Medidas para la gestión de expedientes notariales y detalles de su implementación
Artículo 1: Con el fin de fortalecer la gestión estandarizada y la utilización científica de los archivos notariales, de conformidad con la "Ley de notarización de la República Popular China", las "Medidas de archivo de documentos notarizados", "Medidas de gestión de archivos notariales" y "Medidas de implementación municipal" de Beijing, estas medidas se formulan en función de la situación real del trabajo de notarización en Beijing.
Artículo 2: Estas medidas se aplican a la gestión de expedientes de notarización de las instituciones notariales de Beijing.
Artículo 3 El término "archivos de notarización", tal como se menciona en estas Medidas, se refiere a registros históricos en diversas formas, como textos, gráficos, audio y video, objetos, etc., formados directamente por instituciones notariales dedicadas al negocio de notarización. actividades.
Artículo 4 Las instituciones notariales implementarán leyes y regulaciones nacionales de confidencialidad de archivos y aceptarán la orientación y supervisión de agencias administrativas judiciales, agencias administrativas de archivos y asociaciones de notarios del mismo nivel y superiores. Los órganos administrativos judiciales inspeccionarán periódicamente la gestión de archivos de las instituciones notariales e incluirán los resultados de la inspección en el alcance de la evaluación anual de las instituciones notariales.
Artículo 5. La institución notarial garantizará el buen desarrollo del trabajo de los archivos notariados en términos de sistemas y fondos, y estará dotada de personal de gestión de archivos a tiempo completo o parcial.
Artículo 6 Son responsabilidades del personal de gestión de archivos notariales:
(1) Recopilar, organizar, conservar y compilar estadísticas de los archivos de la oficina, recibir, transferir y registrar archivos, y llevar a cabo trabajos de utilización de archivos;
(2) Instruir, supervisar e inspeccionar a los notarios en la presentación de documentos y materiales notariados;
(3) Realizar una evaluación de archivos;
(4) Aceptar la justicia Proporcionar orientación y supervisión comercial a las agencias administrativas y departamentos de administración de archivos, e informar periódicamente sobre el trabajo de los archivos;
(5) Recopilar información relacionada con los negocios de archivos notariados;
(6) Completar el ámbito de responsabilidades Otros trabajos dentro de la empresa y otras tareas que le asigne la dirección. [1]
Capítulo 2 Presentación y Presentación
Artículo 7 La institución notarial deberá completar el libro de registro de notarización y establecer un sistema de registro clasificado al realizar la notarización.
Los elementos de registro incluyen: número de acta notarial, tipo de acta notarial, nombre de la parte (título), nombre del agente (representante), fecha de aceptación, persona a cargo, aprobador (emisor), método de cierre del caso , espera de fecha de cierre de caso.
El registro notarial debe archivarse cada año y conservarse de forma permanente.
Artículo 8 Después de que la institución notarial emita un certificado notarial, el encargado notarial será responsable de la recopilación, clasificación, archivo y archivo de los documentos notariales y materiales relacionados dentro de los tres meses.
Si en la presentación colabora otro personal de la notaría, el notario deberá revisarla y firmarla o sellarla.
Artículo 9 El orden de los expedientes notariados es:
1. Portada del documento
2. Contenido del expediente;
3 .Texto de la escritura notarial;
4. Firma notarial para su publicación;
5. Traducción de la escritura notarial;
6.
7. Prueba de identidad de las partes;
8. Materiales de respaldo relevantes proporcionados por las partes;
9. Documentos originales como testamentos, contratos, cartas de representación y otros documentos que las partes solicitan para certificación e información
10 aviso y notificación de adjudicación de ofertas
11. p>12. Revisión por parte de la notaría de los materiales de certificación obtenidos a través de la investigación;
13. Otros materiales relevantes
14. 15. Acta notarial devuelta;
16. Formulario de solicitud de recibo de honorarios notariales o reducción de honorarios y dictámenes de aprobación de liderazgo;
17. Formulario de preparación;
18. bolsa (bolsa de pruebas);
19.
Artículo 10 Después de que la institución notarial toma la decisión de no realizar la notarización o de cancelarla, el notario será responsable de recolectar, clasificar, archivar y archivar los materiales relevantes dentro de los tres meses.
Los expedientes de los casos deben organizarse en el orden cronológico de las actividades de notarización. El registro notarial de los motivos de la terminación de la certificación notarial, o los materiales escritos de las partes que solicitan la cancelación, se clasifican después de todos los documentos y materiales.
Artículo 11 Nadie podrá tomar como propios los materiales pertinentes de los archivos notariados ni negarse a archivarlos a su vencimiento sin motivos justificables.
