Muestra de formato de agenda de reunión
La agenda de la reunión es la disposición general de la secuencia de actividades de toda la reunión. Entonces, ¿cuáles son los requisitos específicos para el formato de redacción de la agenda de la reunión? Ejemplo de formato de agenda de reunión. Espero que te resulte útil.
Ejemplo 1 de formato de agenda de reunión
1. Explique las tareas y propósitos de la reunión
2. Presente a los participantes (la palabra en el podio significa "; asistir", Aquellos en la audiencia están "participando");
3. Ingresando al proceso de la reunión:
1. ¿El primer paso de la reunión?
2. ¿El segundo paso de la reunión Item?
?
4. Resumen. Resuma el propósito de la reunión, centrándose en la "implementación".
Cosas a tener en cuenta al redactar las actas de la reunión
1. Resalte el centro.
2 Presta atención a absorber opiniones correctas.
3. Ser organizado y teórico.
4 Sé fiel al contenido real de la reunión.
5. Las actas de la reunión deben levantarse cuidadosamente y los materiales deben recogerse en detalle; y el espíritu de la reunión debe estudiarse cuidadosamente para seleccionar y eliminar correctamente los materiales;
6 El acta de la reunión es un reflejo de la voluntad unánime de los participantes. La firma debe estar firmada por todas las unidades participantes, por lo que no existe firma ni sello oficial, y los participantes pueden simplemente retirarla. implementación.
Ejemplo de formato de agenda de reunión 2
1. Preparación antes de la reunión
1. Cuando el personal de la oficina recibe el aviso de la reunión, primero deben preguntar claramente sobre el cumplir con los requisitos de servicio, y luego Los arreglos específicos se enviarán al personal de la conferencia, quien preparará el trabajo previo a la reunión, comprenderá la información relevante de los participantes y registrará los asuntos de la conferencia, mantendrá una buena comunicación de información y promoverá el progreso sin problemas. de la conferencia.
2. Determine el número de asistentes a la reunión, ajuste el lugar de la reunión de manera oportuna de acuerdo con los participantes y las especificaciones de la reunión, e inspeccione cuidadosamente las instalaciones en el lugar.
3. Redactar la agenda de la reunión y distribuirla a todos los participantes después de la aprobación de los líderes superiores. La agenda de la reunión es una disposición aproximada del contenido de la reunión. La agenda debe cubrir asuntos específicos como el tema, la hora, el lugar, los participantes y los arreglos del tema. La agenda de la reunión debe comunicarse a los participantes antes de la reunión.
4. Organice de manera razonable el personal de la conferencia relevante, y el personal debe hacer lo siguiente:
(1) Apariencia
(1) Vestir uniformemente Estar ordenado y hacerlo No usar pantuflas ni zapatos con puntas.
(2) El personal de recepción debe llevar el pelo corto que no les cubra los ojos, y el pelo largo debe estar peinado en una coleta o moño. Se requiere maquillaje ligero
No se permite maquillaje pesado ni joyas.
(3) Sentarse y ponerse de pie en una postura estándar y digna, sin cruzar las piernas.
(2) Idioma
(1) El tono es suave y amigable, el volumen es moderado y el mandarín es estándar.
(2) Utilice un lenguaje civilizado y educado, y utilice "hola", "por favor", "por favor",
"gracias", "lo siento", "está bien" , etc. Expresiones educadas.
(3) Saludar a los clientes de forma proactiva, sin ser descuidados, usar lenguaje vulgar o hacer
ruidos fuertes.
(3) Actitud
(1) Dedicada, diligente, alegre, enérgica y educada.
(2) Servicio con sonrisa, actitud sincera, entusiasta y atenta.
(3) Corregir los errores laborales con prontitud y disculparse en persona.
(4) Explique el problema cortésmente.
(4) Disciplina
(1) No comer alimentos malolientes antes del servicio de la conferencia.
(2) No utilizar el teléfono durante las reuniones.
(3) No bostezar, estornudar ni hurgarse las orejas ni la nariz durante el servicio.
(4) Respetar estrictamente la ética profesional.
5. La oficina debe notificar a los participantes la hora, el lugar y otras precauciones específicas de la reunión en forma de documentos, correos electrónicos, llamadas telefónicas, etc. un día antes de la reunión.
6. Antes de celebrar una reunión importante, se deben realizar los ensayos necesarios con anticipación. Los discursos y los documentos de presentación electrónicos durante la reunión deben estar unificados y estandarizados, y los equipos electrónicos como los proyectores deben probarse para verlos. si se pueden utilizar normalmente.
