¿Cómo se deben clasificar los expedientes en la empresa? ¿Cómo recuperarse?
■★¿Primer departamento de gestión? 1. Una vez cerrado el documento oficial, el departamento de gestión de documentos lo archivará y el departamento de manipulación conservará las copias según sea necesario. Si el departamento de manipulación debe conservar documentos en circunstancias especiales debido al procesamiento comercial, deben conservarse adecuadamente con el consentimiento de la persona a cargo del departamento de gestión de documentos, y el departamento de gestión de documentos debe archivarlos en forma de copias. . Una vez agotado el manuscrito, aún debe enviarse al departamento de gestión de archivos para su archivo e intercambio para copia. 2. El catálogo de clasificación y el principio de numeración de los documentos de cada empresa serán gestionados de manera uniforme por la dirección general o la dirección de unidad de negocio de cada empresa; cada departamento, oficina y centro de la oficina de gestión integral será elaborado e informado por cada departamento; a la dirección general de la dirección integral.
■★¿Segunda recogida de documentos? Cuando un caso se cierra y se entrega para su archivo, los documentos y materiales deben recopilarse de acuerdo con los siguientes principios: 1. Verificar si el texto del documento y los anexos están completos. Si hay deficiencias, rastrearlas y clasificarlas inmediatamente. 2. Si el documento ha sido guardado deberá estar firmado por el responsable del departamento de gestión. 3. Si los procedimientos de procesamiento de documentos están completos. Si hay alguna omisión, se debe devolver al departamento de procesamiento para su reemplazo. 4. Los documentos que sean irrelevantes para el caso o que no deban archivarse con el caso deben devolverse inmediatamente al departamento de manejo del caso. 5. Los valores u otros objetos de valor deberán devolverse al departamento de manipulación, quien los enviará al departamento de almacenamiento designado para su firma y luego archivará los documentos.
■★¿El tercer documento? Una vez recibidos los documentos, se deben organizar de la siguiente manera:? 1. Para los documentos chinos de escritura directa, el principio es de encuadernación derecha, mientras que para los documentos chinos de escritura horizontal o en idiomas extranjeros, el principio es de encuadernación izquierda. 2. Los documentos y archivos adjuntos encuadernados por la derecha deben estar alineados con la esquina superior derecha, y los encuadernados por la izquierda deben estar alineados con la esquina superior izquierda. 3. Si el documento está arrugado, dañado o desigual, primero se debe recortar, cortar y doblar para que quede uniforme.
■★¿Clasificación de expedientes del artículo 4? 1. La clasificación de archivos debe dividirse en tres niveles: departamento, categoría y subcategoría según factores como el contenido del caso, la organización del departamento, los proyectos comerciales, etc. Primero divida los departamentos en departamentos, luego divídalos en varias categorías según la naturaleza de los casos y luego divídalos en varias subcategorías bajo la misma categoría. 2. La clasificación de archivos debe ser práctica. Si fueran muchos los casos y el tercer nivel mencionado en el párrafo anterior no fuera suficiente, se podrá agregar un cuarto nivel "categoría multa" después del tercer nivel. Si no hay muchos casos, sólo puede utilizar "departamento" y "categoría mayor" o "categoría pequeña". 3. Los casos de la misma "subcategoría" (o subcategoría) deben encuadernarse en una carpeta. Si hay demasiados casos y una carpeta no es suficiente, se deben clasificar en dos o más carpetas y se debe agregar el número de "volúmenes" después de la subcategoría (o subcategoría) como referencia. 4. Debe haber un índice en la cubierta interior de cada carpeta. Al archivar, los casos deben estar numerados y registrados en orden. El principio es que cada caso debe estar numerado en un índice. 5.¿El número de expediente se expresa de la siguiente manera? a 1 a2-b 1b2c 1c2d 1-e 1e2a 1 a2 es el código del departamento de manipulación, B1b2 es el número de categoría principal y C1C2 es el número de categoría menor. D1 es el número de volumen del archivo y E1E2 es el contenido del archivo.
