Reglamento de Gestión de Formatos Oficiales de Documentos
Reglamento de Gestión de Formatos de Documentos Oficiales Capítulo 1 Reglamento de Gestión de Formatos de Documentos Oficiales
Artículo 1 Los documentos oficiales constan generalmente de tres partes: cabecera, cuerpo y cola.
El segundo prefijo de un documento oficial generalmente incluye el nombre del documento oficial, número de documento, emisor, etc.
1. Al nombre del archivo se le debe agregar el nombre completo o abreviatura estandarizada del departamento emisor. ¿documento? La palabra "2" está impresa en fuentes rojas llamativas, limpias y solemnes, colocada en la parte superior de la ceja, encima del número del documento y en el centro. Si está copatrocinado por dos o más departamentos, el departamento patrocinador ocupará el primer lugar.
2. El número de archivo incluye el código de departamento, año y número de serie, y se coloca debajo del nombre del archivo, encima de la línea horizontal y alineado a la izquierda. Varios departamentos redactaron conjuntamente el documento y solo se marcó el número de documento del departamento patrocinador.
3. Los documentos presentados por el emisor a la autoridad superior deben estar firmados por el responsable principal. Cuando el responsable principal está ausente, los documentos deben estar firmados por el responsable de la obra. . El nombre del emisor se coloca a la derecha del número del documento.
Artículo 3 El texto de un documento oficial incluye generalmente el título, departamento emisor, contenido, anexos, departamento emisor, fecha de emisión, sello, etc.
1. Coloca el título debajo de la ceja, encima de la parte principal del parto, y en el centro. El título generalmente debe indicar el nombre del departamento que emitió el documento, el motivo del documento y el tipo de documento oficial, y resumir de manera precisa y breve el contenido principal del documento oficial. A excepción de los nombres de las leyes y reglamentos y los títulos de los libros, los signos de puntuación generalmente no se utilizan en los títulos.
2. El departamento principal emisor se refiere al departamento principal receptor de documentos oficiales, debiendo utilizarse el nombre completo o abreviatura estandarizada o denominación colectiva. Generalmente se coloca debajo del título, encima del texto principal, en el cuadro de la esquina superior izquierda. Generalmente, al enviar documentos oficiales, puede enviarlos a más de un departamento; al solicitar instrucciones, generalmente solo escribe a un departamento de envío principal. No es recomendable enviarlos a varias personas responsables para evitar responsabilidades poco claras. Si necesitas enviarlo a otros departamentos al mismo tiempo, puedes hacer una copia.
3. El contenido es el cuerpo principal del documento oficial y debe ser veraz, con puntos de vista claros, claros, bien organizados, concisos y adecuados. Si hay notas (otros asuntos que necesitan explicación) en el documento oficial, deben marcarse entre paréntesis.
4. Explicaciones complementarias o referencias relevantes en el texto principal del adjunto. El nombre del archivo adjunto debe marcarse después del texto principal y antes del departamento emisor, y se debe indicar el nombre y número del archivo adjunto. Los archivos adjuntos están encuadernados junto con el texto principal y después del texto principal.
5. El departamento emisor también se llama firma. La firma debe utilizar el nombre completo o una abreviatura estandarizada y colocarse en la parte inferior derecha del final del texto. Varios departamentos emitieron conjuntamente un documento y el departamento patrocinador debería ocupar el primer lugar.
6. Fecha de emisión: la fecha aprobada por la reunión de Administración General o * * * *Fecha de emisión de documentos emitidos conjuntamente, la fecha de emisión del último departamento emisor * * *; y las fechas de lanzamiento deben estar en caracteres chinos. Escriba el año, mes y día y colóquelos en la parte inferior derecha de la firma del departamento emisor. Decide esperar. Para documentos oficiales que no indiquen el departamento emisor, la fecha de emisión deberá colocarse debajo del título y centrada entre paréntesis.