Artículo 12 La portada del expediente podrá ser impresa o escrita, debiendo cumplimentarse claramente el contenido del expediente, punto por punto, en el orden en que estén ordenados los documentos y materiales del expediente.
Artículo 13: Revisión de la notarización, manejo de quejas de la asociación de notarios y resultados de litigios civiles relacionados con la notarización, etc. Esto debe quedar registrado en la preparación del examen.
El estado de la inspección de calidad de la notarización también se puede registrar en la tabla de referencia.
Artículo 14 Los expedientes se numerarán y los materiales de los expedientes se numerarán página por página con números arábigos. Si hay texto en ambos lados del volumen, los números de página deben estar en la esquina superior derecha del frente y en la esquina superior izquierda del reverso.
Artículo 15 El expediente deberá organizarse mejor antes de encuadernarlo, los materiales dañados deberán repararse o copiarse y las copias deberán colocarse detrás de los originales. Generalmente, solo se conservará una copia de los documentos y materiales con el mismo contenido en los archivos para eliminar documentos y materiales duplicados, a menos que lo indique el líder.
Artículo 16 El material de presentación deberá utilizarse en papel de oficina estándar A4, y sólo podrá escribirse con tinta carbón y tinta azul-negra.
Artículo 17 Si la parte de encuadernación del material es demasiado estrecha o tiene escritura, se debe pegar un forro de papel y se debe estampar un sello de costura en el lugar de pegado. Los materiales que sean demasiado grandes deben doblarse cuidadosamente según el tamaño del archivo. Para materiales con letra ilegible, se debe adjuntar una copia. Los sobres que deben colocarse deben abrirse y colocarse planos, y los sellos no deben abrirse. Todos los objetos metálicos deben retirarse del material.
Artículo 18 Tratándose de archivos de audio y video presentados con cintas de audio, cintas de video, discos compactos y otros medios de almacenamiento, se indicará en cada uno de ellos el nombre, contenido, número de acta notarial y documento notarial del interesado. cinta de audio, disco óptico u otro medio de almacenamiento, número de archivo, grabadora y tiempo de grabación, y regístrelos y archívelos uno por uno. Los elementos que se puedan fijar al rollo deben guardarse en la bolsa de accesorios.
Artículo 19: Para las pruebas originales o pruebas físicas que no puedan adjuntarse a expedientes para su archivo, se deberá realizar un catálogo de pruebas, y fotografías de la prueba física y el nombre, cantidad, peso, especificaciones, características, El almacenamiento de evidencia física relevante debe adjuntarse en la descripción del texto, como la ubicación, el certificado de inspección de calidad, etc.
Artículo 20 La hoja de archivo debe estamparse con el sello de archivo del notario. Después de estampar el sello, se debe estampar en la línea de sutura el sello del archivero y el sello especial de gestión de archivos del notario.
Artículo 21 Los expedientes que se presenten para su presentación deberán tener materiales completos, contenido completo, orden correcto, especificaciones unificadas y requisitos vinculantes.
Artículo 22 El personal de gestión de archivos inspeccionará estrictamente los archivos transferidos. Si no cumplen con los requisitos de las normas pertinentes, serán devueltos al archivero para su clasificación.
Artículo 23 Los expedientes de notarización se mantendrán por separado de acuerdo con los documentos notariales civiles nacionales, económicos nacionales, relacionados con Taiwán, relacionados con Hong Kong y Macao, civiles relacionados con el extranjero, económicos relacionados con el extranjero y transaccionales. Los asuntos notariales que impliquen secretos de Estado y privacidad personal se enumerarán como volúmenes secretos y se les colocará un sello de volumen secreto.
Artículo 24 Los expedientes de escrituración deberán ordenarse de izquierda a derecha, y los expedientes del mismo tipo y con el mismo período de conservación deberán ordenarse en el gabinete según números de secuencia. Cada archivador debe estar etiquetado con la categoría del documento y el número de archivador para referencia futura.
Artículo 25 Las instituciones notariales implementarán la gestión electrónica de los expedientes notariales. Los archivos se deben escanear y hacer una copia de seguridad antes de archivarlos.
Artículo 26 Los ficheros de datos electrónicos deberán guardarse de dos formas. Los archivos electrónicos de archivos confidenciales se archivarán por separado de conformidad con las normas nacionales de confidencialidad.
