivos de personal en las universidades bajo el sistema de agencia de personal
En los últimos años, con la integración de diversos recursos archivísticos en las universidades, los archivos se han convertido en el cuerpo principal. de gestión de archivos de personal. Después de la implementación del sistema de agencia de personal en colegios y universidades, el cuerpo principal de la gestión de archivos de personal se divide en dos partes. Uno son los archivos de profesores y personal bajo el sistema tradicional de gestión de archivos escolares; la otra parte de los archivos de personal alquilados es gestionada por el centro de servicios de intercambio de talentos local. Cuando un gran número de inquilinos son contratados oficialmente por un largo tiempo, sus archivos solo se pueden transferir a los archivos de la escuela, y algunos tardan mucho en ser contratados oficialmente. Los archivos confiados a largo plazo son administrados por agencias de personal, pero existen muchos problemas en la gestión de archivos de personal.
1. Las responsabilidades de la institución y la dirección universitaria no están claras.
El sistema no es perfecto, la gestión no está estandarizada, las responsabilidades de ambas partes no están claras y las operaciones no están claras. son propensos a errores; por ejemplo, la agencia concede gran importancia a la recepción, custodia y almacenamiento. La dirección general presta más atención a la recepción y descuida la gestión. Al recibir materiales, básicamente no hay revisión ni lectura, ni clasificación por capítulos, ni vinculación en el tiempo, sin mencionar la gestión de organización y carga de archivos, y el ingreso de información del directorio. La mayoría de los archivos de personal que aparecen bajo custodia existen en la estructura original, con documentos dispersos y una gestión seria. Incluso si se pierden, no hay base para ellos, al mismo tiempo, cuando los archivos de la agencia no se han presentado formalmente. En la universidad, el departamento de archivos de la universidad no puede realizar consultas y supervisión, ni verificar fugas, y mucho menos estandarizar y modernizar la gestión en el momento oportuno, los materiales transferidos no cuentan con información del catálogo electrónico, etc. , y no se ha alcanzado el nivel de gestión más básico, lo que afecta a la calidad de los archivos.
2. El contenido de los archivos de personal alojados está incompleto.
El contenido de los expedientes de personal aumenta constantemente con el crecimiento de las personas. Es dinámico y necesita ser complementado y actualizado continuamente para reflejar verdaderamente su verdadera situación. Sin embargo, la complementación y recopilación de algunos expedientes de agentes es lenta y existen abundantes materiales como evaluaciones de desempeño, evaluaciones de títulos profesionales, educación continua, promociones, etc., lo que afecta el acceso y utilización de los expedientes. Otro ejemplo son los materiales de formación incompletos. Por ejemplo, aunque algunos de ellos han sido contratados o cambiado de trabajo, o han sido ascendidos a educación superior o ascensos, no hay registros en sus archivos y algunos materiales no tienen opiniones de aprobación ni firmas personales. Algunos archivos faltan debido a transferencias o rearchivaciones repetidas, lo que debilita el papel de los comprobantes y las pruebas. Algunas instituciones tienen datos de valoración y evaluación incompletos, lo que afecta en cierta medida una comprensión integral de sí mismas;
3. Los archivos del personal de custodia no son continuos.
Incluso si el personal aceptado o planeado ser introducido por los colegios y universidades es en régimen de arrendamiento, el requisito académico mínimo debe ser una maestría o superior. Por lo tanto, los materiales académicos son el foco de la colección, como materiales originales desde la escuela secundaria hasta el doctorado, incluidos formularios de solicitud, formularios de registro de admisión, formularios de estado de estudiante, formularios de registro de posgrado o formularios de evaluación, formularios de aprobación de otorgamiento de títulos, etc. Sin embargo, la recopilación de datos durante el período de acogida no fue oportuna, lo que dio lugar a una continuidad insuficiente de muchos datos. Por ejemplo, algunos materiales de pregrado solo tienen formularios de registro de admisión pero no formularios de registro de graduación, y viceversa, algunos materiales de estudiantes de posgrado no son sistemáticos, los archivos de maestría carecen de información de pregrado y los archivos de doctorado carecen de información de maestría. Algunas personas no están seguras de si obtuvieron un título o estudios adicionales mientras estudiaban en el extranjero, e incluso estos materiales no están archivados, lo que no puede reflejar con precisión este proceso, y la continuidad de los materiales archivados no es sólida.