7. Además del acta de la reunión, también se deberá sellar el sello del departamento emisor. El sello está estampado en la parte media y superior del año, mes y día. El borde superior no presiona el texto y el borde inferior presiona ligeramente el año y el día. Si el sello se coloca en una página en blanco separada del texto, debe marcarse en la esquina superior izquierda de la página en blanco. (¿No hay texto en esta página)? . Los documentos oficiales presentados conjuntamente serán sellados por el departamento patrocinador; los documentos emitidos conjuntamente llevarán el sello del departamento emisor.
El final de los documentos oficiales del artículo 4 incluye el título del tema, la autoridad de copia, la autoridad de impresión, la fecha de impresión y el número de copias. Cuando el documento oficial es una carta, al final del documento solo se incluye el encabezamiento del asunto, columna de calco, número de copias, etc. y no se indican el departamento emisor y la fecha de emisión; ¿emitido? .
1. Las palabras de asunto son sustantivos o frases nominales estandarizadas que reflejan el contenido del tema del documento. Se colocan en el extremo izquierdo de la línea horizontal en la columna CC debajo de la fecha de publicación. Encabezados de materia de cartas, actas de reuniones, etc. No es necesario separar las columnas cc y distribución con líneas horizontales.
2. Además del departamento de envío principal, el departamento de fotocopias enviará los documentos oficiales que otros departamentos deban ejecutar y conocer. ¿Enviarlo al departamento superior para solicitarlo? ¿Copiar periódicos? , ¿enviarlo al departamento del mismo nivel o no al departamento afiliado a él? CC? . Las columnas CC y copia del periódico se encuentran al final del artículo, bajo el título de asunto.
3. Departamento emisor, fecha de emisión y número de ejemplares impresos. El departamento emisor se refiere al departamento de oficina que emite documentos oficiales; la fecha de impresión se refiere a la fecha de impresión de los documentos oficiales impresos por el departamento de impresión, que generalmente se imprime en persona.
¿mes? ¿Japón y la India? ;El número de copias impresas es el número total de copias impresas del documento, que generalmente se determina en función del alcance de la emisión, la cantidad de archivos, el período de almacenamiento, etc. del departamento emisor. ¿Coimpresión? ¿compartir? . El departamento de impresión, la fecha de impresión y el número de copias se colocan en la parte inferior de la última página del documento. El departamento de impresión y la fecha de impresión están en los lados izquierdo y derecho de la misma línea, con una cierta distancia en el medio. El número de copias impresas se coloca en la parte inferior derecha del guión bajo y debajo de la fecha de emisión.
Artículo 5: Formato de los documentos oficiales: El texto principal de los documentos oficiales está dispuesto horizontalmente de izquierda a derecha y encuadernado por el lado izquierdo. El papel utilizado para los documentos oficiales es generalmente A4 (210 mm? 297 mm) y la primera página del documento oficial es papel oficial con cejas impresas. El número de archivo debe estar alineado a la izquierda con el estilo No. 3 New Song Dynasty, y el emisor debe estar alineado a la derecha, el título debe estar en negrita y centrado en el estilo de la segunda canción nueva; el contenido debe estar en la nueva canción No. 4; estilo. Hay 2-3 líneas entre la firma del departamento emisor y el texto principal, y las fuentes son cuatro fuentes nuevas.
Para redacción conjunta, la firma del departamento emisor se divide en dos líneas, con una línea en el medio, con el mismo ancho la fecha de publicación está en cuatro nuevos estilos las palabras del asunto están en negrita; en el estilo Xiaosi New Song, con un espacio entre palabras y sin puntuación alineada a la izquierda; la columna de copia al carbón tiene el nuevo estilo de cuatro pequeños, alineada a la izquierda. Imprime y revisa cinco estilos nuevos. Márgenes de página: 1,5 cm superior e inferior, 2,5 cm izquierdo y derecho.