■★¿Nombre y número del archivo del artículo 5? 1. La clasificación de los archivos a todos los niveles debe tener una denominación, que debe ser concisa y concisa, partiendo del principio de expresar plenamente la naturaleza del contenido del archivo, debe haber determinadas categorías y no puede ser vaga. 2. Los números de clasificación, los números de volumen y los números de catálogo en todos los niveles se representan mediante números arábigos decimales; el uso de estos números depende del número y crecimiento de los casos. 3. Una vez determinados los nombres de las clasificaciones de archivos en todos los niveles, se debe compilar una "lista de números de clasificación de archivos", es decir, los nombres de las clasificaciones en cada nivel y sus números representativos se organizan en un orden determinado para facilitar la consulta. . 4. Se deben reservar varios espacios en blanco en la clasificación de expedientes de todos los niveles para que puedan complementarse en cualquier momento cuando la organización se expanda o el negocio aumente en el futuro. 5. Una vez determinadas las denominaciones de las clasificaciones de ficheros de todos los niveles y sus representantes, no podrán modificarse a voluntad. Si se necesitan modificaciones, se debe realizar un estudio cuidadoso con anticipación y se debe elaborar una tabla comparativa de los números de clasificación de archivos antiguos y nuevos para evitar confusiones.
■★Artículo 6: ¿Numeración de expedientes? 1. Si se trata de un caso nuevo, la categoría, número de volumen y secuencia de contenido del caso deberán determinarse de acuerdo con la "Tabla de Números de Clasificación de Expedientes". 2. Si se trata de un expediente anterior, deberá indicarse el número de expediente del expediente anterior y relacionarse con el mismo número. 3. El número de expediente se basa en un caso. Cuando un caso tiene varios incidentes o un caso se divide en múltiples categorías, primero se debe determinar la categoría principal y se debe compilar el número de expediente. 4. El número del expediente debe numerarse de izquierda a derecha. Los expedientes encuadernados a la derecha deben llenarse en la esquina superior izquierda de la primera página del expediente izquierdo;
■★Artículo 7 ¿Archivado y limpieza de archivos? 1. Los documentos archivados deben encuadernarse en formato de hojas sueltas en carpetas de categorías relevantes en el orden de los números de catálogo. Los números de catálogo deben marcarse con "ver papel" de acuerdo con las necesidades reales para facilitar la lectura. 2. El lomo de la carpeta de archivos debe estar marcado con el número de clasificación y el nombre del caso contenido en la carpeta de archivos para una fácil referencia. ?
■★Artículo 8 ¿Vida útil? A menos que se estipule lo contrario en los decretos gubernamentales pertinentes u otros reglamentos de la empresa, el período de almacenamiento de los documentos será el siguiente: 1. Conservar permanentemente: (1) Estatutos Sociales; (2) Lista de accionistas; (3) Reglas organizativas y de funcionamiento; (4) Registros de la junta directiva y asambleas de accionistas; (5) Estados financieros; documentos de agencias gubernamentales; (7) ) Certificados de propiedad y otros certificados de crédito (8) Dibujos de diseño de ingeniería (9) Otros documentos aprobados para conservación permanente; 2. Guardar por 10 años: (1) Presupuesto y cuentas finales; (2) Comprobantes contables; (3) Información del plan de negocios; (4) Otros documentos aprobados por 10 años. Retención de 3,5 años: (1) Contratos vencidos o rescindidos (2) Otros documentos aprobados por 5 años. Almacenamiento de 4,1 años: No se requiere almacenamiento a largo plazo una vez cerrado el estuche. 5. Las normas y reglamentos serán conservados permanentemente por el departamento de gestión de normas y reglamentos mientras estén vigentes, el departamento usuario los conservará.
■★¿Limpieza de archivos del artículo 9? 1. El personal de administración de archivos debe limpiar los estantes de archivos en cualquier momento para mantenerlos limpios y evitar que se apolillen y se pudran. Al reemplazarlo cada año, se debe limpiar según sea necesario. Si el período de almacenamiento ha expirado, podrá ser destruido. Los registros deben conservarse antes de la destrucción y presentarse al director general para su aprobación. Cuando sea necesario, se deberá presentar un informe a la autoridad competente y anotar la fecha de destrucción en la columna de observaciones del catálogo. 2. Si se verifica que algunos documentos cuyo período de almacenamiento ha expirado aún tienen valor de referencia para la conservación, el archivero deberá marcar la quinta página de los documentos retenidos como "Notificación de recepción (envío) de documentos" e indicar la parte en la quinta. Página de destrucción.