4. Es inconveniente verificar los archivos de personal administrado.
Cuando el departamento de personal de la organización universitaria necesita verificar los archivos de depósito en garantía, o cuando la rama del partido solicita unirse al partido o se prepara para convertirse en miembro del partido, o cuando realiza inspecciones de personal de rutina, debe acudir a la agencia de manejo para pedir prestado o emitir un certificado a través del departamento de personal de la universidad; o el individuo en custodia debe solicitar certificados como maestría, doctorado, evaluación de título profesional, registro de hogar, etc. , todos deben pasar por múltiples procesos repetidamente, lo cual es extremadamente inconveniente de usar. Al mismo tiempo, el departamento de recursos humanos de la universidad primero recopila y organiza los archivos del custodio y luego los transfiere a la agencia de manera centralizada de manera regular, lo que fácilmente puede causar que las entidades del archivo se dañen o se pierdan. durante el proceso de transferencia, afectando la gestión y la calidad del acceso a los archivos custodios.
3. Contramedidas del sistema de agencia de personal en la gestión de archivos de personal en colegios y universidades.
La gestión de archivos es un trabajo altamente profesional y basado en políticas. Las agencias de gestión de ambas partes no solo deben estandarizar la gestión, sino también fortalecer la conciencia de la gestión, familiarizarse y dominar las habilidades de gestión de archivos del personal, expandir y ampliar continuamente las funciones de servicio, construir una plataforma de comunicación, crear un entorno de trabajo armonioso y proporcionar a ambas partes. con servicios de alta calidad, convenientes, rápidos y eficientes.
1. Optimizar el entorno de servicio de archivos de personal de la agencia.
Para promover la mejora de la gestión de archivos de personal y la eficiencia del servicio en colegios y universidades bajo el sistema de agencia de personal, es necesario mejorar rápidamente las responsabilidades de gestión de archivos de personal más científicas y razonables, mejorar el nivel político y profesional. nivel de administradores de archivos en ambos lados, y exigirles que no solo tengan? ¿Multifuncional? Amo mi trabajo y soy experto en negocios. Soy competente en todos los aspectos de la recopilación, investigación, identificación, clasificación, organización, archivo y protección de archivos personales. También es necesario dominar los conocimientos y habilidades de automatización, informatización y creación de redes, mejorar el nivel técnico de la gestión de archivos y optimizar el entorno de servicio para la gestión de archivos del personal de la agencia.
2. Estandarizar los procedimientos de gestión de expedientes del personal de la agencia.
Se debe fortalecer la comunicación y coordinación entre universidades e instituciones y formular procedimientos y medidas específicas que sean factibles y operables. Al mismo tiempo, los colegios y universidades deben cooperar activamente con las instituciones en la recopilación de materiales de archivo, y las instituciones no pueden limitarse a la preservación de archivos. Ambas partes deben hacer un buen trabajo de coordinación, trabajar duro para resolver problemas como responsabilidades poco claras, alcance poco claro, relaciones poco fluidas, procedimientos no estándar, mecanismos operativos deficientes y retroalimentación de información inoportuna, y formular contratos estrictos. Aclarar las responsabilidades respectivas, los métodos operativos, los procedimientos de trabajo específicos y los mecanismos operativos de cada enlace de trabajo, y establecer y mejorar diversas reglas y regulaciones, incluida la recolección de materiales, el almacenamiento y protección de archivos del personal, la identificación, la consulta (préstamo) y la transferencia, etc. Las agencias deben recopilar, organizar, preservar y utilizar los archivos de custodia de acuerdo con los procedimientos, y las universidades también deben cambiar activamente los antecedentes educativos, los puestos, los títulos profesionales, los ajustes salariales, etc. de los custodios.