7. La compra de frutas y bebidas para la recepción en el lugar debe prepararse el día anterior y comprarse razonablemente de acuerdo con el número de participantes y las especificaciones de la reunión si se solicita organizar un banquete después; después de la reunión, se debe determinar la hora del banquete, seleccionar el lugar del banquete y determinar el menú de acuerdo con el presupuesto de recepción de la empresa; las bebidas necesarias para el banquete también se deben reservar con anticipación;
8. Haga una etiqueta con el nombre con referencia a la lista de participantes. La etiqueta con el nombre está impresa en papel de fondo rojo con el nombre de la unidad, el nombre y la posición. apropiado, claro y legible. El papel se corta a un tamaño de 8,5*15,11 cm y se coloca utilizando una rejilla triangular de dos lados para placas de identificación.
9. Se debe priorizar la disposición de los asientos en el lugar de celebración, especialmente cuando hay personas VIP asistiendo a la reunión, se debe organizar adecuadamente. El número de asientos deberá ordenarse en función del número de asistentes, reservando de dos a cuatro asientos extra.
10. El personal de la conferencia organiza el lugar:
(1) Verifique las condiciones sanitarias de la sala de conferencias (superficie, orificios para las mesas, sillas, pisos, alfombras, tazas, teteras, etc.), asegúrese de que la sala de reuniones esté ordenada y que los suministros para reuniones estén limpios. De acuerdo con el número de participantes, organice el podio, mesas y sillas, pancartas (monograma), tarjetas de mesa, flores y plantas, mesa de registro, carteles, plato de frutas, bolígrafos, cuadernos, agenda de la reunión y otros documentos necesarios para la reunión. .
(2) Utilice tiradores de cables para asegurarse de que las mesas, sillas, tazas y otros suministros para reuniones estén colocados ordenadamente. Al colocar flores, como en el espacio abierto en medio de una larga mesa ovalada o en la esquina de la sala de conferencias, también puede personalizar los ramos de flores en la mesa de conferencias, pero el tamaño debe ser controlado y no demasiado grande ni demasiado grande. de altura. El color de las flores depende del tema de la conferencia.
(3) De acuerdo con la agenda de la reunión, organice razonablemente los asientos, las tarjetas de los asientos, los oradores, el orden de los discursos del líder, otros elementos de la reunión, si se necesita música, si se necesita un proyector, etc., y verifique a tiempo para garantizar que todos los elementos necesarios deben estar completos y se deben hacer los preparativos antes de la reunión.
(4) Coloque el micrófono de acuerdo con la posición del altavoz y ajústelo (la altura de la posición del micrófono, efectos e interfaces, etc.) para garantizar que el micrófono y el volumen sean normales si hay música. es necesario, pruebe la reproducción con anticipación para garantizar una reproducción normal. Si se necesita un proyector, la ubicación del proyector y la cortina se determinará en función de las necesidades reales de la reunión, y el personal lo depurará; Prepare y ajuste micrófonos de repuesto en caso de emergencias con micrófonos durante la reunión y reemplácelos a tiempo.
(5) Los suministros necesarios para la reunión deben colocarse de acuerdo con los siguientes requisitos:
Coloque el tablero del asiento directamente frente al asiento y coloque el posavasos y el vaso de agua. directamente frente a la mano derecha (con el asa del vaso hacia la derecha) (Gire hacia los lados
45 grados), coloque toallitas desinfectantes cerca del vaso de agua (opcional) y coloque frutas o agua pura embotellada al frente En la mano izquierda (en caso de que el líder no beba té), los cuadernos, las agendas de las reuniones, los materiales de las reuniones y otros documentos en papel relacionados con las reuniones se colocan en el medio, y los bolígrafos para firmar se colocan en el lado derecho de los documentos. Otros elementos, como bolígrafos láser y pañuelos removibles, se pueden colocar al azar. Preste atención a mantener el escritorio limpio y ordenado, no demasiado lleno de gente ni desordenado.
Detalles específicos:
①Taza de té: posicionamiento de la taza de té. Sostenga el asa de la taza con el pulgar y el índice. El asa de la taza debe estar alineada con el reposabrazos derecho de la silla y colocada en línea recta. La flor en la tapa de la taza de té debe estar perpendicular al asa de la taza. alineados con los invitados y colocados uniformemente.
② Posavasos y vaso: levante el posavasos con el pulgar y el índice y colóquelo en el lado izquierdo de la taza de té. El ángulo entre los dos pétalos del posavasos apunta a la distancia. de la taza de té es de aproximadamente 1 cm. Sostenga el fondo del vaso y colóquelo en el posavasos. No toque la pared del vaso con los dedos. El patrón en el fondo del vaso debe estar alineado con los invitados con rayas verticales.
③Agua mineral: Al colocarla, sujeta con el pulgar y el índice las dos etiquetas rojas del agua mineral y colócalas en el lado izquierdo de la taza, a un dedo de distancia del vaso de al lado, con los signos de caracteres chinos uno frente al otro.
④Toallero: El toallero se coloca verticalmente unos 2 cm directamente delante de la taza y el vaso.
