Cómo escribir un sistema de gestión de documentos empresariales
Sistema de gestión de documentos
(1) Principios generales
El primero es reducir la cantidad de documentos, mejorar la velocidad y la calidad de los documentos y brindar Aprovecha al máximo el papel de los documentos en diversos campos. De acuerdo con las regulaciones pertinentes de la Oficina de Construcción del Distrito sobre el procesamiento de documentos y la situación real de nuestra empresa, este sistema está especialmente formulado para servir como guía en el trabajo.
El contenido de la gestión documental del artículo 2 incluye principalmente: cartas, telegramas y comunicaciones de superiores, cartas, telegramas y comunicaciones de pares, y diversos documentos y materiales presentados y distribuidos por la unidad.
Artículo 3 De conformidad con el principio de división del trabajo entre el partido y el gobierno, todos los tipos de documentos de la unidad (rama del partido y administración) son gestionados por la oficina.
(B) Gestionar los correos electrónicos recibidos
Artículo 4 Recepción de documentos oficiales
1. Se recibirán todos los documentos de la unidad (excepto los aprobados por los líderes). por Persona (documento) registro, firma y apertura (excepto documentos confidenciales enviados directamente por superiores o enviados por corresponsales confidenciales de la oficina de correos). Al firmar y abrir el sobre, el destinatario (documento) debe comprobar el sello y averiguar el motivo por el que abrió la carta y la selló.
2. Para documentos enviados por departamentos superiores, se deberá verificar el número de documento y el número confidencial. Si alguno de los ítems es incorrecto, se deberá reportar inmediatamente al departamento superior y se deberá registrar el número de documento del documento incorrecto.
Artículo 5: Los documentos oficiales deberán conservar los números de serie.
1. Después de abrir y firmar, el destinatario (documento) deberá adjuntar prontamente el "Formulario de Transferencia de Tramitación de Documentos" para su clasificación, número de registro y custodia.
2. Los documentos y materiales que traiga el personal de la unidad que salga deberán ser enviados con prontitud al destinatario (documento) para su registro y custodia, y no deberán ser conservados por particulares. Si el personal necesita pedir prestado para trabajar, puede copiar o pedir prestado.
Artículo 6 Lectura, Aprobación y Entrega de Documentos Oficiales
1. Todos los documentos oficiales serán leídos y firmados por el director de oficina (o subdirector) según el contenido y naturaleza de ellos. el documento oficial, y luego distribuido por el destinatario (documento oficial) Al liderazgo y al departamento anfitrión. Los documentos importantes o el trabajo urgente deben enviarse inmediatamente al líder (o líder a cargo) para su revisión y aprobación, y luego distribuirse al departamento responsable para su revisión. Para evitar una acumulación de documentos, las firmas generalmente deben leerse y firmarse el mismo día.
2. Cartas, telegramas, documentos, etc. Los asuntos ceremoniales generales pueden ser manejados directamente por la oficina. Si es necesario procesar expedientes que involucran a varias unidades, se debe contactar a cada unidad y luego transferirla a otras unidades para su procesamiento.
3. Para acelerar el procesamiento de los documentos oficiales, el destinatario (titular del documento oficial) debe enviar los documentos oficiales al departamento principal y de manipulación el mismo día o al día siguiente. Si intervienen más de dos departamentos, se deberán circular por orden de instrucciones, a más tardar en dos días (salvo circunstancias especiales).
Artículo 7 Distribución de Documentos y Recordatorios.
1. Los documentos circulados deben cumplir estrictamente con el alcance de circulación y las normas de confidencialidad. Los documentos confidenciales no pueden llevarse a casa, dormitorios o lugares públicos, ni prestarse a otras personas para su lectura. El contenido de los documentos no entregados no se revelará a personas ajenas.
2. Debes darte prisa a la hora de leer el documento. Después de leer el documento ese día, se debe entregar al destinatario (documento) antes de salir del trabajo. Generalmente, no debería tomar más de dos días leer los documentos de aprobación, y debes firmar después de leerlos para demostrar tu responsabilidad. Si hay instrucciones de liderazgo, la oficina de opinión propuesta instruirá a los departamentos y al personal pertinentes para que manejen los asuntos relevantes de acuerdo con el resumen del documento y las instrucciones de liderazgo.
3. Al leer, no se le permite copiar el texto completo y no se le permite tomar ningún archivo ni archivo adjunto en la carpeta. Si es realmente necesario para el trabajo, se deben completar los procedimientos de préstamo para evitar pérdidas y fugas.
4. Después de leer el documento, se debe entregar al destinatario (documento), y no se permite el paso cruzado.
5. La oficina es responsable de la inspección y supervisión de los documentos, y el departamento de manejo debe designar inmediatamente a una persona dedicada a manejar los documentos y la correspondencia. Los documentos no deben desmoronarse bajo presión. Como referencia, se deben hacer copias o extractos de acuerdo con las normas de confidencialidad pertinentes y con el consentimiento de la oficina, y los originales deben archivarse y entregarse oportunamente.
