¿Cómo preparar las normas y reglamentos, normas, reglas y reglamentos, libros de contabilidad y archivos de las empresas de transporte de pasajeros por automóvil de tres estrellas?
2. Recogida de documentos
Cuando el expediente sea cerrado y trasladado para su archivo, deberá recogerse de acuerdo con los siguientes principios:
Comprobar la integridad de los documentos. este documento y sus anexos. Cualquier deficiencia debe ser rastreada y clasificada inmediatamente. Si los procedimientos de procesamiento de documentos están completos, si hay alguna omisión, deben devolverse al departamento de procesamiento para su reemplazo. Los documentos que sean irrelevantes para el caso o que no deban archivarse con el caso deben devolverse al departamento de manejo de casos inmediatamente.
En tercer lugar, organización del documento
1. Los documentos chinos de escritura directa están encuadernados a la derecha, los documentos chinos de escritura horizontal o en idiomas extranjeros están encuadernados a la izquierda.
2. Los documentos y anexos encuadernados por el lado derecho deben estar alineados con la esquina superior derecha, y los encuadernados por el lado izquierdo deben estar alineados con la esquina superior izquierda.
3. Si el documento está arrugado, dañado o desigual, se debe recortar, cortar y doblar para que quede uniforme.
4. El embalaje de rosca de tres orificios es adecuado (fácil de desmontar y copiar)
Cuarto, la clasificación de los archivos
1. Los expedientes deben basarse en el contenido del caso y el departamento. Factores como la organización y los proyectos empresariales se clasifican en tres niveles: departamento, categoría y categoría. Primero divida los departamentos en departamentos, luego divídalos en varias categorías según la naturaleza de los casos y luego divídalos en varias subcategorías bajo la misma categoría.
2. La clasificación de archivos debe ser práctica. Si fueran muchos los casos y el tercer nivel mencionado en el párrafo anterior no fuera suficiente, se podrá agregar un cuarto nivel "categoría multa" después del tercer nivel. Si no hay muchos casos, sólo puede utilizar "departamento" y "categoría mayor" o "categoría pequeña".
3. Los casos de la misma "subcategoría" (o subcategoría) deben vincularse en una sola carpeta. Si hay muchos casos y una carpeta no es suficiente, si la puntuación es de más de dos carpetas, agregue el número de "volúmenes" después de la subcategoría (o subcategoría) como referencia.
4. Se debe establecer un "índice" en la portada interior de cada expediente. Al momento de la presentación, los expedientes deben estar numerados y registrados en orden. tener un número de "tabla de contenido".
5. El número de expediente se expresa de la siguiente manera: A1A2-b 1b 21c 21-e 1e 2, a 1 a2 es el código del departamento de manipulación, B1B2.
es el número de clase principal y C1C2 es el número de clase menor. D1 es el número de volumen del archivo y E1E2 es el contenido del archivo.
6. Algunos también pueden basarse en el tiempo, como documentos externos, documentos internos de la empresa, información financiera, así como información de cambios industriales y comerciales, información de cambios de estatutos, etc.
Verbo (abreviatura de verbo) el nombre y número del archivo
1. La clasificación de archivos en todos los niveles debe tener un nombre, el cual debe ser conciso y directo. Basado en el principio de expresar completamente la naturaleza del contenido del archivo, existen ciertas categorías y no pueden ser vagas.
2. Las clasificaciones, volúmenes y contenidos en todos los niveles se expresan en números arábigos decimales; el uso de números depende del número y crecimiento de los casos.
3. Una vez determinados los nombres de las clasificaciones de archivos en todos los niveles, se debe compilar una "lista de números de clasificación de archivos", es decir, se organizan los nombres de las clasificaciones en todos los niveles y sus números representativos. en un orden determinado para facilitar su consulta.