3. Hacer un buen trabajo recopilando y organizando los archivos del personal de los agentes.
La recopilación completa y oportuna de materiales es la máxima prioridad del trabajo de archivo. Cada año se deben recopilar y organizar materiales recién formados, como ascensos, ascensos, evaluaciones, nombramientos y destituciones, diversas recompensas y castigos, inspecciones en el extranjero, auditorías salientes, etc. , mejorar la conciencia sobre el seguimiento completo, procesar e identificar cuidadosamente las selecciones, esforzarse por ser veraces y completos, tener procedimientos completos y controlar estrictamente la calidad de los materiales archivados. Las instituciones y los empleadores deben prestar atención a la comunicación de la información; Los agentes deben comprender rápidamente las reglas de formación de materiales, las fuentes y los enlaces de los materiales, comprender los problemas que a menudo surgen en los materiales y contactar de manera proactiva a las unidades o individuos. Los colegios y universidades deben esforzarse por brindar orientación y supervisión antes de que se produzcan los materiales. Establecer y mejorar oportunamente el sistema de contacto e intercambio de información de expedientes de personal, y establecer una red de recopilación de expedientes de personal. La agencia enviará por escrito el contenido y el alcance de los materiales que deben archivarse al empleador y se comunicará con el empleador con regularidad. Los empleadores recopilan, identifican y registran materiales de personal de manera oportuna y transfieren archivos a la agencia de manejo al final del año para garantizar la autenticidad, autoridad, integridad y legibilidad a largo plazo de los archivos de personal.
4. Ampliar las funciones de gestión de los departamentos de archivos universitarios.
El departamento de archivos de las universidades no sólo debe asumir las responsabilidades tradicionales de la gestión de archivos de personal, sino también convertirse en el centro o estación de transferencia para la gestión y utilización de archivos de personal bajo el sistema de agencia de personal. Por lo tanto, el departamento de personal de la universidad debe transferir rápidamente la lista actualizada al departamento de archivos después de contratar nuevo personal cada año, una vez generados los archivos de personal, los archivos deben clasificar y organizar rápidamente los archivos de personal entregados por el departamento de personal. y transferirlos rápidamente bajo el sistema de agencia de personal ¿Los archivos de personal presentados? ¿centro? Hacer una entrega. Al mismo tiempo, fortalecer la comunicación empresarial y mantenerse al tanto de los expedientes de personal de los agentes en las universidades, después de que se produzcan los materiales del expediente de personal, el departamento de archivos organiza y almacena rápidamente los expedientes de personal entregados por los agentes, los gestiona de forma centralizada y los proporciona; Servicios de archivos sistemáticos y completos.
5. Establecer un sistema de gestión de información de archivos de personal de custodia.
La agencia debe establecer una gestión de información de los archivos del personal confiado de manera oportuna, establecer conexiones de información sistemáticas con las universidades y lograr el intercambio de información. Los empleadores pueden utilizar la plataforma de la red para verificar de manera rápida y conveniente los archivos electrónicos de la agencia de personal afiliada a la unidad, e ingresar y recopilar selectivamente la información personal y la información básica del custodio. Tales como promoción, inspección y evaluación, formación y educación, grados académicos, títulos profesionales, hojas de vida, familiares, relaciones sociales, etc. , ¿Están todos clasificados, procesados y organizados de manera ordenada, convirtiéndolo en un módulo completo del sistema de información de expedientes de personal, pero el trabajo de recolección de información debe establecerse en el departamento de personal de la organización para su revisión y confirmación? ¿Un calendario para tres años? Sobre la base de garantizar la exactitud y singularidad de la información; fortalecer la eficiencia de la gestión diaria, establecer un sistema de gestión moderno para consultas, préstamos, estadísticas y análisis para satisfacer en la mayor medida las necesidades de los colegios y universidades de información sobre los archivos del personal.