■★¿El décimo procedimiento de ajuste de volumen? 1. Cuando cada gerente de departamento consulta archivos debido a necesidades comerciales, debe completar un "Formulario de ajuste de volumen" y enviarlo al personal de administración de archivos después de la aprobación del jefe de departamento (jefe de sección o superior). 2. Después de que el archivero reciba el "Formulario de registro" y verifique que sea correcto, sacará el archivo, completará la fecha de préstamo en el "Formulario de registro" y entregará el archivo al titular del registro. El "Marcado de volumen" está ordenado por fecha de regreso programada para recordatorios sencillos. 3. Si pide prestado libros en la sala de archivos, no es necesario que rellene el "Formulario de transferencia de libros". 4. Cuando se devuelvan los archivos, el administrador de archivos verificará que sean correctos, confirmará la fecha de devolución y firmará el "Formulario de registro" y luego colocará los archivos en la carpeta. El personal de gestión de archivos conservará el "Formulario de registro" para referencia futura.
■★Artículo 11 ¿Gestión de ajuste de volumen? 1. El principio de "orden de remisión" es de un solo caso, y el plazo máximo de préstamo está limitado a una semana. En caso de circunstancias especiales, si necesita ampliar el período de lectura, deberá volver a presentar la solicitud de acuerdo con los procedimientos de lectura. 2. En los casos que hayan sido trasladados, el personal de traslado no aumentará ni disminuirá las pérdidas. Si fuera necesario realizar un desmontaje, también deberán explicar el motivo y solicitar al personal de gestión de archivos que se encargue de ello. 3. Quienes transfieran ficheros deberán devolverlos dentro del plazo señalado. Si otras personas acceden al mismo archivo, deberán registrar los cambios de ajuste del archivo y no podrán dar ni recibir sin permiso. 4. Si la revisión de casos se limita al manejo de negocios, los casos no relacionados con el manejo de negocios deben ser aprobados por el responsable del departamento de gestión documental.
Guardar:
Primera entrada. Con el fin de mejorar la tecnología de preservación de archivos, mantener adecuadamente la seguridad de los archivos y aprovechar al máximo las funciones de administración de archivos, se formula esta especificación.
Artículo 2. Al conservar archivos en papel, se deben tomar medidas adecuadas a prueba de luz, calor, humedad, insectos y bacterias para evitar daños a los archivos debido a daños por luz, oxidación o hidrólisis de la celulosa del papel, o a prueba de insectos. o daños antibacterianos.
Artículo 3. Los documentos en papel deben guardarse en bolsas o carpetas protectoras de película de poliéster químicamente estable o en cajas protectoras de material desacidificante.
Artículo 4. Si las limas de papel están dañadas, deben repararse en cualquier momento; el método de reparación puede ser montaje, incrustación u otros métodos adecuados.
Artículo 5. Las limas de papel deben enmarcarse para evitar que amarilleen, se vuelvan quebradizas, se deterioren y se dañen debido a la influencia de ellas mismas y del entorno externo.
Artículo 6. Los archivos fotográficos como microfilmes, positivos, negativos y fotografías deben almacenarse en cajas protectoras (bolsas) o portapelículas y luego colocarse en cajas protectoras libres de ácido.
El material de la funda protectora (bolsa) o clip de película mencionado en el párrafo anterior deberá ser polipropileno puro, lámina plástica de polietileno puro o papel neutro.
Artículo 7. Las cajas protectoras para microfilmes, positivos o negativos deben colocarse en posición horizontal, fuera de la luz solar directa y deben inspeccionarse periódicamente.
Artículo 8. Los archivos fotográficos deben estar equipados con gabinetes de almacenamiento especiales, que deben estar hechos de materiales inertes y tener funciones de control de temperatura y humedad y protección contra incendios durante más de cuatro horas.
Artículo 9. Los documentos fotográficos y las cintas de vídeo (audio) deben calentarse gradualmente antes de colocarlos en los armarios de almacenamiento. Lo mismo sucedió después de sacarlo.
Artículo 10 Las fotografías en color que se conserven permanentemente se realizarán en negativos o microfilmes en color, o se conservarán en formato digital u otro medio apropiado.
Artículo 11. Los archiveros deben usar guantes de algodón o nailon al fotografiar archivos fotográficos y limitar el contacto con los bordes para evitar dejar huellas dactilares o rayones en la película.