Valor fijo de interlineado de 25 puntos. Los números de serie de los niveles estructurales deben ser precisos y claros. ¿Cuál es el primer nivel? ¿uno? , el segundo piso es? (1)?, ¿dónde está el tercer piso? 1?, el cuarto piso es? (1) No debe haber signos de puntuación fuera de los corchetes. ¿Si se usa? Regla uno. Expresado en forma de , ¿cuáles son los siguientes niveles? 1?, ?(1)?, ?①? (No debe haber puntuación después de ①), y la puntuación después del número de capa del mismo nivel debe estar unificada. (Ver el archivo adjunto para el formato de los documentos oficiales)
Capítulo 2 Reglas de redacción
Artículo 6 La relación entre escritura y escritura debe determinarse con base en la afiliación y el alcance de la autoridad en general. , no se permiten solicitudes de instrucciones e informes más allá del siguiente nivel. El líder superior debe pedir instrucciones en una carta y no puede incluirlas en el informe. Al solicitar instrucciones, generalmente debe designar un departamento de envío principal. No envíe a varios departamentos de envío principales y no envíe una copia a departamentos de nivel inferior al mismo tiempo.
Artículo 7: Los departamentos del mismo nivel no pueden enviar decisiones y otros documentos instructivos sin liderazgo u orientación. Artículo 8 Para cuestiones que involucren a otros departamentos, el departamento patrocinador debe tomar la iniciativa de negociar con los departamentos pertinentes. Si existen desacuerdos entre las partes interesadas con respecto a los documentos oficiales presentados, deben reflejarse con sinceridad.
Artículo 9 Si varios departamentos no logran llegar a un consenso sobre cuestiones relevantes, no podrán redactar sus propios documentos. Si el documento está redactado sin autorización, la autoridad superior tiene derecho a ordenar su corrección o revocación.
Capítulo 3 Tramitación de Documentos Oficiales
Artículo 10: La tramitación de documentos oficiales se divide en tramitación de documentos de recepción y tramitación de documentos de emisión. El procesamiento de los documentos de recepción incluye registro, aprobación, entrega, recordatorio y archivo.
1. Registro de recibo
Los documentos recibidos en papel o electrónicos deben ser firmados, circulados, registrados y retroalimentados por el departamento administrativo respectivamente.
2. Lectura y aprobación
Una vez recibido y registrado el documento, éste será propuesto por el responsable administrativo del departamento administrativo, refrendado por los departamentos correspondientes, remitido a la líder para su revisión y aprobación, y luego reenviado por el departamento administrativo a los departamentos pertinentes para su manejo o circulación. Los proyectos urgentes deben leerse y aprobarse inmediatamente.
Como departamento que circula documentos, el Departamento de Administración debe comunicarse rápidamente y brindar retroalimentación a los líderes sobre sus preguntas sobre los documentos. Además de asistir a reuniones, viajes de negocios y transmitir el contenido relevante de los documentos, cada líder también debe firmar y aprobar documentos en un plazo de 4 horas. Debido a viajes de negocios, los documentos electrónicos de la empresa deben ser revisados y firmados diariamente.
3. Entrega
Cada departamento debe ser responsable de la entrega de los documentos.
4. Recordatorio
El personal administrativo de todos los niveles debe mantenerse al tanto del funcionamiento y procesamiento de los documentos oficiales, ser responsable de inspeccionar y supervisar los documentos oficiales que manejan y esperar hasta que finalice el proceso. Se completan los documentos oficiales que manejan. Proporcionar retroalimentación oportuna para evitar omisiones o retrasos. El Departamento de Administración puede supervisar, supervisar e inspeccionar la tramitación de documentos oficiales por parte de varios departamentos.
5. Archivos
Una vez refrendados los documentos y contratos, se debe imprimir y archivar la tarjeta de refrendación.
Artículo 11 La tramitación de los documentos emitidos incluye la redacción, revisión, emisión, numeración, registro, impresión, revisión, copia y envío.
Capítulo 4 Disposiciones complementarias