Artículo 27: Los elementos de gestión de archivos, como los portafolios, serán unificados en formato y estándar por la Asociación de Notarios de Beijing, y serán impresos y utilizados por las agencias notariales de toda la ciudad como referencia. [1]
Capítulo 3 Preservación de Archivos
Artículo 28 Los Archivos deben tener salas independientes y dedicadas que sean seguras y protegidas. Las instituciones notariales deben tomar medidas de protección efectivas de acuerdo con las regulaciones pertinentes sobre gestión de archivos y adoptar gradualmente instalaciones técnicas avanzadas. Es necesario hacer un buen trabajo en la prevención de incendios, robos, altas temperaturas, humedad, ratas, insectos, contaminación, magnetización, terremotos, protección contra rayos, etc. para garantizar eficazmente la seguridad de los archivos.
Artículo 29 El almacén debe tener suficientes archivos que cumplan con los requisitos, y los archivos no deben apilarse al azar, el almacén debe mantenerse limpio y ordenado, y se debe prestar atención a la circulación del aire.
Artículo 30 Los archivos deben mantener una temperatura y humedad adecuadas, es decir, la temperatura es de 65438 ± 04 ℃ -24 ℃ y la humedad relativa es de 45-60%. Tenga un medidor de temperatura y humedad de repuesto con registros de mediciones. Se deben tomar medidas para ajustar la temperatura y la humedad inadecuadas.
Artículo 31 Los archivos de audio y video, como cintas de audio, cintas de video y discos compactos, deben conservarse por separado para evitar la magnetización y copiarse periódicamente de acuerdo con el período de almacenamiento.
Artículo 32 Los archivos portadores de documentos electrónicos se conservarán conforme a normas técnicas profesionales y se almacenarán de forma independiente en un espacio magnético y a prueba de luz. Los equipos y la tecnología de conservación deben actualizarse oportunamente de acuerdo con el desarrollo de los medios científicos y tecnológicos.
Artículo 33 No se permite el acceso a los archivos a personas que no sean administradores. Las claves serán conservadas adecuadamente por los administradores y no podrán ser utilizadas por otros.
Artículo 34 El personal de gestión de archivos inspeccionará e inventariará periódicamente los archivos bajo su custodia, mantendrá registros de inspección, informará oportunamente de cualquier problema encontrado y tomará medidas para solucionarlos.
Artículo 35: Los trámites de entrega de expedientes y de entrega del personal de archivos deberán realizarse antes de cesar en su cargo. [1]
Capítulo 4 Préstamo y consulta de archivos
Artículo 36 La institución notarial formulará un sistema para el préstamo de archivos notariados, y los archivos en préstamo deben pasar por los procedimientos de aprobación y registro de conformidad con las regulaciones y devuélvalo rápidamente. Los prestatarios deben cumplir estrictamente con el sistema de confidencialidad y no pueden proporcionar archivos a nadie ni ampliar el alcance de uso en violación de las regulaciones, ni revelar el contenido de los archivos a otros.
Artículo 37. Para los documentos notariados que han sido aprobados para revisión, el contenido de la revisión se puede extraer o copiar. Todos los materiales extraídos o copiados deben ser verificados por el personal correspondiente antes de que puedan sellarse para su confirmación.
Artículo 38: Por necesidades de trabajo, los notarios de la unidad podrán tomar en préstamo expedientes notariales generales después de completar los trámites de registro de endeudamiento. El préstamo de documentos y expedientes confidenciales que no maneja usted debe ser aprobado por el responsable de la notaría.
Artículo 39: La notaría, luego de expedido oficio y cumplidos los trámites de endeudamiento y registro, podrá consultar los expedientes generales de notariado. Para acceder a expedientes confidenciales, además de emitir un oficio y realizar los trámites de préstamo y registro, se debe obtener la aprobación del responsable de la institución notarial que mantiene los expedientes.
Artículo 40: Por necesidades de trabajo, el Tribunal Popular, la Fiscalía Popular y los organismos estatales pertinentes, con la aprobación del responsable de la notaría, emitirán una carta de búsqueda formal y pasarán por los procedimientos de inspección. . Si por circunstancias especiales es necesario prestar, la notaría deberá informarlo al organismo administrativo judicial del mismo nivel para su aprobación. Sea claro al prestar, obtenga un recibo oficial y devuélvalo dentro del plazo.
A excepción de los tribunales populares, las fiscalías populares y las agencias estatales pertinentes, otras unidades e individuos generalmente no pueden tomar prestados ni consultar archivos notariados. Si por circunstancias especiales es necesaria la consulta, la notaría deberá informarla al organismo administrativo judicial del mismo nivel para su aprobación.
Artículo 41 Si la parte notariada solicita inspeccionar los expedientes notariales pertinentes, deberá presentar su certificado de identidad y el libro de registro del hogar a la institución notarial. Con la aprobación del responsable de la agencia notarial, podrá revisar los materiales de certificación presentados por usted a la agencia notarial y las transcripciones de las conversaciones con las partes grabadas por la agencia notarial.