Artículo 12. Antes de almacenar los archivos de cintas de vídeo (audio), se deben sellar los orificios a prueba de errores, almacenarlos por separado en una caja protectora aislada y luego colocarlos en un gabinete de almacenamiento.
Las taquillas mencionadas en el párrafo anterior deben mantenerse alejadas de aparatos eléctricos o lugares con campos magnéticos.
Artículo 13. Los archivos de vídeo (audio) deberán ser inspeccionados y entregados periódicamente; si se deterioran, deberán ser tratados inmediatamente y copiados y copiados periódicamente para su fácil almacenamiento.
Si los archivos del párrafo anterior han sido solicitados de conformidad con la ley, deben ser trasladados de nuevo al punto de partida y luego almacenados después de un traslado rápido, deben enfriarse antes de ser recogidos; .
Artículo 14. Si los archivos de cintas de video (audio) tuvieran moho, deberán eliminarse con spray antimoho.
Artículo 15. Los archivos de medios electrónicos deben almacenarse individualmente en cajas protectoras hechas de materiales químicamente estables, como acrílico y polipropileno puro, y luego colocarse en gabinetes de almacenamiento.
Artículo 16. Los archivos de medios electrónicos deben mantenerse alejados de la luz solar directa o limpiarse con líquido limpiador.
Utilice un paño suave para limpiar el disco, radialmente desde el centro hacia los alrededores, y evite limpiar en direcciones concéntricas.
Artículo 17. Deben evitarse rayones en el disco o cambios en el método de marcado original del disco.
El personal de archivos debe usar guantes de algodón o nailon al manipular discos ópticos y el contacto debe limitarse a los bordes para evitar dejar huellas dactilares o rayones en la superficie del disco.
Artículo 18. La prevención y el control de plagas y hongos de archivos se deben llevar a cabo de acuerdo con las siguientes medidas de prevención y control de cinco niveles:
(1) Evitar: evitar la vegetación excesiva al aire libre y usar luces nocturnas para atraer insectos, evitar apilar madera y evitar la cría de termitas y otros insectos. Los gabinetes de almacenamiento interiores no deben estar estrechamente conectados al piso o las paredes, evitar colocar alfombras, evitar que las tuberías de agua pasen por el techo y mantener el ambiente limpio y ordenado.
(2) Bloqueo: Instale ventanas con mosquiteros, tuberías de drenaje y respiraderos con filtros. Se deben rellenar los huecos para evitar la invasión de insectos. Si es necesario, instale equipos de purificación de aire en las rejillas de ventilación para reducir la aparición de daños bacterianos.
(3) Detección: verifique periódicamente el estado de los archivos, realice pruebas ambientales y mantenga registros; use papel adhesivo y otras trampas para capturar insectos, y realice un seguimiento de las señales de diversas invasiones de insectos o daños bacterianos en cualquier momento. tiempo.
(4) Contramedidas: Si el documento ha sido dañado por plagas o bacterias, se debe desinfectar inmediatamente.
(5) Reparación: incluye recuperación del entorno y estado de archivos, y reparación de archivos importantes.
Artículo 19. Los archivos deberán ser inspeccionados antes de ser almacenados; si presentan plagas o moho, deberán aislarse inmediatamente para control de plagas o desinfección.
Artículo 20. Para el control de plagas y desinfección, se seleccionarán los siguientes métodos en función del tipo de bacterias e insectos, el tipo de soporte documental o la situación de peligro:
(1 ) Fumigación: Fumigación con fumigantes químicos.
(2) Método de baja temperatura: sellar las limas en una bolsa y colocarlas en un congelador a una temperatura de -20 a 30 grados centígrados durante más de 14 días.
(3) Método de hipoxia: utilice otros gases para reemplazar el oxígeno en un espacio cerrado para reducir la concentración de oxígeno por debajo de 0,3 y mantenerla durante 14 días.
(4) Método de rayos gamma de cobalto 60: método que utiliza el poder penetrante y letal de este rayo para irradiar insectos.
(5) Otros métodos anunciados por el departamento de administración de archivos.
El tratamiento descrito en el párrafo anterior debe evitar causar daños a los archivos, al cuerpo humano y al medio ambiente, y los cadáveres de insectos deben limpiarse después del tratamiento. El primer método de fumigación debe prestar atención a prohibir la emisión de clorofluorocarbonos y reducir la emisión de óxidos de nitrógeno y dióxido de carbono.