Reglas y reglamentos para los estándares de trabajo de archivos corporativos
1. Acumule archivos y haga un buen trabajo en su recopilación.
El trabajo de archivos de la empresa implementa un liderazgo unificado y una gestión jerárquica de acuerdo con los principios de "quien está a cargo, quién; es responsable" y "quien lo forma, quien lo organiza" Realizar labores de gestión de expedientes. Ningún individuo podrá apropiarse de los registros de la empresa ni negarse a archivarlos. El trabajo de recopilación de archivos ocupa un lugar especial en toda la gestión de archivos. A través de la colección de archivos, los archivos de diversas categorías y soportes generados y formados en el trabajo y las actividades de varios departamentos de la empresa se concentran en el departamento de archivos, que es responsable de ellos. gestión unificada. Responsable de la recopilación y disposición de los documentos y materiales que deben ser archivados por este departamento para asegurar que sean verdaderos, precisos, completos y sistemáticos y archivarlos y transferirlos al departamento de archivos de la unidad de acuerdo con la reglamentación; Proporciona una base material para que la unidad gestione científicamente y utilice eficazmente los recursos de información de archivo.
2. Configurar científicamente los archivos y organizarlos bien
La empresa debe gestionar todo tipo de archivos de forma unificada, implementar la clasificación departamental (configuración de archivos) y establecer archivos completos. . Los documentos y materiales deben archivarse a tiempo, y la gestión de archivos para grandes proyectos de construcción, grandes proyectos de inversión y financiamiento y importantes proyectos de investigación científica debe llevarse a cabo simultáneamente con los proyectos. Los documentos y materiales de gestión formados en el trabajo partidista y de masas, gestión administrativa, gestión empresarial, gestión de tecnología de producción, finanzas (especialidades no contables), auditoría y gestión de personal y mano de obra deben presentarse en el primer trimestre del año siguiente a su tramitación. se completa, y la presentación debe completarse en el segundo trimestre. Organizar los "expedientes de casos" como una unidad, organizar científicamente los archivos de acuerdo con la interconexión de los materiales documentales en el proceso de formación y procesamiento, y clasificar, numerar y organizar las entidades del archivo dividiendo todos los archivos de la empresa y del departamento. Lograr una gestión ordenada de los materiales de archivo a través de la organización archivística.
3. Inspección y custodia periódicas
Compruebe periódicamente el estado de los archivos. Si se encuentra algún daño o cambio de escritura, repare y copie de manera oportuna para garantizar la seguridad y la integridad. de los archivos llevar a cabo periódicamente la gestión de datos de archivo e inspeccionar las instalaciones de la biblioteca para garantizar la custodia segura de las colecciones y archivos y el buen funcionamiento de las instalaciones y el equipo. el almacén de archivos debe mantenerse limpio, ordenado y equipado con sistemas de prevención de incendios y robos; , prevención de humedad, protección contra la luz, prevención de roedores, prevención de insectos, prevención de polvo y prevención de la contaminación ("Ocho "Anti") y otras funciones protectoras.
El almacén de archivos debe estar equipado con instalaciones y equipos tales como "ocho prevenciones", purificación del aire, alarma automática contra incendios, extinción automática de incendios, control de temperatura y humedad, videovigilancia, etc., y el estado de funcionamiento. Deben inspeccionarse y registrarse periódicamente para eliminar peligros ocultos de manera oportuna. Proteja la integridad y seguridad de los archivos mediante una gestión estricta de los archivos y la adopción de tecnologías de protección relevantes para prevenir o reducir daños a los archivos, extender la vida útil de los archivos, mantener los secretos propios de la unidad y garantizar la seguridad de la información de la unidad.
4. Mejorar la conciencia de gestión y la calidad profesional del personal de archivos.
La alta calidad de gestión de los empleados favorece la implementación eficaz de la gestión de la seguridad de los archivos. Desde el nivel de directivo, se puede decir que la comprensión y la actitud de los directivos hacia la gestión de archivos tienen un gran impacto en la gestión de archivos: ideológicamente, los directivos de empresas deberían conceder gran importancia a la gestión de archivos y darse cuenta de que la gestión de archivos es una parte importante de la gestión empresarial. Un componente importante del trabajo, la gestión de archivos estandarizada puede mejorar los beneficios económicos de la empresa en términos de acción, la gestión de archivos debe recibir un apoyo integral en términos de recursos humanos, financieros y materiales para crear condiciones favorables para el trabajo de los administradores de archivos; ;
Al mismo tiempo, los administradores de empresas deben incluir el trabajo de gestión de archivos en la agenda empresarial, formular sistemas de gestión de archivos y procesos de gestión adecuados para la empresa, y establecer grupos de trabajo de gestión de archivos correspondientes para asignar responsabilidades de manera razonable, y así estandarizar la gestión de la seguridad de sus archivos.