¿A qué debe prestar atención al organizar una conferencia grande?
Tengo varios años de experiencia laboral en una oficina dentro del sistema, y he realizado muchas reuniones, grandes y pequeñas. Las personas que lo han experimentado les dicen a todos: no es difícil realizar reuniones, y es necesario. para dominar sus estándares y procesos. Le resumiré las siguientes precauciones de las tres etapas de preparación antes de la reunión, servicio durante la reunión y cierre después de la reunión. Espero que evite desvíos en el camino hacia la celebración de la reunión. 1. Preparación antes de la reunión
La primera es formular un plan de reunión: combinado con los deseos del liderazgo y los arreglos del departamento, formular un plan de reunión detallado y entregárselo al líder para su revisión. El segundo es preparar los documentos de la reunión: redactar y mejorar los materiales de los discursos; preparar la agenda y otros materiales necesarios para la reunión. El tercero es emitir avisos de reuniones: redactar, revisar y emitir avisos de reuniones; aclarar la hora, el lugar y otros arreglos de la agenda de las reuniones. El cuarto es prepararse para la reunión: (Este es el punto clave, déjeme explicarlo más) 1. Reserve una sala de conferencias, verifique las condiciones higiénicas de la sala de conferencias, asegúrese de que el piso y la mesa estén limpios y ordenados, y los artículos, las mesas y las sillas están ordenados; 2. Coloque los carteles de los asientos. El principio de colocación de las tarjetas de los asientos es que la persona más responsable esté en el medio, primero a la izquierda y luego a la derecha. 3. Verifique el sonido, la iluminación, el micrófono y otros equipos, y ajústelos para obtener el mejor efecto; 4. Prepare té, verifique si hay suficiente agua caliente, tazas de agua y hojas de té. Asegúrese de preparar algunas tazas más. agua caliente para garantizar suficiente respaldo. En climas cálidos, se puede distribuir a cada persona. El agua mineral se coloca en la mesa con anticipación; 5. Prepare certificados y logotipos de reuniones; 6. Para reuniones grandes, puede organizar informes de noticias. establecer el marco de los informes de noticias; 7. preparar planes de emergencia para vehículos de reunión, desvío de tráfico, etc. Experiencia personal:
Para llevar a cabo una buena reunión, es muy importante prepararse bien antes de la reunión. Permítanme darles algunos ejemplos en los que cometí errores o falta de preparación antes de las reuniones, lo que llevó a reuniones que no salieron bien. El plan de la reunión debe ser revisado por el líder y la agenda de la reunión debe ser revisada por el líder. En particular, aquellos que necesiten ser anfitriones y hablar deben ser notificados y preparados con anticipación. Una vez me olvidé de notificar al líder de una reunión con anticipación, lo que provocó que el líder no pudiera asistir a la reunión por algo, y la agenda de la reunión fue completamente revisada, lo que dejó al líder insatisfecho. La ubicación de las tarjetas de los lugares de reunión no debe ser incorrecta. Las personas dentro del sistema están muy preocupadas por sus títulos y clasificaciones profesionales. Informe al líder con anticipación sobre cualquier circunstancia especial. Además, no preparamos suficiente té. Fue muy vergonzoso cuando no había té en medio de la reunión. Pedimos agua desde afuera para salvar el lugar. 2. Servicios durante la reunión
El primero es verificar los preparativos de la reunión y verificar en detalle si se han organizado todos los preparativos para la reunión. El segundo es contar las personas que asisten a la reunión, identificar a los participantes y coordinar a los líderes asistentes. ¡Las reuniones dentro del sistema deben estar bien organizadas para los líderes! El tercero es llevar actas de las reuniones, organizar con antelación a quienes toman los registros de las reuniones, redactar actas de las reuniones y preparar hojas de registro de las reuniones. El cuarto es hacer un buen trabajo en la seguridad de las reuniones y hacer un buen trabajo en la seguridad integral de las reuniones, los arreglos para el té, la coordinación de la agenda, los planes de emergencia, etc. Experiencia personal:
El servicio durante la reunión depende del tamaño y la importancia de la reunión. Por ejemplo, este es un error que cometí recientemente. Por ejemplo, si la reunión es más informal, entonces se puede reducir la frecuencia con la que se agrega té durante la reunión. Recientemente me encontré con una reunión. Debido a que había un líder superior, nuestro líder le prestó especial atención. Menos de diez minutos después de que comenzó la reunión, el líder me llamó para agregar agua y después de un rato me instó. En este caso, prefiero hacer más viajes yo mismo antes que dejar que el jefe me llame para instarme. ¡Tenemos que ser exigentes! 3. Terminar después de la reunión
Primero, haga un buen trabajo de liquidación financiera. Si la reunión se lleva a cabo en un lugar alquilado afuera, habrá tarifas de lugar, tarifas de actividades, etc. La unidad también tendrá otros gastos que deberán liquidarse. El segundo es hacer un buen trabajo resumiendo los asuntos de la conferencia y redactar un resumen de los asuntos de la conferencia basado en la situación real. El tercero es hacer un buen trabajo encuadernando y almacenando los materiales. Los materiales de las reuniones grandes deben archivarse y conservarse. El cuarto es la devolución y disposición de los suministros para la conferencia, y los suministros para la conferencia deben organizarse de manera oportuna. El quinto es promover la conferencia, redactar materiales promocionales, organizar fotografías y realizar informes publicitarios. Experiencia personal:
Personalmente creo que las dos tareas de finalizar la reunión son más importantes y propensas a errores. Primero: haga un buen trabajo archivando los materiales de la reunión. No solo se deben archivar varios materiales antes, durante y después de la reunión, sino también videos, etc., por un lado, para su posterior revisión. , también sirve para resumir experiencias y lecciones. Segundo: ¡Las noticias deben ser oportunas! Asegúrese de sacarlo el día de la reunión o al día siguiente, prepárelo con anticipación si es necesario y complételo tan pronto como termine la reunión.