⑤ Cuadernos, materiales para reuniones y otros documentos: Alinee el borde exterior de la mesa y el centro de la silla. ⑥ Bolígrafo: colóquelo en el lado derecho del cuaderno y de los materiales de la reunión. Preste atención a la marca del bolígrafo hacia arriba.
11. Prepare suficiente agua caliente una hora antes de que comience la reunión y mantenga la botella de agua llena durante la reunión para prepararse para volver a llenarla oportunamente.
12. Inspección de los preparativos
El personal de la conferencia debe ingresar al lugar de celebración con una hora de anticipación para verificar el efecto general del lugar y garantizar
que todos los preparativos estén Después de colocar todos los artículos, verifique si las tazas de té, los vasos y el agua mineral en ambos lados de la mesa están en línea recta (si no, haga los ajustes apropiados) y también verifique si todos los artículos cumplen con los requisitos de ubicación (. en caso contrario, realizar los ajustes correspondientes) Colóquelos de acuerdo a las normas de colocación). Encienda los equipos electrónicos, encienda las luces y las puertas de acceso, y haga un buen trabajo guiando a las personas. Si necesitas utilizar aire acondicionado, deberás encenderlo con media hora de antelación.
13. Una vez completados los preparativos
Debe haber un área de registro para los participantes fuera del lugar. El área de registro debe estar ubicada en un lugar más obvio del lugar. pasaje de entrada. Si los asistentes involucran a personas ajenas a la empresa, se colocará un letrero de "Tarjeta de presentación por favor" en el área de registro según las necesidades específicas. Luego, 15 minutos antes de la reunión, párese a ambos lados de la puerta de la sala de conferencias, con las manos naturalmente cruzadas frente al abdomen, y espere a los participantes con una sonrisa. Abra activamente la puerta para permitir el ingreso de los participantes cuando estén a 2 metros de la puerta de la sala de conferencias. Al mismo tiempo, utilice saludos honoríficos (como buenos días, buenas tardes y otras expresiones civilizadas) según las diferentes identidades y edades.
2. Durante la reunión
Después de que comienza la reunión, el personal sirve rápidamente el té. Si se necesita una toalla, el personal debe preparar una toalla primero (tenga cuidado de usar una). abrazadera al ponerse la toalla, no la use) Tómela directamente con la mano) y vierta el té.
Después de servir el té por primera vez, debes volver a llenar el agua unos 15 minutos más tarde, y luego cada 15 minutos o 20 minutos si hay té en la taza del invitado, debes pedirle su opinión. y susurrar cortésmente al huésped: "Lo siento, ¿es necesario agregar agua?" O hacer un gesto y esperar el consentimiento del huésped antes de continuar. El tiempo de vertido se puede controlar de forma flexible según la situación real (la cantidad de agua en la taza del líder). Al verter agua, sostenga el termo en la mano derecha, levante la tapa de la taza con el dedo meñique y el anular de la mano izquierda, sostenga el asa de la taza con el pulgar, el índice y el dedo medio, levante la taza de té, gire de lado y vierta lentamente detrás del líder.
Vuelva a colocar la taza de té después de beber agua y todas las acciones deben completarse en el lado derecho del invitado.
Por lo general, no se permite fumar en la sala de conferencias. Si es necesario colocar un cenicero en circunstancias especiales, el número de colillas de cigarrillos en el cenicero no debe exceder de tres y se debe reemplazar a tiempo. utilizado en el lugar.
2. El personal debe prestar atención al monitoreo de sonido en todo momento cuando esté en la sala de control de sonido, encontrar el problema a tiempo y resolverlo rápidamente. (Revisar oportunamente las conexiones de micrófonos, mezcladores, amplificadores, coordinadores, parlantes y demás equipos).
3. De acuerdo con la agenda de la reunión, preste atención al interruptor del micrófono y a la posición del siguiente orador de manera oportuna. Si el micrófono de repente se vuelve anormal, debe reemplazar rápidamente el micrófono de respaldo.
4. Presta atención al podio durante la reunión. Si notas que el líder necesita ayuda, avanza y pídela a tiempo.
5. Si durante la reunión se utiliza el himno nacional o el himno internacional, todo el personal deberá permanecer de pie y prestar atención durante la interpretación, y no se les permitirá moverse a voluntad.
6. Durante la reunión, si los participantes tienen requisitos especiales, deben hacer todo lo posible para resolverlos. Si no se pueden resolver a tiempo, pídales que esperen y luego repórtese al siguiente nivel inmediatamente. dar una respuesta lo antes posible.
7. Durante el descanso durante la reunión, el personal debe ordenar el lugar lo antes posible y reponer y reemplazar diversos suministros.
8. Durante la reunión, el personal no puede entrar ni salir del lugar de manera casual. Deben mantener el orden en el lugar para que la reunión se desarrolle sin problemas en un ambiente tranquilo.