Si un abogado necesita solicitar acceso a expedientes notariados debido a representación en un litigio, deberá presentar ante la notaría su certificado de identidad, certificado de ejercicio de abogado, certificado de búsqueda de despacho de abogados y la declaración de conformidad del cliente. al acceso del abogado a los expedientes notariados. Con la aprobación del responsable de la agencia notarial, se podrán revisar los materiales de certificación presentados por las partes a la agencia notarial y las transcripciones de las conversaciones con las partes registradas por la agencia notarial.
Artículo 42 Cuando el prestatario devuelva los archivos y encuentre que los mismos han sido desmantelados, faltantes de documentos, alteraciones, adiciones, supresiones, desfiguraciones, etc., el administrador del archivo deberá informarlo al responsable de a la notaría de manera oportuna e investigar a la persona responsable. [1]
Capítulo 5 Plazo de conservación
Artículo 43 Los expedientes de negocios notariales se conservarán de forma permanente, a largo y a corto plazo.
Artículo 44: Se clasificarán como almacenamiento permanente todos los expedientes de negocios notariales que requieran ser consultados y utilizados por un tiempo prolongado.
Todos los expedientes empresariales notariales que requieran ser consultados, utilizados y conservados como prueba durante un largo tiempo se clasifican como almacenamiento a largo plazo, con un período de almacenamiento de 60 años.
Se clasifican como depósito de corta duración, con un plazo de conservación de 20 años, todos los expedientes de actividad notarial que deban ser consultados, utilizados y conservados como prueba dentro de un plazo normal.
Artículo 45 La determinación del plazo de conservación de determinados expedientes notariales será determinada por el notario y presentada con el consentimiento del encargado del despacho notarial.
Artículo 46 El plazo de conservación de los expedientes notariados se computará a partir del año siguiente a la realización de la escrituración.
Artículo 47 Se enumeran para almacenamiento permanente el registro de catálogo de archivos notariado, el registro de entrada de archivos, el registro de salida de archivos, el registro de destrucción de archivos, los documentos de destrucción de archivos y las tarjetas de recuperación de archivos. [1]
Capítulo 6 Destrucción y Transferencia
Artículo 48 La institución notarial tasará periódicamente el valor de conservación de los archivos notariales vencidos. El trabajo de tasación está compuesto por el responsable de la notaría, el personal de gestión de archivos y los notarios, quienes revisan los archivos y brindan opiniones de trámite.
Artículo 49: Después de la identificación, para los archivos que aún tengan valor de conservación, el período de almacenamiento deberá ampliarse aumentando el nivel del período de almacenamiento. Los archivos que no tengan valor de conservación serán registrados y destruidos previa aprobación del organismo administrativo judicial y del organismo de gestión de archivos del mismo nivel.
Artículo 50 Para evitar la pérdida y filtración de la confidencialidad, dos personas deben ser responsables de supervisar la destrucción de los archivos, y la persona que supervisa la destrucción debe firmar la lista de destrucción.
El informe de destrucción y la lista de destrucción deben archivarse y almacenarse permanentemente.
Artículo 51 Cuando se cambie el establecimiento de una institución notarial, los expedientes notariales se limpiarán y tramitarán de la siguiente manera:
(1) Los expedientes del notario revocado se ser transferido al mismo nivel o La agencia administrativa judicial superior lo transfiere a los archivos locales o lo confía a los archivos para su custodia;
(2) Si la institución notarial se divide en varias instituciones notariales, la institución notarial los archivos serán administrados por una institución notarial o transferidos a los archivos locales al mismo nivel;
>(3) Si varias instituciones notariales se fusionan en una, los archivos de cada institución notarial se transferirán a la institución notarial fusionada o los archivos locales al mismo nivel;
(4) La institución notarial se revoca o Cuando se fusionan, los asuntos de notarización inconclusos pueden transferirse a la nueva institución notarial para su posterior procesamiento y conservarse como archivos de la nueva institución notarial. [1]
Capítulo 7 Disposiciones complementarias
Artículo 52 Los asuntos no cubiertos por estas Medidas se tratarán de conformidad con la Ley de Archivos de la República Popular China, el Ministerio de Justicia y la Administración de Archivos del Estado se implementarán "Medidas para el archivo de documentos notariados", "Medidas para la gestión de documentos notariados" y otras leyes y reglamentos pertinentes.
Artículo 53 La Oficina Municipal de Justicia de Beijing es responsable de la interpretación de estas Medidas.
Artículo 54: Las presentes Medidas entrarán en vigor el 6 de abril de 2065, y tendrán vigencia hasta el 9 de abril de 2065.