6. Dependiendo del alcance de la lectura, los cuadros jubilados y jubilados generalmente son organizados por departamentos relevantes para estudiar los documentos relevantes de manera regular, o son notificados por la oficina para leer los documentos.
(3) Gestión de los documentos de emisión
Artículo 8 Disposiciones sobre la emisión de documentos
1 La facultad de las unidades de informar y emitir documentos oficiales se concentra en. Las secciones del partido, las oficinas administrativas, las organizaciones de masas y los departamentos no pueden emitir documentos por sí solos.
2. Todas las organizaciones y departamentos de masas deben informar información importante hacia arriba o organizar trabajos importantes hacia abajo. Deben solicitar su publicación en la sucursal y oficina administrativa del partido y presentar los documentos a la sucursal y oficina administrativa del partido para su revisión. Sólo cuando la sección del partido y la oficina administrativa acuerdan expedir documentos, éstos podrán expedirse bajo la jurisdicción unificada del partido, los grupos políticos y las oficinas comerciales. Los documentos de las organizaciones de masas son aprobados por la sección del partido.
3. Los documentos que tengan mayor impacto en la unidad e involucren a más de un líder a cargo serán aprobados y emitidos por el grupo de liderazgo luego de ser estudiados y decididos. Los demás documentos son aprobados y emitidos por los principales dirigentes.
El alcance de los documentos emitidos en el artículo 9:
1. Todos los documentos, convocatorias, decisiones, resoluciones, solicitudes de instrucciones, informes, actas y reuniones emitidos a nombre de la sección del partido o la oficina administrativa. Los informes, etc., están todos dentro del alcance de la publicación.
2. Los documentos emitidos por la sucursal del partido y la oficina administrativa se utilizan principalmente para:
(1) publicar las normas y reglamentos de la unidad
(3) Anunciar cambios en la estructura organizativa de la unidad o el nombramiento y despido de cuadros;
(4) Anunciar las principales decisiones de producción, tecnología, gestión, trabajo político, bienestar y otras decisiones laborales de la unidad;
(5) Emitir decisiones y avisos sobre recompensas y castigos;
(6) Otros asuntos importantes.
3. Las sucursales y oficinas administrativas del Partido se utilizan principalmente para los siguientes fines:
(1) Presentar planes de trabajo, solicitudes de instrucciones y procesamiento de decisiones a los superiores;
(2) ) Contactar a las unidades hermanas sobre producción importante, tecnología, mano de obra, suministro de materiales, investigación científica, infraestructura, gestión, trabajo de partido y de masas y otros asuntos.
4. En la producción diaria, la tecnología, la gestión y el trabajo masivo, los dibujos relevantes, los documentos técnicos, las modificaciones de procesos, las aprobaciones, los arreglos y las instrucciones de los superiores deben manejarse de acuerdo con los sistemas relevantes y aprobarse. por los líderes a cargo, posteriormente cada departamento se comunicará por escrito u oralmente, y generalmente no es necesario expedir documento.
5. Las decisiones tomadas por varios departamentos en las reuniones generalmente no deben publicarse sin referencia. Las actas de la reunión pueden publicarse en nombre del departamento junto con el informe de trabajo.
(4) Procedimientos y requisitos para la emisión de documentos
Artículo 10 Procedimientos para la emisión de documentos:
1 Si cada departamento necesita emitir un documento, deberá hacerlo. informar al departamento con anticipación Solicitud de la sucursal del partido y la oficina administrativa;
2 Después de que la sucursal del partido y la oficina administrativa acuerden emitir el documento, el departamento patrocinador debe redactar el primer borrador del documento de acuerdo. con los principios y políticas del partido, las leyes nacionales, las instrucciones superiores o las necesidades laborales reales;
3. El manuscrito debe redactarse desde la perspectiva de la unidad, de modo que la situación sea verdadera, el punto de vista sea claro, la organización es clara, la jerarquía es clara, el texto es conciso, la puntuación es correcta y la letra es clara. Está prohibido utilizar lápices, bolígrafos, tinta roja y bolígrafos de colores para escribir;
4. Después de redactar el manuscrito, el redactor debe completar la primera página del manuscrito e indicar detalladamente el documento. título, rango de presentación del manuscrito, número de copias impresas, unidad de redacción y redactor, y firmar, sellar, marcar la fecha y el nivel de confidencialidad;
5. las exigencias de la rama del partido y de la administración, así como las instrucciones pertinentes de las autoridades superiores y el espíritu de los documentos pertinentes. Los manuscritos con correcciones poco claras, errores de texto graves, contenido inadecuado y formatos inconsistentes deben devolverse a la unidad de redacción para volver a redactarlos.
