¿Qué es un documento?
Documentos en el sentido original se refieren a "artículos" y "libros". Con el proceso de industrialización y la profundización de la división social del trabajo y el sistema de cooperación, los "documentos" y "cartas" dentro y fuera de la empresa también se han incluido en la categoría de "documentos" y se han convertido en el contenido principal de la gestión documental. .
Desde la perspectiva de la forma de "documento", el "documento" original se refiere principalmente a "libros en papel con palabras y símbolos escritos" con el avance de la ciencia y la tecnología, el portador de documentos y el; El contenido grabado ha cambiado y ya no se limita al papel o a soportes más primitivos, ni se limita a palabras y símbolos. Hay películas, fotografías, cintas de audio, cintas de vídeo y CD; hay sonidos, fotografías e imágenes.
Por tanto, la comprensión del concepto de “documento” sólo puede entenderse a partir de su función. Podemos referirnos colectivamente al "portador de transmisión y almacenamiento de información de las actividades comerciales corporativas" como "documentos". Tiene dos significados: en primer lugar, es un medio para registrar información sobre las actividades comerciales corporativas; en segundo lugar, la información registrada se puede transmitir y conservar en el tiempo y el espacio.
Métodos para clasificar y organizar documentos
Todos los documentos manejados deben clasificarse y ordenarse, y los documentos innecesarios deben descartarse. Existen muchos métodos de clasificación y puedes elegir según el contenido de los documentos que manejes.
1. Método de clasificación de nombres personales
El método de clasificación de nombres personales es clasificar por "nombre". Esta clasificación se utiliza principalmente para correspondencia, documentos de relaciones personales, etc. De hecho, la clasificación de nombres personales no se limita a nombres personales, sino que también incluye "nombres de lugares", "nombres de empresas", "nombres de departamentos" dentro de la empresa, así como "clasificación de letras", "clasificación de códigos", etc. . asociado con estos nombres o títulos espera.
Todos los títulos se pueden organizar en el orden de "letras Pinyin" o "letras en inglés" para facilitar la búsqueda. La clasificación de códigos consiste en convertir todos los títulos en "códigos numéricos" y luego ordenarlos según el orden del código.
2. Método de clasificación de temas
El método de clasificación de temas consiste en clasificar temas según temas, como finanzas y contabilidad, marketing, producción, ciencia y tecnología, derecho, educación, etc. .; o instituciones políticas, grupos sociales, asociaciones diversas, unidades de consultoría, centros de educación y formación, etc. Por supuesto, también se pueden subdividir diferentes temas dependiendo del contenido de los asuntos administrativos o del trabajo realizado por el personal de la oficina administrativa.
3. Método de clasificación formal
El método de clasificación formal consiste en clasificar documentos según su forma, como cartas, documentos oficiales, resúmenes, manuscritos, aprobaciones, informes de investigación, contratos, acuerdos. , etc. Se clasifican varias formas.
4. Método de clasificación del período antiguo
El método de clasificación por fecha consiste en clasificar los documentos según la fecha en que se produjeron o según la fecha en que se procesaron. Se puede clasificar por año, mes o día.
5.Método de clasificación de asuntos
El método de clasificación de asuntos consiste en clasificar una cosa, es decir, desde que ocurre hasta el final del asunto, todos los documentos procesados se clasifican en una categoría. . Por ejemplo, en una encuesta, todos los documentos provenientes de la recopilación de datos, entrevistas e informes de investigación se recopilan y clasifican en una categoría. Otro ejemplo son los litigios, las relaciones públicas, la planificación, los proyectos de ingeniería, etc., que pueden discutirse uno por uno y clasificarse en una sola categoría.