3. Etapa final de la reunión
1. Al final de la reunión, el personal debe abrir la puerta del pasillo a tiempo, pararse a ambos lados, saludarse cortésmente, sonríe y asiente, y di "camina despacio, adiós".
2. Limpiar el lugar inmediatamente después de la reunión. Verifique si los participantes dejaron algún artículo en el lugar. Si encuentra algún artículo olvidado, regístrelo rápidamente y devuélvalo lo antes posible.
3. Mantenga estrictamente la confidencialidad después de la reunión. El personal no debe preguntar, discutir ni difundir el contenido de la reunión, y no traer personas irrelevantes a la sala de reuniones.
4. Si participantes ajenos a la unidad desean visitar el entorno de la unidad, el personal deberá guiarlos y acompañarlos siempre que no afecte el normal trabajo de la unidad.
5. Cooperar con los fotógrafos y organizar a los participantes para que tomen fotografías en el lugar designado. Si se organiza un banquete después de la reunión, la hora de llegada se deberá determinar con antelación con el personal del hotel, y se deberá notificar, acompañar y recibir a los asistentes.
6. Organizar los trabajos posteriores de ordenamiento y limpieza del local. Las tazas de té, toallas y otros artículos utilizados por los participantes se lavan y desinfectan por separado, las mesas y sillas se limpian y se arreglan cuidadosamente para su uso en la siguiente reunión, y se limpian los pisos y alfombras. (Si la sala de conferencias no se ha utilizado durante más de dos días, es necesario verificar de inmediato la limpieza de los suministros de la conferencia y el orden de las mesas y sillas para garantizar que la sala de conferencias se pueda utilizar en cualquier momento).
7. Apague todos los equipos eléctricos, micrófonos, aires acondicionados, etc., tome la llave de la sala de conferencias y abandone el lugar después del control de seguridad. (Asegúrese de cerrar con llave la puerta de la sala de conferencias para evitar que quede abierta cuando no haya nadie cerca).
4. Resumen del servicio posterior a la reunión
Después de cada reunión, el personal de la oficina debe recopilar y organizar los discursos, fotografías, videos y otros materiales durante la reunión para su preparación. utilizado para conmemorar o promover la unidad en el futuro. Al mismo tiempo, escribimos materiales escritos sobre los problemas y situaciones que surgen en cada reunión, llevamos a cabo discusiones internas en forma de reuniones periódicas, resumimos las ventajas y desventajas en el proceso de servicio de cada reunión y hacemos correcciones y mejoras continuamente.
Ejemplo tres del formato de la agenda de la reunión
Hora de la reunión: ******
Lugar de la reunión: **********
Procedimientos de la reunión:
1. El anfitrión anuncia el inicio de la reunión: (Presentando a los miembros de la tribuna, tiempo de secuencia de la reunión: 3 minutos)
Estimados líderes e invitados, ¡Buenas tardes! El simposio comienza ahora. En primer lugar, permítanme, en nombre del Grupo **, expresar una cálida bienvenida y un sincero agradecimiento a todos los invitados (Aplausos). ¡Hoy es una reunión de distinguidos invitados, distinguidos amigos y viejos y nuevos amigos! Aunque no hace mucho frío en Shanghai en diciembre y la temperatura es bastante fría, nuestros corazones están cálidos porque hemos invitado a tantos invitados distinguidos a nuestro simposio. El objetivo principal es profundizar la comprensión de todos sobre el vigoroso ascenso y desarrollo de Japón a través de esta forma, a fin de lograr el propósito de conectar sentimientos, profundizar la cooperación, mejorar la amistad y buscar el desarrollo.
2. El líder da un discurso de bienvenida y pronuncia un discurso (Tiempo: 8 minutos)
3. Reproduce el CD (Tiempo: 3 minutos)
4. **El líder del grupo pronunció un discurso (tiempo: 15 minutos)
5. El líder de *** pronunció un discurso para dar a conocer información del proyecto (tiempo: 15 minutos)<; /p>
6. La **empresa pronunció un discurso; (Discurso de la empresa cooperativa de logística sobre la estandarización de la distribución en el mercado) (Tiempo: 5 minutos)
7. Habla el representante del cliente; 5 minutos)
8. Habla el representante de los medios Building Materials Business News ; (Medios profesionales) (Tiempo: 5 minutos)
9. Los medios hablaron en nombre de Chongqing Commercial Daily (; Medios de comunicación) (Tiempo: 5 minutos)
10. El anfitrión anunció la reunión. Finalización: El simposio ha llegado a su fin. Finalmente, deseo a todos los invitados buena salud, una carrera próspera y un futuro feliz. ¡Éxito total en nuestros intercambios y cooperación!
11. Informar que todos son bienvenidos a asistir a la reunión. La gente está cenando.
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