6 Después de que la oficina haya revisado el manuscrito revisado, envíelo al líder; responsable de la revisión (quién es responsable del contenido y la calidad del manuscrito)
7. Los manuscritos que hayan sido modificados mucho durante la revisión y dificulten la impresión y el archivo serán reorganizados y escritos con claridad. el departamento de redacción;
8. Los manuscritos que requieran refrendar serán revisados antes de ser entregados para su impresión. , se informará a los líderes del partido y del gobierno para su aprobación y emisión de acuerdo con los reglamentos de la autoridad de aprobación.
10 Los manuscritos aprobados y firmados por los líderes se numerarán uniformemente y luego se enviarán a la oficina para su aprobación. despacho y recibo (documentos) e impresos en la sala de mecanografía;
11. El borrador mecanografiado del documento es revisado por el redactor, y el corrector firma el borrador original;
12. El documento se mecanografia. Después de eso, la oficina enviará a una persona especial para que lo imprima de acuerdo con el número y luego lo distribuirá al destinatario (documento) para verificar la implementación.
(5) Documentos de préstamo y reembolso
Artículo 11 El personal relevante de cada departamento debe firmar pagarés y pedir prestado documentos generales debido a necesidades laborales. Los documentos confidenciales deben ser aprobados por el líder. a cargo. Sólo se puede tomar prestado con la aprobación del director de la oficina.
Artículo 12 Los documentos de préstamo deben seguir estrictamente los procedimientos de registro de préstamo, leerlos en el acto y devolverlos a tiempo. Nadie puede llevarse el documento ni copiar el texto completo, ni abrir el libro ni tachar el documento.
Artículo 13: El personal emisor de documentos de oficina (documentos) debe prestar mucha atención a la supervisión y supervisión de los documentos oficiales, y debe recoger y retirar periódicamente los documentos de la unidad y los documentos requeridos por los superiores para ser autorizados dentro de un límite de tiempo. (Por lo general, liquidación pequeña a fin de mes, liquidación a mitad de trimestre al final del trimestre y liquidación general a fin de año). Si se descubre que falta un expediente, se debe identificar de inmediato la causa y la persona responsable y reportarlo verazmente al líder.
(6) Archivado y clasificación de documentos
Artículo 15: Alcance del archivo de documentos:
1 Todos los documentos siguientes serán archivados de manera uniforme por la oficina. despachador (Documentos):
(1) Cartas de departamentos superiores, incluidas respuestas de departamentos superiores a informes y solicitudes de unidad;
(2) Informes, instrucciones emitidas por ramas del partido y administrativos oficinas, Decisiones, resoluciones, avisos, actas de reuniones, avisos importantes, resúmenes de trabajo, discursos de liderazgo y diversos planes, estadísticas, informes trimestrales e informes anuales sobre el trabajo de producción;
(3) Reuniones de las ramas del Partido, reuniones de la oficina del director, nivel medio Registros de reuniones de cuadros, comités de personal y diversas reuniones periódicas;
(4) Informes, resúmenes, resoluciones, discursos, sesiones informativas, actas de reuniones, etc. Está compuesto por conferencias representativas de asociaciones sectoriales, fundiciones, conferencias de miembros sindicales, congresos de ligas y otras organizaciones. ;
(5) Registros de cartas y visitas de personas que son valiosos para la conservación y los resultados del procesamiento;
(6) Documentos y materiales traídos de diversas reuniones celebradas por superiores y los documentos y materiales traídos por la unidad en la reunión Materiales de declaración para el informe;
(7) Informes y registros de instrucciones de la inspección de los líderes superiores y el trabajo de inspección en la unidad, así como el esquema y materiales del informe de la unidad al superior;
(8) Productos de audio y video que reflejan las actividades de producción de la unidad, hechos de figuras avanzadas y trabajo de liderazgo;
(9) Unidad registros y eventos importantes;
(10) Documentos presentados por la unidad para la aprobación de los superiores y materiales relacionados.
2. Los departamentos empresariales y grupos masivos son los responsables de archivar los datos de actividad generados en el trabajo diario.
Artículo 16 Requisitos de Presentación
1. El archivo de documentos y materiales deberá organizarse y archivarse por orden de contenido, nombre y fecha.
2. Al presentar, se requiere recolectar las respuestas, originales, manuscritos, partes principales y anexos de todos los documentos para mantener la integridad de los materiales del documento.
3. Respete el principio de combinar la presentación diaria y la presentación de fin de año. Los documentos y materiales generados a partir de trabajos importantes y reuniones importantes deben archivarse de manera oportuna.
4. Los documentos y materiales generados en el año anterior deberán estar finalizados antes de julio del año siguiente.
(7) Destruir documentos
Artículo 17: Para los documentos redundantes, duplicados, vencidos y sin valor, la oficina deberá limpiarlos y registrarlos periódicamente, y tramitar la solicitud de procedimientos de destrucción en de acuerdo con las normas pertinentes del superior.
Artículo 18 Los documentos aprobados para su destrucción se destruirán bajo la supervisión conjunta del despachador de la oficina, el subdirector y el líder a cargo.
Artículo 17 La implementación y revisión de estas Medidas se implementarán después de la reunión de toma de decisiones, y lo mismo se aplica cuando se revisen.