4. Se debe reservar una cierta cantidad de espacios para los números de clasificación de archivos en todos los niveles para prepararse para la reposición futura cuando la organización se expanda o aumente el negocio. 5. Una vez determinadas las denominaciones de las clasificaciones de ficheros de todos los niveles y sus representantes, no podrán modificarse a voluntad. Si se necesitan modificaciones, se deben discutir cuidadosamente con anticipación y se debe elaborar una tabla comparativa de números de clasificación de archivos antiguos y nuevos para evitar confusiones.
Seis números de expediente
1. Si se trata de un caso nuevo, la categoría, el número de volumen y la secuencia de contenido del caso deben determinarse de acuerdo con la "Tabla de Números de Clasificación de Expedientes".
2. Si se trata de un caso anterior, se deberá identificar el número de expediente del caso anterior y compilar el mismo número.
3. La numeración del expediente se basa en el principio de un número de caso. Si un caso describe varias cosas o un caso pertenece a varias categorías, se debe determinar primero la categoría principal y el número del expediente.
4. El número del expediente del caso debe compilarse de izquierda a derecha y el lado derecho del expediente debe estar encuadernado. El número del expediente del caso debe completarse en la esquina superior izquierda de la primera página. el expediente del caso; la encuadernación izquierda debe llenarse en la esquina superior derecha.
7. Archivado y limpieza de archivos
1. Los archivos archivados deben encuadernarse en formato de hojas sueltas en carpetas de categorías relevantes en el orden de los números de catálogo "Ver". papel" marcado para facilitar la lectura.
2. El número de clasificación y el nombre del caso contenido en la carpeta del expediente deben marcarse en el reverso para facilitar su consulta.
8. Período de almacenamiento
A menos que las leyes gubernamentales pertinentes u otras regulaciones de la empresa dispongan lo contrario, el período de almacenamiento de los documentos se regirá por las siguientes disposiciones:
1. Conservar permanentemente: (1) Estatutos Sociales; (2) Lista de accionistas; (3) Reglas organizativas y de funcionamiento; (4) Registros del directorio y asambleas de accionistas; (6) Documentos de aprobación de agencias gubernamentales; (7) ) Certificados de propiedad y otros certificados de crédito; (8) Planos de diseño de ingeniería; (9) Otros documentos aprobados para conservación permanente.
Conservación de 2,10 años: (1) Presupuesto y cuentas finales; (2) Comprobantes contables; (3) Información del plan de negocios (4) Otros documentos aprobados por 10 años.
3. Conservación por cinco años: (1) Vencimiento o rescisión del contrato; (2) Otros documentos aprobados por 5 años.
4. Guardar durante 1 año: No es necesario conservarlo durante mucho tiempo una vez cerrado el caso.
5. Las reglas y regulaciones son guardadas permanentemente por el departamento de gestión de reglas y regulaciones. Mientras sean válidas, el departamento que las utiliza debe conservarlas.
Limpieza de rodillos de nueve velocidades
1. Los administradores de archivos deben limpiar los estantes de archivos en cualquier momento para mantener los archivos limpios y evitar que los insectos se pudran. Al reemplazarlo cada año, se debe limpiar según sea necesario. Si el período de almacenamiento ha expirado, podrá ser destruido. Los registros deben conservarse antes de la destrucción y presentarse al director general para su aprobación. Cuando sea necesario, se deberá presentar un informe a la autoridad competente y anotar la fecha de destrucción en la columna de observaciones del catálogo. 2. Si se verifica que algunos documentos cuyo período de almacenamiento ha expirado aún tienen valor de referencia para la conservación, el archivero deberá marcar la quinta página de los documentos retenidos como "Notificación de recepción (envío) de documentos" e indicar la parte en la quinta. Página de destrucción.
X. Documentos electrónicos
Para la gestión empresarial, lo mejor es escanear todos los datos y convertirlos en documentos electrónicos. El directorio de archivos es coherente con el documento y es fácil de encontrar. Y puede funcionar sin papel, combinado con software OA, es rápido y conveniente.